Khảo Hướng Quá Trình | Môn Khoa học quản lý - Đại học Văn hóa Hà Nội

lOMoAR cPSD| 60857655 KHOA HỌC QUẢN LÝ
Khảo hướng quá trình là một phương pháp giám sát và đánh giá tập trung vào các hoạt động và tiến trình diễn ra
trong suốt quá trình thực hiện một dự án, chương trình, hoặc hoạt động. Thay vì chỉ đánh giá kết quả cuối cùng,
khảo hướng quá trình tập trung vào việc phân tích, giám sát từng bước trong quá trình thực hiện để đảm bảo mọi
hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao nhất.
Thời gian khảo hướng quá trình ra đời: không có một thời điểm ra đời cụ thể, được hình thành và phát triển qua
nhiều thập kỷ, đặc biệt từ giữa thế kỷ 20 phát triển một cách mạnh mẽ thông qua sự phát triển của các phương pháp
quản lý chất lượng và quản lý dự án.
Người nghiên cứu ra khảo hướng quá trình: không phải là một khái niệm được nghiên cứu hay phát minh bởi
một cá nhân cụ thể, mà nó phát triển dần qua thời gian nhờ nhiều nhà nghiên cứu và thực hành trong các lĩnh vực
như quản lý chất lượng, quản lý dự án và cải tiến quy trình.
Nguyên nhân ra đời nghiên cứu khảo hướng quá trình: ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và đánh giá hiệu
quả của các chương trình, dự án và hoạt động trong các tổ chức và lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong quản lý phát
triển, giáo dục, và kinh tế.
1. Tăng cường tính minh bạch và hiệu quả quản lý:
2. Đáp ứng nhu cầu điều chỉnh linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện:
3. Tập trung vào việc cải thiện quy trình, không chỉ kết quả:.
4. Thúc đẩy sự tham gia và hợp tác của các bên liên quan:
5. Ứng dụng trong các hệ thống phức tạp:
6. Phản hồi nhanh chóng và cải thiện liên tục:
7. Tăng cường quản lý rủi ro:
8. Phù hợp với sự phát triển của phương pháp quản lý hiện đạiKết luận:
Khảo hướng quá trình ra đời từ nhu cầu quản lý hiệu quả và chính xác các quy trình phức tạp trong các tổ chức, dự
án và hoạt động. Nó không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà còn quan tâm đến cách thức đạt được kết quả đó,
giúp tổ chức có thể phản hồi, điều chỉnh và cải thiện liên tục trong suốt quá trình thực hiện.
Ưu điểm của khảo hướng quá trình:
1.Tính hệ thống và tổ chức tốt hơn:
- Khảo hướng quá trình giúp các nhà quản lý xem xét toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách hệ thống và có cấu
trúc rõ ràng, từ đó tối ưu hóa các nguồn lực và quy trình nội bộ.
2.Phối hợp hiệu quả hơn giữa các bộ phận:
- Phương pháp này khuyến khích sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, giúp cải thiện tính liên kết và đồng bộ
giữa các hoạt động, giảm thiểu sự trùng lặp và mâu thuẫn.
3. Tăng cường khả năng kiểm soát và điều chỉnh:
- Việc chia quản lý thành các chức năng như kiểm soát và phối hợp giúp tổ chức dễ dàng theo dõi tiến trình thực
hiện và phát hiện các sai sót để kịp thời điều chỉnh.
4.Nâng cao hiệu quả quản lý:
- Nhờ sự rõ ràng trong quy trình, khảo hướng quá trình giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định dựa trên phân
tích hợp lý, điều này dẫn đến cải thiện hiệu suất và hiệu quả của tổ chức. lOMoAR cPSD| 60857655
5. Phổ quát và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực: -
Do cách tiếp cận tập trung vào các chức năng quản lý cơ bản (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát),
khảo hướng quá trình có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, từ doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức công quyền hoặc phi lợi nhuận.
Nhược điểm của khảo hướng quá trình:
1.Tính cứng nhắc, dẫn đến thiếu tính linh hoạt: -
Khảo hướng quá trình đôi khi có thể dẫn đến việc quá chú trọng vào quy trình và cấu trúc, gây ra sự cứng
nhắc trong việc thay đổi và thích nghi với môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng. Cách tiếp cận này tập trung
vào các chức năng quản lý cơ bản, có thể làm hạn chế khả năng sáng tạo và khuyến khích quản lý dựa trên quy tắc hơn là sự đổi mới.
2. Chi phí và thời gian:
- Việc triển khai và duy trì một hệ thống quản lý theo khảo hướng quá trình có thể đòi hỏi nhiều chi phí và thời
gian, đặc biệt khi phải xây dựng và tinh chỉnh các quy trình phức tạp.
