Một số tình huống thuyết trình quan trọng môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

MỘT SỐ TÌNH HUỐNG KHI THUYẾT TRÌNH
1. Quên kịch bản, nội dung bài thuyết trình
* Tình huống: công ty bạn có một cuộc họp rất quan trọng để giới thiệu dự án mới nhằm thu hút đầu tư
từ đối tác, bạn được sếp giao nhiệm vụ thuyết trình giới thiệu dự án này. Bạn đã chuẩn bị kĩ càng nội
dung và bài thuyết trình vẫn diễn ra suôn sẻ cho đến khi đột ngột có vài tác nhân khiến bạn phân tâm
( tiếng ồn, người từ ngoài vào bất ngờ) và quên sạch những phần tiếp theo, bạn bị “đứng hình”, im
lặng, lúng túng không biết nói gì tiếp theo. Đối tác lắc đầu, thể hiện sự phật ý còn sếp nhìn bạn với ánh
mắt thất vọng. Trong tình huống này bạn nên xử lí thế nào?
* Hướng giải quyết + Việc nên làm: -
Hãy chân thành nói với khách hàng, đối tác, thành viên của cuộc họp rằng:” cuộc họp hôm nay
rất quan trọng nên tôi hơi hồi hộp, các vị có thể cho tôi một tràng pháo tay được không ạ” -
Hít thở sâu, có thể uống nước để giữ bình tĩnh, mỉm cười, nhìn vào phần tài liệu ghi chú đã
chuẩn bị, nhanh chóng tìm phần nội dung cần trình bày tiếp theo, kéo người nghe trở về bài
thuyết trình bằng câu dẫn: “Nào, chúng ta hãy trở lại với nội dung tiếp theo…”; “ Hãy hướng
mắt về màn hình và tới với phần nội dung tiếp theo…” + Việc không nên làm: -
Hoảng sợ, thuyết trình nội dung không theo trình tự, lẫn lộn với nhau - Bỏ ra khỏi phòng họp.
2. Người nghe không quan tâm và làm việc riêng
* Tình huống : Bạn là leader của một nhóm thuộc bộ phận marketing, hôm nay bạn có cuộc họp các
thành viên để triển khai kế hoạch tháng, để các thành viên đều nắm được và thực hiện đúng, bạn đã
chuẩn bị một bài thuyết trình chi tiết về kế hoạch đó, bạn đang trình bày thì có một vài trong thành
viên nhóm thể hiện thái độ không quan tâm, thậm chí là nói chuyện riêng, ngủ gật gây ảnh hưởng đến
phần trình bày của bạn. Trong tình huống này bạn nên làm gì?
* Hướng giải quyết + Việc nên làm: -
Trước tiên hãy ra hiệu bằng cử chỉ với họ ( nhìn họ với ánh mắt yêu cầu họ tập trung hơn, mỉm
cười và gật đầu khẽ để thu hút sự chú ý của họ). -
Nếu họ vẫn tiếp tục làm việc riêng, hãy chuyển đưa sự chú ý của họ về bài thuyết trình bằng
cách đặt câu hỏi, Vd : “ Không biết chị A có thể chia sẻ ý kiến cá nhân về phần nội dung này
không ? “, “ Với nội dung tôi vừa trình bày phía trên thì không biết chị A có đồng tình hay phản bác gì không ?” -
Trường hợp họ vẫn tiếp tục mất tập trung hãy trực tiếp yêu cầu họ giữ trật tự bằng giọng điệu
nghiêm túc: “ Xin lỗi, mời chị A vui lòng chú ý vào bản kế hoạch tôi đang trình bày”. + Việc không nên làm: -
Nổi nóng, to tiếng, tức giận với họ
3. Tranh luận gay gắt
* Tình huống: Khi bạn đang trình bày phần nội dung của các chiến lược ra mắt sản phẩm mới, khi bạn
xin ý kiến của các thành viên cuộc họp, anh H - trưởng phòng nghiên cứu và phát triển đưa ra ý kiến
kết hợp song song nhiều chiến lược trên nhiều phương diện còn anh D - trưởng phòng tài chính lại cho
rằng việc kết hợp nhiều chiến lược quảng cáo không những không đem lại lợi nhuận cao hơn mà còn
gây lãng phí ngân sách. Hai bên đều giữ vững quan điểm của mình dẫn đến tranh luật gay gắt khiến
bầu không khí cuộc họp căng thẳng. Trong tình huống này, là chủ tọa cuộc họp, bạn cần xử lí thế nào?
* Hướng giải quyết + Việc nên làm: -
Bạn nên cho tạm dừng cuộc họp để giải lao 5-10 phút đồng thời lấy thêm ý kiến các thành viên
khác, tổng kết các ý kiến lại. Khi bắt đầu lại cuộc họp, hãy yêu cầu anh H làm một bản kế hoạch
chi tiết về kế hoạch ra mắt sản phẩm của mình, sau đó gửi bản kế hoạch đó cho anh D để lên dự
trù kinh phí, đảm bảo rằng sau khi bên trên xem xét, nếu có thay đổi sẽ thông báo lại vào cuộc họp tới. + Việc không nên làm: -
Trực tiếp bác bỏ ý kiến của anh H hoặc anh D hoặc cả hai -
Không quan tâm đến cuộc tranh luận của họ dù cho điều đó ảnh hưởng tới cuộc họp.