Mô hình tam giác gian lận và rủi ro trong mua hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Câu 1: Mô hình tam giác gian lận thường được áp dụng trong các
nghiên cứu về gian lận
a/ Bạn hãy trình bày ngắn gọn về 3 thành phần của mô hình tam giác gian lận này
Áp lực$được hiểu là nhiệm vụ được giao của một người quá cao quá
tải mà họ phải hoàn thành hơn sức lực của mình nhưng vẫn không hoàn
thành. Hay một cá nhân có nhu cầu quá lớn quá cao khi khả năng của họ
không đáp ứng được nhu cầu cho chính họ.
Cơ hội$được hiểu là trong một doanh nghiệp, một xã hội không có những
hoạt động kiểm soát hay có hoạt động kiểm soát nhưng thực hiện hoạt
động kiểm soát đó một cách kém hiệu quả thì vô tình sẽ tạo điều kiện cho gian lận xảy ra.
Thái độ$được hiểu là do tính cách cá nhân hoặc đạo đức cá nhân. Họ thích
làm hoặc cố tình thực hiện gian lận. Nghiên cứu cũng cho thấy rằng thái
độ dẫn đến gian lận cũng xuất phát từ sự bất đồng quan điểm của cá nhân
với tập thể hoặc cá nhân bất đồng với xã hội.
b/ Theo bạn, giá trị cốt lỗi/ đạo đức của doanh nghiệp liên quan đến thành phần nào tr
ong mô hình tam giác gian lận? Gồm cả 3 thành phần kết hợp
Câu 2: Những rủi ro phổ biến trong chu trình mua hàng và hoạt
động kiểm soát rủi ro.
1. Mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân: Nhân viên có thể
dùng tiền của đơn vị để mua sắm cho nhu cầu cá nhân
Cần kiểm soát tốt khâu xét duyệt đề nghị mua hàng và phân chia trách nhiệm hợp lý
2. Thanh toán khống: Nhân viên có thể nộp các chứng từ giả mạo để
yêu cầu đơn vị thanh toán
Cần tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ (đơn đặt hàng, báo cáo nhận
hàng, phiếu nhập kho…) cùng với sự tách biệt các chức năng
3. Chọn nhà cung cấp với giả cả không hợp lý: thu lợi ích cá nhân từ việc mua hàng
Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra thường xuyên các hợp đồng
mua hàng, đặc biệt các hợp đồng mua hàng có giá trị lớn, có sự thay
đổi nhà cung cấp,.. thông qua việc so sánh điều khoản , giá cả trên
hợp đồng với giá thị trường để phát hiện được những hợp đồng có dấu hiệu bất thường.
4. Thanh toán sai: Lợi dụng sự yếu kém của ksnb, người cung cấp
yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho
cùng 1 lô hàng hoặc chi trả tiền cho các hóa đơn không có thật…
Cần phân nhiệm cụ thể cho 1 cá nhân phụ trách kiểm tra hồ sơ chi
trả trước khi duyệt thanh toán, bao gồm việc đối chiếu giữa hóa đơn
với chứng từ đặt hàng và nhận hàng, và đóng dấu ‘đã thanh toán’
lên các hóa đơn đã chi tiền
5. Trộm cắp, biển thủ tài sản: việc trộm cắp có thể thực hiện bởi
người bên ngoài hoặc trong đơn vị
Đối với bên ngoài: hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, sử dụng con người
và thiết bị để bảo vệ( thuê bảo vệ và gắn camera)
Đối với bên trong: Đề cao tính chính trực của nhân viên, kiểm kê
định kỳ hàng tồn kho và tăng cường kiểm tra chéo giữa các bộ phận
6. Ngụy tạo chứng từ xuất hàng: Nhân viên có thể làm giả lệnh
xuất kho để lấy cắp hàng và biển thủ hàng hóa ( đơn vị không theo
dõi hàng luân chuyển nội bộ hoặc kiểm soát yếu kém trong vc phát hành phiếu xuất kho)
Tổ chức hệ thống sổ sách để theo dõi toàn bộ sự luân chuyển vật
chất của hàng tồn kho, phân công cụ thể và giám sát chặt chẽ việc
phát hành phiếu xuất kho.
7. Xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho: Nhân viên có thể tìm cách xóa
hàng tồn kho khỏi sổ sách hoặc sửa đổi sổ sách ghi chép về hàng
tồn kho trước hoặc sau khi biển thủ hàng.
