Lý thuyết môn hệ thống thông tin quản lý- Trường Đại học Lao động - Xã hội
Chương 1: Hệ thống thông tin quản lý. Chương 2: Phân tích hệ thống thông tin. Chương 3 : Thiết kế httt. Tài liệu được sưu tầm gồm 40 trang, giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Hệ thống thông tin quản lý (LD-XH) 11 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 680 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
Môn học: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mục Lục
Chương 1: Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm HTTTQL
2. Các thành phần của HTTTQL
Chương 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL)
2. Các phương pháp thu thập thông tin
2.1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống
2.2. Phương pháp quan sát hệ thống
2.3. Phương pháp phỏng vấn
2.4. Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.
3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD) 3.1. Khái niệm:
3.2. Các quy tắc lập sơ đồ chức năng: 3.3. Phân rã của BFD
4. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD): 4.1. Khái niệm 4.2. Công dụng của DFD:
4.3. Các ký pháp của DFD:
5. Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh
Chương 3 : THIẾT KẾ HTTT
1.Khái niệm thiết kế HTTT
2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể. 3.Quy tắc vẽ ERD 4.Khái niệm CSDL
5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu 6.Khái niệm phần mềm
7.Quy trình xây dựng phần mềm
8.Có 2 phương pháp thiết kế phần mềm
9.Khái niệm giao diện, các yêu cầu đối với giao diện Chương 4: Cài đặt HTTTQL 1. Khái Niệm 2. Phương pháp cài đặt
3. Nội dung, hình thức và lý do dào tạo cán bộ.
Chương 5: Hiệu quả kinh tế của HTTT 1.
Khái niệm hiệu quả kinh tế của HTTT:
2. Các khoản thu - chi của HTTT:
3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả: 1 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả: 5. Liên hệ thực tế:
CHƯƠNG 6: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KINH TẾ
BÀI 1. HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG
1. Chức năng của hệ tin học văn phòng
2. Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng
3. Tác dụng của hệ tin học văn phòng
BÀI 2: HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH 1. Khái niệm
2. Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch
BÀI 3. HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT
1. Mô hình hệ thống thông tin sản xuất
2. Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX
BÀI 4. HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN
1. Phân hệ thông tin tài chính
2. Phân hệ thông tin kế toán
BÀI 5. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 1. Giới thiệu:
2. Thành phần của hệ thống thông tin QTNL gồm:
3. Mục tiêu của hệ thống thông tin QTNL là:
BÀI 6. HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO VÀ TRỢ GIÚP RA QUYẾT ĐỊNH 1. Giới thiệu: 2. Mô hình
Bài Thực Hành: Sử dụng Phần Mềm Power Designer 1/. Cài đặt
2/. Tạo mô hình Conceptual Data Model (CDM_Mô hình ERD ở mức quan niệm)
3/. Tạo mô hình Physical Data Model (PDM_Mô hình ERD ở mức vật lý) 4/. Tạo CSDL từ PDM
Chương 1. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm HTTTQL
• HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu
và các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông
tin cho người sử dụng trong một môi trường nhất định.
• HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết
cho quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa.
• HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử và công nghệ thông tin.
• HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay là quản lý vi mô. 2 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
• HTTTQL là môn học của nhiều ngành như: Quản trị KD, Kế tóan, Tài Chính,
CNTT, Hành chánh văn phòng, Luật,…
2. Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính
A. Tài nguyên về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế là toàn bộ các
công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin.
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy
tính điện tử, mạng máy tính. -
MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu
thànhtừ các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra. -
Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các
đườngtruyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:
+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà
nhà, một trường học, một công ty.
+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều địa phương,
tỉnh, quốc gia, khu vực.
+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái đất (toàn cầu).
B. Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình ứng dụng của HTTTQL.
- Tổng thể phần mềm của HTTTQL bao gồm 2 nhóm chính là phần mềm cơ sở (hệ
thống) và phần mềm ứng dụng.
