Phân Tích và Giải Pháp Môn Quản trị nguồn nhân lực | Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
a. Tóm tắt vấn đề cần giải quyết trong tình huống (2.0 điểm):
Mai Phương, nhân viên phụ trách đào tạo của công ty ABC, đã tổ chức một khóa huấn luyện kỹ năng
thương lượng và đàm phán cho đội ngũ kinh doanh. Tuy nhiên, khi thanh toán chi phí cho chuyên gia
giảng dạy, bộ phận kế toán yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) thì mới thực hiện chi trả. Vấn đề
phát sinh là chuyên gia không có khả năng xuất hóa đơn VAT do không có tư cách pháp nhân phù hợp.
Phương đã không lường trước yêu cầu này khi thỏa thuận với chuyên gia. Trưởng phòng Kế toán yêu
cầu Phương phải tự giải quyết vấn đề và chỉ thanh toán khi có hóa đơn VAT.
Tóm lại, vấn đề chính là sự thiếu sót trong quy trình tổ chức đào tạo, cụ thể là việc không yêu cầu hóa
đơn VAT ngay từ đầu, dẫn đến khó khăn trong việc thanh toán chi phí đào tạo theo quy định tài chính nội bộ của công ty.
b. Phân tích tình huống liên quan đến cơ sở lý thuyết của môn học Quản trị nguồn nhân lực (4.0 điểm):
Tình huống liên quan đến hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty ABC, cụ thể là
quy trình tổ chức đào tạo nội bộ cho nhân viên. Theo lý thuyết quản trị nguồn nhân lực, hoạt động đào
tạo cần được quản lý chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, lựa chọn giảng viên, tổ chức thực hiện đến khâu
kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả đào tạo.
Lập kế hoạch đào tạo:
Quá trình này bao gồm xác định nhu cầu đào tạo, lựa chọn nội dung, phương pháp và giảng
viên phù hợp. Việc Mai Phương lựa chọn chuyên gia cho khóa học nhưng không xem xét đầy
đủ các yêu cầu về thủ tục tài chính như việc xuất hóa đơn VAT đã dẫn đến phát sinh rủi ro trong khâu thanh toán.
Quản lý chi phí đào tạo:
Theo quy định tài chính của doanh nghiệp và pháp luật, việc chi trả các khoản chi phí cần có
hóa đơn hợp lệ, đặc biệt là hóa đơn VAT để đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và thuận tiện
cho việc kiểm toán. Việc không yêu cầu chuyên gia cung cấp hóa đơn VAT là thiếu sót trong
quy trình quản lý đào tạo.
Trách nhiệm và phối hợp giữa các phòng ban:
Hoạt động đào tạo không chỉ thuộc phạm vi phòng TCHC mà còn liên quan đến các phòng
ban khác như Kế toán, Tài chính. Việc Mai Phương không phối hợp chặt chẽ với phòng Kế
toán để nắm rõ các yêu cầu về hóa đơn VAT thể hiện sự thiếu liên kết trong quản trị nội bộ.
Rủi ro và biện pháp phòng ngừa:
Tình huống cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình làm việc chuẩn, trong đó bao
gồm các bước kiểm tra các điều kiện pháp lý, tài chính trước khi ký kết hợp đồng hoặc triển
khai đào tạo nhằm hạn chế rủi ro phát sinh sau này.
Tóm lại, theo lý thuyết quản trị nguồn nhân lực, hoạt động đào tạo cần được thực hiện một cách bài
bản, có sự phối hợp liên phòng ban và tuân thủ quy trình, quy định pháp luật, tránh để xảy ra các phát
sinh không mong muốn ảnh hưởng đến hiệu quả và uy tín của tổ chức.
c. Đề xuất giải pháp thực tiễn để xử lý tình huống phù hợp với cơ sở lý thuyết (4.0 điểm):
Phối hợp chặt chẽ với phòng Kế toán trước khi ký hợp đồng đào tạo:
Mai Phương cần liên hệ và làm việc với bộ phận Kế toán để nắm rõ các yêu cầu về chứng từ,
hóa đơn (nhất là hóa đơn VAT) liên quan đến chi phí đào tạo. Việc này giúp đảm bảo các điều
kiện pháp lý và tài chính được đáp ứng trước khi triển khai khóa học.
