Những vấn đề chung về công chứng, chứng thực

lOMoAR cPSD| 45619127
Vấn đề 1: Những vấn đề chung về công chứng, chứng thực
– Về bản chất, công chứng và chứng thực là giống nhau:
chứng = xác nhận, xác thực (chính xác và có
thực) công = công quyền, quyền lực NN công
chứng = lấy quyền lực của NN để xác nhận –
Tuy nhiên theo quy định của PL VN hiện hành thì công chứng và chứng thực là khác nhau.
Ởnhiều nước trên thế giới không phân biệt 2 khái niệm này mà quy về chứng thực (như Hàn Quốc, …) –
PL về công chứng của VN hiện nay chịu ảnh hưởng rất lớn từ PL về công chứng của Pháp –
Sự phát triển của PL công chứng và chứng thực ở VN gắn bó mật thiết với nhau, có những
giaiđoạn không có sự phân biệt rõ công chứng và chứng thực
I. Quá trình hình thành và phát triển công chứng, chứng thực ở Việt Nam –
Nguồn gốc của công chứng: từ thời Hy Lạp cổ đại thì công chứng đã xuất hiện với hình
thứcdịch vụ văn tự. Lúc đó mới chỉ có rất ít người biết viết chữ, trong khi nhu cầu về thương mại đã phát
triển, đòi hỏi các bên phải tin tưởng nhau ==> vai trò của người làm chứng. Người làm chứng là người có
uy tín trong xã hội, dùng uy tín của mình để chứng nhận cho người khác chưởng khế = công chứng viên –
Công chứng phát triển mạnh ở châu Âu vào thế kỷ 14, 15, 16 (thời kỳ Phục hưng) –
Công chứng phát triển không đồng đều trên thế giới. Chỉ có ở những nước mà PL thực sự
đượctôn trọng thì công chứng mới phát triển –
Ở VN, công chứng theo chân người Pháp du nhập vào khi xâm lược VN –
Năm 1931, Tổng thống Cộng hòa Pháp ra sắc lệnh về Công chứng có phạm vi áp dụng
trongCộng hòa Pháp. Tuy nhiên sau đó toàn quyền Pháp ở Đông Dương ban hành sắc lệnh cho phép các
quốc gia Đồng Dương thực hiện Sắc lệnh của Tổng thống Pháp về công chứng trong phạm vi các quốc gia Đông Dương –
Ở VN, công chứng viên theo quy định của toàn quyền Đông Dương phải là công dân Pháp
vàdo Tổng thống Pháp trực tiếp bổ nhiệm, và được bổ nhiệm công chứng viên suốt đời (tương tự với thẩm
phán, luật sư). Có 1 văn phòng công chứng ở Hà Nội, 3 văn phòng công chứng ở Sài Gòn, với các thành
phố lớn khác thì việc công chứng (thực chất là chứng thực) sẽ do Chánh lục sự của Tòa sơ thẩm kiêm nhiệm –
Trong thời Ngô Đình Diệm, chưởng khế hoạt động độc lập với chính quyền. Có 1 văn
phòngcông chứng duy nhất ở Sài Gòn, và hoạt động cho đến 1975 –
Ngày 01/10/1945, bộ trưởng bộ Tư pháp của Việt Nam dân chủ cộng hòa, ông Trần
TrọngKhánh ban hành quyết định về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng, trong đó quy định
công chứng viên là người Việt Nam (để thay thế công chứng viên người Pháp). Người VN đầu tiên được
bổ nhiệm làm công chứng viên là luật sư Vũ Quỹ Vỹ (chú ý: Vũ Quý Vỹ và Phan Văn Trường là 2 luật sư
người VN đầu tiên được Pháp công nhận). Quyết định này vẫn quy định những quy định về công chứng
vẫn được duy trì như thời chính quyền thực dân Pháp. Có 1 quy định mới bổ sung là công chứng viên phải
chịu trách nhiệm trước ủy ban hành chính các cấp lOMoAR cPSD| 45619127 –
Ngày 15/11/1945, ban hành Sắc lệnh 59 về thể lệ thị thực các giấy tờ, trong đó quy định
hoạtđộng chứng nhận vào các giấy tờ của các cơ quan NN (ví dụ chứng nhận vào bản khai lý lịch, chứng
nhận bản sao từ bản gốc) –
Năm 1952, ban hành Sắc lệnh 85 về thể lệ chước bạ về việc mua bán, tặng cho nhà đất.
