Kiểm Soát Mua Hàng và Nhập Kho môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bài 5 1.
Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt
và việc kí này phải từ người có đủ thẩm quyền.
Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và phải được người có thẩm quyền ký duyệt
Phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát, cần tách biệt các chức năng sau:
mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng, bảo quản
và ghi sổ kế toán, cụ thể:
- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận khác
- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng
- Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hàng
- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng
Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh dấu tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết
Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản ghi hàng
Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả, hàng không đúng đơn đặt hàng bị trả lại 2.
Lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập vào xuất ra, tồn kho của hàng hóa
Tất cả sản phẩm, vật tư, nguyên vật liệu cần được dán nhãn mác đảm bảo đầy đủ
các thông tin về hàng: mã hàng, màu, kích thước,...
trước khi nhập kho. Việc dán nhãn sẽ thuận tiện rất nhiều cho việc phân loại, sắp
xếp và tìm kiếm hàng hóa trong kho
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp quá trình kiểm tra hàng nhanh chóng hiệu quả hơn
Nhân viên được cấp mật khẩu riêng để truy cập được trong giới hạn công việc của mình
Thiết lập mật khẩu để đối tượng bên ngoài không truy cập trái phép vào hệ thống 3.
Cần cung cấp thẻ vào ra và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn
Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập xuất tồn và thường xuyên kiểm kho
Sử dụng các chính sách bảo hiểm về hàng tồn kho để bảo đảm khi có thiệt hại xảy ra Bài 6
1. Hoạt động kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả: Mua hàng
Thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng khi cần bổ sung hàng hóa cho bộ phận mua
hàng (không kiêm nhiệm sẽ hạn chế xảy ra tình trạng gian lận)
Các phiếu yêu cầu mua hàng có giá trị từ 50.000.000đ trở xuống sẽ do trưởng
phòng mua hàng phê duyệt, các phiếu vượt quá số tiền trên thì phải do phó giám
đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt. Đưa ra hạn mức số tiền càng cao thì càng cần
người có thẩm quyền cao phê duyệt và Tránh tình trạng biển thủ, giả chữ ký để tư lợi cá nhân
Phiếu mua hàng được phê duyệt được theo dõi trên hệ thống máy tính qua hệ thống
có thể giám sát được tất cả thông tin về đơn mua hang. Dễ kiểm soát và tìm kiếm khi cần. Nhận hàng
Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận khi các giấy tờ thể hiện các hàng hóa mua là
đúng quy định của công ty. Nhằm đảm bảo nhận hang theo đúng quy định ban hành của công ty
Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh mục đơn
đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không. Kiểm soát chặt chẽ quá trình
nhập kho, đảm bảo NCC giao đúng mặt hàng yêu cầu đảm bảo về mặt số lượng & chất lượng.
Trưởng phòng phụ trách bộ phận nhận hàng qua điện thoại theo dõi những nhà
cung cấp giao hàng không đúng hạn hoặc giao hàng không đúng yêu cầu à trưởng
phòng bộ phận này cùng với các nhân viên sẽ gọi điện làm việc với nhà cung cấp
để đốc thúc việc giao hàng hoặc xử lí giải quyết các đơn hàng không đúng yêu cầu và trễ hạn giao hàng.
Các khoản phải trả
Kế toán phụ trách các khoản phải trả ghi nhận các thông tin từ phiếu nhận hàng và
hóa đơn vào hệ thống máy tính và hệ thống sẽ đối chiếu thông tin từ phiếu mua
hàng, các PO (trên hệ thống máy) và hóa đơn nếu có chênh lệch hệ thống sẽ lập ra
báo cáo. Ngay sau khi xác minh toàn bộ thông tin kế toán viên sẽ kẹp ba tài liệu đã
đối chiếu tạo thành bộ hóa đơn cho kế toán. à hoạt động kiểm soát này khá chặt
chẽ khi kết hợp sự kiểm tra giám sát của con người và khả năng xử lí của hệ thống
máy tính về các dữ liệu từ đầu đến lúc kết thúc của quá trình mua hàng.
Khi ký séc thanh toán, tất cả các séc dưới 10 triệu chỉ cận 1 chữ ký, séc nào vượt
quá số tiền trên thì phải có 2 chữ ký. Trước khi ký người được ủy quyền ký sẽ k iểm
tra liệu tất cả các chứng từ đã được đính kèm và được chấp thuận một cách phù
hợp. Hội đồng quản trị bổ nhiệm những người ủy quyền kí tài khoản.à Đưa ra Định
mức để kiểm soát đối với các giao dịch để tránh gian lận biển thủ tiền, kiểm tra chặt chẽ.