Yêu cầu chuyên gia đào tạo cung cấp hóa đơn VAT hoặc hợp đồng với đơn vị có chức năng xuất hóa đơn VAT:
Nếu chuyên gia không thể xuất hóa đơn VAT do không có tư cách pháp lý, Phương nên đề
xuất ký hợp đồng với công ty hoặc tổ chức mà chuyên gia đó đại diện, có khả năng xuất hóa
đơn VAT hợp lệ. Nếu chuyên gia làm việc cá nhân, công ty có thể cân nhắc chọn nhà cung
cấp đào tạo khác có đủ điều kiện.
Xây dựng quy trình chuẩn tổ chức đào tạo và quản lý chi phí:
Phòng TCHC cần xây dựng và thực hiện quy trình chuẩn bao gồm các bước: xác định nhu
cầu, lựa chọn giảng viên, kiểm tra giấy tờ pháp lý, ký hợp đồng, tổ chức đào tạo, nghiệm thu
và thanh toán. Trong đó, bước kiểm tra hóa đơn, chứng từ phải được thực hiện kỹ lưỡng.
Đào tạo, nâng cao năng lực cho nhân viên phụ trách đào tạo:
Mai Phương và các nhân viên phòng TCHC cần được đào tạo về nghiệp vụ tài chính, kế toán
cơ bản liên quan đến đào tạo, nhằm tránh các sai sót tương tự trong tương lai và đảm bảo hoạt
động đào tạo hiệu quả, đúng quy định.
Xử lý ngay vấn đề hiện tại:
Phương cần liên hệ lại với chuyên gia để thảo luận giải pháp xuất hóa đơn, có thể đề
nghị chuyên gia làm thủ tục để được cấp phép xuất hóa đơn hoặc phối hợp với một
đơn vị trung gian có thể xuất hóa đơn VAT.
Báo cáo trưởng phòng và bộ phận Kế toán về tình hình và tiến độ xử lý để có sự hỗ
trợ và đồng thuận trong việc thanh toán chi phí đào tạo.
Như vậy, bằng cách phối hợp liên phòng ban, chuẩn hóa quy trình, đồng thời nâng cao năng lực nhân
viên, công ty sẽ giảm thiểu rủi ro trong tổ chức đào tạo và đảm bảo việc thanh toán chi phí đào tạo diễn
ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật và nội bộ. TUYỂN DỤNG
Dưới đây là cách xác định lại các yêu cầu kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí Quản lý sản xuất
tại công ty XYZ, dựa trên thực trạng và những thiếu sót đã nêu trong mô tả công việc và quy trình tuyển dụng:
1. Xác định lại các yêu cầu kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí Quản lý sản xuất
A. Kiến thức chuyên môn (Technical Knowledge)
Hiểu biết về hệ thống tự động hóa trong sản xuất:
Ứng viên cần có kinh nghiệm vận hành, giám sát và phối hợp với các hệ thống tự động hóa,
bao gồm robot, dây chuyền sản xuất tự động, và các phần mềm quản lý sản xuất hiện đại
(MES - Manufacturing Execution System).
Kiến thức về quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm:
Hiểu rõ các quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất thực phẩm, bao gồm các tiêu chuẩn
chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm (ví dụ: HACCP, ISO 22000), cách thiết lập và duy trì
các tiêu chuẩn chất lượng.
Hiểu biết về quy trình sản xuất thực phẩm:
Kiến thức tổng quát về các bước trong quy trình sản xuất thực phẩm, từ nguyên liệu đầu vào
đến thành phẩm, nhằm đảm bảo hiệu quả và an toàn.
B. Kỹ năng quản lý và điều hành
Kinh nghiệm quản lý nhóm và lãnh đạo đội ngũ:
Kỹ năng xây dựng, điều phối và phát triển nhóm sản xuất hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp:
Kỹ năng truyền đạt thông tin rõ ràng, thuyết phục và xử lý các mâu thuẫn, đảm bảo sự phối
hợp giữa các bộ phận trong công ty.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống khẩn cấp:
Khả năng ứng phó nhanh chóng và hiệu quả với các sự cố phát sinh trong môi trường sản xuất
có sự thay đổi liên tục, đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp liên quan đến chất lượng sản
phẩm hoặc sự cố thiết bị.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức:
Lập kế hoạch sản xuất, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ công việc và đảm bảo sản phẩm
đúng tiến độ, chất lượng.
C. Kỹ năng công nghệ và phân tích
Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý sản xuất và kiểm soát chất lượng:
Có thể là các phần mềm ERP, MES hoặc phần mềm quản lý chất lượng.
