Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng công trình, thiết bị cơ sở vật chất
Khi muốn biết tình trạng sử dụng cơ sở vật chất hoặc một đối tượng nào đó thì việc đầu tiên đó chính là bài
kiểm tra biên bản kiểm tra hiện trạng? Vậy biên bản kiểm tra hiện trạng công trình, thiết bị cơ sở vật chất là
gì? Được lập như thế nào? Vai trò ra sao? Hãy cùng Luật Minh Khuê tìm hiểu những vấn đề trên qua bài viết dưới đây.
Có thể thấy trên thực tế, biên bản kiểm tra hiện trạng có vai trò rất quan trọng và cần thiết khi muốn nắm
được tình trạng của một đối tượng nào đó. Biên bản kiểm tra hiện trạng ghi nhận lại toàn bộ nội dung từ quá
trình thực hiện việc kiểm tra hiện trang của một sự việc nào đó dựa trên các thông tin được ghi lại trong biên
bản đó mà các bên liên quan có thể sử dụng nó làm cơ sở thông tin để giải quyết và xử lý những vấn đề có liên quan.
1. Thông tin chung mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng
1.1 Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là gì?
Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là mẫu văn bản được người lập biên bản và người thực hiện kiểm tra hiện
trạng đối với các đối tượng là tình trạng hư hỏng của trang thiết bị, đất đai, hiện trạng của công trình trước
khi hết thời hạn bảo hành,... từ đó có thể biết được hiện trạng sử dụng thực tế đối với các đối tượng này có
tuân thủ đúng trang các quy định của pháp luật hiện hành hay không. Sau thì thực hiện xong biên bản kiểm
tra thì có thể xác định được hiện trạng và đưa ra các cách giải quyết đối với từng trường hợp cụ thể.
Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng được sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ nội dung từ quá trình thực hiện việc
kiểm tra hiện trạng của một sự việc nào đó. Các bên liên quan có thể sử dụng các thông tin được ghi lại
trong biên bản đó để cơ sở thông tin để giải quyết và xử lý những vấn đề có liên quan theo quy định cụ thể
của pháp luật đối với từng đối tượng cụ thể.
Để đảm bảo cho việc sử dụng đối tượng một cách hiệu quả thì các chủ thể hay cơ quan có thẩm quyền cần
phải nắm được số lượng cụ thể, chất lượng, từ đó đưa ra được phương án để khắc phục những vấn đề còn
tồn tại thì việc lập biên bản kiểm tra hiện trạng là rất cần thiết hiện nay và được sử dụng ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực.
1.2 Các loại mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng
Biên bản kiểm tra hiện trạng thường được sử dụng chủ yếu ở các lĩnh vực giáo dục, xây dựng và nhà đất.
Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc xác minh, thực hiện giải quyết các vấn đề sau đó.
Có rất nhiều loại biên bản kiểm tra hiện trạng, nhưng phổ biến là một số mẫu biên bản kiểm tra hiện trang
hay được sử dụng nhất dưới đây.
1.2.1 Biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị
Biên bản này được sử dụng trong môi trường thuộc lĩnh vực giáo dục. Dựa vào biên bản đó, ban lãnh đạo
của các đơn vị sẽ biết được tình trạng hiện tại về việc sử dụng những trang thiết bị đang diễn ra như thế
nào, số lượng và chất lượng ra sao. Từ đó, họ sẽ đưa ra được phương án xử lý hợp lý đối với các tình
trạng trên nếu trong phạm vi quyền được phép.
Ngoài ra, họ có thể lấy đó làm cơ sở để nộp lên cấp trên và cho cấp trên xem xét về những tình trạng hiện
tại. Qua đó có thể đưa ra quyết định giải quyết việc đầu tư, mua tài sản, trang thiết bị hay sửa chữa những
tài sản, trang thiết bị đó.
1.2.2 Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng việc sử dụng đất
Biên bản này thường được sử dụng trong các trường hợp đảm bảo cho quyền lợi của người sử dụng đất và
khẳng định về việc sở hữu, sử dụng đất hợp pháp và tránh được tình trạng tranh chấp gây ra những mâu
thuẫn nghiêm trọng giữa chủ sở hữu nhà đất và xác định được nguồn gốc đất, diện tích đất chủ sở hữu.
1.2.3 Biên bản kiểm tra lại hiện trạng công trình trước khi hết thời hạn bảo hành
Biên bản này được sử dụng ở lĩnh vực xây dựng. Để có thể đảm bảo được quyền lợi cho bên giao thầu
cùng với bên nhận thầu kho đó sẽ tiến hành việc ký hợp đồng giao kết để thực hiện công trình.
Để có thể duy trì và đảm bảo chất lượng công trình một cách tốt nhất thì đây sẽ là một biên bản được đưa
ra để làm căn cứ cho ra những hướng giải quyết khác nhau, nhưng nó sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp
xảy ra khi thực hiện quá trình kiểm tra.
