Phân Tích Yếu Kém và Giải Pháp Kiểm Soát Nội Bộ môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

TH1:
a) Điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Bình An và hậu quả:
- Thiếu quy trình lập kế hoạch và dự toán: => Hậu quả: Thiếu kế hoạch và dự toán
mua tài sản cố định có thể dẫn đến việc mua sắm không hiệu quả và khó kiểm soát ngân sách.
- Thiếu biên bản giao nhận tài sản cố định: => Hậu quả: Việc không lập biên bản giao
nhận tài sản tạo ra rủi ro mất mát, lạc hậu, hoặc sử dụng không đúng mục đích mà
không có sự theo dõi và kiểm tra.
b) Các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
- Thiết lập quy trình lập kế hoạch và dự toán: Mọi đơn đề nghị mua tài sản cố định
nên được đưa vào một kế hoạch và dự toán được xác định trước đó. Các bộ phận cần
phối hợp để đảm bảo rằng ngân sách được duyệt và không bị vượt quá.
- Yêu cầu lập biên bản giao nhận: Mỗi khi có giao nhận tài sản mới, cần lập biên bản
giao nhận đúng và đầy đủ thông tin như ngày giao, tên người nhận, thông số tài sản,
và chữ ký xác nhận. Biên bản này cần được lưu trữ và kiểm tra định kỳ.
- Kiểm tra định kỳ và so sánh số liệu: Tổ chức kiểm kê định kỳ, đặc biệt là vào cuối
năm, để so sánh số liệu trên sổ sách với tình trạng thực tế và phát hiện sự không khớp ngay từ khi nó xảy ra.
- Áp dụng quy trình đối chiếu chặt chẽ: Cần có quy trình chặt chẽ để đối chiếu số liệu
từ biên bản kiểm kê với số liệu theo dõi trên sổ chi tiết tài sản cố định. Mọi không
khớp cần được giải quyết và kiểm tra lại ngay lập tức.
- Đào tạo và tạo nhận thức: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để nhân viên hiểu rõ về
quy trình kiểm soát và ý thức về tầm quan trọng của việc thực hiện đúng các quy định kiểm soát nội bộ. TH2:
a) Điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Bình và hậu quả:
- Thiếu quy trình xét duyệt đơn hàng trả chậm:
Hậu quả: Việc không xét duyệt đơn hàng trả chậm có thể dẫn đến việc bán hàng cho
các đối tác thanh toán khó khăn, tăng nguy cơ nợ xấu và làm ảnh hưởng đến lợi nhuận
và dòng tiền của công ty.
- Tính chủ quan trong quyết định bán hàng và xoá nợ:
Hậu quả: Tính chủ quan trong việc quyết định bán hàng và xoá nợ có thể làm tăng rủi
ro nợ xấu, đặc biệt khi nhân viên bán hàng không có đủ thông tin về khả năng thanh toán của khách hàng.
b) Các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
- Thiết lập quy trình xét duyệt đơn hàng trả chậm: Một quy trình chặt chẽ cần được áp
dụng để xét duyệt đơn hàng trả chậm. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra tình
trạng tín dụng của khách hàng, sử dụng các công cụ đánh giá rủi ro tín dụng, và xác
nhận khả năng thanh toán trước khi bán hàng.
- Quản lý nợ phải thu khó đòi: Thiết lập một quy trình chặt chẽ để quản lý nợ phải thu
khó đòi, bao gồm theo dõi định kỳ và đánh giá lại tình trạng thanh toán của khách
hàng. Cần có các biện pháp như thông báo nhanh chóng khi có dấu hiệu rủi ro và áp
dụng các biện pháp khắc phục.
- Phân công trách nhiệm đối với việc xoá nợ: Xác định rõ trách nhiệm của nhân viên
bán hàng và nhân viên quản lý về việc xoá nợ. Cần có quy định cụ thể về việc khi nào
và như thế nào nợ được xoá, đồng thời đảm bảo có sự kiểm tra và phê duyệt từ cấp quản lý cao hơn.
- Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm soát: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để đảm
bảo nhân viên bán hàng hiểu rõ về quy trình kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong việc
đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và quản lý nợ. TH3/
a) Điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Thanh và
hậu quả từ sự yếu kém này:
- Thiếu quy trình xét duyệt thanh toán độc lập:
Hậu quả: Việc không có quy trình xét duyệt thanh toán độc lập tạo điều kiện cho việc
thanh toán lặp lại và có thể dẫn đến việc thanh toán cho các đơn hàng không hợp lý
hoặc không nhận được hàng.
- Không đóng dấu đã thanh toán trên chứng từ:
Hậu quả: Việc không đóng dấu đã thanh toán trên chứng từ có thể tạo cơ hội cho việc
thanh toán lặp lại và khó kiểm soát số lượng thanh toán đã thực hiện.
b) Các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
- Thiết lập quy trình xét duyệt thanh toán độc lập: Tạo một quy trình chặt chẽ và độc
lập để xét duyệt thanh toán. Cần có người khác biệt người tạo đơn đặt hàng và người
xác nhận việc nhận hàng, trước khi được chấp nhận thanh toán.
- Sử dụng chứng từ đã thanh toán: Đảm bảo rằng chứng từ thanh toán được đóng dấu
đã thanh toán ngay sau khi thanh toán. Điều này giúp kiểm soát và tránh tình trạng thanh toán lặp lại.
- Kiểm tra tỷ trọng thanh toán và thời gian nhận hàng: Thiết lập quy trình kiểm tra tỷ
trọng thanh toán theo thời gian nhận hàng. Nếu có đơn hàng đã thanh toán mà chưa
nhận được hàng sau thời gian xác định, cần tiến hành điều tra và xử lý theo quy trình nội bộ.
- Theo dõi số tiền thanh toán lặp lại: Thực hiện kiểm tra định kỳ để xác định có bất kỳ
thanh toán lặp lại nào hay không. Nếu phát hiện, cần làm rõ nguyên nhân và thực hiện biện pháp khắc phục.
- Phân công trách nhiệm và đào tạo nhân viên: Xác định rõ trách nhiệm của từng bước
trong quy trình thanh toán và đào tạo nhân viên để đảm bảo họ hiểu rõ về quy trình
kiểm soát và ý thức về tầm quan trọng của việc thực hiện đúng các quy định kiểm soát nội bộ. TH4/
a) Điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Sang và hậu
quả từ sự yếu kém này:
- Quy trình lựa chọn nhà cung cấp dựa trên xét đoán cá nhân:
Hậu quả: Quy trình này tạo ra rủi ro không chính xác và không minh bạch trong quá
trình chọn nhà cung cấp, có thể dẫn đến việc mua hàng với giá cao hơn thị trường
hoặc mua hàng chất lượng kém.
- Chưa có quy trình đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu đúng cách:
Hậu quả: Việc không đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu đúng cách có thể dẫn đến
việc sổ sách không phản ánh đúng giá trị thực tế, ảnh hưởng đến tính chính xác của
báo cáo tài chính và khả năng quản lý rủi ro.
b) Các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
- Thiết lập quy trình lựa chọn nhà cung cấp chặt chẽ: Sử dụng quy trình đánh giá nhà
cung cấp dựa trên tiêu chí khách quan như chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao
hàng, và uy tín. Cần có quy định rõ ràng về việc lựa chọn nhà cung cấp và quá trình xét đoán.
-Thực hiện đánh giá giá thị trường định kỳ: Đánh giá giá thị trường định kỳ để đảm
bảo rằng giá mua hàng của công ty không cao hơn giá thị trường. Có thể thực hiện
quá trình đánh giá giá qua các cuộc đấu thầu, thương lượng giá với nhà cung cấp,
hoặc theo dõi giá thị trường thông qua các nguồn tin cậy.
- Thiết lập quy trình đánh giá lại giá trị hàng tồn kho: Đánh giá lại giá trị hàng tồn kho
đúng cách và định kỳ, đặc biệt là khi có biến động về giá thị trường hoặc khi có thông
tin về sự giảm giá của nguyên vật liệu. Cần có quy trình chặt chẽ và minh bạch để xác
định giá trị thực tế của hàng tồn kho.
- Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm soát: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để đảm
bảo nhân viên mua hàng và kế toán hiểu rõ về quy trình kiểm soát, cũng như về tầm
quan trọng của việc thực hiện đúng các quy định kiểm soát nội bộ.