Ôn tập Tổng quan về quá trình ra quyết định môn Quản trị học | Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

lOMoAR cPSD| 58800262 Chương 4
Theo robbin và cộng sự năm 2017 tiến trình ra quyết định gồm 8 bước ( PTIT)là
1. Xác định vấn đề •
Đây là bước đầu tiên và quan trọng . Nhà quản trị cần nhận diện vấn đề hoặc
cơ hội mà tổ chức đang đối mặt. •
Nếu vấn đề không được xác định chính xác, toàn bộ tiến trình ra quyết định sẽ bị sai lệch.
2. Xác định tiêu chuẩn của quyết định •
Xác định các yếu tố hoặc tiêu chí cần thiết để đánh giá các phương án. •
Tiêu chí có thể bao gồm: chi phí, thời gian, hiệu quả, tính bền vững, mức độ rủi ro, v.v
3. Lượng hóa các tiêu chuẩn •
Đặt mức độ quan trọng khác nhau cho từng tiêu chí. •
Điều này giúp ưu tiên các yếu tố quan trọng hơn trong quá trình đánh giá các phương án.
4. Xây dựng phương án •
Lập danh sách tất cả các phương án khả thi để giải quyết vấn đề. •
Ở bước này, không đánh giá mà chỉ tập trung vào việc sáng tạo và liệt kê các lựa chọn.
5. Đánh giá các phương án •
Đánh giá từng phương án dựa trên các tiêu chí đã xác định và trọng số đã phân bổ. •
Sử dụng các phương pháp như ma trận quyết định hoặc phân tích chi phí-lợi
ích để đảm bảo đánh giá khách quan.
6. Lựa chọn phương án tốt nhất
Sau khi phân tích, chọn phương án tối ưu nhất đáp ứng các tiêu chí và mục tiêu đề ra. lOMoAR cPSD| 58800262
7. Tổ chức thực hiện quyết định •
Thực hiện phương án đã chọn thông qua kế hoạch cụ thể. •
Điều này bao gồm phân bổ nguồn lực, giao nhiệm vụ, và thiết lập thời gian thực hiện.
8. Đánh giá hiệu quả quyết định •
Kiểm tra kết quả để đảm bảo rằng quyết định đạt được mục tiêu đề ra. •
Nếu kết quả không như mong đợi, cần xem xét lại các bước trong tiến trình
và điều chỉnh nếu cần.
Ví dụ minh họa: Một quán cà phê nhỏ gặp vấn đề vì lượng khách vào buổi tối
rất ít, ảnh hưởng đến doanh thu. Bước 1: Xác định vấn đề •
Lượng khách buổi tối quá thấp, chiếm chưa đến 10% tổng lượng khách cả ngày.
Bước 2: Xác định tiêu chí ra quyết định
Tăng lượng khách buổi tối ít nhất 30%. •
Chi phí triển khai không quá 5 triệu VND. •
Dễ thực hiện và không ảnh hưởng đến hoạt động ban ngày.
Bước 3: Phân bổ trọng số cho tiêu chí Tăng khách: 50%. • Chi phí thấp: 30%. • Dễ thực hiện: 20%.
Bước 4: Phát triển các phương án
1. Tổ chức chương trình nhạc acoustic vào buổi tối.
2. Giảm giá 20% cho khách sau 18h.
3. Ra mắt thực đơn đồ uống mới chỉ phục vụ buổi tối. lOMoAR cPSD| 58800262
Bước 5: Đánh giá các phương án •
Sau khi đánh giá theo tiêu chí, phương án "Tổ chức nhạc acoustic" đạt điểm
cao nhất do thu hút khách hiệu quả và chi phí hợp lý.
Bước 6: Lựa chọn phương án tốt nhất •
Chọn phương án "Tổ chức nhạc acoustic".
Bước 7: Thực thi quyết định •
Mời một nhóm nhạc địa phương biểu diễn vào 2 tối cuối tuần. •
Chi phí thuê nhóm nhạc: 4 triệu VND/tháng. •
Quảng cáo chương trình trên mạng xã hội.
Bước 8: Đánh giá hiệu quả quyết định •
Sau 1 tháng, lượng khách buổi tối tăng 40%, doanh thu tăng đáng kể. •
Chi phí nằm trong ngân sách, khách hàng phản hồi tích cực. Chương 5:
1. Các cấp độ của kế hoạch và mục tiêu của tổ chức -Tuyên bố sứ mệnh
- Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược ( Quản trị cấp cao-toán bộ tổ chức) -
Các KH và mục tiêu chiến thuật (QT cấp trung-đơn vị trực thuộc/ chức năng)
-Các KH và mục tiêu hoạt động (QT cấp cơ sở- bboj phận cấp thấp và cá nhân)
2. Cấu trúc và kỹ thuật xây dựng tuyên bố sứ mạng / sứ mệnh. Vận dụng viết một tuyên
bố sứ mạng cho một tổ chức cụ thể.
