Phân tích ho t đ ạ ng qu ộ
n lý thông tin c ả a doanh nghi ủ p: ệ 1- V trí c ị
a DN trong chuôỗi cung ủ ng, hình th ứ
c kinh doanh và s ứ t ự ng thích gi ươ
a các yêu tôố trên ữ và ho t đ ạ
ng thu mua hàng đ ộ c DN tri ượ n khai. ể
2- Đánh giá m c đ ứ
ộ u tiên trong ho ư t đ ạ ng qu ộ
n lý thông tin c ả a DN. ủ
3- Các yêốu tôố n i tác và ngo ộ i t
ạ ác đ ng đêốn ho ộ t đ ạ ng qu ộ
n lý thông tin trong mua hàng c ả a DN ủ * Sôố li u ch ệ ng minh cho ho ứ t đ ạ ng qu ộ
n lý thông tin trong mua hàng c ả
a DN có tính tin c ủ y và c ậ p ậ nh t. ậ Bài làm:
Đây là mô hình mô tả một quá trình thông tin khi tiếp cận khách hàng:
Đầu tiên bộ phận tư vấn sẽ nhận được yêu cầu muốn mua hàng của khách hàng, sau đó
sẽ là quá trình trao đổi cũng như nhân viên hỗ trợ sẽ giải đáp những thắc mắc và nhu cầu của khách hàng.
Tới đây sẽ có hai trường hợp là khách hàng quyết định không mua hàng thì sẽ đưa ra
những lý do hoặc nhu cầu chưa được đáp ứng, hệ thống sẽ ghi nhận những yêu cầu chưa
được đáp ứng này và hướng đến cách giải quyết trong tương lai. Trường hợp thứ hai yêu
cầu của khách hàng được đáp ứng nhân viên tư vấn sẽ ghi lại những yêu cầu về hàng hóa
như số lượng, mẫu mã, ngày giao hàng lên hệ thống từ đó thông tin đến bộ phận sản xuất
và bộ phận kho nếu số lượng và mẫu mã trong kho đủ đáp ứng thì sẽ hẹn với khách hàng
những ngày làm việc kế tiếp, còn nếu số lượng lớn hơn mức đó thì thông tin sẽ được
chuyển đến bộ phận sản xuất và thu mua để có thể làm kịp tiến độ hàng hóa và giao đến cho khách hàng.
Cuối cùng nếu số lượng hàng cần thời gian sản xuất thì sẽ thông tin lại cho khách hàng
và hai bên sẽ thỏa thuận lại ngày giao hàng sao cho phù hợp nhất với yêu cầu của khách
hàng cũng như năng lực sản xuất của nhà máy.
1 – TH true milk đang đứng ở vị trí nhà sản xuất trong chuỗi cung ứng với
hình thức kinh doanh bán buôn và bán lẻ qua đa kênh trực tiếp cũng như gián tiếp.
Ở vị trí là nhà sản xuất trong chuỗi cung ứng việc tiếp cận dòng thông tin nhanh, đầy đủ
và chính xác được ban lãnh đạo của TH hướng đến và là ưu tiên hàng đầu. Với quy mô và
lượng sản xuất lớn việc nắm bắt được thông tin về dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên
thị trường là điều tối quan trọng cần phải cân đối giữa nhu cầu về sản phẩm của khách
hàng để có thể thông tin đến với nhà cung cấp từ đó ra những quyết định thu mua nguyên
vật liệu phù hợp và kịp thời.
Hầu hết những công ty sữa hàng đầu như Vinamilk hay TH đều tự chủ nguyên liệu
chính của họ là sữa bằng những trang trại được đầu tư bài bản với hệ thống gần 10 nông
trại và hơn 80000 con bò có xuất xứ từ New Zealand ngoài ra công ty còn thu mua từ
những trang trại bò sữa từ những thương lái và những hộ nông dân chăn nuôi bò để luôn
đảm bảo dây truyền sản xuất được đảm bảo nhất. Thông tin từ nhà bán lẻ, Hệ thống phân
phối và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty đều cung cấp dòng thông tin như
nhu cầu đang tăng cao để có chiến lược thu mua cũng như dự trù sản xuất. Để đảm bảo
nguồn cung luôn đáp ứng được xuyên suốt không bị gián đoạn TH còn hỗ trợ thêm những
hộ nông dân nuôi bò về chia sẻ những kinh nghiệm chăn nuôi bò, cách thu hoạch cũng
như bảo quản để chất lượng sữa luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất dựa vào dòng
chảy thông tin mà doanh nghiệp đã xây dựng được chuyền đạt đến người dân chăn nuôi bò.
