Kỹ Năng TC và ĐH Cuộc Họp - Báo Cáo Thực Hành 2024 Môn Quản trị nguồn nhân lực | Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

TRƯỜNG KINH TẾ - TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ BÁO CÁO THỰC HÀNH
KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Họ và tên : Bùi Thu Huyền Mã sinh viên : 2022600670
Giảng viên hướng dẫn
: Nguyễn Thị Tuyến HÀ NỘI- 2024 I.
Khái quát biên bản cuộc họp 1. Khái niệm
Đây là loại văn bản ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra trong
buổi họp, bao gồm thông tin được thông báo, ý kiến của người
tham gia, quyết định cuối cùng… Mỗi cuộc họp đều có ít nhất một
thư ký, nhân sự này có trách nhiệm kiểm tra danh sách tham gia
và vắng mặt. Đồng thời, thư ký sẽ ghi chép toàn bộ thông tin theo diễn biến cuộc họp. 2. Vai trò
Biên bản cuộc họp được xem như một loại tài liệu, mặc dù
không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng là cơ sở minh chứng cho
sự kiện thực tế. Những yêu cầu chỉ đạo của cấp trên hoặc các ý
kiến đóng góp của cá nhân… có thể được tổng hợp, thuận lợi cho
điều chỉnh và giải quyết công việc. Đồng thời, biên bản này cũng
xác nhận những cam kết của cá nhân, đơn vị theo danh sách
công việc mà họ được phân công thực hiện. Nội dung biên bản
cuộc họp sẽ giúp những nhân sự tham gia buổi họp kế tiếp hiểu
và dễ dàng theo sát tình hình hơn. 3. Ý nghĩa
• Ghi nhớ và lưu trữ thông tin:
Ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp: Bao gồm các vấn đề được
thảo luận, quyết định đưa ra, ý kiến đóng góp của từng thành viên.
Làm bằng chứng: Biên bản là bằng chứng xác thực về những gì
đã diễn ra trong cuộc họp, tránh những hiểu lầm và tranh cãi sau này.
Tài liệu tham khảo: Dùng để tra cứu lại thông tin khi cần thiết,
đặc biệt là khi triển khai các quyết định đã được đưa ra.
• Củng cố tính pháp lý:
Cơ sở pháp lý: Trong một số trường hợp, biên bản cuộc họp có
thể được xem như một văn bản pháp lý, đặc biệt là trong các
cuộc họp quan trọng liên quan đến quyết định đầu tư, thay đổi quy chế...
Bảo vệ quyền lợi: Biên bản giúp bảo vệ quyền lợi của các thành
viên tham gia cuộc họp, đảm bảo rằng mọi ý kiến đều được ghi nhận và tôn trọng.
• Theo dõi tiến độ công việc:
Phân công nhiệm vụ: Biên bản ghi rõ nhiệm vụ của từng cá
nhân hoặc nhóm, giúp mọi người nắm rõ công việc cần làm và thời hạn hoàn thành.
Đánh giá hiệu quả: Dựa vào biên bản, có thể đánh giá tiến độ
thực hiện các nhiệm vụ đã giao, từ đó rút ra kinh nghiệm cho các cuộc họp sau.
• Cải thiện hiệu quả làm việc:
Tăng tính minh bạch: Biên bản giúp mọi người nắm rõ thông tin
và cùng nhau làm việc hiệu quả hơn.
Nâng cao trách nhiệm: Khi mọi quyết định và phân công nhiệm
vụ đều được ghi rõ trong biên bản, mỗi cá nhân sẽ có trách nhiệm
cao hơn trong việc thực hiện công việc.
Cải thiện giao tiếp: Biên bản là công cụ hữu hiệu để cải thiện
giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
• Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp:
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Việc lập biên bản cuộc họp thể
hiện sự chuyên nghiệp và quy củ trong hoạt động của tổ chức.
Tạo lòng tin: Biên bản giúp tăng cường sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm.
