Kiểm soát nội bộ trong xét duyệt mua hàng - Quy trình và rủi ro môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

2. Xét duyệt mua hàng
2.1. Quy trình xét duyệt mua hàng
-Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation, Costing sheet, Paper Work cho
công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được
chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu và cân
đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng
của công ty có thể đáp ứng được thời gian giao hàng cho khách hàng không.
Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công
ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ
kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất
với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng
kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng.
-Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu
PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập
bảng tổng hợp tất cả các nguyên liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào
Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các
tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua. -
Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối
với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn
đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt..Đơn đặt
hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ
thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và
bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh.
- Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp
sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI
(bảng xác nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng. -
Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt: 2.2. Đánh giá rủi ro
- Công ty thực hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng khá
chặt chẽ, quy định trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan
trong việc mua hàng cũng khá là rõ ràng và đầy đủ.
- Nhưng việc xem xét, kiểm tra hàng mua về còn mang tính hình thức:
khi nhận hàng, để thực hiện đầy đủ khâu kiểm tra thì bộ phận nhận hàng nhất
thiết phải có bốn bên tham gia nhưng trên thực tế tại đơn vị thì chỉ có ba bộ
phận tham gia đó là phòng Kinh doanh, Kho và bộ phận QA mà không có sự
tham gia của phòng Kỹ thuật công nghệ.
- Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách còn một vài chỗ bất cập do
các nhân viên phụ trách phần hành đó tự kiểm tra với nhau chứ chưa có một
nhân viên độc lập để làm nhiệm vụ đó.
- Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng
- Một số đơn đặt hàng đôi khi in ra giấy không có sự ký duyệt của các
cấp có thẩm quyền vì cho rằng đơn đặt hàng sẽ được lưu trên máy và
người lưu sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp.
2.3. Hoạt động kiểm soát hoạt động xét duyệt mua hàng
- Công ty nên xem xét việc biên soạn lại đơn đặt hàng để có một mẫu
đơn đặt hàng chuẩn và thống nhất vì các yếu tố trình bày trên đơn đặt
hàng thường không thống nhất. Một số đơn đặt hàng có ghi rõ số PO#
(purchasing order) tức là khi nhìn vào đơn đặt hàng ta sẽ hiểu được hàng
mua về đáp ứng cho đơn đặt hàng nào, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho
việc kiểm tra theo dõi. Tuy nhiên, một số đơn đặt hàng của công ty lại không
có cột PO# mà thay vào đó là cột số thứ tự. Xét về mặt kiểm tra kiểm soát thì
việc tạo số thứ tự không có ý nghĩa gì
- Công ty nên giao trách nhiệm cho một người độc lập kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ, sổ sách giữa các phòng ban. - Để thuận lợi trong
việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc kiểm soát mua hàng được
chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc phải đánh số thứ tự trên Đơn đặt
hàng và trên Hóa đơn để thuận tiện hơn trong việc theo dõi, kiểm tra đảm
bảo tất cả các Đơn đặt hàng và Hoá đơn đều được xử lý, đồng thời dễ dàng
kiểm tra được sự liên tục. Quan trọng hơn là số thứ tự của đơn đặt hàng phải
được ký hiệu sao cho dễ dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng,
tránh trường hợp cán bộ mặt hàng đặt mua những hàng hoá sử dụng cho mục đích riêng.