Phân Tích Hệ Thống Thông Tin và Truyền Thông trong KSNB môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

(96)
Về BP Ttin và truyền thông, Uỷ ban COSO xd 3 nguyên tắc: (97)
NT13: Đvị thu thập, tạo lập và sd các ttin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB
NT14: Đvị phải truyền thông trong nội bộ các ttin cần thiết để hỗ trợ KSNB vận hành
NT15: Đvị phải truyền thông với bên ngoài về những vấn đề tác động đến sự vận hành của KSNB (98) Ở NT13:
Tập đoàn Hòa Phát hiện đại hóa hệ thống quản trị, đẩy mạnh á/d các ứ/d, phần mềm quản lý như văn
phòng điện tử E-Office, ERP, nhà máy thông minh, quản trị nhân sự… tiến tới chuyển đổi số toàn diện. (99)
Hệ thống ttin quản trị:
Ống Thép Hòa Phát là 1 trong những đvị thành viên đầu tiên của tập đoàn dùng phần mềm kế toán
quản trị BRAVO và sau đó tiếp tục nâng cấp mở rộng lên phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO 7 ERP - VN. (100) Hệ thống ttin nhân sự:
Lễ Khởi động Dự án triển khai Phần mềm Quản trị Nhân sự Humax tại Tập đoàn Hòa Phát diễn ra vào ngày 17/4 năm nay..
Dự án này mang đến giải pháp Quản trị nhân sự tổng thể, đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo
mật cho toàn bộ dữ liệu nhân sự, tăng cường kết nối giữa Tập đoàn và cán bộ nhân viên trong công
tác quản trị nhân sự; tạo mtr tương tác, trao đổi giữa các cty trong Tập đoàn với nhân viên và tạo niềm tin cho NLĐ. (101) Tiếp đến NT14:
Hòa Phát có những phương tiện truyền thông nội bộ: email, số điện thoại, website, các mạng ttin nội
bộ, các cơ sở vật chất nội bộ như máy tính, LCD, các ứ/d nội bộ.
Hòa Phát xd Website nội bộ để giúp chia sẻ và kết nối nhiều hơn với những NLĐ trong tập đoàn. (102)
Vận hành hệ thống E-Office:
Văn phòng điện tử giúp CBCNV có thể truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi, trên đa phương tiện, tích
hợp nhắn tin, họp hội nghị, gọi điện trực tuyến, giúp công việc được xử lý kịp thời nhanh chóng, thông suốt hiệu quả. (103,104)
Sau đây là hình ảnh Quy trình quản lý văn bản đi trên E-OFFICE và Quy trình đề nghị thanh toán trên E-OFFICE (105)
Hòa Phát cũng thường tổ chức các cuộc khảo sát thu thập ý kiến của nhân viên các cấp về m tr làm
việc, chính sách lương thưởng, các dự án sắp triển khai, khuyến khích các sáng kiến, cải tiến sáng
tạo cũng như tổ chức các buổi hội thảo, đào tạo offline và online để chia sẻ những kinh nghiệm, mục
tiêu, chiến lược; Đồng thời, đưa ra những rủi ro trong quá trình thực hiện, quản lý dự án, từ đó, tìm ra
các biện pháp khắc phục kịp thời nâng cao hiệu quả công việc. (106)
Đến với NT15: Đvị phải truyền thông với bên ngoài. Đầu tiên là Đối với KH: -
Có BP CSKH riêng: mỗi cty thành viên đều có BP CSKH với hotline và email riêng -
Các chính sách bán hàng, mua hàng, trả góp rõ ràng, nhiều chương trình ưu đãi, chiết khấu, tích điểm thường xuyên -
Có quy trình xử lý các khiếu nại của KH -
Thường xuyên khảo sát sự hài lòng của KH (107)
Dưới đây là h/ảnh về ttin liên hệ của Hòa Phát và phần gửi yêu cầu dành cho KH (108) Đối với NCC: -
Chính sách NCC của Hòa Phát rõ ràng và chi tiết -
Thường xuyên cập nhật ttin kịp thời, công bố ttin minh bạch, đầy đủ trên các phương tiện truyền thông -
Hòa Phát trao đổi, đàm phán trực tiếp với các NCC (109)
