Kiểm soát - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49325974 KIỂM SOÁT lOMoARcPSD| 49325974 MỤC TIÊU
• Giải thích tại sao kiểm soát là một chức năng quản lý then chốt
• Giải thích bốn bước trong quy trình kiểm soát
• Mô tả lợi ích của việc sử dụng thẻ điểm cân bằng
• So sánh kiểm soát phân cấp và phân quyền
• Mô tả khái niệm quản lý chất lượng tổng thể
(TQM) và các kỹ thuật TQM chính, đối chuẩn, các
nguyên tắc Six Sigma, đối tác chất lượng và cải tiến liên tục
• Thảo luận về việc sử dụng các báo cáo tài chính,
phân tích tài chính và lập ngân sách lOMoARcPSD| 49325974
Kiểm tra/ kiểm soát
• Xác định các xu hướng hiện tại trong kiểm soát
• Kiểm soát là quá trình giám sát có hệ thống các
hoạt động của tổ chức để thông qua đó NQT đảm
bảo chúng phù hợp với kỳ vọng đặt ra trong các kế
hoạch, các mục tiêu và các tiêu chuẩn thực hiện
• Để hiệu quả, đòi hỏi những thông tin về các tiêu
chuẩn thực hiện và kết quả thực hiện thực tế, các 3 lOMoARcPSD| 49325974
hành động điều chỉnh sai lệch so với tiêu chuẩn lOMoARcPSD| 49325974 Kiểm soát
NQT sử dụng một loạt các cách thức đo lường để
giám sát việc thực hiện và theo dõi kết quả của tổ chức: • Quy trình công việc
• Hành vi của nhân viên • Hệ thống tài chính • Nguồn nhân lực • Khả năng sinh lời 5 lOMoARcPSD| 49325974
Mô hình kiểm tra phản hồi Phản hồi Điều chỉnh tiêu
Điều chỉnh việc chuẩn thực hiện Thiết lập các . 3 So sánh .T 1 hiết lập các .Đo l 2 ường kết quả Nếu mục tiêu 4 . Tiến hành tiêu chuẩn kết quả
thực hiện với không chiến lược điều chỉnh thực hiện thực hiện
tiêu chuẩn phù hợp Nếu phù hợp Phản hồi Không làm gì cả hoặc tăng cường thêm 5
Mô hình kiểm tra phản hồi 6 lOMoARcPSD| 49325974
 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện
 Đo lường kết quả thực hiện thực tế
 So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn
 So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn thực hiện, nhận ra khác biệt
 Xác định lý do sai lệch với tiêu chuẩn
 Tự NQT đánh giá kết quả và thảo luận với người
lao động từ kết quả phân tích dữ liệu khách quan
 Tiến hành các hành động điều chỉnh
 Xác định những thay đổi cần thiết 6
Thẻ điểm cân bằng 7 lOMoARcPSD| 49325974
• Quan điểm cân bằng việc thực hiện của công ty
• Thẻ điểm cân bằng là một hệ thống kiểm soát toàn
diện nhằm cân bằng các khía cạnh tài chính truyền
thống với các khía cạnh hoạt động liên quan đến các
yếu tố thành công quan trọng của một công ty.
• Tích hợp các khía cạnh khác nhau của tổ chức
• NQT ghi chép, phân tích và thảo luận về các số liệu
• Phục vụ như hệ thống kiểm tra quản trị cốt lõi toàn diện hiệu quả 7 8 lOMoARcPSD| 49325974
Thẻ điểm cân bằng Tài chính Các hành động có đóng góp vào việc cải thiện hiệu quả tài chính? Khách hàng
Các quy trình kinh doanh nội bộ Các hoạt động Chúng ta phục Sứ mệnh và qui trình vụ khách & mục nội bộ có đem hàng tốt như lại giá trị gia tiêu thế nào? tăng cho khách hàng và cổ đông? Chúng ta có đang học tập, thay đổi và cải tiến?