Ngoài ra ở những trang trại mà do chính TH quản lý cũng là nguồn cung cấp sữa chính
cho nhà máy thì việc đáp ứng thức ăn cho bò sữa cũng được quan tâm khi mà những
nguyên liệu đầu vào khá đa dạng như: Cỏ khô; cám; tấm sắn; Đậu tương; Các loại
Vitamin và khoáng chất được thêm vào thức ăn của bò sữa,…. Việc cung cấp thức ăn cho
bò cũng đòi hỏi một số lượng tương đối nhà cung cấp đòi hỏi luồng thông tin cần xuyên
suốt nhanh chóng và chính xác để mang tới nguồn thức ăn cho số lượng lớn bò nhưng
vẫn đảm bảo chất lượng.
TH hiện đang triển khai hệ thống phần mềm quản lý dòng thông tin ERP:
- Đầu tiên là quản lý mua hàng (Purchase Control): Dựa vào những thông tin về
doanh thu, lượng hàng tiêu thụ của tháng trước, quý trước và thời gian hiện tại của năm
ngoái hệ thống và bộ phận hoạch định chiến lược sẽ có những chiến lược kế hoạch quản
lý mua hàng, hay ra bản đề xuất trình tới ban lãnh đạo công ty để có thể dự trù mua
nguyên vật liệu sản xuất kịp tiến độ. Ngoài ra hệ thống này còn giúp TH quản lý và theo
dõi tình trạng những đơn hàng đã xuất xưởng, theo dõi công nợ từ nhà cung cấp hoặc nhà
phân phối lập thành một bản báo cáo nhập xuất hàng theo tháng, quý và năm.
- Quản lý bán hàng (Sales Control): Khi một đơn hàng xuất hiện từ một khách hàng
mới hoặc một nhà phân phối muốn hợp tác với công ty hệ thống sẽ ghi nhận và lập tức
gửi một bản báo giá đến khách hàng, ngoài ra hệ thống sẽ còn ghi nhận doanh thu, khả
năng quay vòng hàng tồn kho từ cả nhà phân phối đến nhà bán lẻ để lưu trữ trên hệ thống
máy chủ tại công ty từ đó biết được nhu cầu hiện tại của thị trường đang như thế nào từ
đó có quyết định tăng năng suất hay giảm.
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control): Hàng hóa sau khi đã hoàn thiện được đưa vào và
ra khỏi kho đều được ghi nhận cẩn thận mẫu mã, ngày sản xuất, ngày nhập kho, rời kho
đều được bộ phận kho cập nhật liên tục trên hệ thống để ban quản lý có thể theo dõi hạn
sử dụng cũng như số ngày hàng hóa đã ở trong kho
- Đưa ra những chiến lược lập kế hoạch sản xuất (Production Planning): Dựa vào
thông tin từ nhà bán lẻ, nhà phân phối, nhà cung cấp hệ thống sẽ hỗ trợ cho các nhà quản
lý hoạch định những thông tin và chiến lược phù hợp để có thể ra quyết định dự trữ hay
cần thêm lượng hàng cung cấp đáp ứng cho những hoạt động sản xuất sắp tới.
 Việc ứng dụng hệ thống ERP giúp TH xây dựng một cầu nối cho luồng thông tin được
chạy thông suốt cả chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp đến nhà bán lẻ, mọi thay đổi dù là
nhỏ nhất cũng sẽ được hệ thống ghi nhận và so sánh để phục vụ sản xuất cũng như dự trữ cho TH.
