Khuyết Điểm và Giải Pháp KSNB tại Công ty XYZ theo Khung COSO môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Kiểm soát Nội bộ (KSNB) dựa trên tình huống thực tế của Công ty XYZ và Khung COSO.
1. Các Khuyết Điểm của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB)
Dựa trên tình huống được mô tả, Công ty XYZ có những khuyết điểm nghiêm trọng trong hệ
thống KSNB, đặc biệt là trong quy trình bán hàng và thu tiền.
STT Khuyết Điểm Cụ Thể Trong Tình Huống
Phân Tích Khuyết Điểm KSNB
Khối lượng giao dịch rất lớn mỗi
Thiếu sự Phân Tách Nhiệm Vụ (Segregation of
ngày. Để xử lý khối lượng công việc
Duties). Nhân viên bán hàng (người khởi tạo giao
này, công ty đã trao quyền duyệt đơn dịch) lại có quyền duyệt đơn hàng và điều phối 1
hàng và điều phối giao hàng cho
giao hàng (chức năng ủy quyền và bảo quản tài
nhân viên bán hàng mà không cần sự sản). Điều này tạo ra cơ hội lớn cho gian lận và sai
phê duyệt từ cấp quản lý hay bộ phận sót. tài chính.
Đã có một số trường hợp nhân viên bán
Thiếu Hoạt Động Kiểm Soát (Control Activities)
hàng duyệt các đơn hàng có giá trị lớn
tiền hành động hiệu quả. Không có kiểm soát 2
mà không thực hiện kiểm tra cần
chặt chẽ để đảm bảo khả năng thanh toán của
thiết về khả năng thanh toán của khách
khách hàng và tính sẵn có của hàng hóa trước khi
hàng hoặc tình trạng tồn kho hàng hóa.
phê duyệt đơn hàng lớn.
Hậu quả là công ty đã giao hàng cho
Hệ thống không hiệu quả, gây tổn thất tài chính 3
những khách hàng không thanh toán (thể hiện sự thất bại trong việc đạt mục tiêu hoạt
đúng hạn, dẫn đến những thiệt hại tài động).
chính đáng kể.
Công ty không có quy định theo dõi Thiếu quy trình Giám sát (Monitoring) và đánh
tình trạng đơn hàng sau khi giao dịch giá sau hành động. Không có kiểm soát theo dõi 4
hoàn tất, chỉ quan tâm đến việc giao công nợ, khả năng thu hồi tiền, hoặc tình trạng
hàng có đúng hạn, khách hàng có nhận
thanh toán của khách hàng sau bán hàng.
đủ và hài lòng với sản phẩm hay không.
Thiếu cơ chế Chịu Trách Nhiệm
Nhân viên bán hàng không được giao (Accountability). Trách nhiệm không được giao
trách nhiệm theo dõi chất lượng và 5
tiến độ giao hàng sau khi đơn hàng đã
phó rõ ràng và đầy đủ xuyên suốt quy trình giao
dịch, dẫn đến việc thiếu sự quan tâm đến kết quả được duyệt. cuối cùng (thanh toán). Xuất sang Trang tính
2. Các Khuyết Điểm Vi Phạm Thành Phần Nào của Khuôn
Mẫu KSNB COSO
Khung KSNB COSO bao gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động
kiểm soát, Thông tin & Truyền thông, và Giám sát.
Khuyết Điểm Đã NêuVi Phạm Thành Phần COSO Lý giải (tóm tắt)
Hoạt động Kiểm soát: Thiếu thủ tục kiểm soát
cơ bản là phân tách nhiệm vụ. Môi trường
1. Thiếu sự Phân
Hoạt động Kiểm soát
Kiểm soát: Thể hiện sự không phù hợp trong cơ
Tách Nhiệm Vụ
(Control Activities) và cấu tổ chức, phân cấp, phân quyền và có thể (NVBH tự duyệt đơn
Môi trường Kiểm soát là thiếu cam kết về tính chính trực và giá trị hàng lớn).
