Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và thanh toán môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

II. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối vơi chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền 1. Những thủ tục chung.
1.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ. -
Nhằm hạn chế khả năng xảy ra sai sót, gian lận. -
Một cá nhân, bộ phận có thể lạm dụng để đánh cắp tài sản nếu cá nhân, bộ phận đó đảm nhiệm
nhiều chức năng của một nghiệp vụ. VD:
Một cách tổng quát đơn vị cần tách biệt các chức năng: -
Tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác. -
Chức năng mua hàng tách biệt với chức năng xét duyệt mua hàng. -
Chức năng mua hàng độc lập với chức năng chọn lựa nhà cung cấp. -
Bộ phận mua hàng tách biệt với bộ phận nhận hàng -
Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.
1.2. Kiểm soát chứng từ và sổ sách -
Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ. -
Các biểu mẫu rõ ràng, đầy đủ thông tin cần kiểm soát, đánh số tham chiếu để dễ kiểm tra. -
Phiếu nhập kho lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng, phiếu nhập kho. -
Ghi nhận kịp thời nợ phải trả và các khoản thanh toán.
1.2.4. Ủy quyền và xét duyệt.
Các phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán cần được xét duyệt bởi người có
thẩm quyền. Có thể ủy quyền chô cấp dưới xét duyệt nhưng cần phải thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách.
2. Những thủ tục kiểm soát trong từng giai đoạn.
2.1 kiểm soát quá trình mua hàng.
Trọng tâm là kiểm soát quát trình đặt hàng cà chọn nhà cung cấp 2.1.1 Yêu cầu mua hàng.
- Nên giao cho một bộ phận độc lập và giám sát chặt chẽ việc thực hiện.
- Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị của các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu đề nghị mua
hàng. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau nên các đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu chứng từ khác nhau, phù hợp.
Thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng. -
Tất cả nghiệp vụ mua hàng phải có phiếu đề nghị mua hàng đã đc phê duyệt. Chỉ những người
được phân công mới lập phiếu đề nghị mua hàng. Nhằm đảm bảo mau hàng đúng nhu cầu sử
dụng, thông qua phiếu đề nghị mua hàng xác định người có liên quan trong trường họp phát
hiện dấu hiệu bất thường, nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi. -
Cần có chính sách rõ ràng về thời điểm đề nghị mua hàng, cơ sở xác định hàng cần mua. (tồn kho
tối thiểu, kế hoạch sản xuất, đơn đặt hàng) -
Phiếu đề nghị mua hàng lập với thời gian phù hợp. Đơn vị cần quy định thời điểm cần lập phiếu
đề nghị mua hàng và chuyển cho bộ phận mua hàng. Ví dụ như định kỳ, hàng tháng, trước thời
điểm sử dụng bao nhiêu ngày. Giao trách nhiệmc ho các bộ phận liên quan xem xét thường
xuyên nhu cầu hàng tồn kho, ước tính thời gian hợp lý, cần thiết để xử lý nghiệp vụ mua hàng. -
Có đầy đủ thông tin: bộ phận, người đề nghị mua hàng, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua,
mục đích mua,… Phiếu được người có thẩm quyền ký duyệt, thường là người đứng đầu bộ phận
có nhu cầu sử dụng và quản lý cấp cao ủy quyền, và lập ít nhất hai liên. Một lưu tại bộ phận yêu
cầu, một chuyển cho bộ phận mua hàng. Lưu ý.
+ Phân công người chịu trách nhiệm cụ thể trách lập nhiều phiếu cho 1 nhu cầu.
+ Phiếu được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng
bảo quản. Giúp dễ dàng theo dõi các hàng đề nghị mua và đảm bảo chỉ những người đó mới có thể đề nghị mua hàng. -
Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với đề nghị mua hàng đã phát hành.
+ Hồ sơ lưu các phiếu đề nghị mua hàng chưa đặt hàng: đốc thúc bộ [hận mua hàng trong trường
hợp quá thời gian xử lý.
+ Hồ sơ về phiếu đề nghị mua hàng đã đặt hàng: đơn đặt hàng chuyển đến phòng nhận hàng, phòng
kế toán, bộ phận đề nghị mua hàng giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau này.
Cần lưu bản sao các phiếu đè nghị mua hàng đang yêu cầu theo địa điểm tồn trữ để kiểm tra mức
tồn kho. Bộ phận mua hàng lên lịch cho các mặt hàng cần mua trong tháng bằng cách tổng hợp
phiếu mua hàng và kiểm tra xem đủ chỗ để bảo quản hàng mua về không. 2.1.2. Xét duyệt mua hàng.
- Tất cả đơn đặt hàng phải được xét duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp bởi người được ủy quyền
(Đảm bảo mua đúng nhu cầu và giá hợp lý)
- Người được ủy quyền xét duyệt độc lập với các bộ phận khác, có hiểu biết về mặt hàng cần xét
duyệt và kỹ năng phát hiện thông đồng giữa nhân viên và nhà cung cấp.
- Xét duyêt mua hàng nên do một các nhân đảm nhận tránh trường hợp mua số lượng vượt mức cần thiết.
2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp.