Kỹ năng phân tích dữ liệu sản xuất:
Sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa quy trình, phát hiện lỗi và đề xuất cải tiến. •
D. Yêu cầu kinh nghiệm
Kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất thực phẩm hoặc ngành liên quan:
Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc trong các vai trò liên quan đến quản lý sản xuất.
Kinh nghiệm trực tiếp vận hành hoặc phối hợp với hệ thống tự động hóa:
Ưu tiên các ứng viên đã từng làm việc trong môi trường sản xuất có ứng dụng tự động hóa cao.
Dưới đây là phân tích hạn chế trong quy trình tuyển dụng hiện tại của công ty XYZ và các phương án
cải tiến cụ thể để hoàn thiện quy trình tuyển dụng cho vị trí Quản lý sản xuất:
2/ Hạn chế trong quy trình tuyển dụng của công ty XYZ và phương án cải thiện
A. Những hạn chế trong quy trình tuyển dụng hiện tại
Mô tả công việc chưa đầy đủ, thiếu yêu cầu chuyên môn quan trọng
Mô tả công việc chỉ tập trung vào kỹ năng quản lý nhóm và giao tiếp mà chưa nhấn
mạnh yêu cầu về kỹ năng kỹ thuật như vận hành hệ thống tự động hóa, kiểm soát
chất lượng, xử lý tình huống khẩn cấp.
Điều này dẫn đến việc tuyển dụng những ứng viên chưa đáp ứng được yêu cầu chuyên môn thực tế.
Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn trực tiếp tập trung chủ yếu vào kỹ năng quản lý và giao
tiếp, thiếu kiểm tra kỹ năng chuyên môn thực tế
Không có bài kiểm tra hoặc đánh giá chuyên môn sản xuất thực tế (ví dụ: mô phỏng
tình huống, bài test kỹ thuật).
Do đó, không đánh giá được năng lực thực tế của ứng viên trong môi trường sản xuất đặc thù.
Bài kiểm tra năng lực chung không phù hợp với yêu cầu vị trí chuyên môn cao
Bài kiểm tra chung không phản ánh được khả năng vận hành hệ thống tự động hóa,
hiểu biết về quy trình sản xuất hay kỹ năng xử lý tình huống.
Quy trình chưa có bước đánh giá hoặc thử việc thực tế tại môi trường sản xuất
Ứng viên không được kiểm tra trực tiếp khả năng làm việc trong điều kiện thực tế,
đặc biệt là môi trường sản xuất có yếu tố tự động hóa và yêu cầu kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
B. Các phương án cải tiến quy trình tuyển dụng cho vị trí Quản lý sản xuất
Cập nhật và hoàn thiện mô tả công việc chi tiết, đầy đủ yêu cầu chuyên môn
Bổ sung rõ ràng các yêu cầu về kinh nghiệm với hệ thống tự động hóa, kiến thức
kiểm soát chất lượng, kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp.
Xác định rõ tiêu chí đánh giá chuyên môn để làm căn cứ tuyển chọn.
Thiết kế các bài kiểm tra chuyên môn thực tế và bài test tình huống
Xây dựng bài kiểm tra mô phỏng hoặc tình huống thực tế liên quan đến vận hành hệ
thống tự động hóa, xử lý sự cố dây chuyền sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Có thể tổ chức bài test trên máy móc thực tế hoặc phần mềm mô phỏng sản xuất.
Phỏng vấn chuyên sâu với chuyên gia kỹ thuật hoặc quản lý sản xuất có kinh nghiệm
Mời các chuyên gia kỹ thuật hoặc trưởng bộ phận sản xuất tham gia phỏng vấn để
đánh giá năng lực chuyên môn, kinh nghiệm thực tế của ứng viên.
Thêm bước thử việc có giám sát trong môi trường sản xuất thực tế
Ứng viên được làm việc thử trong một khoảng thời gian ngắn tại dây chuyền sản xuất
hoặc phòng điều khiển để đánh giá năng lực vận hành, xử lý tình huống, phối hợp với đội ngũ.
Giám sát viên hoặc trưởng bộ phận đánh giá trực tiếp hiệu quả làm việc.
Đào tạo và nâng cao nhận thức cho bộ phận tuyển dụng
Tập huấn cho nhân viên phòng nhân sự về yêu cầu kỹ thuật và đặc thù vị trí Quản lý
sản xuất để hiểu rõ và đánh giá đúng năng lực ứng viên.
