Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Mua Hàng Nhà Hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bài 6
Dưới đây là thủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng áp dụng tại nhà hàng Hoàn Cầu:
Khi hàng tồn trong kho thấp hơn định mức dự trữ đã được thiết lập thủ kho sẽ báo cho
nhân viên mua hàng để đặt mua. Nhân viên mua hàng căn cứ danh sách nhà cung cấp đã
được duyệt để đặt hàng. Khi hàng về, nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra hàng, nhận hàng,
giao hàng cho thủ kho. Các hóa đơn do nhà cung cấp gửi đến sẽ chuyển trực tiếp cho
nhân viên mua hàng. Sau đó, nhân viên mua hàng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cho
kế toán mua hàng, hồ sơ bao gồm : một bản sao đơn đặt hàng, bảng kê nhận hàng, hóa
đơn mua hàng. Trước khi ghi chép vào sổ, kế toán tiến hành đối chiếu về số lượng hàng
mua, đơn giá, chất lượng giữa các chứngtừ có liên quan. Đến thời hạn thanh toán, kế
toán mua hàng sẽ lập đề nghị chi tiền chuyển kế toán trưởng xét duyệt. kế toán trưởng sẽ
lập séc và chuyển giám đốc ký để thanh toán cho nhà cung cấp 1.
Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ Khiếm khuyết Nguyên nhân Sai phạm có thể xảy ra Không có sự phân tách Nhân viên mua hàng thực
- Nhận hàng không đúng số trách nhiệm
hiện nhiều nhiệm vụ (kiểm lượng hoặc chất lượng.
tra, nhận hàng, lập hồ sơ)
- Cấu kết với nhà cung cấp
để nâng giá trị hóa đơn.
Thiếu kiểm tra độc lập Thủ kho không kiểm tra - Thất thoát hoặc giao
độc lập số lượng, chất
nhầm hàng hóa không được lượng hàng hóa phát hiện.
- Nhận hàng không đạt tiêu chuẩn nhưng vẫn chấp nhận.
Thiếu quy trình kiểm soát
Hóa đơn từ nhà cung cấp
- Xử lý hóa đơn giả hoặc hóa đơn chuyển thẳng cho nhân không hợp lệ. viên mua hàng - Thanh toán cho hàng hóa
không tồn tại thực tế.
Kế toán không thực hiện
Chỉ đối chiếu chứng từ mà - Ghi nhận chi phí hoặc kiểm tra đầy đủ
không xác nhận độc lập hàng tồn kho không chính xác.
- Thanh toán sai giá trị hóa đơn.
Không có bước kiểm tra, Quy trình không quy định
- Gian lận hoặc sai phạm giám sát định kỳ
rõ trách nhiệm kiểm tra và
không được phát hiện kịp giám sát thời.
- Hàng hóa thất thoát hoặc
chi phí bị thổi phồng mà
không ai chịu trách nhiệm.
2. Đề xuất thủ tục kiểm soát
Khi hàng tồn kho thấp hơn định mức dự trữ, thủ kho sẽ báo cho nhân viên mua
hàng để đặt mua hàng.  Bộ phận kho cần lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển
đến bộ phận mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị
mua hàng. Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những thủ tục kiểm soát đối với đề
nghị mua hàng như giấy đề nghị mua hàng phải điền đầy đủ thông tin, đánh số thứ
tự, lập thành 2 liên giao cho bộ phận mua hàng và lưu tại bộ phận, phân công
người chịu trách nhiệm, thường xuyên theo dõi để có biện pháp xử lý kịp thời.
Nhân viên mua hàng căn cứ danh sách nhà cung cấp đã được duyệt để đặt hàng. 
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ
căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp. Nhưng bên cạnh các nhà cung
cấp truyền thống định kỳ bộ phận mua hàng cần xem xét lại chất lượng, giá cả nhà
cung cấp truyền thống và so sánh với các doanh nghiệp khác ngoài thị trường để
doanh nghiệp có sự lựa chọn tốt nhất (tránh trường hợp nhân viên mua hàng nhận
tiền hoa hồng chọn những nhà cung cấp không phù hợp yêu cầu). Đơn đặt hàng
cần được đánh số thứ tự và được duyệt phê duyệt của Trưởng bộ phận tránh
trường hợp mua hàng tùy tiện gây lãng phí hoặc thiếu hụt sản phẩm không kịp
cung cấp cho các bộ phận khác.
