Kỹ năng sử dụng email trong kinh doanh môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

KỸ NĂNG SỬ DỤNG EMAIL TRONG KINH DOANH 1.Định nghĩa
Thư điện tử hay email( electronic mail) là hệ thống truyền nhận thư từ một
địa chỉ điện tử đến một địa chỉ điện tử khác, thông qua mạng Internet.
2. Vai trò của email
- Email là phương tiện hiệu quả thay thế cho hệ thống gửi nhận thư truyền
thống. Trước khi email ra đời và được sử dụng rộng rãi, những lá thư viết tay
truyền thống được con người sử dụng để trao đổi thông tin qua lại.Truyền tải
thông tin theo cách này bạn phải qua nhiều công đoạn như viết thư, bỏ phong bì,
dán tem và đi ra bưu điện để gửi. Thời gian nhận được thư phải ít nhất từ 3 – 5
ngày thậm chí vài tuần. Nhưng đối với thư điện tử thì mọi vấn đề đó đã được khắc phục.
-Email là một phương tiện truyền tải thông tin rất nhanh. Bạn chỉ cần có 1 thiết
bị điện tử như máy tính kết nối internet và một account (tài khoản) là có thể
truyền tải thư từ, thông điệp một cách nhanh chóng
-Email giúp con người giữ mối liên lạc thường xuyên với nhau . Nó đặc biệt tiện
lợi trong công việc, kinh doanh.
-Email là kênh thông tin được rất nhiều dịch vụ khác yêu cầu để có thể tạo tài
khoản và sử dụng. Việc sử dụng Email để gửi hay nhận thư, đây còn là một yếu
tố bắt buộc khi bạn muốn đăng ký tài khoản mạng xã hội như Facebook, các
diễn đàn, tài khoản để chơi game online và rất nhiều loại tài khoản khác. =>
Email đang được sử dụng rộng rãi hiện nay và là một thứ không thể thiếu trong
đời sống hàng ngày của chúng ta.
3. Ưu, nhược điểm của email - Ưu điểm của email
Sự ra đời của email như một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực thông tin liên
lạc. Email mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, trong đó phải kể đến là:
+ Tiết kiệm thời gian: Đối với email, chỉ cần vài giây là người nhận đã có thể
nhận được thông tin mà không cần phải chờ đợi quá lâu
+ Tiết kiệm chi phí: Email là một phương tiện hiệu quả, bạn sẽ không tốn bất kì
khoản phí nào cả. Việc của bạn chỉ là soạn thảo trên máy tính và gửi thư đi.
+ Chứa nhiều dạng thông tin: Với email, bạn không chỉ gửi được thư dưới dạng
text (chữ) mà nó còn có thể truyền tải được các dạng thông tin như: hình ảnh,
đoạn ghi âm, video phim hoặc các kiểu tệp HTML.
+ Tính bảo mật cao: Mỗi một địa chỉ email sẽ luôn có một mật khẩu riêng do
chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, chỉ khi có mật khẩu thì mới có thể vào đăng
nhập email, nếu không thì bạn sẽ không thể vào và xem bất kì thông tin gì.
- Nhược điểm của email
+ Có thể chứa virus: Có rất nhiều bức thư có thể chứa các tệp tin có virus, người
dùng cần cẩn trọng khi mở email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu
cầu tải xuống tệp đính kèm để tránh bị dính virus.
+ Gây hiểu lầm: Vì email không thể hiện lời nói hay bộc lộ cảm xúc nên người
nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi.
+ Quảng cáo làm phiền: Người dùng thường bị các tin nhắn spam, quảng cáo
làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm hiểu cách
chặn tin nhắn rác nếu như không muốn bị chúng gây khó chịu.
+ Giới hạn lưu trữ: Đa phần các dịch vụ email miễn phí đều bị giới hạn dung
lượng lưu trữ, dẫn đến việc bạn có thể không nhận được hoặc buộc phải xóa
những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy. 4. Các loại email phổ biến hiện nay a)Email cá nhân là gì?
Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân
là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ (ví dụ: @yahoo.com, @gmail.com,…).
Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.
b)Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của doanh nghiệp. Loại
email này doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho các nhân viên sử dụng.
Đuôi email có tên của doanh nghiệp thường sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra, do được quản lý bởi công ty nên email doanh nghiệp có độ bảo mật
khá cao và không bị spam. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty cũng có thể thu hồi
lại tài khoản email và giữ lại các dữ liệu trước đó. c)Email Marketing
Email marketing (Tiếp thị qua email) là một công cụ của marketing, là cách tiếp
cận, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua email. Email marketing rất hiệu
quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm chăm sóc khách hàng, mang khách
hàng đến với gần thương hiệu hơn.
5.Dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ thư điện tử miễn phí trên thị trường với nhiều
tính năng hay ho, thú vị. Gmail
-Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất hiện nay. Gmail hiện tại
đang cung cấp dịch vụ email cho cả cá nhân (miễn phí) và doanh nghiệp (trả phí).
-Thuộc sở hữu của Google, Gmail có rất nhiều tiện ích mạnh mẽ như: tính năng hoàn
tác gửi, chuyển tiếp email, xác minh 2 bước, spam filter,… Đặc biệt, Gmail còn được
tích hợp với các công cụ hữu ích của Google như Google Calendar, Google Documents,… Outlook
Outlook là một đối thủ cạnh tranh “đáng gờm” của Gmail, được cung cấp bởi
Microsoft. Tương tự như Gmail, Outlook cung cấp cho người dùng nhiều tính
năng, tiện ích từ Microsoft như Phục hồi email, xác thực 2 yếu tố,… Outlook
cũng sở hữu lượng người dùng lớn trên toàn thế giới không kém cạnh Gmail. 6.
Những quy tắc và lưu ý khi viết email (sử dụng nội dung trong giáo trình mà mình
đã gửi) (có thể đặt một chủ đề cụ thể để yêu cầu lớp mình cùng viết email với nhóm. Nên
viết sẵn vài phương án để cho lớp chọn)
6.1. Địa chỉ email
Tuỳ theo tính chất công việc, mục đích giao tiếp hay sự tiện lợi người sử dụng email
có thể lựa chọn một hoặc nhiều địa chỉ email. Tuy nhiên cần lưu ý: -
Đặt tên email phù hợp: Tê
n email mà ta sử dụng đại diện cho chính chúng ta
khi giao tiếp. Vì vậy nên đặt tên thật, tránh sử dụng các biệt hiệu hay thể hiện
cá tính riêng. Nên sử dụng dấu chấm hoặc dấu gạch nối để đảm bảo địa chỉ
email chính là tên thật của bạn, không có số hoặc chữ cái bổ sung. Ví dụ
như changtraidatinh@..., hotboykhongtinhyeu@....,thongsoaica@.....
- Nếu sử dụng email với tư cách cá nhân, chúng ta có thể sử dụng những địa
chỉ email phổ biến và miễn phí như @gmail.com, @outlook.com
- Nếu sử dụng email trong công việc, nên sử dụng email được cung cấp mặc
định bởi tổ chức mà chúng ta đang công tác. Ví dụ ở HVNH, các cán bộ,
giảng viên đều được cung cấp địa chỉ và quy ước khi đặt tên như: thuongnt@hvnh.edu.vn.
6.2. Định dạng email
Trước khi viết nội dung, bạn nên chọn một định dạng để thể hiện tính chuyên nghiệp
cho email. Hầu hết các email bây giờ đều cho bạn tuỳ chọn các phông chữ (Font) và
các phong cách văn bản (Fomat) đa dạng. Tuy nhiên cần lưu ý: -
Chọn phông chữ chuẩn nh
ư Times New Roman, Arial. Tránh các phông chữ
trang trí như Old English hay Comic Sans.
- Sử dụng một cỡ chữ dễ đọc như Times New Roman cỡ 13, tránh để kiểu chữ
in nghiêng (Italic), bôi đậm(Bold) hay làm nổi bật phông chữ nhiều màu (Font
color) trừ khi chúng được đảm bảo bởi nội dung và mục đích của email.