Đây làtiền thân cho chế định chứng thực và cả chế định công chứng sau này
Việc chứng nhận trong Sắc lệnh 59 và Sắc lệnh 85 quy định giao cho Ủy ban kháng chiến các cấp
thực hiện (thường chỉ là cấp xã và cấp huyện) –
Thông tư 574 của bộ Tư pháp ngày 10/10/1987 về công chứng nhà nước. Theo đó quy
địnhthành lập Phòng công chứng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, tại các địa phương khác thì vẫn
duy trì thẩm quyền chước bạ các loại giấy tờ, hợp đồng mua bán cho UBND cấp xã, huyện
+ đến 1988 Phòng công chứng đầu tiên được thành lập ở Hà Nội
+ đến 1989 Phòng công chứng đầu tiên được thành lập ở thành phố Hồ Chí Minh –
Nghị định 45 năm 1991 của Hội đồng bộ trưởng về tổ chức và hoạt động của công chứng nhànước –
Nghị định 31 năm 1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước
Chú ý: cả 3 văn bản PL này đều có tên là “về công chứng”, nhưng nội dung lại bao gồm cả công chứng và
chứng thực, chỉ khác nhau ở nơi thực hiện: công chứng ở Phòng công chứng, chứng thực ở UBND cấp xã, huyện –
Năm 2000, ban hành Nghị định 75 về công chứng và chứng thực. Theo đó, bắt đầu có sự
phânbiệt công chứng và chứng thực: nếu do Phòng công chứng thực hiện thì gọi là công chứng; nếu do
UBND cấp xã thực hiện là chứng thực. Tuy nhiên phạm vi công việc của công chứng và chứng thực chưa được phân biệt rõ –
Năm 2006, ban hành Luật công chứng. Luật này chỉ quy định về công chứng, không quy
địnhvề chứng thực. Bước ngoặt lớn của Luật công cứng 2006 là lần đầu tiên công nhận tổ chức hành nghề công chứng tư –
Nghị định 79 năm 2007 về việc sao y, chứng thực chữ ký, cấp bản sao từ sổ gốc. Quy
địnhnhững việc này được thực hiện ở UBND cấp xã và phòng Tư pháp của UBND cấp huyện
Chú ý: trong Luật công chứng 2006 và Nghị định 79/2007 có quy định: chuyển giao toàn bộ hoạt
động công chứng hợp đồng, giao dịch về các tổ chức hành nghề công chứng, còn UBND tập trung vào chứng thực
Tuy nhiên sau nhiều năm thực hiện, chỉ có Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh là phát triển hệ thống
văn phòng công chứng (tư) rộng khắp, còn các tỉnh, nhất là các tỉnh khó khăn thì hầu như không thể phát
triển được Văn phòng công chứng, do đó chỉ có 1 Phòng công chứng đặt tại trung tâm của tỉnh, như vậy rất
khó khăn cho người dân trong việc công chứng khi phải di chuyển rất xa để đến được trung tâm tỉnh. –
Năm 2014, ban hành Luật công chứng 2014 –
Nghị định 23/2015 quy định về chứng thực lOMoAR cPSD| 45619127
Chú ý: trong Luật công chứng 2014 và Nghị định 23/2015 có quy định tổ chức hành nghề công
chứng cũng được chứng thực, tuy nhiên có sự phân biệt rõ những nội dung công chứng và nội dung chứng
thực. Ngoài ra để khắc phục nhược điểm trên, quy định duy trì thẩm quyền chứng thực với các hợp đồng,
giao dịch của UBND xã và Phòng tư pháp của UBND huyện.
==> ranh giới công chứng và chứng thực rất nhỏ (VD cùng là hợp đồng giao dịch bất động sản,
nếu xác nhận ở Phòng công chứng / Văn phòng công chứng thì được gọi là công chứng, còn nếu xác nhận
ở UBND cấp xã hoặc Phòng tư pháp UBND cấp huyện thì được gọi là chứng thực)
II. Khái niệm công chứng
1. Khái niệm (Điều 2 khoản 1 Luật công chứng 2014)
– Công chứng: là việc công chứng viên của 1 tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác
thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo
đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy
định của PL phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
2. Đặc điểm –
Chủ thể: Công chứng là hoạt động của công chứng viên: tức là có tính chuyên trách. Ngoại
lệ:công chứng còn được thực hiện bởi viên chức ngoại giao, lãnh sự của VN ở nước ngoài –
Nội dung của hoạt động công chứng là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, không trái đạođức xã hội – Phạm vi công chứng:
+ hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản. Chú ý: vấn đề hợp đồng, giao dịch dưới dạng điện tử
thì có được công chứng không hiện vẫn bị bỏ ngỏ (mặc dù luật dân sự, luật thương mại điện tử đã công
nhận những hình thức này)
+ bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại. Chú ý: vấn để ngôn ngữ của dân tộc
thiểu số tại VN hiện vẫn chưa được luật quy định, như vậy những văn bản được lập bằng tiếng của dân tộc
thiểu số (như di chúc, hợp đồng, …) có thể không được công chứng.