Đối với nhà đầu tư, cổ đông: -
Các nhà đầu tư, cổ đông có thể đặt câu hỏi trên website chính thức của tập đoàn để được giải đáp các thắc mắc -
BP Quan hệ cổ đông của Hòa Phát luôn duy trì sự tương tác thường xuyên với các cổ đông,
chuyên gia phân tích, tổ chức nhà đầu tư trong nước và ngoài nước chủ yếu thông qua hình
thức gặp mặt trực tiếp, trực tuyến hoặc qua email, điện thoại. Hòa Phát cũng thường xuyên
cập nhật ttin trên website và các phương tiện ttin đại chúng về tình hình sản xuất, tiêu thụ các
ngành hàng chính như thép, nông nghiệp, điện máy gia dụng, BĐS, tiến độ các dự án lớn đang triển khai (110) -
Hòa Phát có những buổi trao đổi và gặp mặt các nhà đầu tư trong và ngoài nước như Dragon
Capital, VinaCapital, Invesco, Schroder, Harding Loevner,… -
Định kỳ Tổ chức các cuộc họp để thường xuyên ttin với cổ đông (111)
Đối với cơ quan báo chí, hiệp hội ngành nghề:
Hòa Phát thường tgia các buổi giao lưu với hiệp hội ngành nghề, triển lãm thương mại trong và ngoài
nước, phỏng vấn, tọa đàm trực tiếp. Đây là hình ảnh Ống thép Hòa Phát tổ chức gặp mặt giao lưu
với Hiệp hội kết cấu thép miền Bắc (112,113)
Về kênh truyền thông thì Hòa Phát có 1 số kênh như: Fb, Yt, Linkedin… (114)
Và năm 2024 thì Trúc Nhân được chọn làm đại sứ thương hiệu của Điện máy gia dụng Hòa Phát (115)
Ngoài ra Hòa Phát còn tận dụng nhiều hình thức quảng cáo khác nhau từ OOH (quảng cáo ngoài
trời), Social Media nhằm thúc đẩy việc tăng cường thâm nhập và mở rộng thị trường hiệu quả
(116) Hòa Phát còn là nhà tài trợ Kim cương đồng hành cùng Giải Sao Mai khu vực miền Trung - Tây Nguyên năm 2022. (117)
Đến với BP thứ 5 cũng là BP cuối cùng đó là giám sát (118)
Thể hiện qua NT16 là Đvị lựa chọn, xây dựng và thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ để
đảm bảo rằng các BP của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu. (119)
Các thành viên BKS có tỷ lệ sở hữu là 0% (120)
HĐQT của cty Hòa Phát đã ban hành Quy chế nội bộ về quản trị cty. Quy chế này quy định cụ thể về
nhiệm vụ, quyền hạn của HĐQT trong việc giám sát hoạt động của Ban Giám đốc. (121) Theo quy chế này, HĐQT: -
Thảo luận, đánh giá báo cáo của Ban Giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính của cty. -
Tổ chức ktra, giám sát trực tiếp hoặc gián tiếp hoạt động của Ban Giám đốc. -
Yêu cầu Ban Giám đốc báo cáo, giải trình về các vấn đề liên quan đến hoạt động của cty. (122)
Dưới đây là VD cụ thể về hoạt động giám sát TSCĐ của cty Hòa Phát:
HĐQT của cty Hòa Phát thường xuyên xem xét, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đầu tư TSCĐ
của cty. Cũng như sẽ yêu cầu Ban Giám đốc báo cáo về các nguyên nhân, yếu tố ảnh hưởng đến kết
quả thực hiện kế hoạch đầu tư TSCĐ. (123)
Nguyên tắc cuối cùng là NT17: Đvị đánh giá và truyền đạt kịp thời các khiếm khuyết về KSNB cho
các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hoạt động sửa chữa, bao gồm các nhà quản lý cấp
cao và HĐQT, khi cần thiết. (124)
Hoạt động giám sát TSCĐ của cty Hòa Phát được thực hiện bởi các cơ quan khác nhau, bao gồm
HĐQT, BKS và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Kết quả giám sát TSCĐ của các cơ
quan này được tổng hợp và sd để đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB đối với TSCĐ của cty.
