Kiểm Soát Nội Bộ Đối Với Tiền: Nguyên Tắc và Thủ Tục Cần Biết môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN
1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ.
Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, các đơn vị thường thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản tiền, và hệ
thống này có thể chia làm hai loại :
Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, thí dụ
chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng.
Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng.
Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu như sau :
Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
Chi đúng : Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt, v đ à
ược ghi chép đúng đắn.
Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến
hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.
2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tiền như sau :
- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm - Tập trung đầu mối thu
- Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số thu trong n c gà ho y ngân hàng
- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu ti ềthu n.
- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
- Cuối mỗi tháng, thực hiện đ ối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế
3- Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi tùy theo từng loại hình đơn vị và tùy
theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, như thu trực tiếp từ bán hàng, thu
từ nợ của khách hàng, và nhiều khoản thu khác. Sau đây là một vài thủ tục kiểm soát nội bộ điển hình :
3.1. Trường hợp thu từ bán hàng.
Đối với các đơn vị dịch vụ như khách sạn, nhà hàng... người ta thường tổ chức hệ thống th u tiền ở một trung
tâm và phân công cho một nhân viên đảm nhận, nhưng các biên lai phải do một nhân viên khác lập. Trong thể
thức này, việc đánh số trước các biên lai sẽ là một phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền,
ghi sổ. Trong điều kiện đó, phương pháp kiểm soát tốt nhất là sử dụng các thiết bị thu tiền.
Nếu không trang bị được hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua việc
lập ra các báo cáo bán hàng hàng ngày.
3.2. Trường hợp thu nợ của khách hàng.
Nếu khách hàng đến nộp tiền : Khuyến khích họ yêu cầu cung cấp phiếu thu, hoặc biê l n ai.
Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng : Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, và thường xuyên đối chiếu công nợ
để chống thủ thuật gối đầu.
Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phân nhiệm cho các nhân viên khác nhau đảm nhận các
nhiệm vụ như Lập hóa đơn bán hàng ? Theo dõi công nợ ? Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi
tiết về công nợ ? Mở thư và liệt kê các séc nhận được ? Nộp các séc vào ngân hàng ? Thu tiền.
4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền.
Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau :
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán :
- Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.
- Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng.
III- KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN
1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.
1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, kiểm toán viên thường soạn bảng tường thuật, còn với doanh
nghiệp lớn, họ thường sử dụng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ hiện hành. Để thiết lập,
kiểm toán viên thường dựa vào sự quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ.
1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát.
Kiểm toán viên chỉ có thể đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với một cơ sở dẫn li đệu ó l nà à t o hấp hơn mức tối đa,
khi mà đánh giá rằng các thủ tục kiểm soát có liên quan được thiết kế và thực hiện hữu hiệu. Ngược lại, nếu mức
rủi ro kiểm soát được đánh giá là tối đa và xé t t
hấy không có khả năng giảm được trong thực tế, kiểm toán
viên không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, mà chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp.
1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Giả sử rằng doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, ta có thể áp dụng các thử nghiệm kiểm soát thông dụng là :
- Tổng cộng nhật ký quỹ và lần theo số tổng cộng đến sổ cái .
- So sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ quỹ (báo cáo quỹ) với nhật ký thu tiền, với các bảng kê tiền gửi vào ngân
hàng và với tài khoản nợ phải thu.
- Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi đã ghi trong nhật ký chi tiền với tài khoả t n rả, ph v ải à
với các chứng từ có liên quan.
1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản.
Sau khi đã thực hiện các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát c từ ho ng cơ sở dẫn liệu.
Công việc này chủ yếu là để nhận diện các điểm yếu và điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm điều
chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp. 2. Thử nghiệm cơ bản.
Thế nhưng để đơn giản, chúng tôi giả định rằng kiểm soát nội bộ về tiền là hữu hiệu, vậ do y thủ tục khám phá
gian lận sẽ không được nhấn mạnh. Lúc này các thử nghiệm cơ bản thường được tiến hành như sau :
2.1 Thực hiện thủ tục phân tích
Trong kiểm toán tiền thủ tục phân tích ít được sử dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp, thủ tục phân
tích có thể vẫn hữu ích. Ví dụ như có thể sử dụng tỷ lệ giữa số dư tài khoản tiền với các tài sản lưu động.
2.2- Thử nghiệm chi tiết :
a - Phân tích bảng kê chi tiết của tài khoản tiền, và đối chiếu với số dư trên sổ cái.