III. Khái niệm chứng thực 1. Khái niệm –
Không có định nghĩa chung về chứng thực trong Nghị định 23/2015 –
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
căn cứvào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính
Chứng thực chữ ký là chứng nhận chữ ký đúng là của người đã ký –
Chứng thực hợp đồng, giao dịch dân sự: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về
thờigian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
2. Đặc điểm của chứng thực
– Chứng thực là hoạt động của người có thẩm quyền chứng thực: gồm lOMoAR cPSD| 45619127
+ Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã. Chú ý: quy định Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND có thẩm
quyền tức là Phó Chủ tịch có thể trực tiếp thực hiện chứng thực mà không cần phải có ủy quyền của Chủ
tịch (nếu quy định Người đứng đầu UBND như trong các luật khác thì chỉ Chủ tịch UBND mới có thẩm
quyền, Phó Chủ tịch phải được ủy quyền thì mới có thẩm quyền)
+ Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp của UBND cấp huyện
+ Viên chức, Cơ quan đại diện của VN ở nước ngoài
– Nội dung của hoạt động chứng thực: chỉ chứng nhận tính xác thực
Chú ý: về mặt lý thuyết, công chứng đảm bảo cả về thủ tục và nội dung, còn chứng thực chỉ đảm bảo về hình thức
3. Phạm vi của chứng thực –
Chứng thực bản sao từ bản chính –
Chứng thực chữ ký (gồm cả chứng thực chữ ký trong văn bản giấy tờ và chứng
thực chữ kýngười dịch) –
Chứng thực hợp đồng, giao dịch
Chú ý: như vậy có sự đan xen giữa công chứng và chứng thực:
+ với hợp đồng, giao dịch: có cả công chứng và chứng thực
+ với bản dịch thì có công chứng bản dịch, chứng thực chữ ký người dịch
Lưu ý: công chứng và chứng thực đều được coi là các dịch vụ pháp lý cung cấp bảo đảm pháp lý
cho các bên trong giao dịch dân sự hoặc phục vụ nhu cầu của cá nhân, tổ chức khi tham gia vào các quan hệ PL
Cả công chứng và chứng thực đều phải dựa vào quyền lực NN để chứng nhận ==> do đó mới có
giá trị pháp lý bắt buộc (văn bản được công chứng sẽ có giá trị pháp lý và chỉ có Tòa án mới có quyền tuyên
vô hiệu, văn bản được chứng thực có giá trị chứng minh tính xác thực)
Công chứng và chứng thực hiện nay được phân biệt rõ, chủ yếu dựa vào nội dung và tính chất của việc chứng
IV. Phân biệt công chứng và chứng thực
– Bản sao: theo quy định của PL, chỉ có chứng thực bản sao, không có công chứng bản sao.
Tuynhiên công chứng viên có quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Chú ý nguyên tắc: Nếu 1 người vừa có thẩm quyền công chứng, vừa có thẩm quyền chứng thực thì
đối tượng công chứng, chứng thực của những người này không bao giờ phạm vào nhau. Tức là nếu công
chứng viên đã có quyền công chứng hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên sẽ không có quyền chứng
thực hợp đồng, giao dịch
Có 2 nhóm chủ thể vừa có thẩm quyền công chứng, vừa có thẩm quyền chứng thực là công chứng
viên, và viên chức cơ quan đại diện ngoại giao của VN ở nước ngoài
– Hợp đồng, giao dịch: là đối tượng của cả công chứng và chứng thực. lOMoAR cPSD| 45619127 + về nội dung:
Với công chứng: công chứng viên và người có thẩm quyền công chứng sẽ chứng nhận về nội dung
của hợp đồng, giao dịch (là thỏa thuận, cam kết của các bên trong hợp đồng, giao dịch), chứng nhận về thời
gian, địa điểm giao kết, … và đặc biệt công chứng viên sẽ chứng nhận về đối tượng của hợp đồng, giao dịch
Với chứng thực: chỉ xác nhận về hình thức, tức là chỉ xác nhận việc giao kết hợp đồng, giao dịch
là đã xảy ra, chứng nhận về thời gian, địa điểm giao kết, người tham gia giao kết, năng lực hành vi, ý chí
của người tham gia giao kết. Người chứng thực sẽ không xem đến nội dung, tức là không xem đến thỏa
thuận, cam kết của các bên. + về chủ thể:
Với công chứng: là công chứng viên, viên chức cơ quan đại diện ngoại giao của VN ở nước ngoài
Với chứng thực: với hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản thì thẩm quyền thuộc về Trưởng/Phó
trưởng phòng Tư pháp của UBND cấp huyện; với hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thì thẩm
quyền thuộc về Chủ tịch / Phó Chủ tịch UBND cấp xã – Bản dịch và chữ ký của người dịch:
+ với công chứng: công chứng cả nội dung của bản dịch và xác nhận cả chữ ký của người dịch.
