lOMoARcPSD| 50032646 Đại học Đà Nẵng
Trường đại học kinh tế
Tên khóa học: Hành vi tổ chức
Tên học phần HRM2001_49K06.5
Tên thành viên nhóm: Trần Quốc Khánh Nguyễn Chiến Thắng Phạm Thị Như Quỳnh Nguyễn Ngọc Hoài Ân Trần Bảo Trân Tên SDT GMAIL Nguyễn Chiến Thắng 0329346769 Nguyenchienthang25072005 Trần Quốc Khánh 0949340348 Quockhanh0709lk Trần Bảo Trân 0977154862 Baotran995 Nguyễn Ngọc Hoài Ân 0362789820 Hoaiannh1401 Phạm Thị Như Quỳnh 0386083727 Nhuquynhpham078
PHÁT TRIỂN BỘ QUY TẮC CƠ BẢN TRONG NHÓM
Các nhóm thường bắt đầu đưa ra các giả định về các quy tắc cơ bản. Các thành viên
cần biết mọi việc phải diễn ra như thế nào và mọi người nên cư xử ra sao. Khi hành vi
của người khác không phù hợp với kỳ vọng của chính mình, các thành viên có xu
hướng ngạc nhiên. Điều quan trọng hơn nữa là vì các quy tắc không rõ ràng và vì
chưa có cuộc thảo luận nào về cách giải quyết vấn đề nên những xung đột không cần
thiết sẽ xảy ra. Nhiệm vụ này phục vụ các mục tiêu sau:
Mang đến cho bạn cơ hội làm quen/hiểu về đặc điểm (tính cách/giá trị/thái độ/nhận
thức/động lực…) với các thành viên trong nhóm của mình lOMoARcPSD| 50032646
Cung cấp một nhiệm vụ ngắn nhưng quan trọng để nhóm có thể học cách vận hành
nhanh chóng mà không cần phụ thuộc nhiều vào xuất phát điểm của từng người trong nhóm.
Cho phép các thành viên hiểu các quy tắc ứng xử được mong đợi ở mỗi thành viên trong nhóm.
Yêu cầu: Thiết lập quy tắc nhóm
Những điểm dưới đây phải có trong quy tắc, cùng với một số ví dụ về các loại câu hỏi
có thể được giải quyết. Hãy sử dụng bộ câu hỏi này làm điểm khởi đầu; và đảm bảo
cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh trong các cuộc thảo luận của bạn. *Sự tham dự
Chúng ta nên gặp nhau bao lâu một lần? - 1 tuần một lần.
Cuộc họp của chúng ta nên kéo dài bao lâu? - 60-90 phút
Khi nào có thể bỏ lỡ một cuộc họp? -
Khi có lý do chính đáng và phải thông báo trước *Độ trễ
Vì các cuộc họp nhóm cần bắt đầu đúng giờ, chúng ta giải quyết vấn đề trễ giờ như thế nào? -
Cần có quy định nếu ai đó đến trễ sẽ nhận 1 hình phạt tùy mức độ
“Đúng giờ” nghĩa là gì? -
Nghĩa là có mặt tại địa điểm họp đúng thời gian được bàn trước. *Gián đoạn
Làm thế nào để chúng ta đối phó với sự gián đoạn?
-Cùng nhau suy nghĩ phương án và chọn ra phương án tốt nhất
Những gì được phép để gián đoạn? Một cuộc gọi hay một tin nhắn gửi đến, bạn có nên bắt máy không? -
Chỉ những cuộc gọi khẩn cấp mới được gián đoạn.
*Đồ ăn, cà phê và giờ giải lao
Chúng ta có đồ ăn hay cà phê/trà sữa không?
-Nên gọi cà phê và một chút đồ ăn nhẹ để có thể duy trì năng lượng ổn định trong buổi họp. Ai là người dọn?
-Nhân viên khi họp ở quán.
Chúng ta nên nghỉ bao nhiêu lần? - 2 lần, 5-10 phút/ lần *Sự tham gia
Chúng ta có ý gì khi nói đến sự tham gia?
- Nên tham gia đầy đủ thành viên lOMoARcPSD| 50032646
Chúng ta làm thế nào để khuyến khích sự tham gia?
-Tạo cơ hội cho các thành viên đóng góp ý kiến & tạo không khí hoạt động vui vẻ Có
những chuẩn mực nhóm nào mà chúng ta có thể thiết lập để khuyến khích sự tham gia?
-Khen thưởng & động viên -Giải quyết xung đột
-Tôn trọng, công bằng và minh bạch
-Quyền quyết định và đưa ra ý kiến *Mục tiêu
Mục đích và mục tiêu của nhóm là gì?
