Khảo sát hệ thống quản lý thư viện | trường Đại học Huế

lO M oARcPSD| 45467232 lO M oARcPSD| 45467232
KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC
Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thanh Tuấn Nhóm 2
- Đoàn Thành Đạt (NT) - Trương Đỗ Phú Thịnh - Trần Gia Anh Hào - Ngô Quốc Bảo KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ:
- Trong quá trình nhóm tién hành khảo sát tại thư viện trường, nhóm đã thu thập
các thông tin về quy trình xử lý nghiệp vụ trong thư viện
- Thông qua các thao tác nhập/ xuất tài liệu
- Thủ tục mượn/ trả tài liệu của đọc giả và các nghiệp vụ khác diễn ra tại thư viện
- Khi đọc giả có nhu cầu mượng tài liệu thì đưa ra yêu cầu mượn cho cán bộ quản lý
- Các yêu cầu được cán bộ chỉnh sửa đúng theo quy ước của thư viện
- Cán bộ thư viện sẽ tìm tài liệu đúng theo yêu cầu của đọc giả
- Trong trường hợp có tài liêu: cán bộ thư viện sẽ tiến hành thủ tục cho mượn
tài liệu. Ngược lại, nếu tài liệu không tồn tại hoặc đã mượn hết thì cán bộ phải
thông báo cho đọc giả có nhu cầu không được đáp ứng của đọc giả MÔ TẢ HỆ THỐNG: Sơ đồ tổ chức: lO M oARcPSD| 45467232 1. Bộ phận thủ thư:
Nhiệm vụ chính: nhập sách từ nhiều nguồn khác nhau
Thủ thư có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những đầu sách được nhập về như: +
Đóng dấu, dán nhãn, làm hồ sơ cho sách +
Đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của thư viện +
Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu lO M oARcPSD| 45467232
2. Bộ phận quản lý sách:
Khi nhận được sách từ bộ phận cung cấp sách – bộ phận biên mục có trách nhiệm:
+ Phân loại tài liệu thành nhiều mục, định ra từ khóa để phục vụ cho công
tác tìm kiếm, tra cứu tài liệu sau này
+ Hoàn thiện quy trình cập nhật sách bằng cách đưa vào kệ/kho. + Phân
loại sách theo từ kệ/ kho, nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu đối với những
trường hợp cần bổ sung đối với từng đầu sách. lO M oARcPSD| 45467232 lO M oARcPSD| 45467232
3. Bộ phận quản lý đọc giả:
Có trách nhiệm trực tiếp tiếp xúc với bạn đọc, quản lý thông tin tình hình
sử dụng sách trong thư viện
Đối với những loại sách cần được bao lưu cẩn thận, cần có cơ chế đặc biệt
để kiểm tra, gia hạn thời gian đọc và thông báo cho bạn đọc trong trường
hợp những sách này thuộc loại quá hạn mượn
Bộ phận này còn có nhiệm vụ phát hiện ra sai sót về tài liệu được đem trả
từ đọc giả và xử lý vi phạm trong trường hợp tài liệu đem trả có hư hỏng MÔ TẢ BÀI TOÁN:
Các hoạt đông nghiệp vụ của bài toán: Quản lý mượn sách:
Hiện tại, đọc giả chỉ có thể sử dụng thẻ thư viện để mượn sách trực tiếp lO M oARcPSD| 45467232
Các đọc giả sẽ không thể mượn thêm sách nếu vẫn còn đang nợ sách. Sách
chỉ có thể được gia hạn nếu chưa hết hạn và gia hạn trực tiếp ở phong thư
viện hoặc trên hệ thống(web) Thẻ thư viện:
+ Trước phải nhập thông tin vào form có sẵn, sau đó chuyển về tại thủ thư
ở thư viện để nhập thông tin cá nhân đọc giả lên cơ sở dữ liệu của trường.