Kết quả giám sát TSCĐ của cty cũng được sd để cải thiện hệ thống KSNB. Các cơ quan giám sát sẽ
đưa ra các kiến nghị, giải pháp để khắc phục các sai sót, vi phạm trong quản lý, sd TSCĐ sau đó
được xem xét, triển khai và thực hiện. (125)
Cụ thể, hoạt động giám sát TSCĐ đã giúp cty Hòa Phát đạt được các kết quả sau: -
Hệ thống KSNB đối với TSCĐ của cty được cải thiện, đảm bảo hiệu quả hơn trong việc ngăn
ngừa, phát hiện và xử lý các sai sót, vi phạm trong quản lý, sd TSCĐ. -
Các RR liên quan đến TSCĐ được giảm thiểu, hạn chế thiệt hại cho cty. -
TSCĐ của cty được quản lý, sd 1 cách hiệu quả hơn, góp phần nâng cao năng suất, chất
lượng sản phẩm, dịch vụ của cty. (126)
Thông qua thực trạng KS đối với chu trình TSCĐ của Tập đoàn Hòa Phát thì nhóm có NX về điểm
mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra 1 số kiến nghị để cải thiện HTKSNB như sau (127) Về điểm mạnh -
Các chính sách đào tạo, phát triển nhân sự toàn diện và chế độ phúc lợi hấp dẫn giúp NLĐ
phát huy hết khả năng của mình và gắn bó lâu dài với Tập đoàn -
Các quy trình sản xuất luôn được kiểm soát nghiêm ngặt và đảm bảo an toàn -
Hệ thống quản trị hiện đại hóa tích hợp nhiều công nghệ hiện đại giúp dễ dàng hơn trong việc quản trị toàn DN -
Hệ thống ttin trong doanh nghiệp vận hành tốt giúp DN nắm bắt kịp thời ttin và có các biện
pháp giải quyết phù hợp -
Dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ KH tốt -
Mối quan hệ giữa Hòa Phát và các đối tác không đơn thuần chỉ là quan hệ kinh doanh mà
còn là những người bạn tâm giao và rất đáng tin cậy của nhau (128) Về điểm yếu -
Tỷ lệ thành viên nữ trong tổng số thành viên của HĐQT là rất thấp (0%). -
Công tác đánh giá và truyền đạt khiếm khuyết của KNSB chưa thực sự rõ ràng. -
Trong kinh doanh thì cty chưa tối ưu được CP nguyên liệu đầu vào. -
Công ty thường chỉ ưu tiên chọn và làm việc cùng các nhà cung ứng cũ, thân thuộc. Việc này
có thể giúp tiết kiệm tgian làm quen ban đầu nhưng làm cho cty bị phụ thuộc, bị động và ít có
sự lựa chọn khi có biến động từ NCC -
Tỷ trọng vay nước ngoài chiếm tỷ trọng nhất định trong cơ cấu nợ vay. -
Cty sd phần lớn TSCĐ để cầm cố/thế chấp ngân hàng. Tính đến 31/12/2022 cty Hòa Phát đã
dùng gần 46.300 tỷ đồng TSCĐ để thế chấp ở các ngân hàng. (129)
1 số kiến nghị được đề ra như sau -
Tăng tỷ lệ thành viên nữ trong tổng số thành viên của HĐQT. -
Cty cần triển khai rõ ràng về quy trình, cách thức thực hiện trong việc đánh giá và truyền đạt
về khiếm khuyết của KSNB -
Tối ưu hóa CP nguyên liệu đầu vào -
Cân đối lại cơ cấu nợ vay: như giảm tỷ trọng vay nước ngoài trong cơ cấu nợ vay nhằm hạn
chế lỗ ròng tỷ giá trong bối cảnh giá USD tăng mạnh liên tục -
Cty Hòa Phát cần phải công bố và thuyết minh các khoản vay ngân hàng có dùng TSCĐ để
thế chấp để giúp ttin trên BCTC trở nên trung thực hợp lý hơn. Đồng thời cty thiết lập các
chính sách cụ thể để tăng khả năng và lộ trình trả nợ cũng như giảm số lượng TSCĐ đi thế
chấp. Và khi mang TSCĐ đi thế chấp cần có giấy tờ, hồ sơ rõ ràng. (130)
Đó là toàn bộ phần thuyết trình của nhóm, nhóm xin cảm ơn cô và các bạn đã lắng nghe (131)
Mời các nhóm NX và nếu có thắc mắc hoặc câu hỏi về bài thuyết trình thì hãy scan mã QR ở đây để
nhóm có thể giải đáp ạ