Trước khi thực hiện các thử nghiệm khác, kiểm toán viên yêu cầu cung cấp hay tự lập một bảng kê chi tiết
các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển theo từng loại : tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá
quý của từng chi nhánh, bao gồm số dư đầu kỳ (hoặc số
dư kiểm toán kỳ trước) và số dư cuối kỳ theo Sổ cái
(chưa kiểm toán). Mục đích của thủ tục này
là giúp kiểm toán viên kiểm tra sự thống nhất giữa số liệu tổng hợp
của khoản mục trên báo cáo tài chính với số liệu chi tiết của các tài khoản cấu thành.
b - Gửi thư xin xác nhận mọi số dư của t ài khoản tiền gửi ngân hàng vào thời điểm khóa sổ.
Thư xác nhận do kiểm toán viên soạn thảo nhưng phải có chữ ký của đơn vị. Thư trả lời
của ngân hàng phải gửi trực tiếp cho kiểm toán viên và một bản sao cho khách hàng. Để đảm
bảo tính thích hợp của bằng chứng, kiểm toán viên phải trực tiếp gửi thư và yêu cầu thư phúc
đáp gửi về văn phòng của công ty kiểm toán.
Sau khi nhận được thư xác nhận của ngân hàng, kiểm toán viên cần lần theo số dư của tài khoản này lên số dư
trên bảng cân đối kế toán, nếu có chênh lệch cần làm rõ nguyên nhân.
c - Kiểm kê tiền mặt tồn quỹ.
Ở một số đơn vị, tiền mặt tồn quỹ có thể là một khoản mục không trọng yếu, thế nh k ưng iể m toán viên vẫn cần
phải xem xét việc kiểm kê quỹ tiền mặt, vì đây là khoản là có rất nhiều khả năng gian lận.
Khi kết thúc, thủ quỹ sẽ ký vào biên bản kiểm kê để xác nhận số thực tế. Kiểm toá cầ n v n g iên iữ biên bản, hoặc bản
sao biên bản kiểm kê. Số liệu từ các biên bản đó được dùng để đối chiếu với chi tiết và tổng hợp của tài khoản Tiền mặt.
d - Kiểm tra việc khóa sổ các nghiệp vụ thu chi tiền.
? Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản Tiền mặt.
Kiểm toán viên cần xem xét thời điểm phát sinh của các chứng từ thu chi được ghi nhậ v n à o sổ kế toán vào
những ngày trước và sau khi kết thúc niên độ, để xác định xem mọi khoản thu chi có được ghi nhận đúng niên độ hay không ?
? Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản Tiền gởi ngân hàng.
Để kiểm tra, kiểm toán viên thường yêu cầu khách hàng trực tiếp cung cấp sổ phụ trong
khoảng thời gian một tuần trước và sau khi kết thúc niên độ. Nhờ sổ phụ, kiểm toán viên sẽ đối
chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với số dư trên sổ phụ của ngân hàng, và phát hiện
chênh lệch. Sau đó, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để xác định đúng đắn số thực.
? Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản Tiền đang chuyển.
Để kiểm tra, cần lập bảng tổng hợp các séc đã chi, hoặc đã nộp nhưng chưa nhận được gi ấy báo của ngân
hàng (hay kho bạc) và những séc chưa nộp tại thời điểm khóa sổ. Xem xé cát
c bảng tổng hợp, đối chiếu với sổ
phụ của ngân hàng (hay kho bạc) và các chứng từ có liên quan để xác nhận các khoản tiền đang chuyển được ghi chép đúng niên độ .
e- Kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi bất thường .
Kiểm toán viên chọn ra một số nghiệp vụ lớn, bất thường và kiểm tra chúng để xem các nghiệp vụ này có
được cho phép, và được ghi chép đúng hay không ? Xem chúng có cần đượ c c
ông bố trên thuyết minh báo
cáo tài chính hay không (ví dụ như đối với các nghiệp vụ liên quan đến các bên hữu quan) ?
f- Kiểm tra việc quy đổi ngoại tệ ra tiền Việt nam, hoặc đồng tiền được chọn để hạch toán.
Kiểm toán viên cần kiểm tra việc chọn tỷ giá, việc điều chỉnh theo tỷ giá này và phản ánh sai biệt vào khoản chênh lệch tỷ giá.