Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ trong kinh doanh môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

MÔN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
CHỦ ĐỀ 1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ TRONG KINH DOANH NHÓM 1 Tên thành viên Nhiệm vụ được giao Bùi Diệu Linh 1 Phạm Thị Mai Nhài 2 Nguyễn Minh Đức 3 Nguyễn Thị Châu Anh 4 Trần Thị Trang 5 1. Khái niệm
Ngôn ngữ : là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Chúng ta có
thể truyền đi một cách chính xác bất kì 1 loại thông tin nào
- Ngôn ngữ được sử dụng trong giao tiếp gồm : ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết
Giao tiếp bằng ngôn ngữ là quá trình con người sử dụng 1 thứ tiếng nào
đó để giao tiếp và tư duy
- Giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện thông qua lời nói và chữ viết 2. Nội dung
Nội dung của ngôn ngữ có 2 khía cạnh : - Khách quan
+ Biểu hiện ở chỗ từ luôn có nghĩa xác định, không phụ thuộc vài ý muốn của chúng ta
+ Lưu ý : một từ có thể có vài nghĩa khác nhau song trong mỗi
tình huống cụ thể , nó thường được dùng với 1 nghĩa xác định + Ví
dụ : Chúng ta không thể dùng từ “ tâm lý” để chỉ “ con đường “ , “ ngôi nhà” - Chủ quan
+ Biểu hiện : ở chỗ ngôn ngữ của chúng ta được dùng để truyền tải ý
của cá nhận mỗi người
+ Lưu ý : Ý cá nhân là cơ sở của sự hiểu biết , sự đồng cảm giữa các cá nhân tham gia giao tiếp
+ Ví dụ : “ hàng dỏm “ , tiếng “ lóng”
3. Phong cách ngôn ngữ
- Phong cách ngôn ngữ được thể hiện qua lối nói, lối viết, tức là cách dùng từ
ngưxđể diễn đạt ý trong giao tiếp. Có nhiều phong cách ngôn ngữ khác nhau tùy
theo tình huống giao tiếp mà lựa chọn phong cách ngôn ngữ cho phù hợp.
3.1. Lối nói thẳng (lối nói cơ giới):
- Khái niệm: Là nói thẳng ra những ý nghĩ của mình, cái mình muốn, mình cần,
cáimình biết, không quanh co, không vòng vèo, không ẩn ý.
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, và đối tượng rất nhanh chóng hiểu được ý của
người nói, người viết, tức là đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Nhược điểm: Một số trường hợp nói thẳng sẽ thiếu tế nhị và làm đối tượng khó
chịu, khó chấp nhận thông tin mà chúng ta đưa ra, nhất là khi thông tin đó là điều
mà người nghe không mong đợi.
- Ví dụ: Việc đưa thông tin lên báo hay truyền hình cần phải sử dụng lối nói thẳng
để người dân có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
- Nên sử dụng: Trong giao tiếp giữa những người thân trong gia đình, bạn bè thân
mật, trong tình huống cần sự rõ ràng hoặc thể hiện sự kiên quyết.
3.2. Lối nói lịch sự (lối nói tình thái):
- Khái niệm: Sử dụng ngôn ngữ hình thái với các động từ, mệnh đề tình thái làm
cho các cảm nghĩ, thái độ được biểu lộ một cách nhã nhặn, lịch thiệp.
- Ưu điểm: Tạo ấn tượng tích cực, thể hiện tôn trọng và tạo ra môi trường giao tiếp tích cực.
- Nhược điểm: Tạo khoảng cách khác biệt và đôi khi có thể trở nên quá nhạy cảm,
làm mất đi sự tự nhiên trong giao tiếp.
- Ví dụ: Trong trường hợp bác sĩ cần thông báo bệnh tình cho bệnh nhân.
- Nên sử dụng: Trong trường hợp thông tin có thể gây cảm xúc tiêu cực ở người nhận.
3.3. Lối nói ẩn ý:
- Khái niệm: Là nói một điều khác hàm chứa điều muốn nói để làm người nghe
nghĩ đến hoặc liên tưởng đến điều gì đó.
- Ưu điểm: Truyền đạt thông tin một cách tinh tế, tạo sự hấp dẫn và kích thích trí
tưởng tượng. Tăng cường sự tự tin và tự do trong giao tiếp.