Thẩm quyền công chứng bản dịch là của công chứng viên
+ với chứng thực: chỉ xác nhận chữ ký của người dịch, gồm chữ ký trên văn bản giấy tờ và chữ ký
người dịch. Thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch là của Trưởng / Phó phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện
Chú ý nguyên tắc: nếu văn bản, giấy tờ thuần Việt thì chứng thực tại cấp xã, nếu có tiếng nước
ngoài thì chứng thực tại cấp huyện (phòng Tư pháp). Viên chức cơ quan đại diện VN tại nước ngoài có
thẩm quyền chứng thực văn bản, giấy tờ cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Chú ý: Theo quy luật của PL hiện nay, thì cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn hoặc công chứng,
hoặc chứng thực, đều có giá trị như nhau.
Theo quy định của PL công chứng, thì công chứng có 2 trường hợp:
PL yêu cầu phải công chứng
Cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
Vấn đề 2: Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, quản lý nhà nước về công chứng
I. Khái niệm công chứng viên 1. Khái niệm
– Công chứng viên:
+ là chức danh nghề nghiệp của những người hành nghề công chứng
+ phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn do PL quy định về phẩm chất, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lOMoAR cPSD| 45619127
+ được bổ nhiệm bởi người có thẩm quyền (bộ trưởng bộ Tư pháp). Chú ý: hiện nay tiêu chuẩn bổ
nhiệm, quy trình bổ nhiệm là giống nhau đối với công chứng công và công chứng tư
+ phải hoạt động nghề nghiệp trong 1 tổ chức hành nghề công chứng: phòng công chứng (nhà
nước), văn phòng công chứng (tư nhân)
2. Tiêu chuẩn công chứng viên (Điều 8 Luật công chứng 2014)
– Là công dân VN, thường trú tại VN
– Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ hiến pháp và PL
– Có bằng cử nhân luật
– Có thời gian công tác PL từ 5 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhânluật
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
– Đảm bảo sức khỏe để hành nghề công chứngChú ý:
+ các tiêu chuẩn này chỉ được kiểm tra khi bổ nhiệm công chứng viên
+ công chứng viên là bổ nhiệm trọn đời (như vậy vấn đề chỉ kiểm tra sức khỏe công chứng viên
khi bổ nhiệm mà không phải kiểm tra sức khỏe hàng năm là 1 thiếu sót lớn)
3. Đào tạo nghề công chứng (Điều 9 Luật công chứng 2014)
– Người có bằng cử nhân luật được đào tạo nghề công chứng
– Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng: người hoàn thành chương trình đào tạo
đượccấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng
Hiện nay, chỉ có duy nhất Học viện Tư pháp được phép đào tạo nghề công chứng
4. Bồi dưỡng nghề công chứng (Điều 10 Luật công chứng 2014) –
Dành cho những người được miễn đào tạo nghề công chứng, gồm:
+ Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;
Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;
+ Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;
+ Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên
viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật. –
Người được miễn đào tạo nghề công chứng phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành
nghềcông chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề
nghị bổ nhiệm công chứng viên. –
Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng. Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được
cấpgiấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng. lOMoAR cPSD| 45619127
5. Tập sự hành nghề công chứng (Điều 11 Luật công chứng 2014) – Ý nghĩa:
+ là khoảng thời gian cho người muốn hành nghề công chứng tích lũy kinh nghiệm thực tiễn về
chuyên môn, nghiệp vụ gắn với nghề nghiệp của mình, cũng như giúp họ bước đầu thực hành vận dụng
kiến thức, kỹ năng trong hoạt động nghề nghiệp;
+ giúp người hành nghề công chứng sau này làm quen với hoạt động nghề nghiệp –
Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận
bồidưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. –
Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận
tập sựvề việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương
nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự. –
Người tập sự sau khi đã được nhận tập sự tại 1 tổ chức hành nghề công chứng thì phải đăng
kývới Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng đó. –
Thời gian tập sự là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo
nghềcông chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian tập
sự hành nghề công chứng được tính từ ngày đăng ký tập sự. –
Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải có ít nhất 02 năm kinh nghiệm hành nghề công
chứng.Công chứng viên bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công
chứng thì sau 12 tháng kể từ ngày chấp hành xong quyết định kỷ luật, quyết định xử phạt vi phạm hành
chính mới được hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng. –
Tại cùng một thời điểm, 1 công chứng viên không được hướng dẫn nhiều hơn 2 người tập sự. –
Người tập sự hành nghề công chứng được hướng dẫn các kỹ năng hành nghề và thực hiện
cáccông việc liên quan đến công chứng do công chứng viên hướng dẫn phân công và chịu trách nhiệm
trước công chứng viên hướng dẫn về những công việc đó. Người tập sự không được ký văn bản công chứng. –
Hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng phải có báo cáo bằng văn bản về
kếtquả tập sự có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng
nhận tập sự gửi đến Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký tập sự; được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự
hành nghề công chứng. Người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được cấp giấy
chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
6. Bổ nhiệm công chứng viên (Điều 12 Luật công chứng 2014) –
Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn để bổ nhiệm công chứng viên có quyền đề nghị Bộ trưởng
Bộ Tưpháp bổ nhiệm công chứng viên –
Người đề nghị phải làm hồ sơ theo quy định, hồ sơ gồm:
+ Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định;
+ Phiếu lý lịch tư pháp;
+ Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ, tiến sĩ luật; lOMoAR cPSD| 45619127
+ Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;
+ Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng. Đối với người được miễn
đào tạo nghề công chứng thì phải có bản sao giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng
và giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng;
+ Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng;
+ Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp –
Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được gửi đến Sở Tư pháp nơi người đề nghị bổ
nhiệmcông chứng viên đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng –
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị
Bộtrưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm; trường hợp từ chối đề
nghị thì phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ. –
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản và hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công
chứngviên của Sở Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường
hợp từ chối bổ nhiệm phải thông báo bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do, gửi cho Sở Tư pháp và người đề nghị bổ nhiệm. –
Không được bổ nhiệm công chứng viên đối với: (Điều 13 Luật Công chứng 2014)
+ Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật
của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý.
+ Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
+ Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
+ Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc
thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân
đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật
bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành.
+ Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi
danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời
hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp
hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.
7. Hành nghề công chứng
– Công chứng viên phải hành nghề trong 1 tổ chức hành nghề công chứng theo 1 trong các hìnhthức:
+ là công chứng viên của Phòng công chứng: theo đó thì công chứng viên phải là công chức hoặc viên chức
Trưởng phòng / Phó trưởng phòng công chứng: công chức
Công chứng viên: viên chức lOMoAR cPSD| 45619127
+ là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng
+ là công chứng viên làm theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng
– Công chứng viên phải được tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hành nghề tại Sở Tư pháp
8. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên (Điều 17 Luật Công chứng 2014)
– Nhắc lại về khái niệm Quyền:
+ quyền là vì lợi ích của người mang quyền
+ người mang quyền có quyền thực hiện / không thực hiện những quyền đó
+ khi đã xác định được chủ thể mang quyền thì tức là xác định được nghĩa vụ, trách nhiệm của cá nhân, chủ thể khác – Khái niệm Nghĩa vụ:
+ vì lợi ích của chủ thể khác, chứ không vì lợi ích của chủ thể mang nghĩa vụ
+ người mang nghĩa vụ phải thực hiện nghĩa vụ –
Xác định mối quan hệ của Công chứng viên:
+ với tổ chức hành nghề công chứng
+ với người yêu cầu công chứng + với Nhà nước
– Xác định mối quan hệ của tổ chức hành nghề công chứng: + với công chứng viên
+ với người yêu cầu công chứng + với Nhà nước
– Công chứng viên có các quyền:
+ Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;
+ Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;
+ Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này;
+ Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;
+ Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; –
Công chứng viên có các nghĩa vụ:
+ Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
+ Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng; lOMoAR cPSD| 45619127
+ Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
+ Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và
hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do
cho người yêu cầu công chứng;
+ Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản
hoặc pháp luật có quy định khác;
+ Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình;
chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;
+ Tham gia tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên;
+ Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm
công chứng viên và tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;
II. Tổ chức hành nghề công chứng
1. Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng (Điều 18 Luật Công chứng 2014) –
Tổ chức hành nghề công chứng gồm: + Phòng công chứng
+ Văn phòng công chứng (VPCC)
– Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của luật và phù hợp với quyhoạch
tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
– Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển Văn phòngcông chứng
– Văn phòng công chứng thành lập tại những địa bàn có điều kiện kinh tế, xã hội khó khăn, đặc biệt khókhăn
thì sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi
2. Phòng công chứng (Điều 19 Luật Công chứng 2014)
– Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp
– Có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng
– Là đơn vị sự nghiệp có thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Nếunguồn thu không đủ thì sẽ được ngân sách NN đảm bảo
– Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập vàtên
của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.