Bộ phận ngân quỹ mở sổ theo dõi các séc, cuối tháng, tiến hành lập bảng chỉnh
hợp, bản này sẽ được người phụ trách tài chính kiểm tra và tiến hành điều tra nếu
phát hiện các bất thường. à kiểm tra định kỳ để phát hiện kịp thời các gian lận gây tổn thất cho công ty
2. Hoạt động kiểm soát không hữu hiệu và hiệu quả Mua hàng
Hệ thống máy tính loại trừ tự động bất kỳ một đơn đặt hàng chuyển kho nhà cung
cấp mà không nằm trong danh sách được phê duyệt hoặc đơn hàng không đi kèm
theo với phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng. Tất cả đơn đặt hàng còn lại sẽ tự động
được chuyển cho nhà cung cấp => dễ dẫn đến sai sót khi mọi việc đều do hệ thống
máy tính tự động mà không có sự kiểm soát của con người.
Phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng, đồng thời được chuyển
1 liên cho trưởng phòng mua hàng => I 2 liên đơn đặt hàng còn lại dễ bị sai sót.\ Nhận hàng
Nhân viên bộ phận nhận hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng về đến
công ty à chỉ có nhân viên đi mà không có thủ kho đi theo à Nhận không đủ hàng,
hoặc thông đồng với NCC nhận hàng kém chất lượng.
Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh mục đơn
đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không. à
Không kiểm đếm lại số lượng và chất lượng hàng hóa à Không phát hiện được gian
lận xảy ra trước đó nhân viên nhận hàng sẽ lập phiếu nhận hàng gồm ba liên (PNH)
trong đó nêu: thời gian nhận, tên của nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng và
mô tả hàng hóa nhận. Kiêm nhiệm khi nhân viên nhận hàng vừa là người nhận
hàng vừa là người lập phiếu gian lận
Trưởng kho hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các khía cạnh của phiếu
nhận, sau đó sẽ kí tắt vào trong phiếu nhận khi mọi việc đều được thực hiện tốt.
Trưởng kho chỉ kiểm tra thông tin trên phiếu nhận do nhân viên nhận hàng lập xem
có khớp với thực tế kiểm kê không mà không có sự đối chiếu giữa phiếu mua hàng và phiếu nhận hàng.
Dựa trên phiếu nhận hàng, nhân viên mua hàng ghi nhận vào sổ chi tiết hàng tồn
kho để theo dõi hàng trong kho. Nhân viên mua hàng không đối chiếu giữa phiếu
mua hàng và phiếu nhận hàng mà chỉ dựa vào phiếu nhận hàng à Có thể dẫn tới ghi
chép không đúng gây tổn thất cho doanh nghiệp
Các khoản phải trả
Hệ thống đối chiếu tự động đối chiếu các thông tin trong phiếu nhận hàng với các
đơn đặt hàng và hóa đơn. Nếu có chênh lệch sẽ lập ra một báo cáo về những chênh
lệch => dễ dẫn đến sai sót nếu không có sự kiểm soát của con người.
Hệ thống máy tính cũng tự động kiểm tra tính chính xác về mặt toán học của các thông tin trên hóa đơn.
3. Các hoạt đông kiểm soát khác
Phân chia nhiệm vụ: Tránh việc một cá nhân hay một bộ phận phải kiêm nhiệm
quá nhiều việc để hạn chế sai sót và gian lận. những việc như nhập kho hàng hóa
cần giao cho 2 đến 3 người ( ví dụ nhân viên nhận hàng và thủ kho) nhận hàng và
giải quyết các việc liên quan (NCC giao thiếu, chất lượng hàng không đảm bảo)
Mua hàng: ở khâu đăt hàng của đơn vị còn thiếu sót viê s c chọn nhà cung cấp, so
sánh giá cả, chất lượng giữa các nhà cung cấp. Việc chọn nhà cung cấp với đơn
hàng có giá trị lớn cần được sự phê duyệt của Giám đốc hoặc trưởng phòng mua
hàng để tránh việc nhân viên mua hàng kết hợp với nhà cung cấp để hưởng hoa
hồng, chênh lêch chiết khấu, giảm giá.
Các quy trình nhân hàng và theo dõi các khoản phải trả đã chặt chẽ, phân công
nhiệm vụ, chịu trách nhiệm một cách rạch ròi, có hệ thống máy tính hoạt động qua
nhiều công đoạn, kế toán viên được kế toán trưởng kiểm tra, chứng từ rõ ràng đầy
đủ. Nên không cần thêm hoạt đông kiểm soát khác.
● Thực hiện việc kiểm tra độc lập các giao dịch quan trọng của công ty
● Giám sát, kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ xem có khớp hay không.