- Không sử dụng tất cả các chữ tin hoa (Caps). Điều này có thể gây căng
thẳng, khó chịu cho người nhận.
4.3. Các bước viết email (trình bày ngắn gọn về quy tắc-nêu ví dụ)
B1: Đặt tiêu đề/subject
B2: Thêm file đính kèm/attach file (nếu có) B3: Viết nội dung email
B4: Kiểm tra lại nội dung và các file đính kèm
B5: Nhập địa chỉ người nhận B6: Nhận email
6.3. Các bước viết Email. Bao gồm 6 bước là Bước 1: đặt tiêu đề
Bước 2: thêm file đính kèm/attach file (nếu có)
Bước 3: viết nội dung email
Bước 4: kiểm tra lại nội dung và các file đính kèm
Bước 5: nhập địa chỉ người nhận. Bước 6: gửi email Nội dung của các bước là:
6.3.1. Bước 1: đặt tiêu đề.
- Khái niệm tiêu đề là gì?
Tiêu đề được hiểu là cách đặt tên nội dung chính của một email . Nó thể hiện
điệp chủ yếu mà bạn muốn gửi tới người nhận . thông
- Tiêu đề cần đảm bảo hai yêu cầu sau:
Thứ nhất, tiêu đề thu hút sự chú ý của người đọc.
Thứ hai là thể hiện nội dung chính trong email.
- Điều cần chú ý khi đặt tiêu đề email:
+ Phải ghi rõ ràng, ngắn gọn, đúng mục đích.
+ Ghi rõ ký hiệu, thứ tự hay ngày tháng nếu email được gửi mang tính cập nhật định kỳ
+ Không bỏ trống tiêu đề email. Vì nó sẽ bị xếp tự động vào hòm thư rác
+ Viết bằng tiếng Việt có dấu hoặc đảm bảo chắc rằng người đọc có thể dễ dàng đọc
được tiêu đề mà không gặp trở ngại nào.
⇒nên sử dụng một tiêu đề ngắn gọn và chính xác nhất có thể và đảm bảo đúng chủ đề.
Bạn Nguyễn Văn C muốn nộp CV ứng tuyển vào vị trí chăm sóc khách hàng của ngân
hàng A qua email thì bạn ấy có thể viết tiêu đề email đó như sau: Nguyễn Văn C, ứng
tuyển vị trí chăm sóc khách hàng
6.3.2. Bước 2, Thêm file đính kèm.
- Thêm file đính kèm là hành động mình gửi một file tài liệu cho người khác trong một email
- Khi cần thêm file đính kèm, bạn nên đề cập tới ngay trong nội
dung email để người đọc biết nó được kèm theo hoặc hình
dung mục đích đính kèm file của bạn. Ví dụ như trong trường
hợp bạn đính kèm file CV gửi cho nhà tuyển dụng bạn có thể
nói ngắn gọn “ tôi đính kèm một bản sơ yếu lý lịch, dưới dạng PDF”
- Việc đặt tên file đính kèm cũng vô cùng quan trọng. Tránh
lưu tệp dưới dạng tự động trong máy tính mà thay vào đó bạn
hãy đặt tên tệp rõ ràng, ngắn gọn và phù hợp với mục đích
email cần gửi. Vd: “ sơ yếu lý lịch Nguyễn Văn C”
6.3.3. Bước 3, viết nội dung email.
- Nội dung email chính là nội dung truyền đạt thông tin mà
người gửi muốn chuyển tới người nhận. Vì thế, là một hình
thức giao tiếp bằng thư tín nên người viết email cũng cần tuân
thủ nguyên tắc viết thư tín như rõ ràng, chính xác, cụ thể,
hoàn chỉnh, nhất quán và lịch sự.
- Lưu ý khi viết nội dung
+ Luôn bắt đầu nội dung email bằng lời chào, tùy thuộc mức độ quen biết mà bạn có
thể sử dụng câu chào phù hợp.
+ giới thiệu bản thân ngay đoạn đầu tiên trong trường hợp người nhận và bạn chưa có
mối quan hệ trước đó.