II. Yêu cầu của biên bản cuộc họp:
1. Khi nào những nhiệm vụ này được hoàn thành?
Các nhiệm vụ được phân công trong cuộc họp dự kiến sẽ
hoàn thành trong khoảng thời gian từ [thời gian bắt đầu] đến
[thời gian kết thúc]. Cụ thể, mỗi nhiệm vụ đều được gắn thời hạn
riêng nhằm đảm bảo tiến độ chung của dự án. Trong trường hợp
có bất kỳ trở ngại nào, các bên liên quan sẽ thông báo kịp thời để
có điều chỉnh phù hợp. Mục tiêu là đảm bảo hoàn thành tất cả
nhiệm vụ trước thời gian cuối cùng được xác định.
2. Xác định vấn đề cần giải quyết
Vấn đề chính cần giải quyết trong cuộc họp lần này là mô tả
chi tiết vấn đề cần xử lý, ví dụ: "hiệu suất làm việc của các phòng
ban chưa đồng đều", hoặc "chi phí vận hành đang tăng cao". Vấn
đề này đã được nhận diện thông qua nguồn thông tin, ví dụ: báo
cáo tài chính quý, khảo sát nhân viên, hoặc ý kiến phản hồi từ
khách hàng. Mục tiêu là tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các
giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động chung. 3. Phương pháp phân tích
Để phân tích vấn đề, nhóm sẽ áp dụng một số phương pháp phân tích như:
• Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities,
Threats) để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, và thách thức của công ty.
• Biểu đồ nguyên nhân - kết quả nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Khảo sát và lấy ý kiến từ các phòng ban liên quan để có cái nhìn đa chiều.
• Phân tích dữ liệu tài chính và vận hành để xem xét các
yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất. Những phương pháp này sẽ
giúp cung cấp bức tranh rõ ràng hơn về tình hình hiện tại. 4. Các giải pháp
Sau khi phân tích, một số giải pháp đã được đề xuất bao gồm:
• Giải pháp 1: Mô tả chi tiết, ví dụ: "Tối ưu hóa quy trình làm việc
giữa các phòng ban để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả phối hợp."
• Giải pháp 2: Mô tả chi tiết, ví dụ: "Cắt giảm các chi phí không
cần thiết bằng cách kiểm tra lại các hạng mục chi tiêu hàng tháng."
• Giải pháp 3: Mô tả chi tiết, ví dụ: "Tăng cường đào tạo nhân
viên để nâng cao kỹ năng chuyên môn và giảm thiểu sai sót."
Các giải pháp này sẽ được thực hiện theo từng giai đoạn và sẽ
được đánh giá lại thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả.
5. Tiêu chí để đưa ra quyết định
Các tiêu chí để quyết định lựa chọn giải pháp bao gồm:
• Tính khả thi: Mức độ thực hiện được của giải pháp trong bối
cảnh hiện tại của công ty.
• Chi phí: Mức độ phù hợp của chi phí với ngân sách dự án.
• Thời gian hoàn thành: Giải pháp có đáp ứng được thời gian yêu cầu không.
• Tác động đến các bộ phận khác: Giải pháp không được gây
ảnh hưởng tiêu cực đến các bộ phận hay dự án khác.
• Khả năng mang lại kết quả lâu dài: Các giải pháp được ưu
tiên là những giải pháp bền vững và có thể duy trì trong thời gian dài.
6. Quyết định được đưa ra
Sau khi xem xét các tiêu chí, quyết định cuối cùng được đưa
ra là mô tả chi tiết quyết định, ví dụ: "thực hiện chương trình đào
tạo kỹ năng mềm cho nhân viên vào mỗi cuối tuần trong vòng 3
tháng". Quyết định này đã được thông qua bởi tên người hoặc bộ
phận có thẩm quyền, và sẽ được triển khai theo kế hoạch cụ thể đã đề ra.
7. Ai theo dõi vào thời gian nào
Người phụ trách chính là [tên người/phòng ban]. Nhiệm vụ
của họ bao gồm theo dõi tiến độ, đảm bảo các giải pháp được
thực hiện đúng kế hoạch, và báo cáo lại kết quả hàng tuần vào
thời gian cụ thể. Các phòng ban hoặc cá nhân liên quan khác
cũng sẽ có trách nhiệm hỗ trợ và cập nhật tiến độ thường xuyên
để đảm bảo dự án đi đúng hướng. 8. Kết quả mong đợi
Kết quả mong đợi của các giải pháp và quyết định này là
[mô tả cụ thể kết quả mong muốn, ví dụ: "giảm 15% chi phí vận
hành trong vòng 6 tháng", hoặc "tăng mức độ hài lòng của khách
hàng lên 90%". Những kết quả này không chỉ giúp cải thiện tình
hình hiện tại mà còn góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho
sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.
