Lý thuyết: Thư tín trong kinh doanh | Giao tiếp kinh doanh
Lý thuyết: Thư tín trong kinh doanh | Giao tiếp kinh doanh với những kiến thức và thông tin bổ ích giúp sinh viên tham khảo, ôn luyện và phục vụ nhu cầu học tập của mình cụ thể là có định hướng, ôn tập, nắm vững kiến thức môn học và làm bài tốt trong những bài kiểm tra, bài tiểu luận, bài tập kết thúc học phần. Mời bạn đọc đón xem!
Preview text:
3.1. Thư tín trong kinh doanh
3.1.1. Khái niệm, mục đích sử dụng, phân loại
- Khái niệm: “Thư tín là giấy của một người gửi cho một người khác để nói
lên ý kiến hay tình cảm của mình” (Theo định nghĩa trong Từ và Ngữ Việt Nam của GS Nguyễn Lân)
Trong kinh doanh, thư tín là phương tiện trao đổi thông tin
phổ biến và được dùng trong nhiều tình huống đa dạng (gọi chung là thư
thương mại). Từ chúc mừng, thăm hỏi, hẹn gặp, trao đổi ý kiến nhằm
thống nhất các điều khoản để đi đến kí kết hợp đồng.
- Mục đích sử dụng: Thư tín được dùng trong kinh doanh nhằm mục đích
truyền đạt thông tin giữa cấp trên, cấp dưới, cho đồng nghiệp, khách
hàng, hay trao đổi thông tin với nhà cung cấp, đối tác,...
- Phân loại: dựa vào mục đích gửi thư ta có thể phân loại như sau:
Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại)
Letter of inquiry (Thư hỏi hàng)
Cover letters (Thư giới thiệu)
Adjustment letters (Thu hòa giải)
Order letters (Thư đặt hàng) Các loại thư khác 3.1.2. Bố cục
Tiêu đề: bao gồm logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax,
email,...Thông thường các công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề của công ty để gửi thư. Địa chỉ trả lời thư Ngày, tháng, năm Địa chỉ người nhận Dòng lưu ý Lời chào mở đầu Dòng chủ đề
Phần chính của thư: gồm 3 phần: đoạn mở đầu, đoạn chính và đoạn kết Lời chào kết thúc Tên công ty
Chữ ký, tên và chức danh người gửi Chữ tắt tham khảo
Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm Tái bút
3.1.3. Quy trình viết
Một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm 5 bước (quy trình 5D):
Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích (Determining the Ends and the Means).
Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan (Defining the reader and the situation).
Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the message).
Bước 4: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót (Detecting the message).
Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the message)