Dựa vào biên bản kiểm tra hiện trạng công trình trước khi hết thời hạn bảo hành thì bên nhận thầu có thể
thực hiện được nghĩa vụ đúng với những gì đã ký trong hợp đồng thi công công trình để đảm bảo chất
lượng cho công trình và quyền lợi của nhà thầu.
2. Cách viết mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng
Mỗi một loại biên bản kiểm tra hiện trạng sẽ có một nội dung khác nhau vì mỗi một loại biên bản sẽ giải
quyết được một vấn đề riêng. Tùy vào mục đích sử dụng khác nhau người viết sẽ lựa chọn một loại biên
bản phù hợp sao cho đúng với mục đích của mình. Sau đây sẽ là phần nội dung chung mà các biên bản
kiểm tra hiện trạng sẽ có: 2.1 Phần mở đầu
Trong phần này sẽ gồm có quốc hiệu tiêu ngữ được trình bày ở góc phải phía trên cùng của biên bản; có
tên đơn vị thực mẫu biên bản và tên mẫu biên bản, tên mẫu biên bản được trình bày bằng chữ in hoa, đặt ở
vị trí chính giữa văn bản, ví dụ: BIÊN BẢN KIỂM TRANG HIỆN TRẠNG....., ngày tháng năm lập biên bản. 2.2 Phần nội dung
Nội dung sẽ được chia ra làm các mục như sau
Phần thứ nhất: nội dung chính sẽ chia ra làm các mục:
- Thông tin chi tiết về hiện trạng như tên, địa điểm, thông tin cụ thể của đối tượng ví dụ như trang thiết bị,
nhà đất, hiện trạng công trình,....
- Thông tin cụ thể về đối tượng sau khi thực hiện quá trình kiểm tra và kết quả kiểm tra;
- Đưa ra phương hướng giải quyết, cách khắc phục trên cơ sở những thông tin đã được thực hiện và được trình này trước đó.
Phần thứ hai: Thông tin về nội dung và số bản biên bản mẫu kiểm tra hiện trạng đối tượng
- Trong phần này sẽ xác định các đối tượng tham gia và bên địa diện giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan;
- Thông tin ghi chú được đánh số thứ tự chú thích được ghi trong mẫu kiểm tra hiện trạng của đối tượng.
Các thông tin về hiện trạng cần được ghi đầy đủ, cụ thể, chi tiết và rõ ràng nhất.
Đối với những thông tin đề xuất khắc phục hoặc sửa chữa trong mẫu báo cáo thì sau khi mẫu biên bản
được lập và thực hiện sẽ được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền trong việc giải quyết.
Đối với những biên bản kiểm tra hiện trạng của những đối tượng khác nhau thì sẽ được lập theo các nội
dung khác nhau. Nhưng khi soạn thảo vẫn cần phải có đầy đủ thông tin về quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên
bản, ngày tháng năm lập.
Nội dung biên bản cần có đầy đủ những thông tin về tên đối tượng được kiểm tra, hiện trạng cụ thể của đối
tượng được kiểm tra, đưa ra phương hướng để giải quyết, khắc phục vấn đề đó.
Trong biên bản cần ghi cụ thể về kết quả kiểm tra, thời gian thực hiện kiểm và ý kiến của cá nhân, tổ chức
có thẩm quyền thực hiện việc kiểm tra theo quy định, có chữ ký của những người thực hiện và các đối
tượng có liên. Biển bản phải chi tiết, rõ ràng, không tẩy xóa. 2.3 Phần kết
Trong phần kết này sẽ phải có các thông tin về những người có liên quan đến việc kiểm tra hiện trạng:
người kiểm tra, người được kiểm tra, đại diện phòng quản trị,.... Các chủ thể lập, có liên quan ký, ghi rõ họ tên, xác nhận.
3. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng mới nhất
Việc kiểm tra hiện trạng là việc làm rất quan trọng và cần thiết đối với việc xây dựng hay bảo dưỡng các
trang thiết bị theo như quy định. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là mẫu được lập ra trước khi nghiệm thu
hoàn thành đưa vào sử dụng và bàn giao nhằm kiểm tra, đánh giá hiện trạng để đảm bảo sự minh bạch,
chính xác trong quá trình sử dụng, thi công mà pháp luật quy định.
Ví dụ: Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng công trình trước khi hết thời hạn bảo hành
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM TRA
HIỆN TRẠNG CÔNG TRÌNH TRƯỚC KHI HẾT THỜI HẠN BẢO HÀNH Công trình:.......... Hạng mục:..........
Địa điểm xây dựng:...............
I. Thành phần tham gia kiểm tra:
1. Đại diện Ban quản lý Dự án
- Ông/Bà:.............................. Chức vụ:............
- Ông/Bà:...............................Chức vụ:...........
2. Đại diện Nhà nước thi công:...................... (Ghi tên nhà thầu)
- Ông/Bà:................................Chức vụ:.............
- Ông/Bà:................................Chức vụ:..............
