Phân tích điểm yếu và đề xuất cải thiện kiểm soát nội bộ môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Trả lời
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh
Thanh và hậu quả từ sự yếu kém này:
Điểm yếu: Không có sự phân tách trách nhiệm rõ ràng trong quy trình mua hàng và thanh toán:
Trong quy trình hiện tại, nhân viên phụ trách mua hàng vừa có trách nhiệm đặt hàng, nhận hàng,
lập hồ sơ thanh toán và tự nộp hồ sơ cho bộ phận thanh toán mà không có sự kiểm tra, phê duyệt
độc lập từ một bộ phận khác. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu kiểm soát trong quá trình thanh toán.
Hậu quả: Việc không có sự phân tách trách nhiệm giữa các bộ phận dễ tạo điều kiện cho việc
gian lận hoặc sai sót trong việc thanh toán các đơn hàng không thực tế. Một số trường hợp đã
xảy ra như thanh toán trùng lặp, thanh toán trước khi nhận được hàng, hoặc hủy đơn hàng và
phải đòi lại tiền. Điều này không chỉ làm gia tăng rủi ro tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín
và mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp.
Điểm yếu: Không có cơ chế kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của chứng từ thanh toán trước khi
thực hiện uỷ nhiệm chi:
Chứng từ thanh toán không được kiểm tra và xác minh một cách đầy đủ trước khi thực hiện
thanh toán. Cụ thể, việc nhân viên mua hàng ký nháy vào hồ sơ thanh toán và không có dấu
chứng nhận "đã thanh toán" sau khi hoàn tất thanh toán là một yếu kém trong việc theo dõi và
xác nhận tính hợp lệ của các khoản thanh toán.
Hậu quả: Điều này dẫn đến việc một số đơn hàng có thể bị thanh toán nhiều lần mà không bị
phát hiện, hoặc các khoản thanh toán bị sai lệch, không hợp lệ sẽ không được phát hiện kịp thời.
Việc thiếu dấu "đã thanh toán" cũng khiến cho việc theo dõi và đối chiếu các khoản nợ phải trả
trở nên khó khăn hơn, tạo ra lỗ hổng trong công tác quản lý tài chính.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên:
Tăng cường phân tách trách nhiệm và kiểm soát độc lập:
Cần phân chia rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận mua hàng và bộ phận thanh toán. Nhân viên
mua hàng chỉ có trách nhiệm đặt hàng và nhận hàng, còn bộ phận thanh toán sẽ có nhiệm vụ
kiểm tra, phê duyệt và thực hiện thanh toán. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót trong quá trình thanh toán.
Cụ thể, sau khi nhận được hàng, nhân viên mua hàng cần báo cáo lại cho bộ phận thanh toán để
bộ phận này kiểm tra và xác nhận các chứng từ thanh toán hợp lệ, bao gồm đơn đặt hàng, hoá
đơn mua hàng, biên bản giao hàng.
Cải thiện quy trình kiểm tra chứng từ và theo dõi thanh toán:
Tất cả các chứng từ thanh toán cần phải được bộ phận thanh toán kiểm tra kỹ lưỡng trước khi
thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào. Mỗi chứng từ sau khi được thanh toán cần phải đóng dấu
"đã thanh toán" để đảm bảo rằng việc thanh toán không bị trùng lặp.
Thực hiện hệ thống theo dõi và đối chiếu tự động hoặc thủ công để đảm bảo rằng mỗi khoản
thanh toán đều được ghi nhận đầy đủ và có sự xác nhận của các bộ phận liên quan, tránh tình
trạng thanh toán trùng lặp hoặc thanh toán cho đơn hàng chưa được giao.