o Cấu trúc của tuyên bố sứ mạng: Tuyên bố sứ mạng thường bao gồm các thành phần chính
1. Mục đích tồn tại: Lý do tổ chức được thành lập.
2. Khách hàng mục tiêu: Đối tượng mà tổ chức phục vụ.
3. Sản phẩm/dịch vụ chính: Những gì tổ chức cung cấp để đáp ứng nhu cầu.
4. Giá trị cốt lõi: Những nguyên tắc và giá trị mà tổ chức theo đuổi.
5. Tầm ảnh hưởng: Khu vực hoặc lĩnh vực mà tổ chức mong muốn tạo ra tác động.
o Kỹ thuật xây dựng tuyên bố sứ mạng lOMoAR cPSD| 58800262
1. Brainstorming: Thu thập ý tưởng từ các thành viên chủ chốt.
2. Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, yếu, cơ hội, và thách thức của tổ chức.
3. Phỏng vấn khách hàng/nhân viên: Hiểu rõ kỳ vọng từ bên trong và bên ngoài tổ chức.
4. Viết nháp: Soạn thảo một phiên bản ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
5. Chỉnh sửa và kiểm tra: Đảm bảo tuyên bố sứ mạng phù hợp với giá trị và chiến lược tổ chức.
Ví dụ: Tuyên bố sứ mệnh “Trung tâm ABC cam kết cung cấp chương trình đào tạo ngoại
ngữ chất lượng cao, giúp học viên đạt được khả năng giao tiếp toàn cầu. Chúng tôi hướng
đến việc tạo ra một môi trường học tập sáng tạo, thân thiện, và lấy người học làm trung
tâm, đồng thời thúc đẩy giá trị học tập suốt đời và hội nhập quốc tế.” Chương 6:
1. Các phương pháp lãnh đạo
Phương pháp lãnh đạo là cách nhà lãnh đạo sử dụng để định hướng, động viên và
quản lý đội nhóm. Có 3 phương pháp chính:
1. Lãnh đạo mệnh lệnh (Autocratic Leadership) o Nhà lãnh đạo ra quyết
định mà không cần tham khảo ý kiến cấp dưới.
o Phù hợp trong tình huống khẩn cấp hoặc môi trường yêu cầu tuân thủ chặt chẽ.
2. Lãnh đạo dân chủ (Democratic Leadership) o Nhà lãnh đạo khuyến
khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ nhóm.
o Phù hợp với môi trường sáng tạo, cần sự hợp tác.
3. Lãnh đạo tự do (Laissez-faire Leadership) o Nhà lãnh đạo trao toàn
quyền cho nhóm tự quản lý công việc.
o Phù hợp khi đội nhóm có chuyên môn cao và tự chủ tốt.
2. Các lý thuyết về lãnh đạo
2.1. Ba loại hình phong cách lãnh đạo – Kurt Lewin và cộng sự
Kurt Lewin (1939) đã phát triển 3 phong cách lãnh đạo: lOMoAR cPSD| 58800262
1. Lãnh đạo độc đoán (Authoritarian Leadership): Nhà lãnh đạo kiểm soát
toàn bộ quyết định và yêu cầu cấp dưới tuân thủ nghiêm ngặt.
o Ưu điểm: Quyết định nhanh, hiệu quả trong tình huống khẩn cấp.
o Nhược điểm: Có thể làm giảm động lực và sáng tạo của nhân viên.
2. Lãnh đạo dân chủ (Democratic Leadership): Khuyến khích sự tham gia
của cấp dưới trong quá trình ra quyết định.
o Ưu điểm: Tạo sự đồng thuận và khuyến khích sáng tạo.
o Nhược điểm: Quyết định có thể mất nhiều thời gian.
3. Lãnh đạo tự do (Laissez-faire Leadership): Nhà lãnh đạo giao quyền tự
quyết cho nhóm, ít can thiệp.
o Ưu điểm: Phát huy tối đa khả năng của nhân viên giỏi.
o Nhược điểm: Thiếu sự định hướng nếu nhóm không có kỹ năng tự quản lý tốt.
2.2. Lưới quản lý – Blake và Mouton (1964)
Blake và Mouton phát triển Mô hình lưới quản lý, tập trung vào 2 yếu tố:
1. Quan tâm đến con người (Concern for People).
2. Quan tâm đến công việc (Concern for Production).
Có 5 phong cách lãnh đạo chính: •
Phong cách 1.1 (Lãnh đạo thoải mái): Quan tâm ít cả con người lẫn công việc. •
Phong cách 9.1 (Lãnh đạo mệnh lệnh): Quan tâm cao đến công việc, ít đến con người. •
Phong cách 1.9 (Lãnh đạo nhân ái): Quan tâm cao đến con người, ít đến công việc. •
Phong cách 5.5 (Lãnh đạo cân bằng): Quan tâm vừa phải cả con người và công việc. lOMoAR cPSD| 58800262 •
Phong cách 9.9 (Lãnh đạo lý tưởng): Quan tâm tối đa cả con người và công việc.
2.3. Lãnh đạo theo tình huống – Hersey và Blanchard (1997)
Hersey và Blanchard cho rằng phong cách lãnh đạo cần thay đổi tùy vào mức độ
sẵn sàng và năng lực của cấp dưới.