3. Đại diện Đơn vị Quản lý khai thác, sử dụng............ (Ghi tên đơn vị QLKT,SD)
- Ông/Bà:................................ Chức vụ:...............
- Ông/Bà:................................. Chức vụ:..............
II. Thời gian kiểm tra
Bắt đầu: Lúc..... giờ........ phút...... ngày.........tháng.........năm........
Kết thúc: Lúc....... giờ..........phút........ngày........tháng.........năm........
III. Hiện tượng công trình tại thời điểm kiểm tra
1. Đánh giá chung về chất lượng công trình (Phần này các bên nhận xét, đánh giá chất lượng tổng thể công
trình trong thời gian bảo hành)
2.. Những sai sót, hư hỏng cần sửa chữa, khắc phục (thống kê các sai sót, hư hỏng và đánh giá mức độ hư hỏng)
3. Thời hạn hoàn thành sửa chữa, khắc phục
Nhà thầu thi công phải hoàn thiện công việc sửa chữa, khắc phục các sai sót, hư hỏng đã thống kê trên đây
trước ngày...... tháng....... năm 2020 (ngày hoàn thành phải đảm bảo trước ngày hết thời hạn bảo hành)
Sau khi hoàn thành sửa chữa, khắc phục các sai sót, hư hỏng. Nhà thầu thi công thông báo cho các bên
liên quan kiểm tra và lập biên bản xác nhận hết thời gian bảo hành công trình.
Biên bản được các bên thông qua và lập thành .... bản có giá trị pháp lý như nhau. Ban quản lý Dự án.......
giữ...... bản; Nhà thầu ...... (bao gồm cả nhà thầu xây lắp và nhà thầu cơ khí, thiết bị) giữ..... bản. Đơn vị
Quản lý khai thác (ghi tên đơn vị QLKH) giữ.... bản.
BẢN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐƠN VỊ QUẢN LÝ KHAI THÁC NHÀ THẦU XÂY LẮP (CƠ SỞ, THIẾT BỊ, nếu có)
*) Ghi chú: Thời gian thực hiện kiểm tra trước ít nhất 1 tháng khi thời điểm thực hiện bảo hành công trình
kết thúc (để nhà thầu có thời gian hoàn thành sửa chữa, khắc phục trước thời điểm kết thúc thực hiện bảo hành)
4. Thủ tục kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, nhà ở và công trình đã xây dựng
Trên cơ sở quy định tại Luật Đất đai năm 2013 và Nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đất
đai trình tự thủ tục này được thực hiện như sau:
Bước 1: Tổ chức, công dân đi thực hiện thủ tục hành chính cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo quy định. Hồ sơ bao gồm:
- Báo cáo kết quả thực hiện dự án
- Quyết định phê duyệt dự án hoặc quyết định đầu tư hoặc giấy phép đầu tư hoặc giấy chứng nhận đầu tư
- Bản vẽ quy hoạch xây dựng chi tiết tỷ lệ 1/500 kèm theo Quyết định phê duyệt
- Giấy phép xây dựng (nếu có);
- Giấy chứng nhận hoặc quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền;
- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính của chủ dự án phát triển nhà ở (trừ trường hợp được miễn hoặc
chậm nộp theo quy định của pháp luật) gồm: Thông báo nộp tiền, Giấy nộp tiền;
- Sơ đồ nhà, đất đã xây dựng là bản vẽ mặt bằng hoàn công hoặc bản vẽ thiết kế mặt bằng có kích thước
các cạnh của từng căn hộ đã bán phù hợp với hiện trạng xây dựng và hợp đồng đã ký; trường hợp nhà
chung cư thì sơ đồ phải thể hiện phạm vi (kích thước, diện tích) phần đất sử dụng chung của các chủ căn
hộ, mặt bằng xây dựng nhà chung cư, mặt bằng của từng tầng, từng căn hộ;
- Danh sách các căn hộ, công trình xây dựng để bán (có các thông tin số hiệu căn hộ, diện tích đất, diện tích
xây dựng và diện tích sử dụng chung, riêng của từng căn hộ).
Bước 2: Tổ chức, công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ thì vào sổ theo dõi, viết giấy hẹn thời gian trả kết quả
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho tổ chức, công dân hoàn thiện bổ sung
Bước 3: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở tài nguyên Môi trường chuyển cho Phòng Quản lý đất
đai để xem xét, tổ chức thẩm định
Bước 4: Phòng Quản lý đất đai xem xét hồ sơ; nếu không đủ điều kiện có phiếu hướng dẫn chỉnh sửa, bổ
sung hoặc trả lời hồ sơ bằng, chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường yêu
cầu tổ chức, công dân bổ sung, chỉnh sửa hoặc trả lại hồ sơ; nếu đủ điều kiện tổ chức thẩm định
Bước 5: Khi hồ sơ đủ điều kiện Phòng Quản lý đất đai tổ chức kiểm tra, rà soát, hoàn thiện trình Lãnh đạo Sở xem xét ký thông báo.
Bước 6: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường.