lOMoAR cPSD| 32573545
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP <4>
1.6 . QUI TRÌNH KẾ HOẠCH HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP
1.6.1 Qui trình kế hoạch hoá trong doanh nghiệp theo qui tắc PDCA
Có nhiều cách tiếp cận về qui trình kế hoạch hoá trong doanh nghiệp, song nói
một cách chung nhất, qui trình kế hoạch hoá bao gồm các bước tuần tự, cho
phép vạch ra các mục tiêutại những thời điểm khác nhau trong tương lai, dự tính
các phương tiện cần thiết và tổ chứctriển khai sử dụng các phương tiện nhằm đạt
được các mục tiêu. Một trong những qui trình được áp dụng rộng rãi tại các
doanh nghiệp ở các nước kinh tế thị trường phát triển, đặc biệt ở Nhật Bản là qui
trình PDCA. Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về qui trình này. Giáo sư Deming
(Mỹ) đã nêu ra qui tắc PDCA - trình tự cần thiết khi muốn thực hiện một công
việc nào đó có hiệu quả. Trong đó:
+ P (Plan): Lập kế hoạch + D (Do): Thực hiện + C (Check): Kiểm tra + A (Act): Điều chỉnh
Qui trình kế họach hoá trong doanh nghiệp theo qui tắc này bao gồm các bước sau đây:
- Bước 1: Soạn lập kế hoạch. Đây là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế hoạch
hoá với nội dung chủ yếu là xác định các nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược, các
chương trình và các chỉ tiêu tác nghiệp; soạn lập ngân quỹ; và các chính sách,
biện pháp áp dụng trong thời kỳ kế hoạchcủa doanh nghiệp để thực hiện các
mục tiêu đặt ra. Các nội dụng cụ thể quá quá trình soạn lậpkế hoạch sẽ được trình bày ở phần sau.
Lưu ý: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, soạn lập kế hoạch thường phải là
quá trình xây dựng nhiều nhiều phương án khác nhau để có thể lựa chọn được phương án tốt nhất.
- Bước 2: Tổ chức thực hiện kế hoạch. Kết quả hoạt động của quá trình này
được thể hiện bằng những chỉ tiêu thực tế của hoạt động doanh nghiệp. Đây là
khâu mang tính quyết định đến việc thực hiện những mục tiêu đặt ra trong các
kế hoạch. Nội dung chủ yếu của bước này bao gồm: Thiết lập và tổ chức các
yếu tố nguồn lực cần thiết; sử dụng các chính sách, biện pháp, đòn bẩy quan
trọng để tác động trực tiếp đến các cấp thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh lOMoAR cPSD| 32573545
của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các yêu cầu tiến độ đặt ra trong các kế hoạch tác nghiệp.
- Bước 3: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện
Nhiệm vụ của quá trình này là thúc đẩy thực hiện các mục tiêu đặt ra và theo
dõi, phát hiện những phát sinh không phù hợp với mục tiêu. Khi phát hiện
những phát sinh không phùhợp, điều quan trọng là cần phải tìm được các
nguyên nhân dẫn đến tình hình đó.
Nội dung chính của bước này là: Kiểm tra các chỉ tiêu kế hoạch (ví dụ như khối
lượng, chất lượng, tiến độ thời gian, v.v, ), đánh giá tình hình thực hiện so với kế
hoạch, và tìm nguyên nhân (chủ quan, khách quan)
- Bước 4: Điều chỉnh thực hiện kế hoạch
Nếu quá trình thực hiện không phù hợp với mục tiêu, các nhà kế hoạch cần đưa
ra các quyết định điều chỉnh cần thiết và kịp thời. Các quyết định điều chỉnh có thể là:
+ Thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức (tức là hệ thống các mục tiêu đặt ra
ban đầu không bị thay đổi). Đây là hình thức điều chỉnh tích cực nhất vì nó
không ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp, những nhu cầu sản phẩm và
dịch vụ vẫn được đáp ứng đầy đủ trên thị trường.
+ Thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống mục tiêu đặt ra ban đầu.
Hình thức điều chỉnh này chỉ nên áp dụng khi không thể thực hiện được việc
thay đổi tổ chức hoặc chiphí của sự thay đổi tổ chức quá lớn.
+ Quyết định chuyển hướng sản xuất kinh doanh trong những điều kiện bất khả kháng.
Các hướng chuyển đổi thường là những phương án dự phòng mà doanh nghiệp
đã xác định trong quá trình lập kế hoạch.
Qui trình kế hoạch hoá nêu trên không phải là một trình tự tác nghiệp đơn giản
mang tính chất tuần tự mà nó được thực hiện đan xen nhau, tác động hỗ trợ
nhau; trong đó khâu lập kế hoạch là quan trọng nhất. Quá trình này đòi hỏi tính
linh hoạt và nghệ thuật quản lý rất lớn nếu như một khâu nhất định của quá trình
không phù hợp với mục tiêu đề ra thì nó có thể dẫn tới những hậu quả mang tính
dây truyền không lường trước được.