(Control Environment). đạo đức khi trao quyền quá lớn không kiểm soát.
2. Không kiểm tra
khả năng thanh
Thiếu các hoạt động kiểm soát phê duyệt cần
Hoạt động Kiểm soát
toán/tồn kho trước
thiết (kiểm soát dự phòng) để giảm thiểu rủi ro (Control Activities). khi duyệt đơn hàng
tín dụng và rủi ro hết hàng. lớn.
Giám sát: Thiếu các hoạt động giám sát liên tục
3. Thiếu quy định
Giám sát (Monitoring) (như theo dõi công nợ, tuổi nợ) để kịp thời phát
theo dõi tình trạng
và Hoạt động Kiểm soát hiện vấn đề. Hoạt động Kiểm soát: Thiếu các
đơn hàng/thanh (Control Activities).
thủ tục kiểm soát đối với quy trình thu tiền/quản toán sau giao hàng. lý công nợ.
4. Thiếu cơ chế Chịu
Thể hiện sự yếu kém trong nguyên tắc tính chịu Trách Nhiệm
Môi trường Kiểm soát trách nhiệm (Accountability) - không xác định
(NVBH không theo (Control Environment). và thực thi trách nhiệm cho tất cả các kiểm soát
dõi chất lượng/tiến độ và mục tiêu. sau duyệt). Xuất sang Trang tính
3. Đề Xuất Giải Pháp Khắc Phục Khuyết Điểm
Để khắc phục các khuyết điểm trên, cần tập trung vào việc củng cố các thành phần KSNB đã bị
vi phạm, đặc biệt là Môi trường Kiểm soát và Hoạt động Kiểm soát.
Thành PhầnKhuyết Điểm Cần COSO Vi Khắc Phục Giải Pháp Đề Xuất Phạm
1. Thiết lập lại cơ cấu phân quyền: Hủy bỏ quyền duyệt và Thiếu sự Phân Tách
điều phối giao hàng đối với đơn hàng lớn khỏi nhân viên bán Môi Nhiệm Vụ; Thiếu cơ
hàng. Giao quyền này cho cấp quản lý độc lập (ví dụ: trường chế Chịu Trách
Trưởng phòng Kinh doanh) hoặc Bộ phận Tài chính/Kế toán Kiểm soát Nhiệm.
(đối với duyệt tín dụng/khả năng thanh toán) và Bộ phận Kho
(đối với kiểm tra tồn kho và điều phối giao hàng).
Hoạt động Không kiểm tra khả 2. Áp dụng Kiểm soát Tiền hành động bắt buộc: Xây dựng
Kiểm soát năng thanh toán/tồn chính sách tín dụng rõ ràng và thủ tục phê duyệt bắt buộc
kho; Thiếu Phân cho mọi đơn hàng lớn. Quy định nhân viên bán hàng phải có Tách Nhiệm Vụ.
chứng từ xác minh khả năng thanh toán hoặc giới hạn tín
Thành PhầnKhuyết Điểm Cần COSO Vi Khắc Phục Giải Pháp Đề Xuất Phạm
dụng của khách hàng được phê duyệt bởi phòng Tài chính
trước khi gửi đơn hàng đi duyệt. Đồng thời, phải có xác nhận
tồn kho từ bộ phận kho.
3. Thiết lập quy trình quản lý công nợ và Giám sát liên
tục: Phòng Kế toán phải được giao trách nhiệm theo dõi
Giám sát Thiếu quy định theo
công nợ và lập báo cáo tuổi nợ định kỳ. Xây dựng quy trình và Hoạt
dõi tình trạng đơn yêu cầu nhân viên bán hàng phối hợp với kế toán để thu hồi
động Kiểm hàng/thanh toán sau nợ quá hạn và chịu trách nhiệm cho các đơn hàng chưa thanh soát giao hàng.
toán trong phạm vi được giao. Thiết lập một hệ thống báo cáo
(Dashboard) theo dõi trạng thái từ lúc duyệt đến lúc thanh
toán để ban quản lý có thể giám sát liên tục.