- Hoàn thành tốt các nhiệm vụ, bài tập nhóm.
Nhiệm vụ của nhóm là gì?
- Tham gia, thực hiện các nhiệm vụ, bài tập nhóm.
Làm thế nào nhóm giữ được động lực cho các thành viên?
-Luôn thúc đẩy tinh thần của thành viên, tạo ra một phần kỉ cương nề nếp. Nhóm
sẽ tự thưởng cho mình (và các cá nhân) như thế nào khi hoàn thành tốt công việc?
-Đi chơi, giải lao với nhau hoặc có các phần thưởng về vật chất. *Chuẩn mực
Những hành vi nào được phép?
-Có thể như và những vấn đề cá nhân và vấn đề bất khả kháng.
Chúng ta làm gì để đối phó với những thành viên chuyên quyền, chống đối, quá im lặng, quá ồn ào, v.v.?
-Chấn chỉnh ngay về thái độ cũng như lời nói của thành viên đó.
Chúng ta sẽ theo dõi tiến trình của mình như thế nào?
-Tạo ra một bài viết hoặc DOC mà tất cả thành viên có thể theo dõi tiến trình của nhau.
Các thành viên trong nhóm cần đảm nhận những vai trò quan trọng nào trong học kỳ?
- Tích cực đưa ra các ý kiến, kế hoạch để nhóm có nhiều phương án thực hiện một cách tốt nhất.
Những vai trò này sẽ được phân công như thế nào?
- Nhóm trưởng sẽ hỗ trợ phân công cho các thành viên trong nhóm. *Quyết định
Chúng ta đưa ra quyết định như thế nào?
-Mỗi người cho ra ý kiến của bản thân và thảo luận.
Những quyết định nào phải được tất cả mọi người đồng ý?
-Quyết định của cả nhóm dựa trên lượt vote nhiều nhất của các thành viên.
Đồng thuận nghĩa là gì? lOMoARcPSD| 50032646
-Đồng thuận thường đạt được như một sản phẩm tự nhiên của quy trình sửa đổi; nói
chung một ai đó thực hiện thay đổi hoặc thêm thắt vào một trang, và sau đó mọi người
trong đó có cơ hội để như vậy hoặc thay đổi nó. *Xung đột
Nhóm sẽ khuyến khích xung đột tích cực (sáng tạo) và ngăn cản xung đột tiêu cực (rối
loạn chức năng) như thế nào?
- Khuyến khích đưa ra ý kiến và thảo luận
- Lắng nghe và tôn trọng quan điểm của nhau, dù có đồng ý hay không
- Tạo không gian thoải mái, an toàn để các TV nhóm có thể chia sẻ ý kiến mà không sợ bị phán xét
- Khi có xung đột, hãy tập trung vào việc giải quyết vấn đề chứ không phải chỉ trích cá nhân.
- Đặt ra mục tiêu chung để mọi người cùng hướng tới
- Xem xét và giải quyết vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau
Làm thế nào nhóm có thể khuyến khích và quản lý những khác biệt trong quan điểm của nhau?
-Đối với những thành viên khác biệt trong quan điểm hãy chỉ ra cái tốt của họ và giúp
họ phát triển, cùng nhau hướng đến một đích đến hoàn thiện hơn.
Các vấn đề về xử phạt (Nhóm sẽ làm gì với những sai lệch?)
- Đối với những vấn đề quá căng thẳng sẽ có một cuộc họp về kỉ luật còn những
hành vi nhẹ nhàng như đi muộn… thì chỉ nên nhắc nhở.
Nhóm sẽ xử lý thế nào với những thành viên vi phạm các quy tắc đã được thống nhất
từ trước? Ví dụ, việc lười biếng hoặc tham gia không đầy đủ sẽ được giải quyết như thế nào?
- Đầu tiên sẽ nhắc nhở thành viên ấy, nếu còn tiếp tục vi phạm sẽ loại bỏ thành viên ấyra khỏi nhóm.
*Loại bỏ thành viên nhóm
Các quy tắc hoặc tiêu chí cụ thể để sa thải một thành viên trong nhóm là gì? (Bạn phải
đưa hai thông báo bằng văn bản cho người đó và một bản sao cho giảng viên trước khi
rút tên thành viên này ra khỏi danh sách nhóm)
-Không hưởng ứng và tham gia bất kì hoạt động nào cùng với nhóm
-Liên tục không hoàn thành công việc được giao
-Gây chia rẽ mất tính đoàn kết
*Điểm mạnh và điểm yếu của thành viên nhóm
Mỗi thành viên trong nhóm phải được xác định (tên, số điện thoại, e-mail) cùng với
đánh giá về điểm mạnh và những khía cạnh mà họ cần cải thiện. - *Khác
Có vấn đề nào khác có tác động tích cực hay tiêu cực đến nhóm không? lOMoARcPSD| 50032646 -
Sau khi nhóm đã chuẩn bị xong quy tắc nhóm, nộp lại điều lệ nhóm với những phần sau:
Trang bìa có in nội dung sau: tên thành viên trong nhóm; và tên khóa học và học phần.