Học tập và phát triển 9 lOMoARcPSD| 49325974
Phân cấp và phân quyền trong kiểm tra
• Kiểm tra phân cấp (theo cấp bậc)
• Việc giám sát các hành vi thông qua các quy định,
chính sách, hệ thống khen thưởng, và các tài liệu
bằng văn bản, hệ thống cấp bậc quyền hành
• Nhấn mạnh đến các khen thưởng ngoại sinh (lương, phúc lợi …)
• Kiểm tra phân quyền (phi tập trung)
• Các nguyên tắc chỉ được sử dụng khi cần thiết
• Dựa vào quyền hành linh hoạt, cấu trúc phẳng,
quyền lực chuyên gia, tất cả mọi người giám sát chất lượng
• Nhấn mạnh vào khen thưởng nội sinh (công việc có
ý nghĩa, cơ hội phát triển...) 10 lOMoARcPSD| 49325974 Kiểm tra phân cấp Giả định:
Con người không có năng lực tự khép mình
vào kỷ luật và không đáng tin. Họ cần phải
được giám sát và kiểm tra chặt chẽ Hệ quả:
Nhân viên tuân thủ các chỉ dẫn và chỉ làm
những gì họ được chỉ bảo
Nhân viên cảm thấy thờ ơ với công việc
Nhân viên vắng mặt và nghỉ việc rất cao 11 lOMoARcPSD| 49325974
Kiểm tra phân quyền Giả định:
Con người sẽ làm việc tốt nhất khi họ tận tụy
tối đa cho tổ chức Hệ quả:
Nhân viên khởi xướng các sáng kiến và nhận lãnh trách nhiệm
Nhân viên chủ động tham gia và tận tụy với công việc của họ
Nhân viên ít nghỉ việc 12 lOMoARcPSD| 49325974 Quản trị mở
 Đi từ triết lý kiểm soát phân quyền
 Làm cho tất cả mọi người tư duy như người chủ doanh nghiệp
 Chia sẻ thông tin và làm việc theo nhóm
 Nhân viên tự thấy được điều kiện tài chính,
kết quả hoạt động của tổ chức
 Hiểu kết quả nỗ lực của mỗi người quan trọng
với sự thành công của tổ chức như thế nào
Quản trị chất lượng toàn diện 13 lOMoARcPSD| 49325974
(Total Quality Management)
 Dựa trên triết lý kiểm tra phân quyền đề xuát bởi Deming
 Chất lượng đạt được thông qua tất cả các khía cạnh,
các hoạt động hàng ngày của tổ chức.
 Khởi xướng đầu tiên ở Mỹ những năm 1980, nhưng
thành công đầu tiên lại ở Nhật Tập trung vào: Làm việc nhóm Hợp tác
Thực hiện cải tiến liên tục
 Mục tiêu của TQM là không sai hỏng (zero defects) 14 lOMoARcPSD| 49325974
Các kỹ thuật của TQM
 Nhóm chất lượng
 Đối chuẩn(Benchmarking)
 Nguyên tắc 6 Sigma
 Thiết lập đối tác chất lượng
 Cải tiến liên tục 15 lOMoARcPSD| 49325974 Nhóm chất lượng
 Nhóm bao gồm 6-12 người lao động tự nguyện, gặp
nhau thường xuyên để thảo luận và giải quyết các vấn
đề ảnh hưởng chất lượng tại nơi làm việc của họ.
 Các thành viên tự thu thập dữ liệu, xác định vấn đề, tìm ra giải pháp
 Công ty có những chương trình đào tạo kỹ năng cho nhóm Đối chuẩn 16 lOMoARcPSD| 49325974
 Quy trình cải tiến liên tục bằng cách so sánh với sản
phẩm/dịch vụ và thực hành quản trị chất lượng của các
các đối thủ cạnh tranh mạnh nhất hoặc các công ty dẫn đầu trong ngành
 Hoạch định: nhận dạng mục tiêu nghiên cứu, đặc
trưng nào của SP/DV sẽ thỏa mãn khách hàng?
 Phát hiện: nguồn thông tin nào cần thu thập
 Thu thập: thu thập đủ và đúng thông tin
 Phân tích: phân tích dữ liệu đối chuẩn và đưa ra khuyến cáo
 Cải tiến: thực hiện và giám sát thực hiện thông qua đối chuẩn liên tục 17 lOMoARcPSD| 49325974
Tiến trình 5 bước đối chuẩn Cải tiến Phân tích Thu thập Phát hiện Hoạch định lOMoARcPSD| 49325974 Nguyên tắc 6 Sigma
 Sigma: sử dụng để đo lường độ lệch của thực tế so với mục tiêu
 6 Sigma: cho phép đạt 3.4 lỗi trên 1 triệu khả năng gây
lỗi hay xác suất xuất hiện những biến cố không gây lỗi là 99,9997%
 Phương pháp triển khai: tiến trình 5 bước (DMAIC)  Xác định (Define)  Đo lường (Measure)  Phân tích (Analyze)  Cải tiến (Improve)  Kiểm tra (Control) 19 lOMoARcPSD| 49325974
Thiết lập đối tác chất lượng
 Kiểm soát chất lượng theo truyền thống thường
làm cho bộ phận kiểm tra chất lượng tách rời các
bộ phận họ phục vụ, điều chỉnh sai lỗi thường tốn
kém do sản phẩm đã tạo ra, dịch vụ đã cung cấp
 Thiết lập đối tác chất lượng: những người thực
hiện kiểm soát chất lượng làm việc với những
người khác trong các bộ phận chức năng
Cải tiến liên tục
 Theo triết lý Kaizen của người Nhật 20