Tăng cường phối hợp giữa phòng nhân sự và bộ phận sản xuất trong quy trình tuyển dụng.
Đánh giá lại và cập nhật liên tục quy trình tuyển dụng
Thiết lập cơ chế phản hồi từ các bộ phận sử dụng nhân sự mới để đánh giá chất lượng tuyển dụng.
Cập nhật quy trình dựa trên phản hồi và thực tế vận hành sản xuất.
Dưới đây là phân tích về mối quan hệ giữa phân tích công việc và tuyển dụng, qua đó làm rõ sự liên
kết giữa các chức năng quản trị nguồn nhân lực (HRM) trong công ty XYZ:
3/ Liên kết nội dung phân tích công việc và tuyển dụng, làm rõ mối quan hệ giữa các chức năng
quản trị nguồn nhân lực
A. Mối quan hệ giữa phân tích công việc và tuyển dụng
Phân tích công việc là nền tảng để xây dựng các hoạt động tuyển dụng hiệu quả
Phân tích công việc cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng,
kiến thức và yêu cầu chuyên môn cần thiết cho vị trí Quản lý sản xuất.
Từ đó, bộ phận nhân sự xây dựng mô tả công việc chính xác và đầy đủ, làm căn cứ
để thu hút đúng đối tượng ứng viên và thiết kế các tiêu chí tuyển chọn phù hợp.
Phân tích công việc giúp xác định rõ các tiêu chí đánh giá trong tuyển dụng
Các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực được cụ thể hóa, giúp thiết kế các
câu hỏi phỏng vấn, bài kiểm tra chuyên môn, và các phương pháp đánh giá chính
xác, giảm thiểu rủi ro tuyển nhầm người.
Phân tích công việc và tuyển dụng tạo thành chu trình khép kín trong quản lý nhân sự
Việc phân tích công việc cần được cập nhật thường xuyên dựa trên thực tế công việc
và kết quả tuyển dụng để điều chỉnh mô tả công việc và tiêu chí tuyển chọn phù hợp.
Kết quả tuyển dụng phản hồi lại thông tin cho việc phân tích công việc để cải tiến
quy trình tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân viên.
B. Mối liên hệ giữa các chức năng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp XYZ Chức
Vai trò trong tình huống công ty Mối liên hệ với phân tích công việc và tuyển năng HRM XYZ dụng
Xác định yêu cầu công việc, kỹ Phân tích công năng,
Là cơ sở để xây dựng mô tả công việc và tiêu việc
nhiệm vụ cụ thể của vị trí
chí tuyển dụng chính xác quản lý sản xuất Tuyển
Thu hút, sàng lọc, phỏng vấn và lựa Dựa trên mô tả công việc và tiêu chí đã phân dụng chọn ứng viên phù hợp
tích để tuyển đúng người Đào tạo và phát
Đào tạo nhân viên mới để đáp ứng Căn cứ vào phân tích công việc để xây dựng triển
yêu cầu công việc và nâng cao năng chương trình đào tạo phù hợp Chức
Vai trò trong tình huống công ty Mối liên hệ với phân tích công việc và tuyển năng HRM XYZ dụng lực Đánh giá hiệu
Đánh giá năng lực và hiệu quả làm So sánh với tiêu chuẩn công việc đã phân tích, suất
việc của nhân viên quản lý sản xuất điều chỉnh tiêu chí tuyển dụng Quản lý nguồn Đảm
Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và phát triển
bảo lực lượng nhân sự phù hợp nhân lực chiến với
nhân sự dựa trên phân tích công việc và kết lược
mục tiêu phát triển công ty quả tuyển dụng C. Kết luận •
Phân tích công việc và tuyển dụng là hai chức năng liên kết chặt chẽ trong chu trình
quản trị nguồn nhân lực, giúp đảm bảo công ty tuyển đúng người, đúng việc, nâng cao hiệu
quả sản xuất và giảm thiểu chi phí tuyển dụng sai người. • •
Tại công ty XYZ, việc cập nhật và hoàn thiện phân tích công việc sẽ trực tiếp cải thiện chất
lượng tuyển dụng, đồng thời hỗ trợ các chức năng khác như đào tạo, đánh giá hiệu suất và
phát triển nhân sự, tạo nên hệ thống quản trị nhân sự đồng bộ và hiệu quả. •
Nếu bạn muốn, mình có thể giúp bạn soạn một sơ đồ minh họa mối liên hệ giữa các chức năng quản trị
nguồn nhân lực này nhé!