Một trang có tên thành viên nhóm, số điện thoại và địa chỉ e-mail Quy tắc và kỳ vọng của điều lệ nhóm. Câu hỏi thảo luận 1.
(Những) phần nào trong điều lệ/quy tắc nhóm khiến nhóm của bạn khó đạt
được thỏa thuận nhất? Tại sao bạn nghĩ vậy? - Phân công công việc:
+ Không rõ ràng: Nếu việc phân công công việc không rõ ràng, mỗi thành viên
có thể hiểu khác nhau về nhiệm vụ của mình, dẫn đến chồng chéo công việc
hoặc bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
+ Không công bằng: Nếu việc phân công không dựa trên năng lực và sở trường
của từng thành viên, người có thể cảm thấy bị gò bó hoặc không được đánh giá đúng mức. - Ra quyết định:
+ Quá phụ thuộc vào nhóm trưởng: Nếu quyết định cuối cùng chỉ dựa vào ý kiến
của nhóm trưởng đôi khi sẽ làm chậm trễ tiến độ
+ Quá phức tạp: Một quy trình ra quyết định quá phức tạp và rườm rà sẽ làm
chậm quá trình làm việc và gây ra sự nhàm chán.
- Phân bổ công việc và thời gian: +
Không hợp lí: Nếu thời gian và nguồn lực không được phân bổ hợp lý, một số
thành viên có thể cảm thấy quá tải trong khi những người khác lại rảnh rỗi.
=> Lí do các phần này gây khó khăn là vì:
- Khác biệt cá nhân: Mỗi người đều có những quan điểm, giá trị và cách làm
việc khác nhau. Điều này là điều tất yếu và khó tránh khỏi.
- Thiếu giao tiếp: Nếu không có một kênh giao tiếp hiệu quả, các thành viên sẽ
khó hiểu được suy nghĩ và cảm xúc của nhau.
- Thiếu tin tưởng: Nếu không có sự tin tưởng lẫn nhau, các thành viên sẽ khó
hợp tác và cùng nhau giải quyết vấn đề.
- Áp lực thời gian: Khi phải đối mặt với áp lực thời gian, các thành viên có thể
trở nên căng thẳng và dễ dàng xảy ra xung đột và việc phải thích nghi với
nhóm mới trong thời gian ngắn cũng sẽ gây khó khăn 2.
Bạn học được điều gì về đồng đội của mình khi liệt kê điểm mạnh và điểm yếu của họ?
Làm thế nào bạn có thể giúp họ phát triển những điểm yếu của họ?
- Khi liệt kê điểm mạnh điểm yếu của đồng đội thì bản thân cũng sẽ rút ra được một số điều: lOMoARcPSD| 50032646
+ Hiểu rõ hơn về từng cá nhân: Mỗi người đều có những điểm mạnh và điểm
yếu riêng biệt. Việc liệt kê này giúp em nhận ra sự đa dạng trong nhóm và trân
trọng những đóng góp của mỗi cá nhân.
+ Xác định vai trò phù hợp: Khi biết rõ điểm mạnh của từng người, em có thể
phân công công việc hiệu quả hơn, giúp mỗi người phát huy tối đa khả năng của mình. +
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp: Việc nhận ra và đánh giá cao điểm mạnh của
đồng đội giúp xây dựng sự tin tưởng và mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm.
+ Cải thiện kĩ năng giao tiếp: Khi thảo luận về điểm mạnh và điểm yếu, bạn sẽ có
cơ hội rèn luyện kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và đưa ra những phản hồi xây dựng.
3. Bạn dự định sử dụng điều lệ/quy tắc nhóm như thế nào để giúp nhóm của bạn đi
đúng hướng đạt được mục tiêu của mình?
-Sử dụng điều lệ như một "bản hợp đồng" chung, nhắc nhở mọi người về mục tiêu,
trách nhiệm và cách thức làm việc.
-Tổ chức các cuộc họp để đánh giá, điều chỉnh điều lệ khi cần thiết, và đảm bảo mọi
người đều hiểu rõ và tuân thủ.