+ Phí để làm mỗi thẻ là 100.000 VNĐ
+ Mỗi năm, thẻ được thay mới và sẽ phải gia hạn nếu muốn tiếp tục mượn
sách. Phí cho mỗi lần gia hạn là 15.000 VNĐ/ 1 năm
+ Khi mất thẻ, đọc giả có thể làm thẻ mới với phí 35.000 VNĐ ( thẻ làm lại là thẻ giấy). lO M oARcPSD| 45467232
Mỗi bạn đọc( sinh viên, nghiên cứu sinh, học sinh) được mượn tối đa 3 tài
liệu. Thơig gian mượn là 10 ngày. Đối với cán bộ, thời gian mượn tối đa là 15 ngày
Đối với bạn đọc ngoài trường, chỉ được mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện lO M oARcPSD| 45467232
Khi nhận được phiếu mượn sách và thẻ đọc giả( thư viện), thủ thư tiến
hành quét vạch ở trên thẻ, hoặc nhập tay mã đọc giả trên thẻ vào hệ thống
quản lý ở mục tìm kiếm đọc giả, đối chiếu hình ảnh đọc giả trong hệ thống
với ảnh ở thẻ đọc giả bên ngoài.
Nếu thông tin trùng khớp nhau, thủ thư tiếp tục chọn vào mục mượn sách,
tại đây thủ thư sẽ nhập các thông tin như
+ Họ tên, số điện thoại, mã sinh viên, giới tính
+ Số lượng sách đã mượn
+ Số lượng sách đã quá hạn(nếu có)
+ Số lượng sách đã gia hạn(nếu có) +
Danh mục đầu sách đang mượn.
Nếu như không có sách đang quá hạn: Thủ thư quét mã vạch ở đầu sách
mà đọc giả muốn mượn để cập nhật vào danh mục sách đang mượn của đọc giả Quản lý trả sách:
Khi đọc giả đến trả sách, cần đem theo phiếu mượn , thủ thư tiến hành lại
các bước để kiểm tra thẻ đọc giả tại phân quản lý đọc giả lO M oARcPSD| 45467232
Sau đó thư thư truy cập vào phần quản lý mượn trả sách, nhập mã đọc giả
để hiện thị thông tin mượn trả sách như đã mô tả
Sau khi kiểm tra đầu sách trong danh mục mượn sách của đọc giả, thủ thư
tiến hành xóa đầu sách ra khỏi danh muc
Nếu sách quá hạn, hệ thống sẽ bao cáo số ngày trễ hạn nộp và số tiền đọc
giả cần phải trả, sau khi nhận tiên, thủ thư tiến hành lưu lại biên lai nộp phạt của đọc giả
Trong trường hợp muốn gia hạn, đọc giả phải đem sách và thẻ thư viện đến thư viện
Sau khi kiêmt tra thông tin , thủ thư tiến hành gia hạn thời gian trả sách
cho đầu sách và cập nhật thông tin số lần gia hạn cho đầu sách
Mỗi đầu sach sẽ chỉ được gia hạn tối đa 2 lần, số ngày bằng số ngày được mượn
Mọi thông tin về ngày hạn trả sách, quá hạn, gia hạn sách đều được cập
nhật trong trang web quản lý thư viện. Xử lý vi phạm:
Khi mượn sách ở thư viện, cần phải đọc rõ nội quy trước khi mượn: + Phải
có phiếu mượn tài liệu và điền đủ thông tin trước khi giao phiếu mượn sách cho thư thư
+ Xuất trình thẻ thư viện cho thủ thư khi có tài liệu muốn mượn để làm thủ tục mượn
+ Khi nhận tài liệu từ thủ thư phải kiểm tra tình trạng tài liệu lO M oARcPSD| 45467232
Căn cứ vào các lỗi vi phạm mà tiến hành xử lý
+ Mượn sách quá hạn nộp 1 ngày là 2000 VNĐ/1 cuốn
+ Bạn đọc làm mất sách phải làm đơn xin đền sách. Hình thưc đền bằng sách hoặc bằng tiền
Bằng sách: sách trùng nhan đề, năm xuất bản, NXB hoặc sách có
cùng chủ đề với sách đã mất( có sự đồng ý của thư viện). Lệ phí
xử lý kỹ thuật lại là 5000 VNĐ/1 cuốn
Bằng tiền: đền gấp 5 lần giá tiền của cuốn sách bị mất theo thời giá hiện tại lO M oARcPSD| 45467232
+ Sách bị cắt xén, xé, viết, vẽ bậy, phải nộp 10.000 VNĐ/1 trang và sẽ báo
cáo với Trường để xem xét hình thưc kỷ luật
+ Sách, báo, tạp chí ở phòng đọc chỉ được đọc tại chỗ và không được đem
ra ngoài thư viện khi chưa có sự cho phép của thư viện. Nếu vi phạm sẽ bị
phạt 20.000 VNĐ/1 cuốn và báo cáo với Trường để xem xét hình thức kỷ luật. lO M oARcPSD| 45467232