3. Khó khăn trong việc quản lý sự thay đổi:
- Vì khảo hướng quá trình thường tập trung vào các quy trình đã được lập kế hoạch sẵn, nó có thể gặp khó khăn
khi phải đối mặt với những thay đổi đột ngột trong môi trường bên ngoài hoặc yêu cầu thay đổi phương thức hoạt động.
Kết luận: Khảo hướng quá trình:mang lại sự hệ thống và tổ chức tốt trong quản lý, giúp tối ưu hóa các hoạt động
và tăng cường hiệu quả, nhưng đồng thời có thể dẫn đến sự cứng nhắc và thiếu linh hoạt trong việc thích ứng với
những thay đổi hoặc sáng tạo trong quản lý. Tùy vào tình huống và loại hình tổ chức, việc áp dụng phương pháp
này có thể mang lại nhiều lợi ích hoặc tạo ra một số thách thức.
Harold Koontz(1909-1984), một trong những nhà lý luận quản lý nổi tiếng, đã có những đóng góp quan trọng vào lý
thuyết quản lý, đặc biệt là hướng tiếp cận "quá trình" trong quản lý. Ông tin rằng quản lý là một quá trình liên tục
gồm nhiều chức năng và hoạt động khác nhau mà các nhà quản lý cần thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Những đóng góp của Harold Koontz vào nghiên cứu khảo hướng quá trình:
1. Xác định quản lý như một quá trình: Koontz định nghĩa quản lý là một chuỗi các hoạt động bao gồm lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Ông cho rằng các nhà quản lý cần thực hiện các bước này một cách liên tục
và đồng bộ để đạt được hiệu quả cao nhất.
2. Phát triển mô hình quản lý theo chức năng: Koontz phân tích quá trình quản lý dựa trên các chức năng chính.
Theo ông, quản lý có thể được chia thành các chức năng cụ thể mà mỗi chức năng đều quan trọng và cần thiết cho
sự vận hành của tổ chức.
3. Nhấn mạnh vào tính khoa học và nghệ thuật trong quản lý: Koontz nhận ra rằng quản lý không chỉ là một quá
trình mang tính khoa học (có hệ thống, có quy luật) mà còn là một nghệ thuật, đòi hỏi sự khéo léo và sáng tạo trong
việc giải quyết các vấn đề thực tế.
4. Khảo hướng vào việc phối hợp các nguồn lực: Ông cũng nhấn mạnh rằng một phần quan trọng của quá trình
quản lý là việc phối hợp các nguồn lực (con người, tài chính, vật chất) để đạt được mục tiêu.
Henri Fayol là một trong những người tiên phong trong lĩnh vực quản lý hiện đại, và ông đã đóng góp to lớn vào
việc phát triển khảo hướng quá trình trong quản lý. Fayol được coi là "cha đẻ" của lý thuyết quản lý hành chính, và
ông đã xác định quản lý như một quá trình liên tục với nhiều chức năng liên quan chặt chẽ với nhau.
Những đóng góp chính của Henri Fayol vào khảo hướng quá trình: lOMoAR cPSD| 60857655
1. Phân chia quản lý thành 4 chức năng: Fayol là người đầu tiên phân tích quản lý thành các chức năng chính, từ
đó hình thành nên cơ sở lý thuyết về quá trình quản lý. Ông xác định 4 chức năng quản lý cơ bản:
- Lập kế hoạch (Planning): Xác định mục tiêu và cách thức để đạt được chúng.
- Tổ chức (Organizing): Xây dựng cơ cấu và phân bổ nguồn lực để thực hiện kế hoạch.
- Chỉ đạo(Commanding): Lãnh đạo và hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ.
- Kiểm soát(Controlling): Giám sát và đánh giá quá trình thực hiện để điều chỉnh khi cần thiết.
Dưới đây là mô tả chi tiết từng chức năng trong quá trình quản lý:
Hoạch định (Planning): là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình quản lý. Nó bao gồm việc xác định
mục tiêu và phát triển các chiến lược, kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó.
- Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng mà tổ chức cần đạt được.
- Phân tích tình hình: Đánh giá các yếu tố bên ngoài và nội tại của tổ chức để xác định những điểm mạnh, điểm yếu,
cơ hội và thách thức (phân tích SWOT).
- Lập kế hoạch hành động: Xây dựng chiến lược, kế hoạch chi tiết bao gồm các hành động cụ thể cần thực hiện.
- Phân bổ nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, vật chất) để thực hiện kế hoạch.
Kết quả của chức năng hoạch định là tạo ra một hướng đi rõ ràng để tổ chức có thể thực hiện hiệu quả các
nhiệm vụ và đạt được mục tiêu.