2: Mức độ ưu tiên trong quản lý dòng thông tin của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp luôn có rất nhiều nguồn thông tin có tính quan trọng từ cao đến
thấp việc quản lý dòng thông tin cũng như đảm bảo rằng những thông tin quan trọng luôn
được đưa đến đúng người, đúng bộ phận đúng thời điểm luôn là vấn đề mà mọi doanh
nghiệp quan tâm trong đó có cả TH khi mà doanh nghiệp bản thân là một doanh nghiệp
sản xuất đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng.
Những thông tin quan trọng như thông tin về khách hàng lớn, đối tác, Thông tin tài
chính, thông tin về nhà cung cấp, thông tin tài chính, thông tin về quy trình nguyên liệu
sản xuất;… Là những thông tin quan trọng được lưu chuyển nội bộ như những thông tin
về nhà cung cấp, quy trình sản xuất sẽ được ban lãnh đạo cũng như một bộ phận nhỏ cán
bộ công nhân viên biết được. Còn đối với những thông tin về khách hàng, số lượng hàng
được đặt trước, địa điểm giao hàng cũng như ngày khách hàng cần sẽ được lưu chuyển
nhanh chóng cũng như được xử lý một cách tối ưu nhất.
Sự ưu tiên về sau đó sẽ được dành cho những thông tin có tính mang tính quảng bá
như: Cập nhật sản phẩm mới, Tin tức về doanh nghiệp, các chính sách hợp tác hay tài chợ
cho một chiến dịch gây quỹ. Vì những thông tin này có tính chất mang tính marketing
nhiều hơn đến khách hàng. Về thông tin ra một sản phẩm mới thì còn phụ thuộc vào tính
chất của sản phẩm đó sử dụng cho mục đích nào, phù hợp với tệp khách hàng nào cũng
như sử dụng tiêu thụ nhiều nhất vào mùa nào trong năm do đó những thông tin này có thể
cần những thời điểm thích hợp để doanh nghiệp công bố ra thị trường để đạt được hiệu
quả nhất. Còn những thông tin như hợp tác, là nhà tài chợ cho các chiến dịch, hội chợ chỉ
nhằm mục đích củng cố niểm tin của người tiêu dùng với TH.
Trong tổng thể mức độ ưu tiên sẽ còn được đánh giá theo mức độ ưu tiên tùy theo từng
thời điểm cũng như hoàn cảnh mà thông tin đó xuất hiện, nhưng những thông tin về đơn
đặt hàng cũng như nhu cầu thị trường đang thiếu hay thừa nguồn cung là những thông tin
mà luôn được sự ưu tiên của một doanh nghiệp sản xuất ở đây là TH.
3: Các yếếu tốế n i tác v ộ à ngo i tác đ ạ ng đếến ho ộ t đ ạ ng qu ộ n
ả lý thống tin trong mua hàng c a DN ủ
Yếu tố bên trong: Một số yếu tố bên trong doanh nghiệp tác động đến dòng thông tin có thể kể đến như:
- Chiến lược kinh doanh của TH: Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực cũng như hoạch định
chiến lược mà những dòng thông tin có tính bảo mật và ưu tiên khác nhau theo từng mức
độ, thời gian cần để xử lý và quá trình lưu trữ. Như TH true milk là một doanh nghiệp sản
xuất thì những thông tin như quy trình sản xuất, thông tin khách hàng, đối tác sẽ là những
thông tin được bảo mật, còn những thông tin như đơn đặt hàng, thời gian giao hàng, số
lượng và mẫu mã,… là những thông tin được ưu tiên xử lý ngay khi nhận được từ những
phòng ban khác và từ nhà bán lẻ , nhà phân phối
- Quy trình tổ chức và văn hóa tại doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp đều có những sự
tổ chức, quy trình nội bộ riêng nên có những khó khăn và thuận lợi khác nhau tùy thuộc
vào mô hình mà TH xây dựng cũng như vận hành.