+ Phần mềm cơ sở gồm các hệ điều hành mạng, các hệ điều hành dùng cho máy trạm,
các chương trình tiện ích…
+ Phần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm ứng dụng đa năng và các phần mềm ứng dụng chuyên biệt.
• Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trị
CSDL, các ngôn ngữ lập trình.
• Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng, kế toán, máy…
Ngoài ra, còn có thể có chương trình từ mã nguồn mở.
C. Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL
quản lý thông qua các quyết định quản lý.
- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào
đóđược lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy
cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng.
- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:
+ CSDL quản trị nhân lực + CSDL tài chính 3 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ + CSDL kế toán + CSDL công nghệ + CSDL kinh doanh,…
- Có 3 kiểu cấu trúc chính cho 4 loại hệ quản trị CSDL là: + Phân cấp + Mạng + Quan hệ + Hướng đối tượng
D. Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.
- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:
• Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của
mình như các nhà quản lý, người quản trị hệ thống, kế toán, nhân viên các phòng ban.
• Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy
là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL.
- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người
chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử
dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống được
thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm về phân tích hệ thống thông tin quản lý: *
(theo ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc
dựkiến) một cách tỷ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông
tin và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình
đó, cũng như quan hệ với các hệ thống khác. *
PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà
phântích hiểu rõ hơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề thực tế (kinh doanh, quản lý,..).
2. Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên của quá trình ptích HTTT. Mục tiêu của
công việc này là thu được những thông tin liên quan đến mục tiêu đã đặt ra với độ
chính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng cho phù
hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiều thông
tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn
đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được
xem xét. Các thông tin này gồm: 4 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
- Các thông tin chung về ngành của tổ chức.
- Các thông tin về bản thân tổ chức -
Các thông tin về các bộ phận liên quan.
Có các phương pháp thu thập thông tin sau:
2.1.Phương pháp nghiên cứu tài liệu về hệ thống:
- Là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống
-Mục đích: nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt
động ,qui trình vận hành thông tin trong hệ thống. kết quả của nghiên cứu cho ta cái
nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
- Nghiên cứu hệ thống được bắt đầu từ nghiên cứu môi trường của hệ thống
thôngtin hiện tại bao gồm:
+Môi trường bên ngoài: bao gồm điều kiện cạnh tranh của thị trường hướng phát triển
công nghệ trong lĩnh vực này.
+Môi trường tổ chức: bao gồm chức năng của HT (sản xuất hay dịch vụ), lịch sử hình
thành và phát triển, qui mô của HT, khách hàng của HT, các chương trình dài hạn và
ngắn hạn, vấn đề nhân sự, các dự án hiện tại và tương lai…
+Môi trường kỹ thuật: bao gồm phần cứng và phần mềm dùng để XLTT, các trang
thiết bị kỹ thuật khác, các CSDL, đội ngũ phát triển hệ thống…
+Môi trường vật lý: bao gồm qui trình tổ chức xử lý dữ liệu, độ tin cậy của HT +Môi
trường thông tin bao gồm:
- Các TT đầu vào và các nguồn cung cấp các TT đầu vào
- Các TT đầu ra và các nguồn cung cấp các TT đầu ra
- Các hình thức của TT đầu ra và các yêu cầu đối với TT đầu ra
- Qui trình xử lý các TT đầu vào để tạo ra các TT đầu ra
2.2. Phương pháp quan sát hệ thống
Quan sát hệ thống là một pp thu thập thông tin thường được áp dụng. có những thông
tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng không thể thu thập được trong
các pp khác, trong các tài liệu lưu trữ trong hệ thống cũng không có. Thông qua phỏng
vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi. Trong trường hợp này người ta phải tiến hành quan sát hệ thống.
* Ưu điểm: việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ
chức cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này.
*Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế.
-Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pp
làm việc cũ không còn có nhiều ý nghĩa.
-Những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bị
quan sát) và thường thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướng không tốt.
- Việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian * Qui trình 5 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
- Chọn mục tiêu, đối tượng,công việc, chức năng được quan sát
- Tiến hành quan sát, ghi chép - Lập báo cáo quan sát
2.3.Phương pháp phỏng vấn
- Phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng
- Những điều cần lưu ý khi phỏng vấn:
+Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn
+Thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn +Tình huống phỏng vấn
+Phạm vi liên quan đến phỏng vấn +Câu hỏi mở
+Câu hỏi trực tiếp -Qui trình:
+Chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được phỏng vấn
+Chuẩn bị các câu hỏi được phỏng vấn
+Chọn người được phỏng vấn
+Chọn người thực hiện phỏng vấn
+Chọn thời gian và địa điểm phỏng vấn
+Tiến hành phỏng vấn, ghi chép
+Lập báo cáo phỏng vấn
2.4. Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.
- Điều tra là một pp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thôngtin
cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó.
-Có thể áp dụng pp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu.
+ Điều tra toàn bộ cho phép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể
nghiên cứu nhưng tốn khá nhiều thời gian và chi phí.
+ Trong thực tế khi thu thập thông tin trong hệ thống thông tin thường áp
dụng điều tra chọn mẫu.
- Qui trình: xây dựng bảng hỏi và các phương án trả lời, chọn kích thước mẫu điềutra,
chọn thời gian và địa điểm điều tra, tiến hành điều tra, xử lý số liệu điều tra, lập báo cáo điều tra.
- Trong pp sử dụng phiếu điều tra, việc thiết kế fiếu điều tra có vai trò quyết định.
Một phiếu điều tra tốt phải đảm bảo được các yêu cầu:
+ Thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết
+ Dễ dàng cho người điều tra
+ Các câu hỏi trong phiếu điều tra phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gây hiểu sai
+ Các câu hỏi phải xác định, rõ ràng, không mập mờ
+ Các câu hỏi tạo điều kiện tốt nhất cho việc xử lý
- Cơ sở để thiết kể bảng hỏi được chia làm ba phần: 6 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
+ Phần tiêu đề: mô tả mục đích của fiếu điều tra và nguyện vọng được các đối
tượng điều tra cộng tác trả lời đầy đủ
+ Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng
điều tra như họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…
+ Phần nội dung câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung mục tiêu thu thập thông tin
+ Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên, chức vụ người chủ trì.
3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD) 3.1. Khái niệm:
BFD Là sơ đồ mô tả HTTT về chức năng. Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần
phải làm những chức năng gì. BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng
không chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và
cũng không phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. BFD còn được
gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh.
3.2. Các quy tắc lập sơ đồ chức năng:
- Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng
- Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi
ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này.
- Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ở phía
trên, góc phải của khối chức năng.
Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem
lại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng.
- Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, không trùng lặp để tạo thuận tiện cho người sử dụng
- Mỗi sơ đồ chức năng nên có phần giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của chức năng này
Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau: Quản lý trường ĐH QL QL QL QL QL đào NCK nhân hành hỗ trợ tạo H sự chính- đào tài vụ tạo
3. 3.Phân rã của BFD 7 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT người ta phải phân rã BFD
của HTTT. Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân chia, phân nhỏ
theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây.
Lợi ích của phân rã BFD:
- Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết.
- Có thể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào đó mà
không sợ chồng chéo, nhầm lẫn, trùng lắp.
Ví dụ: Chức năng quản lý đào tạo của một trường đại học có thể được phân rã như sau: QL Đào tạo QLĐT QLĐT QLĐT QLĐT QLĐT QLĐT chính qui tại chức sau ĐH liên kết dự án chuyển ( ĐH, CĐ, MBA đổi CĐNghề,TC)
4. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD):
Cũng giống như BFD là 1 công cụ dùng để biểu diễn HTTT.
4. 1.Khái niệm:
DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng. Sơ đồ này cho thấy quá trình vận
động của dữ liệu trong HTTT. Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ liệu, các công việc
xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu.
DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác. Điều quan
trọng nhất là DFD chỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức năng
nhất định và dữ liệu có được sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế nào. DFD
không phải là 1 công cụ hoàn hảo để phân tích HTTT, nó chỉ đơn thuần mô tả HTTT
làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượng chịu trách
nhiệm làm các công việc đó.
4.2. Công dụng của DFD:
- Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.
- Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án thiết kế HT.
- Trong trình bày hệ thống, DFD là công cụ để biểu diễn HTTT.
- Trong tài liệu về HTTT, DFD được dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt và sử dụng HTTT.
4.3. Các ký pháp của DFD: 8 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
a. Quá trình xử lý hoặc chức năng b. Dòng dữ liệu c. Kho dữ liệu d. Tác nhân bên ngoài e. Tác nhân bên trong
5. Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh:
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát HTTT. Sơ đồ này bỏ qua tất cả các chi tiết
mà chỉ nêu lên những điểm chung nhất, sao cho chỉ một lần nhìn là nhận ra nội dung
chính của HTTT. Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn ở giữa và bao quanh bởi các
tác nhân bên ngoài, các mũi tên chỉ các dòng dữ liệu vào và ra. Có thể xem sơ đồ ngữ cảnh là DFD mức 0
Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lương có thể có dạng sau đây: Bảng tổng hợp
Cơ quan thuế biểu thuế Giám đốc n Hệ thống g à tính lương y công Cơ quan tài chính Nhân viên Phiếu trả lương 9 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
Chương 3 : Thiết kế HTTT
1.Khái niệm thiết kế HTTT
Thiết kế HTTT là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm,xác định các
modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho HTTT để thoả mãn những đòi hỏi xác định.
2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể
- Thực thể : là một tập hợp đối tượng có chung những đặc điểm nào đó mà
nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về chúng.
Ví dụ: Đối với chủ cửa hàng thì hàng hoá là 1 thực thể, khách hàng và hoá đơn bán hàng là thực thể..
- Thuộc tính của thực thể : Mỗi thực thể có một số tính chất, các tính chất
của thực thể được gọi là thuộc tính của thực thể.
Ví dụ: Thực thể khách hàng có các thuộc tính sau đây:Mã khách hàng ; Tên KH;
Địa chỉ; Điện thoại; TKNH;…
Số lượng thuộc tính của thực thể nhiều hay ít phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý 3.Quy tắc vẽ ERD
Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) là sơ đồ thể hiện quan hệ giữa các thực thể trong một HTTTQL. Các ký pháp :
- Hình chữ nhật : Thể hiện 1 thực thể
- Khối hình thoi : Thể hiện quan hệ giữa hai thực thể. Bên trong hình thoi là 1
- động từ hoặc cụm động từ thể hiện quan hệ giữa 2 thực thể.
- Đường thẳng nối 2 thực thể với nhau, có hình thoi ở giữa thể hiện quan hệ đó.
- Các kí tự 1,N chỉ ra kiểu quan hệ một, nhiều. 4.Khái niệm CSDL.
CSDL là một tập hợp DL liên quan đến 1 lĩnh vực nào đấy được lưu trữ và quản lý
tập trung để tất cả các thành viên của tổ chức có thể truy cập và khai thác.
Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu.
Chuẩn hoá dữ liệu là việc xem xét danh sách các thuộc tính của thực thể và áp dụng
các quy tắc chuẩn hoá đối với danh sách này để biến nó thành dạng chuẩn. Dạng chuẩn là dạng :
+ Tối thiểu việc lặp lại.
+ Tránh dư thừa thông tin.
+ Xác địnhvà giả quyết sự nhập nhằng.
5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu. 10 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
Có nhiều quy tắc chuẩn hoá, hay dùng nhất là 3 quy tắc sau đây: *
1 NF: 1 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa các
thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính như vậy thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra
thành các danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh và
thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. *
2 NF: 2 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc
hàm vào toàn bộ khoá, chứ không được phép phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu
có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con
mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới, đặt cho nó một tên phù hợp
với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. *
3 NF: 3 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được có sự phụ thuộc
bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính X phụ thuộc vào thuộc tính Y và thuộc
tính Y phụ thuộc vào thuộc tính Z thì phải tách các thuộc tính đó ra thành 2 danh sách
con mới, một danh sách chứa quan hệ X - Y và một danh sách chứa quan hệ Y - Z.
Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách.
6.Khái niệm phần mềm.
Phần mềm là một tâp hợp gồm: - Các chương trình
- Các cấu trúc dữ liệu
- Các tài liệu hướng dẫn
7.Quy trình xây dựng phần mềm
gồm các công việc sau đây: * Xác
định mục đích của phần mềm *Xác
định các thông tin kết quả (đầu ra),
* Xác định các thông tin ban đầu (đầu vào)
* Xác định các cấu trúc dữ liệu * Thiết kế thuật toán
* Chọn ngôn ngữ lập chương trình * Viết chương trình
* Thử nghiệm chương trình
* Biên soạn tài liệu hướng dẫn
8.Có 2 phương pháp thiết kế phần mềm:
TDD ( Top Down Design) Nội dung của phương pháp này như sau :Trước hết người
ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giả quyết bài toán yêu cầu, bao quát được
toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ
thể hơn, tức là chuyển dần từ modun chính đến các modun con từ trên xuống dưới.
DTD ( Down Top Design): Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể,
sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong
việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhómcùng chức năng từ
dưới lên trêncho đến mudun chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm 11 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
phong phúhơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế 1
chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các mô đun thành 1 hệ chương trình thống nhất hoàn chỉnh.
9.Khái niệm giao diện, các yêu cầu đối với giao diện. - Khái niệm giao diện.
Giao diện là môi trường, là phương tiện mà qua đó con người có thể giao tiếp với MTĐT.
*) Các yêu cầu đối với giao diện : - Dễ sử dụng
- Thân thiện với người sử dụng
- Rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn - Dễ học - Dễ kiểm soát - Dễ phát triển
- Đẹp, gây thiện cảm, thư dãn .
Chương 4: Cài đặt HTTTQL 1. Khái niệm:
Cài đặt hệ thống TTQL là giai đoạn cuối cùng trong 3 giai đoạn chủ yếu của quy
trình phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý. Nội dung của giai đoạn
này là thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới.
Các nội dung cụ thể của quá trình cài đặt HTTTQL bao gồm:
+ Lập kế hoạch cài đặt; + Biến đổi dữ liệu;
+ Kế hoạch huấn luyện;
+ Phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng; +
Biên soạn tài liệu sử dụng.
2. Phương pháp cài đặt
Để đưa hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới vào sử dụng, người ta thường áp dụng 4 phương pháp như sau: 1.1.
Phương pháp cài đặt trực tiếp:
Hệ thống mới sau khi xây dựng xong thì tiến hành đưa vào sử dụng ngay để thay thế cho hệ thống cũ.
Sử dụng phương pháp này ta cần chú ý đến một số yếu tố sau:
+ Mức độ gắn bó của các thành viên với hệ thống mới;
+ Mức độ mạo hiểm của hệ thống mới sẽ tác động trực tiếp đến hệ thống cũ và có
thể gây ra tình trạng hệ thống ngừng hoạt động.
+ Phải kiểm tra chặt chẽ phần cứng và phần mềm của hệ thống mới.
+ Chỉ nên áp dụng đối với hệ thống xử lý thông tin không lớn với mức độ phức tạp vừa phải. 12 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
Phương pháp này chỉ thực sự áp dụng trong những trường hợp thật sự cần thiết và
cần phải tiến hành các bước như sau:
1) Kiểm tra HT chặt chẽ;
2) Dự tính khả năng khôi phục lại dữ liệu;
3) Chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn cài đặt HT;
4) Chuẩn bị phương án xử lý thủ công trong trường hợp xấu nhất để vẫn có
thể duy trì hệ thống hoạt động;
5) Huấn luyện chu đáo cho tất cả những người tham gia vào HT;
6) Có các khả năng hỗ trợ đầy đủ các phương tiện như đĩa từ, máy in, USB…. 1.2.