Cần tổ chức hệ thống thông tin tốt, hạn chế sự tiếp cận hệ thống
bằng mật khẩu, hạn chế vc sửa sổ, qui định rõ ràng về việc xét duyệt sửa xóa sổ htk.
8. Gian lận trong kiểm kê
-Hoán đổi các vị trí để đếm nhiều lần cho cùng 1 số hàng làm tăng số lượng kiểm kê
Đánh dấu hàng đã đếm
-Mượn hàng từ bên ngoài để làm tăng số lượng hàng trong kho ở thời
điểm kiểm kê, sau đó trả lại khi kiểm kê kết thúc.
Việc chuyển hàng ra vào kho kiểm soát chặt chẽ kết hợp kiểm kê đột xuất
-Ngụy tạo hàng bằng thùng, hộp rỗng
Khi kiểm kê cần phải mở bao bì, thùng, hộp để kiểm tra ngẫu nhiên
-Cố tình kiểm kê sai hoặc tác động để nhóm kiểm kê sai, vd thủ kho
cố tình sắp xếp hàng hóa k trật tự nhằm gây khó khăn cho vc kiểm kê
Trước khi kk cần yêu cầu thủ kho sắp xếp ngăn nắp hàng tồn kho.
Câu 3: Bộ quy tắc ứng xử có vai trò gì? Nêu các nội dung cần thiết
có trong bộ quy tắc ứng xử. Vai trò:
• Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động và đạo đức nghề nghiệp của
đội ngũ lãnh đạo cũng như các cán bộ nhân viên; phản ánh tầm nhìn, mục
tiêu chiến lược và văn hóa doanh nghiệp;
• Làm cơ sở cho quá trình kiểm tra tính tuân thủ củng như cơ chế chế tài;
làm cơ sở để xử phạt vi phạm;
• Khẳng định doanh nghiệp coi trọng đạo đức, tuân thủ trong kinh doanh
và môi trường làm việc, giúp gia tăng danh tiếng của doanh nghiệp trên
thị trường trong nước và quốc tế;
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý, loại rủi ro gây ra nhiều tốn thất về thời gian và nguồn lực nếu xảy ra
Thông thường, một Bộ quy tắc ứng xử cần có những nội dung sau:
-Thông điệp của lãnh đạo cấp cao : Một bức thư từ chủ tịch hoặc ban
giám đốc công ty truyền tải thông điệp và định hướng của ban lãnh đạo
-Tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lỗi và nguyên tắc hành vi:
các thông tin này phản ánh cam kết của công ty đối với các giá trị
đạo đức, tính liêm chính và chất lượng
-Khung đạo đức hỗ trợ ra quyết định . Xác định rõ khuôn khổ pháp lý
và đạo đức nghề nghiệp: giúp nhân viên đưa ra các lựa chọn đúng
đắn, khuyến khích họ suy nghĩ trước hành động và tìm kiếm sự
hướng dẫn khi không chắc chắn
-Danh sách các nguồn lực có sẵn: hướng dẫn cách liên hệ và báo cáo
về những hành vi nghi ngờ là sai trái (vd báo cáo ẩn danh hoặc đường dây nóng…)
-Cơ chế thực thi và triển khai: nhấn mạnh tính trách nhiệm và kỷ luật
đối với hành vi phi đạo đức (vd những hành vi chấp nhận được và không chấp nhận được)
Câu 4: Các rủi ro của chu trình bán hàng, các thủ tục kiểm soát
1. Rủi ro trong khâu xử lý đơn đặt hàng:
Chấp nhận đơn hàng khi chưa được phê duyệt , đồng ý bán hàng khi
không có khả năng cung ứng, ghi sai trên hợp đồng bán hàng về
chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc
nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng
khác => gây ấn tượng xấu và ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của doanh nghiệp
Xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung ứng (mặt
hàng, số lượng, thời gian => kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng được
xử lý kịp thời, không bỏ sót
2. Xét duyệt bán chịu: bán chịu cho những khách hàng k đủ tiêu chuẩn
theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy
mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vj phải chịu rủi ro tín dụng quá mức
Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu
=> đảm bảo khả năng trả nợ của khách hàng
3. Chuyển giao hàng: Giao hàng khi chưa được xét duyệt, giao hàng
không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng.
Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà k xác
định được người chịu trách nhiệm
Dựa trên đơn đặt hàng đã được phê chuẩn để chuẩn bị hàng bao
gồm: chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm
Xác định phương thức vận chuyển hàng thích hợp => bảo vệ hàng
hóa tránh hư hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng
4. Lập hóa đơn và thu tiền: Cố ý quên xuất hóa đơn, xuất trùng, xuất
hóa đơn không giao hàng, xuất hóa đơn ảo treo công nợ hợp thức
hóa hàng tồn kho mất, ghi số lượng, giá nhỏ hơn thực tế để biển thủ
Lập hóa đơn chính xác về tên khách hàng, số lượng và giá trị =>
tuân thủ pháp luật và các qui định về lập chứng từ
Xem xét các khoản phải thu của khách hàng đến hạn để có kế họah
thu nợ => thu đủ, thu đúng thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng
Phát hiện các khách hàng đã quá hạn thanh toán nhưng chưa tt hay
k có khả năng tt đê nhắc nợ hoặc có những biện pháp khác thích hợp
5. Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng: Ghi nhận
sai tên khách hàng , thời hạn thanh toán, ghi sai niên độ về doanh
thu và nợ phải thu khách hàng, ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót
hóa đơn. Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm
trễ, hay k đòi được nợ.. Khoản tiền tt của khách hàng bị chiếm đoạt ,
xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng k đc xét duyệt, nợ phải thu bị
thất thoát do k theo dõi chặt chẽ, k lập hoặc dự phòng nợ phải thu khó đòi k đúng
Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền vào sổ sách kế
toán, căn cứ trên các chứng từ liên quan đến bán hàng khi đã đối
chiếu sự phù hợp giữa các chứng từ này
6. Xử lý đơn hàng giảm giá và đổi trả: bán hàng sai giá, tính sai chiết
khấu, hạ giá trị thương hiệu, giảm mất lợi nhuận, thất thoát hàng
hóa, lạm dụng chính sách đổi trả, gây mất lòng tin với khách hàng
Phê duyệt giá, cập nhật giá vào phần mềm , cập nhật chiết khấu,
xây dựng chính sách bán hàng minh bạch và chặt chẽ, đảm bảo
khách hàng hiểu rõ quyền lợi và điều kiện khi mua hàng, use hệ
thống quản lý kho hiệu quả để theo dõi tình trạng tồn kho, hàng bán
giảm giá và đổi trả giúp đảm bảo hh luôn đc cập nhật và quản lý 1 cách hiệu quả
Câu: Các rủi ro trong chu trình mua hàng và các biện pháp kiểm soát
1. Rủi ro trong đề nghị mua hàng: không phù hợp, trùng lặp, đặt mua
nhiều hơn nhu cầu sử dụng, đặt mua quá trễ hoặc quá sớm, mua với
chất lượng quá kém giá cao => lãng phí, chiếm dụng kho bãi với
hàng đặt nhiều hơn nhu cầu dùng, ứ động vốn, tốn kém chi phí lưu kho
Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã
đc phê duyệt, chỉ những người phân công mới được lập phiếu đề
nghị mua hàng, giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như
bộ phận, người đề nghị, tên, qui cách, số lượng hàng cần mua,,. Giấy
đề nghị phải đc người có thẩm quyền ký và lập ít nhất 2 liên
2. Lựa chọn nhà cung cấp: Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng
vz nhà cung cấp mà họ quen, nhà cc có mức giá đắt hơn hoặc sp k
chất lượng so với các nhà cung cấp có giá trj hợp lý và chất lượng khác
Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng,
bảng báo giá phải chi tiết, rõ ràng thể hiện đầy đủ các thông tin về
chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận..
3. Nhận hàng: Nhận hàng k đúng qui cách, chất lượng, số lượng hàng
đã đặt. hoặc nhận và biển thủ hàng-> k nhập kho
Lập báo cáo nhận hàng
4. Bảo quản hàng: hàng tồn kho có thể bị mất cấp, công nhân có thể
hủy hoặc giấu những sp lỗi để tránh bị phạt, hàng hóa hư hỏng, hết hạn mà k biết
5. Rủi ro khi thanh toán: lập chứng từ mua hàng khống để được thanh
toán, chi trả nhiều hơn giá trị đã nhận, ghi nhận sai thông tin về nhà
cung cấp như tên thời hạn thanh toán hưởng chiết khấu. Ghi chép
hàng mua và nợ phải trả sai
niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn. Trả tiền cho nhà cung
cấp khi chưa dc phê duyệt, trả tiền trễ hẹn khiến cty k đc hưởng chiết khấu
Đối chiếu đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng với hóa đơn trước khi thanh toán