- Nhược điểm: Có thể dẫn đến hiểu lầm và khó hiểu, gây mất sự trực tiếp và minh bạch trong giao tiếp.
- Nên sử dụng: Các tình huống giao tiếp đòi hỏi sự tinh tế khéo léo.
3.4. Lối nói mỉa mai, châm chọc:
- Khái niệm: Là việc sử dụng từ ngữ hoặc cách diễn đạt có ý gây tổn thương, xúc
phạm hoặc châm chọc người khác, thường đi kèm với sự châm biếm hoặc sự khinh bỉ.
- Ưu điểm: Mang lại cho người nói cảm giác tự tin, thể hiện sự hài hước.
- Nhược điểm: Có thể gây tổn thương, xúc phạm và phá vỡ mối quan hệ, cũng như
làm mất đi lòng tôn trọng và giao tiếp hiệu quả.
- Lưu ý: Mỉa mai, châm chọc người khác là một thói xấu. Chúng ta ko nên sử
dụnglối nói này trong giao tiếp.
4. Cách để nâng cao kỹ năng giao tiếp ngôn ngữ trong kinh doanh
4.1. Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh.
Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách
hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình.
Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuôn mặt…
Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc mở đầu
cuộc trò chuyện được thuận lợi.
4.2. Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn
Khi nói đến cách giao tiếp với khách hàng, bạn cần sự chính xác và rõ ràng, vì vậy
để không làm lãng phí thời gian và có thể làm chủ cuộc trò chuyện bạn nên chuẩn
bị trước cho câu chuyện của mình. Bạn hãy chuẩn bị những câu hỏi bạn muốn hỏi
khách hàng và chuẩn bị trước những câu trả lời mà khách hàng có thể sẽ hỏi bạn.
Việc làm này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước đối tác của mình và cũng là
cách làm cho đối tác đánh giá cao về bạn.
4.3. Cười và chào đối tác một cách thân thiện
Khi gặp đối tác của mình, bạn không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ
cười và tiến lại gần chào họ một cách thân thiện. Cách làm này sẽ giúp cho bạn lấy
được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ.
4.4. Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác
Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn mực và
chính xác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết hay làm
chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ
giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn một cuộc nói
chuyện bình thường khác.
4.5. Biết lắng nghe
Dù bạn là người làm chủ cuộc trò chuyện hay không cũng cần phải biết lắng nghe
đối tác của bạn. Bạn không nên dành nói quá nhiều mà cần phải lắng nghe ý kiến
của đối phương để biết họ nghĩ gì, muốn gì. Điều đó không chỉ thể hiện bạn là
người lịch sự, tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có thêm thông tin từ phía bên kia.
4.6. Tôn trọng đối tác
Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu, khi trò chuyện bạn phải
dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát, lắng nghe họ. Không nên nói
chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung quanh hoặc có những hành động, lời nói khó nghe.
4.7. Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm
Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc nắm
bắt thông tin truyền đạt từ đối tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ, ý
định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ những gì họ
muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của
bạn. Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dù theo bạn đó là một ý
tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn.
4.8. Sự rõ ràng
Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo về điều bạn muốn
nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính của câu chuyện. Bởi
trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác cảm thấy khó chịu và
có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều này.
4.9. Kiên định quan điểm
Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều cần thiết để bạn thuyết phục họ,
nhưng không có nghĩa là bạn chấp nhận nhường nhịn. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh
nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm của mình. Những khách hàng thông minh sẽ
chọn những đối tác có chính kiến, kiên định quan điểm chứ không bao giờ chọn
đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ bên ngoài.
4.10. Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng
Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều.
Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm
xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc
nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không
đáng tin tưởng để hợp tác. 5. Bài học
Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem nhẹ nó, bởi
khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định trước
và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thật kỹ cho những
lần giao tiếp như vậy, bởi bạn không thể nói với khách hàng một điều gì đó xong
lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ khiến đối tác của bạn
khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên. 6. Sơ đồ tư duy Là quá trình con ngư ng m t th ế ể giao ế ế ng ngôn ng ể ệ n thông ế Ch
L ố i nói m ỉa mai, châm ch ọ c
L ố i nói l ịch
s ự ( lố i nói
L ố i nói th ẳ ng tình thái)
( lố i nói cơ gi ớ i)
L ố i nói ẩ n ý