Phương pháp cài đặt song song;
Nội dung của phương pháp này là hoạt động đồng thời cả 2 hệ thống cũ và mới
trong một khoảng thời gian nhất định. Áp dụng phương pháp này có :
- mức độ rủi ro ít hơn; - nguồn tài chính cao.
Các công việc cần tiến hành: 1)
Xác định thời gian hoạt động song
song; 2) Xác định các thủ tục so sánh; 3) Sắp xếp nhân sự. 1.3.
Phương pháp thí điểm cục bộ;
Phương pháp này có thể coi như bước trung gian của 2 phương pháp 1 và 2; tức
là cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Để áp dụng phương pháp này ta cần tiến
hành những công việc như sau:
1) Đánh giá lựa chọn bộ phận nào làm thí điểm, và làm theo phương pháp nào;
2) Kiểm tra hệ thống xử lý mới áp dụng vào các bộ phận này có được hay không;
3) Tiến hành sửa đổi; 4) Nhận xét và so sánh. 1.4.
Phương pháp từng bộ phận;
Bước này ta lựa chọn các bộ phận có chức năng quan trọng, rồi tiến hành tin học
hóa từng chức năng quản lý riêng biệt, độc lập với các phân hệ khác. Sau đó đưa phân
hệ đã thiết kế vào ứng dụng ngay, còn các phân hệ khác thì vẫn hoạt động như cũ
theo phương thức quản lý truyền thống. Như vậy, hệ thống được chuyển dần từ
phương thức quản lý thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa theo từng bộ
phận theo tiến trình thời gian. Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho bộ phận còn lại.
Tóm lại, 4 phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó trong
thực tế người ta có thể áp dụng kết hợp các phương pháp với nhau và phát triển dần
theo thời gian, tránh gây những tác động lớn trong hệ thống, và tránh nguy cơ hệ
thống ngừng hoạt động
3. Nội dung, hình thức và lý do dào tạo cán bộ. 1.5.
Mục đích đào tạo: 13 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
Khi chuyển sang hệ thống thông tin quản lý mới, các cán bộ trong hệ thống cần
được trang bị một cách toàn diện về những kiến thức, kỹ năng và những thói quen
cần thiết để có thể khai thác và vận hành có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý mới. 1.6. Lý do đào tạo;
+ Giảm thời gian đi học các lớp đào tạo chính quy về các vấn đề liên quan;
+ Đảm bảo hệ thống hoạt động tốt nhất; + Giảm chi phí;
+ Tăng tính chủ động và năng động của nhân sự;
+ Cung cấp những kiến thức mới về hệ thống mới;
+ Cung cấp những kỹ sảo nghề nghiệp cho các nhân viên QL;
+ Làm tăng độ thích nghi với hệ thống mới. 1.7. Nội dung đào tạo - Kiến thức chung; -
Quy tắc, quy trình, quy chế sử dụng và khai thác hệ thống; -
Quy trình, thao tác vận hành hệ thống; -
Quy tắc đảm bảo an toàn; -
Quy tắc bảo mật; 1.8.
Phương thức đào tạo. -
Cử cán bộ đi học những lớp cần thiết; -
Huấn luyện thông qua thực hành; -
Huấn luyện thông qua hoạt động chuyên đề ngay tại cơ quan; -
Phân phát tài liệu chuyên môn cho cán bộ
Chương 5: Hiệu quả kinh tế của HTTT
1. Khái niệm hiệu quả kinh tế của HTTT:
Hiệu quả của HTTTQL Là mức độ kết quả của HTTT này mang lại, được thể hiện
bằng tiền, được xác định bằng cách so sánh các kết quả thu được từ HTTT với những
chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó.
Khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT là phải xem xét trên hai góc độ: kết
quả trực tiếp và kết quả gián tiếp.
- Kết quả trực tiếp (kết quả tính được) là loại kết quả được thể hiện bằng
mộtđại lượng vật lý nào đấy và nó được thể hiện bằng một số tiền.