III. Các yếu tố cần có trong một biên bản cuộc họp:
1. Tiêu đề: tên cuộc họp
2. Thời gian, địa điểm 3. Thành phần tham dự 4. Nội dung cuộc họp: • Chủ trì
• Thư ký ghi biên bản
• Biên bản: Phê duyệt (nên ghi rõ ai phê duyệt)
• Nội dung thảo luận 5. Kết luận:
• Quyết định: Nêu rõ các quyết định quan trọng được đưa ra trong cuộc họp.
• Người chịu trách nhiệm thực hiện: Chỉ rõ từng người hoặc bộ phận
chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định đã đưa ra.
• Thời gian họp lại: Nếu có kế hoạch họp tiếp, cần ghi rõ thời gian dự kiến.
6. Người lập biên bản:
• Họ và tên: (Tên người lập biên bản)
• Chức vụ: (Chức vụ của người lập biên bản)
IV. Biên bản cuộc họp:
CÔNG TY CỔ PHẦN THỊNH AN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: /BB-[Số]/[Tháng]-[Năm]
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 8 tháng 11 năm 2024
BIÊN BẢN CUỘC HỌP
Tổng kết hoạt động 6 tháng đầu năm và triển khai kế hoạch kinh doanh quý 3
Thời gian bắt đầu: 9h00 ngày 08/11/2024
Địa điểm: Phòng họp 101 tại trụ sở chính công ty
Thành phần tham dự:
• Nguyễn Anh Thắng: Tổng giám đốc
• Nguyễn Văn Đức: Đại diện phòng kinh doanh
• Trần Anh Lâm: Đại diện phòng sản xuất
• Bùi Khánh Ly: Thư ký cuộc họp
• Phạm Mai Hoa: Đai diện phòng Marketing
• Vắng mặt: Trần Trung Hiếu (lý do đi công tác)
Chủ trì: Nguyễn Anh Thắng Nội dung:
Đánh giá tổng kết hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm
• Phân tích kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra.
• Đánh giá các chỉ số kinh doanh chính (doanh thu, lợi nhuận, thị phần).
• Xác định nguyên nhân và bài học rút ra từ các kết quả chưa đạt kỳ vọng.
Xem xét các vấn đề và cơ hội hiện tại
• Đánh giá tác động của các yếu tố thị trường và cạnh tranh.
• Thảo luận về các thách thức nội bộ như nguồn lực, quy trình hoặc quản trị.
• Nhận diện các cơ hội kinh doanh tiềm năng trong nửa cuối năm.
Triển khai kế hoạch kinh doanh quý 3
• Xác định các mục tiêu cụ thể và trọng tâm chiến lược.
• Phân bổ nguồn lực và trách nhiệm cho từng bộ phận.
• Đưa ra các biện pháp cải thiện hiệu quả và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
Các quyết định khác:
• Cần tập trung cải thiện quy trình bán hàng và tối ưu chi phí vận hành trong quý tiếp theo.
• Cần mở rộng thị phần tại khu vực miền Trung, nơi doanh thu tiềm năng chưa được khai thác hết.
• Tiếp tục ưu tiên chuyển đổi số trong quản lý quy trình kinh doanh.
• Tập trung vào phát triển sản phẩm mới và cải thiện dịch vụ khách hàng. Kết quả đề ra:
• Hoàn thành báo cáo chi tiết và kế hoạch cải thiện trong vòng 1 tháng.
• Đưa ra các sáng kiến để đạt tối thiểu 95% mục tiêu doanh thu cho nửa cuối năm.
• Sản phẩm mới được đưa ra thị trường trong vòng 2 tháng.
• Tăng mức độ hài lòng khách hàng lên tối thiểu 90% qua khảo sát định kỳ.
Kết luận: Cuộc họp kết thúc vào lúc 11h00 cùng ngày. Các quyết định đã được ghi
nhận và giao cho các bộ phận liên quan triển khai. THƯ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký) Họ và tên Họ và tên