Tổ chức (Organizing):là bước tiếp theo trong quá trình quản lý, bao gồm việc thiết lập cơ cấu, phân bổ nguồn lực và
phân chia công việc để thực hiện kế hoạch đã đề ra.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức: Thiết lập hệ thống tổ chức với các phòng ban, bộ phận rõ ràng, xác định ai sẽ chịu trách nhiệm làm gì.
- Phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm: Xác định các công việc cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận, đảm bảo mỗi
người đều biết vai trò của mình trong việc thực hiện mục tiêu chung.
- Phân bổ nguồn lực: Sắp xếp và phân bổ các nguồn lực như nhân sự, thiết bị, tài chính cho các hoạt động cần thiết.
- Thiết lập quy trình và luồng công việc: Xây dựng quy trình làm việc, quyết định thứ tự và cách thức các hoạt động
được thực hiện để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
Tổ chức giúp đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực và con người đều được sắp xếp hợp lý, giúp tăng cường hiệu
quả công việc.
Điều khiển (Leading/Commanding):liên quan đến việc hướng dẫn, động viên và quản lý nhân sự để đảm bảo rằng
họ thực hiện công việc theo đúng kế hoạch.
- Chỉ đạo và giao việc: Các nhà quản lý giao nhiệm vụ và hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc.
- Lãnh đạo và động viên: Khuyến khích, động viên nhân viên bằng các phương pháp lãnh đạo phù hợp, giúp họ hăng
say làm việc và cống hiến hết mình.
- Truyền thông hiệu quả: Đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng, chính xác giữa các cấp quản lý và nhân viên, lOMoAR cPSD| 60857655
tạo điều kiện cho việc hợp tác và phối hợp.
- Giải quyết xung đột: Xử lý các mâu thuẫn hoặc vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc để giữ môi trường làm
việc ổn định và hiệu quả.
Điều khiển giúp đảm bảo rằng nhân viên thực hiện công việc theo đúng hướng, tăng cường sự đồng thuận và
hiệu quả trong tổ chức.
Kiểm tra (Controlling):là chức năng cuối cùng trong quá trình quản lý, tập trung vào việc đánh giá tiến trình thực
hiện các mục tiêu và điều chỉnh khi cần thiết.
- Thiết lập tiêu chuẩn: Xác định các tiêu chuẩn cụ thể về hiệu quả công việc, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà
tổ chức cần đạt được.
- Đo lường hiệu suất: Theo dõi và đánh giá kết quả công việc của các cá nhân và bộ phận dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra.
- So sánh kết quả với tiêu chuẩn: So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn để xác định sự chênh lệch và nguyên nhân.
- Điều chỉnh và cải tiến: Khi có sự chênh lệch giữa kết quả thực tế và mục tiêu, nhà quản lý sẽ thực hiện các biện
pháp điều chỉnh để cải thiện hiệu suất, như thay đổi kế hoạch, quy trình hoặc đào tạo nhân viên.
Kiểm tra giúp đảm bảo tổ chức luôn đi đúng hướng và có khả năng điều chỉnh kịp thời nếu gặp sai sót hay biến động
Các chức năng này liên hệ chặt chẽ,mất thiết và bổ trợ cho nhau
Dưới đây là một ví dụ thực tế về việc áp dụng khảo hướng quá trình (process approach) trong quản lý tại một công
ty sản xuất đồ nội thất. Chúng ta sẽ xem xét cách công ty này thực hiện bốn chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức,
điều khiển và kiểm tra. Tình huống:
Công ty ABC chuyên sản xuất và bán đồ nội thất cao cấp, từ bàn ghế đến tủ kệ. Họ vừa nhận được một đơn
hàng lớn từ một khách sạn cao cấp và cần quản lý quy trình sản xuất, giao hàng đúng hạn mà vẫn đảm bảo chất lượng.
1. Hoạch định (Planning):
- Mục tiêu: Công ty đặt ra mục tiêu sản xuất 500 bộ bàn ghế và giao hàng trong vòng 3 tháng với chất lượng cao nhất. - Kế hoạch:
- Lập kế hoạch sản xuất với các mốc thời gian cụ thể: 2 tháng để sản xuất và 1 tháng để hoàn thiện, kiểm tra và giao hàng.
- Xác định nhu cầu nguyên vật liệu (gỗ, vải, kim loại) và đặt hàng từ các nhà cung cấp.
- Dự tính nguồn nhân lực cần huy động, dự phòng cho các trường hợp làm thêm giờ nếu tiến độ chậm.
- Đặt ra tiêu chuẩn chất lượng cho mỗi sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
2. Tổ chức (Organizing):
- Phân chia công việc: lOMoAR cPSD| 60857655
- Phòng sản xuất chịu trách nhiệm chế tạo từng bộ phận của bàn ghế (khung, chân, mặt bàn).
- Phòng hoàn thiện sẽ thực hiện sơn, đánh bóng và lắp ráp sản phẩm cuối cùng.
- Phòng kiểm định chất lượng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng từng sản phẩm trước khi đóng gói.
- Phòng vận chuyển sẽ tổ chức logistics để vận chuyển hàng đúng thời hạn.
- Phân bổ nguồn lực:
- Huy động thêm 10 công nhân thời vụ để đáp ứng tiến độ sản xuất tăng cao.
- Xây dựng lịch làm việc rõ ràng cho từng bộ phận, đảm bảo rằng không có bộ phận nào bị quá tải.
- Đặt hàng nguyên vật liệu từ hai nhà cung cấp lớn để đảm bảo không thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất.
3. Điều khiển (Leading/Commanding): - Lãnh đạo:
- Giám đốc sản xuất hướng dẫn các trưởng bộ phận trong việc triển khai kế hoạch sản xuất. Họ thường xuyên họp
để kiểm tra tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Trưởng phòng sản xuất động viên công nhân làm việc hăng say, khuyến khích sáng kiến cải tiến quy trình làm
việc để đạt hiệu quả cao hơn.
- Giải quyết xung đột: Trong quá trình làm việc, nếu có bất đồng giữa các bộ phận về việc phân bổ tài nguyên hoặc
thời gian giao nhận vật tư, giám đốc sản xuất sẽ can thiệp và tìm cách giải quyết kịp thời.
- Truyền thông: Các nhà quản lý thường xuyên cập nhật thông tin về tiến độ dự án, giữ cho toàn bộ nhân viên nắm
rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình.
4. Kiểm tra (Controlling)
- Theo dõi tiến độ: Giám sát hàng ngày quá trình sản xuất để đảm bảo rằng từng bộ phận hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch đề ra.
- Kiểm tra chất lượng: Phòng kiểm định chất lượng tiến hành kiểm tra từng sản phẩm trước khi đóng gói, đảm bảo
sản phẩm đạt tiêu chuẩn yêu cầu của khách sạn.
- Điều chỉnh nếu cần: Nếu phát hiện lỗi trong quá trình sản xuất (ví dụ, một lô gỗ không đạt chất lượng), công ty
ngay lập tức điều chỉnh quy trình bằng cách:
- Liên hệ với nhà cung cấp để thay thế nguyên vật liệu.
- Điều chỉnh tiến độ sản xuất hoặc tăng cường giờ làm việc để bù đắp thời gian bị mất do phải xử lý vấn đề nguyên vật liệu.
- Tăng cường kiểm soát chất lượng để đảm bảo không có sản phẩm lỗi xuất hiện trong lô hàng giao cho khách hàng.
- Đánh giá kết quả cuối cùng: Sau khi hoàn thành sản xuất, các bộ phận tiến hành tổng kết và đánh giá xem các
bước thực hiện có hiệu quả hay không, từ đó rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo.
2. Phát triển các nguyên tắc quản lý:
Fayol đã đề xuất 14 nguyên tắc quản lý có ảnh hưởng lớn, như chuyên môn hóa công việc, hống nhất chỉ huy, chuỗi
mệnh lệnh, quyền hạn và trách nhiệm, và trật tự. Các nguyên tắc này giúp làm rõ cách các nhà quản lý có thể điều lOMoAR cPSD| 60857655
hành tổ chức một cách hiệu quả và khoa học.
3. Xem quản lý như một hoạt động toàn diện:
Fayol không chỉ coi quản lý là một hoạt động liên quan đến cấp quản lý cao mà là một quy trình bao gồm mọi cấp
độ trong tổ chức, từ quản lý cấp thấp đến quản lý cấp cao.
4. Tính hệ thống và liên tục của quản lý: Ông nhấn mạnh rằng các chức năng quản lý không phải là các hoạt động
riêng lẻ mà là một quá trình liên tục và hệ thống, nơi các hoạt động phải được phối hợp để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
5. Ứng dụng rộng rãi của quá trình quản lý: Fayol cho rằng các nguyên tắc và chức năng quản lý có thể áp dụng cho
mọi loại hình tổ chức, bất kể là công ty tư nhân hay cơ quan công quyền, điều này thể hiện tính phổ quát của quá trình quản lý.
Kết luận: Henri Fayol là người đầu tiên phát triển một cách có hệ thống khảo hướng quá trình trong quản lý, tập
trung vào việc xem xét quản lý như một chuỗi các chức năng liên tục và chặt chẽ với nhau. Những đóng góp của ông
đã đặt nền móng cho lý thuyết quản lý hiện đại, đặc biệt trong việc phân chia và xác định các chức năng cụ thể trong quá trình quản lý.