- Công nghệ: Công nghệ luôn được đánh giá là bàn đạp cho bất kì doanh nghiệp nào
muốn có được sự phát triển vượt bậc. Ở đây TH cũng chú trọng vào phát triển công nghệ
cũng như ứng dụng những phần mềm vào quản lý kiểm soát cũng như hoạch định chiến
lược cho công ty ngoài triển khai hệ thống ERP công ty cũng đã đưa vào một số phần
mềm như quản lý kho hệ thống cho ăn, dọn rửa chuồng trại bò sữa tự động. Đây là một
yếu tố góp phần không nhỏ vào việc quản lý dòng chảy thông tin của doanh nghiệp khi
mà việc có trong tay những phần mềm quản lý sẽ giúp cho các bộ phận nắm bắt được
thông tin nhanh hơn xử lý hiệu quả hơn từ đó tiếp tục truyền tải thông tin đó đến phòng
ban tiếp theo để thông tin đến được điểm đầu cũng như điểm cuối nhanh nhất có thể, điều
này nhằm còn làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nhanh hơn tiết kiệm những chi phí phát sinh không đáng có.
Những yếu tố bên ngoài:
- Những quy định của pháp luật: Ở VN hiện tại thì những quy định về thông tin của
doanh nghiệp chưa quá khắt khe nhưng ở nhiều nước trên thế giới thì lại là một chuyện
hoàn toàn khác nếu TH muốn mở rộng thị trưởng ở những quốc gia này cần lưu ý Ví dụ
như là GDPR ở Châu Âu hoặc CCPA ở Mỹ yêu cầu doanh nghiệp phải bảo vệ thông tin
của cá nhân khách hàng cũng như đối tác.
- Đối thủ cạnh tranh: Những công ty cạnh tranh trực tiếp với TH trong cùng ngành luôn
khai thác nhiều nhất những thông tin về khách hàng tiềm nay, quy trình thực hiện cũng
như những thông tin có giá trị nhằm vươn lên chiếm lĩnh thị trường đây cũng được đánh
giá là một yếu tố tác động không nhỏ đến không chỉ TH mà nhiều doanh nghiệp nói
chung về vấn để bảo quản những thông tin mật của công ty.
- Tin tặc tấn công: Ngày nay tin tặc đang được đánh giá là hoạt động mạnh cũng như rất
khó kiểm soát việc tin tặc có thể xâm nhập vào hệ thống và đánh cắp những thông tin mật
của công ty có thể là điều có thể xảy ra. TH cần liên tục thay đổi cũng như nâng cấp hệ
thống để phòng tránh điều này.
- Các xu hướng công nghệ mới và sự tiếp cận chậm hơn với khách hàng tiềm năng:
Việc những công nghệ mới xuất hiện phục vụ tốt hơn cho người dùng đang phát triển rất
mạnh việc tiếp cận những công nghệ này chậm hơn đối thủ có thể đánh mất lợi thế cạnh
tranh và những khách hàng tiềm năng khi mà những công nghệ đó được đối thủ ứng dụng
trước công ty. Ví dụ như hiện nay nền tảng mạng xã hội được quan tâm chú ý nhiều nhất
đang được lưu hành là Tiktok, đã có rất nhiều công ty doanh nghiệp đã triển khai mạnh
mẽ marketing tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên nền tảng này thì hiện nay theo nhóm
chúng em thấy thì TH vẫn chưa đẩy mạnh qua nền tảng mạng xã hội này mà công ty vẫn
đang đầu tư mạnh hơn bên nền tảng Youtube và Facebook nơi mà sự quan tâm của công
chúng đã dịch chuyển, rời đi một phần. Đây cũng có thể coi là một sự chậm trễ hơn đánh
mất đi nhiều khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ cạnh tranh mà TH cần phải lưu tâm.
Nói chung, việc quản lý dòng thông tin sao cho doanh nghiệp không gặp phải những
tình huống quá bất ngờ là rất quan trọng để có thể quản lý tốt dòng thông tin cần phải
hướng đến đổi mới về công nghệ cũng như ban lãnh đạo cần có những chiến lược hoạch
định rõ ràng để phát triển cũng như đảm bảo dòng chảy thông tin được lưu chuyển nhịp
nhàng và hiệu quả nhất.