Có 4 phong cách lãnh đạo:
1. Lãnh đạo chỉ đạo (Telling – S1): Dùng với nhân viên mới, kỹ năng còn hạn chế.
2. Lãnh đạo thuyết phục (Selling – S2): Dùng khi nhân viên cần thêm động viên và định hướng.
3. Lãnh đạo tham gia (Participating – S3): Dùng khi nhân viên có kỹ năng nhưng thiếu tự tin.
4. Lãnh đạo ủy quyền (Delegating – S4): Dùng khi nhân viên đã sẵn sàng tự quản lý công việc.
Ví dụ minh họa Lãnh đạo theo tình huống – Hersey và Blanchard
Tình huống: Một giám đốc sản xuất cần lãnh đạo đội nhóm có các thành viên ở
nhiều mức độ sẵn sàng khác nhau.
1. Nhân viên A: Mới vào làm, chưa có kinh nghiệm.
o Phong cách phù hợp: S1 – Chỉ đạo. Giám đốc hướng dẫn cụ thể từng bước công việc.
2. Nhân viên B: Có kỹ năng nhưng không tự tin xử lý vấn đề.
o Phong cách phù hợp: S2 – Thuyết phục. Giám đốc giải thích lợi ích
của việc thực hiện đúng quy trình và động viên tinh thần.
3. Nhân viên C: Giỏi chuyên môn nhưng không nhiệt tình.
o Phong cách phù hợp: S3 – Tham gia. Giám đốc thảo luận, khuyến
khích nhân viên đóng góp ý kiến để tăng cảm giác gắn bó.
4. Nhân viên D: Có kinh nghiệm, tự chủ cao. lOMoAR cPSD| 58800262
o Phong cách phù hợp: S4 – Ủy quyền. Giám đốc giao nhiệm vụ và để
nhân viên tự quyết định cách thực hiện. Chương 7:
1. Các mô hình cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là cách một doanh nghiệp phân chia, điều phối và quản lý công
việc. Có 5 mô hình cơ bản:
1.1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Structure) •
Đặc điểm: Chia tổ chức thành các phòng ban chuyên môn (như Marketing, Nhân sự, Tài chính). •
Ưu điểm: Chuyên môn hóa cao, rõ ràng về trách nhiệm. •
Nhược điểm: Dễ tạo sự rời rạc giữa các bộ phận. •
Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn có môi trường ổn định.
1.2. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/dịch vụ (Product-Based Structure) •
Đặc điểm: Tổ chức chia theo dòng sản phẩm/dịch vụ (như Bộ phận Sản phẩm A, B). •
Ưu điểm: Tập trung vào từng sản phẩm, phù hợp với thị trường cụ thể. •
Nhược điểm: Dễ lãng phí tài nguyên nếu các bộ phận không phối hợp tốt. •
Phù hợp: Doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm khác nhau.
1.3. Cơ cấu tổ chức theo địa lý (Geographical Structure) •
Đặc điểm: Chia theo khu vực địa lý (như Bắc, Trung, Nam). •
Ưu điểm: Gần gũi với khách hàng tại từng khu vực. •
Nhược điểm: Khó quản lý chặt chẽ nếu địa lý quá rộng. •
Phù hợp: Doanh nghiệp hoạt động ở nhiều vùng hoặc quốc gia.
1.4. Cơ cấu tổ chức ma trận (Matrix Structure) •
Đặc điểm: Kết hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu theo dự án. Một nhân
viên có thể làm việc cho nhiều bộ phận hoặc dự án khác nhau. •
Ưu điểm: Linh hoạt, tận dụng nguồn lực hiệu quả. lOMoAR cPSD| 58800262 •
Nhược điểm: Dễ gây mâu thuẫn về trách nhiệm và quyền hạn. •
Phù hợp: Doanh nghiệp làm việc theo dự án hoặc môi trường sáng tạo.
1.5. Cơ cấu tổ chức phẳng (Flat Structure) •
Đặc điểm: Loại bỏ nhiều tầng quản lý, tập trung vào sự hợp tác và tự quản lý. •
Ưu điểm: Tăng tính linh hoạt và sự sáng tạo. •
Nhược điểm: Khó kiểm soát khi tổ chức phát triển lớn. •
Phù hợp: Các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ. Tình huống:
Công ty ABC là khởi nghiệp công nghệ, 30 nhân viên, làm việc theo dự án phát triển ứng dụng.
Đề xuất: Cơ cấu ma trận Lý do: o
Linh hoạt, tận dụng nguồn lực.
o Phối hợp tốt giữa các chuyên môn (Lập trình, Thiết kế). Ví dụ: •
Một nhân viên thiết kế UI/UX vừa làm cho Dự án A vừa báo cáo cho Phòng Thiết kế.
Ưu điểm: Tối ưu nguồn lực, phù hợp với môi trường sáng tạo.
Nhược điểm: Cần quản lý chặt chẽ để tránh mâu thuẫn.