Khi hàng về, nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho.
 Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt
hàng. Khi nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng với đầy đủ nội dung: số lượng,
chủng loại, chất lượng hàng thực nhận, sẽ từ chối nhận hàng với những hàng hóa
không đúng với đơn đặt hàng
Các hoá đơn do nhà cung cấp gửi đến sẽ chuyển trực tiếp cho nhân viên mua hàng.
Sau đó, nhân viên mua hàng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cho kế toán mua
hàng, hồ sơ bao gồm: một bản sao đơn đặt hàng, bảng kê nhận hàng, hoá đơn mua
hàng. Trước khi ghi chép vào sổ, kế toán tiến hành đối chiếu về số lượng hàng
mua, đơn giá, chất lượng giữa các chứng từ liên quan. Đến thời hạn thanh toán, kế
toán mua hàng sẽ lập đề nghị chi tiền chuyển kế toán trưởng xét duyệt. Kế toán
trưởng sẽ lập séc và chuyển giám đốc ký để thanh toán cho nhà cung cấp Trọng
tâm của việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích
hợp cho các khoản phải trả đúng hạn cho số lượng hàng thực nhận, theo đúng đơn
giá đã thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp. Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh
chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nên
thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận.
Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà
cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo
nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp Bài 7
Dưới đây là các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng của công ty Hoàn Cầu –
một công ty bán lẻ mặt hàng quần áo thời trang:
Nhân viên bán hàng được trả lương dựa trên hiệu quả bán hàng. Mỗi nhân viên bán
hàng quản lý một số mặt hàng. Công ty chuyển giao cho họ danh sách giá vốn các
mặt hàng, dựa vào đó, họ có quyền điều chỉnh giá bán (trong giới hạn khá rộng) sao
cho việc bán hàng đảm bảo mang lại lợi nhuận cho công ty. Sau khi đã thỏa thuận
giá bán với khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng. Đồng thời, vào
cuối ngày, nhân viên bán hàng cũng lập phiếu bán hàng trên đó ghi nhận giá bán và
giá vốn của mặt hàng bán ra trong ngày. Phiếu này là cơ sở để tính hoa hồng cho
nhân viên. Dựa trên hóa đơn và phiếu ghi nhận bán hàng, kế toán sẽ nhập liệu vào máy tính.
1. Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ
- Không có giá niêm yết đối với các mặt hàng sản phẩm của công ty thời trang
Hoàn Cầu. Nhân viên được tùy ý điều chỉnh giá bán (phạm vi khá rộng)
-> Giá cả thất thường, khi lên cao khi thấp gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty Hoàn Cầu
- Nhân viên tự lập phiếu bán hàng, trên đó ghi nhận giá bán và giá vốn của mặt
hàng bán ra trong ngày. Phiếu này là cơ sở để tính hoa hồng cho nhân viên
> Vì hoa hồng nhận được trên sản phẩm bán được chiếm rất ít % (thường chỉ rời
từ 5 – 10% giá bán). Nhân viên sẽ có xu hướng sẽ nâng giá bán lên ở mức cao
nhưng vẫn đạt được thỏa thuận bán với khách hàng, và hạ giá bán khi kê khai hóa
đơn bán hàng. Sau đó, lợi dụng phần chênh lệch để thu lợi cho bản thân
- Dựa trên hóa đơn và phiếu ghi nhận bán hàng, kế toán nhập liệu vào máy tính ->
Doanh thu của công ty không được đảm
2. Đề xuất thủ tục kiểm soát
- Có bảng giá niêm yết đối với các sản phẩm của công ty, nếu có thay đổi phải
thường xuyên cập nhật trên hệ thống và trên sản phẩm
- Không trực tiếp chuyển giao cho nhân viên danh sách giá vốn của mặt hàng -
Cần có bộ phận quản lý riêng để giám sát hoạt động bán hàng của nhân viên,
không để họ tự ý lập hóa đơn, phiếu ghi nhận bán hàng
- Đối chiếu các hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho trước khi nhập liệu trên máy tính