- Kết quả gián tiếp (kết quả không tính được) là những kết quả không thể
hiệnđược bằng một đại lượng vật lý nào cả nhưng người ta luôn luôn cảm nhận được.
Các nguyên nhân mang lại hiệu quả kinh tế của HTTT:
- Tin học hóa đẩy nhanh các quá trình thống kê kế toán, đảm bảo số liệu
chínhxác cung cấp cho các bộ phận quản lý. 14 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
- Tin học hóa làm giảm thiểu đáng kể thời gian và lao động trong lĩnh vực xửlý thông tin.
- Nhờ tin học hóa các quyết định quản lý được đưa ra nhanh chóng và
chínhxác dựa trên cơ sở có tính đến các điều kiện khác nhau về thị trường, về
sản xuất và dịch vụ nhằm đảm bảo hiệu quả cao.
- Các nhà lãnh đạo được cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, đầy
đủ nhờđó ra được các quyết định quản lý đúng đắn làm tăng chất lượng công tác của tổ chức.
2. Các khoản thu - chi của HTTT: a/ Các khoản thu:
- Do giá trị thị trường mang lại
- Do cắt giảm được cán bộ - … -- Tổng thu = … b/ Các khoản chi:
- Chi phí cố định (chi phí cho nghiên cứu, cho thiết kế hệ thống, …)
- Chi phí biến động (chi cho bảo trì, khai thác hệ thống, …)
-- Tổng chi phí = chi phí cố định + chi phí biến động
3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả:
- Hiệu quả tuyệt đối: Ea = Tổng thu - Tổng chi
∑thu −∑chi -
Hiệu quả tương đối: Er = ∑chi
- Hiệu quả một đồng vốn đầu tư: Ei = ∑thu ∑chi
4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả:
- Làm tốt công tác phân tích, thiết kế HTTT
- Chọn được phương án hợp lý
- Phần cứng tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý- Phần mềm tốt, đúng
chủng loại, giá cả hợp lý
- Nhân viên vận hành tốt - Bảo mật thông tin
- Chấp hành đầy đủ nội quy an toàn sử dụng HTTT quản lý
- Quản lý tốt dự án tin học hóa (Con người tham gia dự án phải có
chuyênmôn, có đạo đức nghề nghiệp, …) 5. Liên hệ thực tế: 15 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
CHƯƠNG 6: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KINH TẾ
BÀI 1. HỆ TIN HỌC VĂN PHÒNG
1. Chức năng của hệ tin học văn phòng
Hệ tin học văn phòng là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý,
bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác. Các chức năng: -
Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, máy in, máy sao chụp để soạn thảo, in
ấn các văn bản. Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin học văn phòng -
In ấn, chế bản điện tử: đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi của tin học văn phòng -
Trao đổi thông tin viễn thông như fax, internet. Ngày nay internet phát triển rất
nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh chóng, thuận lợi và rẻ
tiền. Internet có các dịch vụ chủ yếu: Email, hội thảo trên internet, truy cập các trang
web (dịch vụ WWW). Nhờ WWW mà internet trở thành kho thông tin khổng lồ về
các lĩnh vực khác nhau. Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của mình để cho
những người khác truy nhập (tức là tự quảng cáo mình). 2. Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng
Các chức năng xử lý và kiểm tra Video Bàn phím Hình ảnh Máy đọc Văn bản Máy ghi âm Lưu trữ
3. Tác dụng của hệ tin học văn phòng
1. Cho phép người sử dụng được dùng các tài nguyên thông tin toàn cầu trong công
việc hàng ngày của mình
2. Tăng năng suất lao động của các nhân viên văn phòng
3. Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản
4. Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau như văn bản, biểu đồ, hình
ảnh, phim ảnh, âm thanh…
5. Tăng năng suất lao động của cán bộ quản lý vì học được cung cấp thông tin đầy
đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng. 16 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ
BÀI 2: HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH 1. Khái niệm
Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử
lý, bảo quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại
2. Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch 1 2 4 Thu thập Xử lý Chuẩn bị dữ liệu - Theo lô báo cáo và - Trực tiếp hồ sơ Hỏi đáp
Quy trình xử lý giao dịch gòm các bước cơ bản sau:
1. Thu thập dữ liệu: có thể thực hiện bản ghi người hoặc bằng các thiết bị đầu
cuối như máy quét, máy đọc, máy đo... 2. Xử lý giao dịch. Có hai phương pháp
a) Xử lý theo lô: gồm các bước
- Tích luỹ theo từng nhóm (loại) các dữ liệu phát sinh
- Ghi các dữ liệu đó lên đĩa từ
- Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian
- Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng
b) Xử lý theo thời gian thực. Theo phương pháp này các dữ liệu giao dịch được
xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng. Vì vậy hệ thống này
còn gọi là hệ thống trực tiếp
Mô hình dưới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại 17 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ Bán hàng - X ử lý giao dịch Hỏi đáp T ( erminal - C ập nhật W ( orkstation ) CSDL CSDL CSDL hàng hoá khách bán hàng hàng
3. Cập nhật CSDL: là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới phù hợp
với các đối tượng mà chúng phản ánh
4. Chuẩn bị tài liệu và báo cáo: Căn cứ vào các dữ liệu đã thu thập và xử lý
được để tạo ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đạo và khách hàng
BÀI 3. HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT
Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm:
- Hệ thống thông tin sản xuất
- Hệ thống thông tin tài chính kế toán
- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
- Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định
1. Mô hình hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ảnh các quá trình sản
xuất và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin sản xuất 18 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ MTĐ M TĐ MTĐ T T T CSDL CSDL CSDL C SDL công các ô m kho kế nghệ hình NVL ho ạch s ản x uất Kế Kế Hệ Xử lý hoạch hoạch thống giao chiến điều báo cáo dịch lược hành
Thành phần cả hệ thống thông tin sản xuất cũng giống như thành phần của một
HTTTQL nói chung. Tiềm năng phần cứng là một LAN. Tiềm năng phần mềm
quan trọng nhất là các CSDL và các chương trình dùng để vạch ra loại kế hoạch khác nhau
- Các mô hình gồm các mô hình quy hoạch tuyến tính, các mô hình tối ưu, các mô hình toán thống kê…
Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có dạng dưới đây.
Trong sơ đồ này xét đến 4 quy trình là KH hoá chiến lược, KH hoá chiến thuật và
cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch.
2. Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX 19 lO M oARcPSD| 45467232
Nguyễn Xuân Cường _ Tài liệu tham khảo _ Lưu hành nội bộ KH hoá chiến lược . L
1 ập KH quy mô sản xuất . L
2 ập kế hoạch đầu tư cho sản xuất
KH hoá chiến thuật và cơ động . K 1 H hoá sản phẩm 6 . Phân bố sản xuất . K 2 H hoá lao động 7 . Xây dựng định mức
3 . KH hoá nhu cầu vật liệu 4 . KH hoá bảo dưỡng . K 5 H hoá cung ứng dài hạn Hệ thống báo cáo Kiểm tra SX Tiêu thụ sản phẩm Hiệu quả - KT vật liệu - C Lượng sản phẩm - G iá cả hàng - K T giá mua - Nhu cầu SP hoá VL - Giao hàng - Thị trường - KT NSLĐ - H T kho hàng - N gân sách - KT công - Chi tiêu nghệ - Lợi nhuận Hệ thống giao dịch Báo cáo phân Kiểm tra Mua T. hiện đơn Kho thành xưởng sản xuất NV liệu đặt hàng phẩm
BÀI 4. HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN
Hệ thống thông tin tài chính và kế toán bao gồm 2 phân hệ là tài chính và kế toán có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông tin được tin học hoá sớm
nhất so với các hệ thống thông tin khác
1. Phân hệ thông tin tài chính
Phân hệ này bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp
1.Mô hình phân hệ thông tin tài chính 20