Đảm bảo tiếp cận nhà cung cấp chất lượng và giá cả hợp lý. Việc lụa chọn nhà cung cấp cũng pahir
được người có thẩm quyền phê duyệt sau đó.
Đối với nhà cung cấp ổn định hoặc mua hàng thông qua trung gian: định kỳ xem xét lại chất lượng,
giá cả của nhà cung cấp này so với giá thị trường.
Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp: -
Đè nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng. Bảng báo giá chi tiết, rõ ràng, đầy
đủ thông tin. Rủi ro ở khâu này là nhân viên chọn nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu hoặc giá
hợp lý vì họ nhận được hoa hồng từ nhà cung cấp. Đơn vị cần:
+ Xây dựng quy định nội bộ đấu thầu công khai đối với hàng hóa có giá trị cao.
+ Khi mua hàng trên một mức giá trị nào đó, cần ít nhất ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập, uy tín.
+ Nên luận chuyển nhân viên phụ trách mua hàng sau một thời gian nhất định.
+ Kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hinej nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có thủ tục để phát
hiện hành vi gian lận này.
+ Ban hành quy tắc đọa đức, cấm nhân viên mua hàng các lợi ích từ nhà cung cấp. -
Thông tin trong bảng báo giá phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người phê
duyệt. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ xử lý báo giá. -
Việc phê duyệt có thể do nhà quản lý cấp cao trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng. -
Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm (một cá nhân không giữ nhiều vị trí, chức vụ, yêu cầu có
sự tách biệt rõ ràng về trách nhiệm của các cá nhân với nghiệp vụ có liên quan) giữa chức năng
đặt hàng và xét chọn nhà cung cấp. -
Danh sách nhà cung cấp cần cập nhật thường xuyên. Đảm bảo chỉ giao dịch với những nhà cung
cấp mà đơn vị có hiểu biết, hạn chế giao dịch vơi snhaf cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng. 2.1.4. Đặt hàng.
Đơn đặt hàng là chứng từ trung tâm của việc kiểm soát chu trình mua hàng và lập ngay sau khi chọn
được nhà cung cấp. Do bộ phận mua hàng lập, căn cứ trên phiếu nghị mua hàng và kết quả lựa chọn
nhà cung cấp được người có thẩm quyền duyệt.
Đơn đặt hàng được lập thành năm liên: -
Lưu tại bộ phận mua hàng, sắp xếp theo thứ tự ngày đặt hàng, để theo dõi tiến độ. -
Gửi cho nhà cung cấp để thông báo về việc đặt hàng. -
Gửi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu. Các văn bản như hợp đồng hoặc ký phụ lục
hợp đồng để điều chỉnh chất lượng, đơn giá,.. phải chuyển ngay cho bộ phận nhận hàng. -
Bộ phận đề nghị mua hàng để đối chiếu với phiếu đề nghị mua hàng. Bộ phận đề nghị mua hàng
lưu phiếu đề nghị mua hàng trong hồ sơ về các đề nghị mua hàng đã được đặt hàng và sắp xếp
theo số thứ tự của đề nghị mua hàng. -
Gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn thanh toán tiền hàng. Các văn bản
như hợp đồng hoặc ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh chất lượng, đơn giá,.. phải chuyển ngay cho kế toán.
Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu đặt hàng. -
Lập đơn đặt hàng căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng. Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải
được phê duyệt nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung. -
Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng. Đánh số liên tịc trước trên các đơn đặt hàng
chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận hoặc cài đặt phần mềm đánh số liên tục đối với các đơn đặt
hàng được lập bằng máy tính. -
Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người có đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng
nhóm hàng cụ thể. Nếu thay đổi nhân sự cũng cần thông báo. -
Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được. Bộ phận mua hang tổ
chức hồ sơ riêng để lưu :
+ Các đơn đặt hàng chưa nhận được báo cáo nhận hàng: để có thể đốc thúc nhà cung cấp hoặc
xác định thời gian trễ dự kiến để chủ động đối phó. Nếu nhà cung cấp không thể giao hàng cần
hủy đơn hàng và thông báo với các bộ phận khác, cập nhật hồ sơ theo dõi nhà cung cấp. + Hàng mua đi đường:
+Các đơn đặt hàng đã nhận được báo cáo nhận hàng.
2.1.5. Xác nhận cam kết mua hàng.
Đon đặt hàng do đơn vị lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng giữa
bên mua và bên bán vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Đối với các đơn đặt hàng lớn nên ký hợp
đồng kinh tế/ hợp đồng mua bán để ràng buộc trách nhiệm và cam kết giữa hai bên rõ ràng. Nếu
có thay đổi đơn đặt hàng sẽ được lập lại, điều chỉnh.
Thông báo kịp thời các thay đổi trong đơn đặt hàng cho bộ phận đề nghị mua hàng, bộ phận
nhận hàng và kế toán. Các tài liệu điều chỉnh đơn đặt hàng liên quan được lưu kèm với đơn đặt
hàng gốc, được sắp xếp theo số đơn đặt hàng gốc trong hồ sơ đặt hàng đã thực hiện. Các đơn
đặt hàng hủy bỏ chuyển sang lưu trong hồ sơ đơn đặt hàng bị hủy và sắp xếp theo số thứ tự của đơn đặt hàng