+ cảm ơn người nhận.( sử dụng khi bạn trả lời email phản ánh hay góp ý về sản phẩm dịch vụ của bạn)
+ Nêu rõ mục đích của bạn
+ thêm nhận xét/ cảm ơn cuối email + kết thúc email
Ví dụ như ví dụ ban đầu bạn muốn ứng tuyển vào vị trí chăm sóc khách hàng của
Ngân hàng A, bạn có thể viết một nội dung như sau: “ Xin chào anh/chị, em tên là
Nguyễn Văn C em là sinh viên năm 3 trường Học Viện Ngân Hàng, em liên hệ với
anh/chị để ứng tuyển vào vị trí chăm sóc khách hàng của Ngân hàng A, em có đính
kèm sơ yếu lý lịch, dưới dạng PDF. Cảm ơn anh chị đã xem xét hồ sơ của em. Trân trọng.
6.3.4. Bước 4, Kiểm tra nội dung và file đính kèm.
Sau khi chắc chắn đã đính kèm các tệp cần thiết ( nếu có) bạn nên kiểm tra nội dung,
chính tả hay ngữ pháp để đảm bảo không có sai sót. Bạn hãy đọc lại email để chắc
chắn rằng email không chứa những thông tin không mong muốn ví dụ như mật khẩu
tài khoản ngân hàng, hay facebook hay instagram..
6.3.5. Bước 5, nhập địa chỉ người nhận.
Nhập địa chỉ người nhận sau khi bạn đã chắc chắn rằng email được viết đúng, hoàn
chỉnh và không có sai sót hoặc bỏ quên tệp đính kèm.
6.3.6. Bước 6, gửi email.
Đây là bước cuối cùng sau khi bạn đã kiểm tra lại nội dung nhập địa chỉ người nhận
và hoàn tất việc viết email.
Những điều cần lưu ý :
+ Thiết lập chữ ký. Hãy tự tạo cho mình chữ ký được gửi đi kèm email. Chữ ký ghi rõ
họ tên, chức vụ hay nơi làm việc cũng như cách thức liên lạc với bạn khi cần.
+ Quy tắc 48h: hãy trả lời email trong vòng 48h kể từ khi bạn nhận được email.
+ không gửi cận giờ: vì email là một hình thức giao tiếp gián tiếp và cần thực hiện
thông qua mạng internet cho nên có thể email sẽ được nhận sau một khoảng thời gian.
Chính bởi vậy với những cuộc hẹn hay hạn cuối phải hoàn thành sớm để cho người
nhận có thời gian xem xét, nếu bạn gửi một email xin nghỉ một buổi làm mà bạn vào
làm lúc 13h mà 12h55 bạn gửi thì đó chỉ là email thông báo chứ không phải là email xin nghỉ.
+ Không gửi email khi nóng giận, khi nóng giận chúng ta có thể sử dụng những lời
văn thể hiện sự giận dữ, và nó sẽ được gửi cho người nhận và người nhận sẽ đọc cũng
như lưu giữ những lời lẽ không hay của bạn trong khoảng thời gian lâu, và người nhận
sẽ có thiện cảm xấu về bạn.
+ khi chuyển tiếp email nào đó bạn cần có sự đồng ý của chủ email đó. Vì email mang
tính chất riêng tư mà phải không, việc công khai cho người khác có thể gây ảnh hưởng
không tốt với chủ của email.
7. Kỹ năng sử dụng email trong kinh doanh
7.1. Vai trò của email trong kinh doanh
-quảng cáo sản phẩm và dịch vụ
-quản lý các cuộc giao dịch trong mạng lưới kinh doanh.
-liên lạc trao đổi nội dung công việc và hợp tác thông qua email
-thông báo kịp thời cho khách hàng các thông báo và các cập nhật quan trọng -Các
cuộc trao đổi có tính riêng tư và có thể được ghi lại làm bằng chứng khi có vấn đề xảy ra
7.2. Những lưu ý khi sử dụng email trong kinh doanh
-Tuân thủ quy định của công ty: Cần nắm vững những nội quy và chính sách của
công ty đề ra về việc viết email. Khi sử dụng email doanh nghiệp, công ty của bạn sẽ
giám sát được toàn bộ email được gửi đi, vậy nên cần gửi mail đúng nội dung và
tuân thủ nguyên tắc công ty.