Ví dụ: Phòng công chứng số 3 Hà Nội, Phòng công chứng số 2 thành phố Hồ Chí Minh
- Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải
là công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. lOMoAR cPSD| 45619127
3. Quy định về thành lập, chuyển đổi, giải thể phòng công chứng (Điều 20, 21 Luật Công chứng 2014)
– UBND cấp tỉnh ra quyết định thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng
– Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầutư,
Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng Đề án thành lập Phòng công chứng trình UBND cấp tỉnh xem xét,
quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự,
địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
– Trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án trình UBND cấp tỉnhxem xét, quyết định để:
+ chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng
+ giải thể Phòng công chứng: Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ,
làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận
4. Văn phòng công chứng (Điều 22 Luật Công chứng 2014)
– Được tổ chức và hoạt động dưới hình thức Công ty hợp danh
– Do ít nhất 2 công chứng viên hợp danh thành lập và không có thành viên góp vốn
– Có trụ sở đáp ứng các điều kiện do PL quy định
– Có con dấu và tài khoản riêng
– Tư chủ về tài chính, nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác
– Các công chứng viên hợp danh chịu trách nhiệm về tài chính cho hoạt động của VPCC
– Người đại diện theo PL của VPCC là Trưởng Văn phòng. Trưởng VPCC phải là công chứng viên hợpdanh
của VPCC và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tên gọi của VPCC phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và tuân theo quy định của Luậtdoanh nghiệp về đặt tên.
VD: Văn phòng công chứng Nguyễn Thu Hà, Văn phòng công chứng Đông Đô, Văn phòng công chứng Cầu Giấy, …
5. Thành lập, đăng ký Văn phòng công chứng (Điều 23 Luật Công chứng 2014)
– Các công chứng viên thành lập VPCC phải có hồ sơ đề nghị thành lập VPCC gửi UBND cấp tỉnh xemxét,
quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập VPCC gồm:
+ đơn đề nghị thành lập
+ đề án thành lập VPCC, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa
điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện
+ bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập VPCC
– Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập VPCC, UBND cấp tỉnh xem xét,quyết
định cho phép thành lập VPCC; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. lOMoAR cPSD| 45619127
– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, VPCC phải đăng ký
hoạtđộng tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
– Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấyđăng
ký hoạt động của VPCC; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
– VPCC được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
– Công chứng viên hợp danh của VPCC có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọngcá
nhân hoặc trong các trường hợp khác do PL quy định. Tuy nhiên:
+ nếu VPCC chỉ có 2 công chứng viên thì việc 1 công chứng viên chấm dứt có thể dẫn đến giải thể VPCC
nếu không tìm được công chứng viên thay thế (trong khoảng thời gian do PL quy định)
+ trong vòng 5 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của VPCC, thì công chứng viên đó
không được hành nghề công chứng …
– VPCC có quyền tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới nếu công chứng viên đó được các công
chứngviên hợp danh còn lại chấp thuận.
– Trường hợp công chứng viên hợp danh của VPCC chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì ngườithừa
kế của công chứng viên hợp danh được hưởng phần giá trị tài sản tại Văn phòng công chứng sau khi đã
trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của công chứng viên đó. Người thừa kế có thể trở thành công chứng
viên hợp danh của Văn phòng công chứng nếu là công chứng viên và được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận.
6. Hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng VPCC (Điều 28 Luật Công chứng 2014)
– Nhiều VPCC có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể hợp nhất thành
1VPCC mới bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang VPCC được hợp
nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các VPCC bị hợp nhất.
– Một hoặc một số VPCC có thể sáp nhập vào một VPCC khác có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phốtrực
thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang VPCC nhận
sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của VPCC bị sáp nhập.
– VPCC có thể được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác đáp ứng các điều kiện quy định củaPL.
VPCC chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất là 02 năm. Công chứng viên
đã chuyển nhượng VPCC không được phép tham gia thành lập VPCC mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.
– Công chứng viên nhận chuyển nhượng VPCC phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng VPCC
+ Cam kết hành nghề tại VPCC mà mình nhận chuyển nhượng
+ Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của VPCC được chuyển nhượng
+ UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng VPCC
– UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng VPCC. lOMoAR cPSD| 45619127
7. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 32, 33 Luật Công chứng2014)
– Tổ chức hành nghề công chứng có các quyền sau:
+ Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình
Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
+ Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu
cầu công chứng của nhân dân.
+ Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
– Tổ chức hành nghề công chứng có các nghĩa vụ sau:
+ Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
+ Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
+ Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
+ Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù
lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
+ Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37
của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này.
+ Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
+ Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp
thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
+ Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp
ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ
chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
Vấn đề 3: Thủ tục công chứng
I. Khái niệm thủ tục công chứng –
Nếu coi công chứng là hoạt động của công chứng viên thì thủ tục công chứng là cách thức
màcông chững viên thực hiện hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch và bản dịch theo 1 trình tự được PL quy định –
Nếu coi công chứng là dịch vụ thì thủ tục công chứng là cách thức để các bên trong hoạt
độngcông chứng thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình – Thủ tục công chứng liên quan đến các vấn đề: lOMoAR cPSD| 45619127 + chủ thể + hồ sơ công chứng
+ địa điểm công chứng + thời hạn công chứng
1. Chủ thể trong hoạt động công chứng
– Là các bên tham gia vào thủ tục công chứng để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
– Người thực hiện công chứng: là công chứng viên
Ngoài ra còn có: thư ký công chứng, nhân viên khác của tổ chức hành nghề công chứng, bản thân tổ chức
hành nghề công chứng (như việc thu phí công chứng, con dấu của tổ chức hành nghề công chứng chứ không
phải của công chứng viên, việc lưu trữ hồ sơ công chứng là của tổ chức hành nghề công chứng)
– Người yêu cầu công chứng: là cá nhân, tổ chức+ cá nhân: phải có năng lực hành vi dân sự
tổ chức: phải thực hiện thông qua người đại diện theo PL hoặc theo ủy quyền
– Người làm chứng: nếu người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký
được,không điểm chỉ được hoặc trường hợp khác theo yêu cầu của PL
– Người phiên dịch: nếu người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt
2. Hồ sơ công chứng (Điều 40, khoản 1, Luật Công chứng 2014)
– Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm:
+ Phiếu yêu cầu công chứng: trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung
cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận
hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch: do người yêu cầu công chứng soạn
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hoặc hộ
chiếu còn hạn sử dụng
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy
định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp
hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có: VD giấy ủy
quyền, giấy chứng nhận hàng hóa, …
3. Thời hạn công chứng (Điều 43 Luật Công chứng 2014)
– Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quảcông
chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý
công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không
tính vào thời hạn công chứng.
– Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp
thìthời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc. lOMoAR cPSD| 45619127
4. Địa điểm công chứng (Điều 44 Luật Công chứng 2014)
– Việc công chứng có thể được thực hiện ở bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào:
+ PL không phân biệt Phòng công chứng và Văn phòng công chứng
+ PL không phân biệt công chứng tại tỉnh thành phố nào, trừ các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất
động sản (phải là tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở cùng với nơi có bất động sản), tuy nhiên chỉ áp
dụng với việc chuyển nhượng quyền sử dụng bất động sản, nếu công chứng liên quan đến di chúc, thừa kế
bất động sản thì không cần theo quy định này
– Với hợp đồng, giao dịch về bất động sản phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng
trongphạm phi cấp tỉnh nơi có bất động sản, trừ trường hợp công chứng di chúc, công chứng văn bản từ
chối nhận di sản và văn bản ủy quyền
– Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
– Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trườnghợp
người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang
thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
II. Thủ tục công chứng
1. Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch
– Thủ tục công chứng được quy định thống nhất, tuy nhiên PL có quy định riêng đối với từng loại việc–
Thủ tục công chứng chia làm 2 giai đoạn:
+ tiếp nhận yêu cầu công chứng + thực hiện công chứng
a. Tiếp nhận yêu cầu công chứng
– Người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ theo quy định của PL và xuất trình cho công chứng viên
– Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu côngchứng
và xử lý theo 1 trong các cách thức sau:
+ nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của PL thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng
+ nếu có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao
dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công
chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người
yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành
xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. b. Thực hiện công chứng
– Trước khi bắt đầu việc công chứng, công chứng viên phải:
+ hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định
PL có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch
+ giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và
hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch. lOMoAR cPSD| 45619127
– Đối với hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng tự soạn thảo thì công chứng viên sẽ phải
tiếnhành kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch. Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi
phạm PL, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của PL thì
công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công
chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
– Nếu người yêu cầu công chứng chưa soạn thảo hợp đồng, giao dịch mà nhờ công chứng viên soạn, thìcông chứng viên phải:
+ xác nhận lại với người yêu cầu công chứng về nội dung, ý định và các vấn đề khác của hợp đồng, giao dịch
+ nếu nhận thấy ý định giao kết hợp đồng, giao dịch không vi phạm PL, không trái đạo đức xã hội thì công
chứng viên sẽ soạn hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu
– Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho ngườiyêu cầu công chứng nghe.
– Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch
thìký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Tiếp đến người làm chứng, người phiên dịch ký/điểm chỉ (nếu có)
– Người yêu cầu công chứng ký vào từng tranh của hợp đồng, giao dịch, trang cuối sẽ ký và ghi rõ họ tên.
– Việc ký/điểm chỉ vào hợp đồng, giao dich phải thực hiện trước mặt công chứng viên, trừ trường hợpngười
đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng
thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ
trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
– Yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ công chứng để đốichiếu
– Ghi lời chứng theo mẫu (Điều 46 Luật Công chứng 2014) do Bộ Tư pháp quy định, gồm các nội dung:
+ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;
+ chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục
đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc
dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch;
+ trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng;
+ chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Công chứng viên ký và đóng dấu của Tổ chức hành nghề công chứng 2. Một
số thủ tục công chứng cụ thể
a. Công chứng bản dịch (Điều 61)
– Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịchlà
cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. lOMoAR cPSD| 45619127
– Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếngnước
ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác,
phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.
– Khi dịch xong, người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch và trang cuối phải ghi rõ họ têncủa mình.
– Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản
dịchphải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.
– Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch:
+ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;
+ họ tên người phiên dịch;
+ chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch;
+ chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; +
chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Các trường hợp không được công chứng bản dịch:
+ Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;
+ Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
+ Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật
b. Công chứng di chúc (Điều 56 Luật Công chứng 2014)
– Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc, không được ủy quyền cho người khác
– Nếu công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thểnhận
thức và làm chủ được hành vi của mình, hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối,
đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ
được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó.
– Nếu tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy
đủgiấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.
– Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏmột
phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ
sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề
công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ di chúc
biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc đó.
c. Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản (Điều 56 Luật Công chứng 2014)
– Những người thừa kế theo PL hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản
đượchưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản. lOMoAR cPSD| 45619127
– Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc mộtphần
di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác.
– Nếu di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản PL quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơyêu
cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.
– Trường hợp thừa kế theo PL, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệgiữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của PL về thừa kế. Trường hợp thừa kế
theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.
– Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất,quyền
sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ
hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng PL thì từ chối yêu cầu công
chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
– Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuậnphân
chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.
– Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nướccó
thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.
d. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản (Điều 56 Luật Công chứng 2014)
– Việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứngcó
trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản.
– Trường hợp một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thếchấp
đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi
pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công
chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu.
– Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyểnđổi,
chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ
công chứng hợp đồng thế chấp tiếp theo đó.
3. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng (Điều 5 Luật Công chứng 2014)
– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hànhnghề công chứng.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợpbên
có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy
định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng,
giaodịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
Vấn đề 3: Thủ tục chứng thực lOMoAR cPSD| 45619127
I. Khái niệm thủ tục chứng thực 1. Khái niệm
– Chứng thực là các hoạt động gồm:
+ cấp bản sao từ sổ gốc: là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.
Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc
+ chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính
+ chứng thực chữ ký: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là
chữ ký của người yêu cầu chứng thực
+ chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao
kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch – Các khái niệm:
+ Bản chính: là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi
đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
+ Bản sao: là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
+ Sổ gốc: là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định
của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
+ Văn bản chứng thực: là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
2. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực (Điều 3 Nghị định 23/2015)
– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợppháp luật có quy định khác.
– Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếuchứng
thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ
đểxác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đãký
kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch.
3. Thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 4 Nghị định 23/2015)
– Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc, trừ trườnghợp PL có quy định khác.
– Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bảnchính.
4. Thẩm quyền chứng thực (Điều 5 Nghị định 23/2015) lOMoAR cPSD| 45619127
– Trưởng / Phó phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam;
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng
Việt sang tiếng nước ngoài
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Lưu ý: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực, sau đó ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
– Chủ tịch / Phó Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, nhà ở + Chứng thực di chúc
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, đất đai, nhà ở.
Lưu ý: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.
Lưu ý: UNND cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc văn bản liên quan đến quyền
của người sử dụng đất, nhà ở thì phải là UBND xã nơi có đất, nhà ở
– Thẩm quyền của viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự (được thực hiện bên ngoài lãnh thổ VN, tại
cơquan ngoại giao / lãnh sự ở nước ngoài):
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam;
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng
Việt sang tiếng nước ngoài
– Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực: