Nhận xét về Hệ thống Kiểm soát Nội bộ KSNB tại Vinamilk môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Nhận xét
Sau khi tổng kết 5 bộ phận kiểm soát trong chu trình mua hàng của vinamilk,
dựa trên khuôn mẫu của báo cáo coso, nhóm em đi đến 1 số nhận xét và kiến nghị sau Điểm mạnh
Ban lãnh đạo nhận thức rõ ràng về vai trò và lợi ích của hệ thống KSNB,
ban hành những chính sách để hỗ trợ nhân viên để giảm thiểu việc gian
lận, ban hành điều lệ công ty, quy chế hoạt động, quy tắc ứng xử và phổ
biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ công nhân viên chức.
Thành lập tiểu ban kiểm toán, phòng kiểm toán nội bộ và phòng KSNB và
quản lý rủi ro để kiểm soát và giám sát hoạt động Đánh giá rủi ro
Vinamilk thiết lập hệ thống ISO quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn
50001:2011, BRC, ISO 17025, áp dụng cho tất cả hoạt động SXKD và dịch vụ
d. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin minh bạch giúp kết nối các bên liên quan, tạo dựng niềm tin và sự hợp tác.
Vinamilk sử dụng nhiều kênh truyền thông đa dạng để đảm bảo thông tin
được truyền tải rộng rãi và dễ tiếp cận.
Vinamilk cũng sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi và đánh giá
hiệu quả của hoạt động mua hàng.
Các kênh truyền thông nội bộ giúp cập nhật thông tin cho nhân viên về các
chính sách, quy trình mua hàng mới nhất.
Văn hóa chống gian lận và tham nhũng giúp đảm bảo sự minh bạch và công
bằng trong hoạt động mua hàng. e. Giám sát
Công ty có sự phối hợp tốt giữa công tác giám sát thường xuyên và giám sát
định kỳ trong chu trình mua hàng
Công ty thực hiện đánh giá việc giám sát một cách khách quan và thông báo về
những khiếm khuyết của hệ thống giám sát cho các bộ phận có liên quan và sửa chữa kịp thời
Trưởng bộ phận mua hàng, dưới sự giám sát của HĐQT và Ban Kiểm toán, đã
sử dụng các phần mềm công nghệ để thực hiện theo dõi tiến độ mua hàng và tồn trữ thường xuyên
Các phản hồi của nhà cung cấp được điều tra rõ ràng và đưa ra xử lý thích hợp
Ban Kiểm toán của công ty, kết hợp với công ty Kiểm toán độc lập KPMG đã
thực hiện họp định kỳ và thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong mua hàng. Điểm yếu b. Đánh giá rủi ro
Công ty chỉ dự đoán rủi ro chứ chưa ước lượng được xác suất rủi ro phát sinh và ảnh hưởng của chúng.
c. Hoạt động kiểm soát
Một số hạn chế trong hoạt động kiểm soát:
+ Mua hàng không đúng phẩm chất, quy cách
+ Nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp chưa phù hợp hoặc ở mức giá chưa hợp lý
d. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin: Có thể thiếu dữ liệu liên quan đến chu trình mua hàng, dẫn
đến thiếu thông tin và ra quyết định sai lầm.
Kênh truyền thông: Có thể chưa tiếp cận hết nhân viên, khiến một số người
không thể báo cáo sai phạm hoặc cung cấp phản hồi không kịp thời. e. Giám sát
Công tác đánh giá năng lực và đạo đức, kinh nghiệm của nhân viên mua hàng
còn nhiều hạn chế, do đó vẫn còn tình trạng nhân viên mua hàng không trung thực.
Tương ứng với các điểm yếu tìm được, nhóm em xin được đề ra những giải pháp
nhằm giúp cho việc xây dựng hệ thống kiểm soát chu trinh mua hàng của công ty được tốt hơn. Kiến nghị b. Rủi ro
Bộ phận đánh giá rủi ro cần đa dạng hóa các phương pháp khảo sát thị trường, khảo sát nhà
cung cấp để đánh giá xác suất rủi ro và ảnh hưởng của chúng cụ thể hơn
c. Hoạt động kiểm soát
Đối với yêu cầu hàng không đúng thực tế ta cần: đầu tiên phải duyệt kế hoạch
hàng chi tiết như mua hàng gì? Mua ở nhà cung cấp nào? Khi nào mua? Tại sao
mua? Mua số lượng bao nhiêu? bao nhiêu tiền?.. còn nếu là mua hàng ngoài kế
hoạch thì phải giải trình lý do mua ngoài kế hoạch
Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp
độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào
đó. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một
người có quan hệ với - một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài.
Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện
nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm
tra việc này. Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua
hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua
d. Thông tin và truyền thông:
Cải thiện hệ thống thông tin: Vinamilk nên đầu tư vào việc cải thiện hệ thống
thông tin để có thể thu thập nhiều dữ liệu hơn liên quan đến chu trình mua
hàng, tồn kho và trả tiền. Hệ thống này cũng nên được thiết kế để dễ sử dụng
và dễ truy cập cho tất cả nhân viên.
Mở rộng các kênh truyền thông: Vinamilk nên mở rộng các kênh truyền thông
để tiếp cận được nhiều nhân viên hơn. Điều này có thể bao gồm việc tạo một
trang web hoặc ứng dụng nội bộ dành cho việc báo cáo các sai phạm và cung
cấp phản hồi. Điều này còn nhằm mục tiêu đảm bảo tính kịp thời của truyền thông. e. Giám sát
Tổ chức họp đánh giá định kỳ nhân viên, phát hành mẫu báo cáo đánh giá
năng lực, đạo đức, kinh nghiệm riêng phù hợp cho từng bộ phận theo từng tiêu chí.
Áp dụng phương pháp MBO trong việc đánh giá nhân viên thường xuyên và định kỳ