-Sử dụng đúng mục đích
+Không sử dụng mail công ty để làm việc riêng,.
+Không phát tán nội dung bất hợp pháp.
+Chuyển tiếp mail cho những người liên quan. Tránh chuyển mail cho đối tượng
khác với mục đích trêu trọc, đùa bỡn. -Lọc thư rác
Việc nhận được thư rác là điều không tránh khỏi khi các bạn sử dụng email. Nếu
thấy thư rác, điều bạn cần làm ngay là xóa thư đó ra khỏi hòm thư của bạn, để tránh
tốn dung lượng của mail đồng thời ngăn chặn sự tấn công của hacker. Ngoài ra việc
thư rác quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công việc của bạn, bạn có thể bị nhầm lẫn giữa
thư công việc và thư rác dẫn đến tình trạng bỏ sót công việc quan trọng cần xử lý. Câu hỏi :
Câu 1. Địa chỉ email nào dưới đây là phù hợp ? A. lienhe@@quantrimang.com B. lienhe@quantrimang.com C. lienhe@quantrimang@com
D. congchuabongbong_dethuong@gmail.com ⇒B
Câu hỏi 2: Phông chữ chuẩn của email là? A. Times New Roman B. Arial C. Lobster D. Comic Sans MS ⇒A và B
Câu hỏi 3: Bạn Nguyễn Bình An muốn nộp CV ứng tuyển vào vị trí chăm sóc khách
hàng của ngân hàng Agribank chi nhánh Nam Hà Nội qua email thì bạn ấy cần viết
tiêu đề email đó như thế nào?
A. Nguyễn Bình An, ứng tuyển vị trí chăm sóc khách hàng
B. Xin vào làm vị trí chăm sóc khách hàng C. Nguyễn Bình An
D. Tôi là Nguyễn Bình An, 22 tuổi. Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí chăm sóc khách
hàng của ngân hàng Agribank chi nhánh Nam Hà Nội ⇒A
Câu hỏi 4: Khi thêm file đính kèm, chúng ta cần lưu ý điều gì?
A. Thêm file đính kèm và không cần nhắc người nhận về file
B. Đề cập tới file đính kèm trong nội dung email
C. Đặt tên file đính kèm ⇒B và C
Câu hỏi 5: Đâu không phải là lưu ý khi viết nội dung email?
A. Luôn bắt đầu nội dung email bằng một lời chào
B. Nêu rõ mục đích khi viết email của bạn
C. Thêm nhận xét hoặc lời cảm ơn cuối email D. Ký tên ⇒D
Câu hỏi 6: Bạn cần lưu ý những gì khi gửi email? A. Thiết lập chữ ký
B. Trả lời email trong vòng 48h kể từ khi bạn nhận được email C. Không gửi cận giờ
D. Nhập địa chỉ người nhận ⇒A,B,C
Câu hỏi 7: Khi viết email, chúng ta cần chú ý:
A. Đặt tiêu đề mang tính bao quát cho nội dung thư.
B. Viết hoa toàn bộ nội dung thư nếu đấy là thư đề cập đến vấn đề hệ trọng, cấp thiết.
C. Nêu tên và địa chỉ người gửi/người nhận.
D. Tất cả các đáp án trên ⇒A
Câu 8: Đâu là vai trò của email trong kinh doanh?
A. Quảng cáo sản phẩm và dịch vụ
B. Quản lý các cuộc giao dịch trong mạng lưới kinh doanh.
C. Thay thế cho hệ thống gửi nhận thư truyền thống.
D. Liên lạc trao đổi nội dung công việc và hợp tác thông qua email ⇒A,B,D
Câu 9: Những lưu ý khi sử dụng email trong kinh doanh là: A.
Tuân thủ quy định của công ty B.
Sử dụng đúng mục đích C. Lọc thư rác ⇒A,B và C