Quy trình Giao Nhận Xuất Khẩu Lô Hàng LCL Đi Đài Loan Tại NEAT Logistics Môn Thực hành nghề nghiệp 2 | Trường Đại học Tài chính - Marketing
Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất và sự hỗ trợ đắc lực củacuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trên thế giới, khối lượng hàng hóa và sảnphẩm vật chất được sản xuất ra ngày càng nhiều. Tài liệu gồm 56 trang, giúp các bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mình bạn đọc đón xem!
Môn: Thực hành nghề nghiệp 2 10 tài liệu
Trường: Đại học Tài Chính - Marketing 786 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ
NGÀNH KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu (Hàng
LCL) Từ Thái Bình đi Cao Hùng, Đài Loan tại công ty
TNHH Vận Tải Đông Bắc Á HẢI PHÒNG - .../20... i MỤC LỤC
MỤC LỤC .............................................................................................................. i
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU ........................................... iii
DANH MỤC CÁC BẢNG ................................................................................... iv
DANH MỤC CÁC HÌNH ..................................................................................... v
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
NỘI DUNG BÁO CÁO ......................................................................................... 2
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN
(FORWADER) ...................................................................................................... 2 1.1.
Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận ..................................................... 2 1.2.
Vai trò của nghiệp vụ giao nhận ......................................................... 2 1.3.
Chức năng của nghiệp vụ giao nhận .................................................. 3 1.4.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị giao nhận .................................................... 3 1.5.
Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận ................................... 4 1.6.
Trách nhiệm của đơn vị giao nhận ..................................................... 4 1.7.
Luật quốc gia dành cho giao nhận ..................................................... 5 1.8.
Luật quốc tế dành cho giao nhận ....................................................... 6
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI
ĐÔNG BẮC Á (NEAT LOGISTICS) ................................................................ 7
2.1 Thông tin liên hệ Công ty TNHH Vận Tải Đông Bắc Á (NEAT
Logistics) ........................................................................................................... 7
2.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty ........................................ 7
2.3 Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 8 2.3.1.
Bộ Phận Sales & Marketing .......................................................... 8 2.3.2.
Bộ phận OPS .................................................................................. 9 2.3.3.
Bộ phận “check giá” ...................................................................... 9 2.3.4.
Bộ phận CUS/DOCS .................................................................... 10 2.3.5.
Bộ phận kế toán ............................................................................ 10 2.4.
Tình hình kinh doanh của công ty ................................................... 11 2.5.
Định hướng phát triển của công ty. ................................................. 12 i 2.5.1.
Tầm nhìn ....................................................................................... 12 2.5.2.
Sứ mệnh ........................................................................................ 12 2.5.3.
Giá trị cốt lõi ................................................................................. 13 2.6.
Các đối tác thân thiết của công ty. ................................................... 13
CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT KHẨU LÔ HÀNG TRO
TRẤU (HÀNG LCL) TỪ THÁI BÌNH ĐI CAO HÙNG, ĐÀI LOAN TẠI
CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á .................................................... 14
3.1 Quy trình quản lý khách hàng thực tế của một Sales Logistics ......... 14
3.1.1. Xác định lợi thế cạnh tranh ............................................................. 14
3.1.2 Xác định khách hàng mục tiêu ........................................................ 15
3.1.3. Tìm kiếm khách hàng ...................................................................... 15
3.1.4. Xác định thông tin khách hàng ...................................................... 17
3.1.5. Phân loại khách hàng ..................................................................... 18
3.1.6. Báo giá cho khách ........................................................................... 19
3.1.7. Theo dõi và chốt sales...................................................................... 22
3.2. Quy trình làm hàng xuất LCL của công ty giao nhận. ........................ 22
3.2.1. Nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng .......................................... 22
3.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ ....................................................................... 27
3.2.3 Đặt lịch tàu cho khách ..................................................................... 27
3.2.4. Gửi booking và báo khách chuẩn bị hàng ...................................... 29
3.2.5. Đóng hàng và vận chuyển về kho consol ........................................ 30
3.2.6. Thông quan lô hàng lẻ xuất khẩu ................................................... 31
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 35
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 36 ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU AWB
Airway Bill – Vận đơn hàng không ASEAN
Association of Southeast Asian Nations - Hiệp hội các Quốc gia Đông Nam Á B2B
Business to business – doanh nghiệp với doanh nghiệp B/L
Bill of lading – Vận đơn Cus/Docs
Customer/Documentaions – Nhân viên chứng từ/chăm sóc khách hàng C/O
Certificate of origin – Giấy chứng nhận xuất xứ DDP
Delivered Duty Paid – Điều kiện giao hàng của Incoterms D/O
Delivery Order – Lệnh giao hàng EXW
Ex Work – điều kiện giao hàng của Incoterms EVFTA
Euro – Vietnam FTA – Hiệp định thương mại tự do Việt Nam - EU FTA
Free Trade Agreement – Hiệp định thương mại tự do HPH Cảng Hải Phòng NEAT Northeast Asia Transport LCL
Less than container Load - Hàng lẻ LSS
Low Sulphur Surcharge – Phụ phí giảm thải lưu huỳnh OPS
OPERATIONS – Nhân viên hiện trường POL
Port of loading – cảng xếp POD
Port of discharge – cảng dỡ PUS Cảng Pusan (Hoặc Busan) TNHH Trách nhiệm hữu hạn VCCI
Vietnam Chamber of Commerce and Industry - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VGM
Verified Gross Mass – Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ VAT Value Added Tax DANH MỤC CÁC BẢNG iii BẢNG TÊN BẢNG TRANG 3.1
Các cảng biển chính của các nước trong khu vực 14 iv DANH MỤC CÁC HÌNH HÌNH TÊN BẢNG TRANG 2.1
Sơ đồ tổ chức công ty NEAT Logistics 8 3.1
Mục tìm kiếm trang thương mại điện tử Alibaba 16 3.2
Cách thức tìm kiếm trên Alibaba 16 3.3
Thông tin công ty trên Alibaba 17 3.4
Xác định thông tin khách hàng 18 3.5
Phân loại khách hàng dựa theo thông tin 19 3.6
Bảng báo giá vận chuyển của NEAT Logistics 21 3.7
Hình ảnh Tro Trấu của khách hàng 22 3.8
Booking Note của công ty VNS 28 3.9
Hình ảnh lô hàng thực tế tại kho CFS 30 3.10
Phiếu giao nhận hàng xuất LCL 30 3.11
Tờ khai hàng xuất sau khi khai hải quan 32 3.12
Hàng tro trấu sau khi kiểm hóa 33 3.13
Hàng tro trấu khi xếp hàng trong container 33 v LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất và sự hỗ trợ đắc lực của
cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trên thế giới, khối lượng hàng hóa và sản
phẩm vật chất được sản xuất ra ngày càng nhiều. Do khoảng cách trong các lĩnh
vực cạnh tranh truyền thống như chất lượng hàng hóa hay giá cả ngày càng thu
hẹp, các nhà sản xuất đã chuyển sang cạnh tranh về quản lý hàng tồn kho, tốc độ
giao hàng, hợp lý hóa quá trình lưu chuyển nguyên nhiên vật liệu và bán thành
phẩm,… Trong cả hệ thống quản lý phân phối vật chất của doanh nghiệp. Trong
quá trình đó, logistics có cơ hội phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn trong lĩnh
vực kinh doanh. Trong thời gian đầu, logistics chỉ đơn thuần được coi là một
phương thức kinh doanh mới, mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.
Cùng với quá trình phát triển, logistics đã được chuyên môn hóa và phát triển
trở thành một ngành dịch vụ đóng vai trò rất quan trọng quan trọng trong giao thương quốc tế.
Hiện nay, với vị trí là nhân viên Sales & Marketing của công ty NEAT
Logistics, bài viết này em xin được trình bày một cách chi tiết và cụ thể về quá
trình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu từ Thái Bình, Việt Nam đến cảng Cao
Hùng, Đài Loan và một số chứng từ có liên quan trong quá trình vận chuyển.
Rất mong các thầy cô thông cảm nếu trong bài viết có sai sót!
Em xin chân thành cảm ơn. 1 NỘI DUNG BÁO CÁO
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN (FORWADER)
1.1. Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận
Trong Logistics hay xa hơn là trong Chuỗi cung ứng ngày nay, với những sự
tìm hiểu và được thực tập tại một công ty chuyên về giao nhận, em đã đúc
rút ra một số khái niệm về nghiệp vụ giao nhận như sau:
• Đầu tiên, giao nhận (hay Forwarder) là thuật ngữ chỉ một công ty
(hoặc nhỏ hơn là một người) đang hoạt động trong nghề giao nhận vận tải.
• Giao nhận vận tải (hay Forwarding) là một đơn vị trung gian chuyên
nhận vận chuyển hàng của “shipper” 1 hoặc nhận gom nhiều lô hàng
nhỏ khác nhau (hàng lẻ - hàng LCL – hàng consol) thành một lô hàng
lớn sao cho xếp đủ trong các container. Sau đó, đơn vị giao nhận này
sẽ thuê người vận tải (Có thể là Hãng tàu – Hãng hàng không –
Đường sắt – Vận tải đường bộ) vận chuyển từ điểm khởi hành đến điểm chỉ định.
• Đơn vị giao nhận hay Forwarder còn được hiểu là một doanh nghiệp
hoặc một cá nhân sẽ đứng ra để tổ chức và tiếp nhận các lô hàng từ
phía người mua đến điểm chỉ định của người bán.
• Đơn vị giao nhận có thể là đơn vị hỗ trợ thông quan hàng hóa đối với
hàng xuất nhập khẩu (Có thể là xuất nhập khẩu tại chỗ - Có thể là
hàng tạm nhập, tái xuất).
• Hiểu đơn giản nhất, đơn vị giao nhận – Forwarder là đơn vị đứng ra
lưu chuyển hàng hóa giữa người mua (consignee) và người bán (shipper).
1.2. Vai trò của nghiệp vụ giao nhận
• Đơn vị giao nhận cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu đi các tuyến quốc
tế đối với các loại mặt hàng (Tùy khả năng xử lý thủ tục và thế mạnh
của doanh nghiệp đó) không chỉ đối với hàng nguyên container mà còn đối với hàng lẻ.
• Không chỉ vậy, đơn vị giao nhận còn có thể thực hiện tuyến đường
biển trong phạm vi một quốc gia đối với cả hàng container và hàng lẻ.
1 Shipper: Người bán hàng (trong nghiệp vụ mua bán) hoặc người gửi hàng (trong nghiệp vụ vận tải hoặc xuất nhập khẩu hàng hóa) 2
• Đơn vị giao nhận thường chắc chắn sẽ cung cấp dịch vụ thông quan
hàng hóa, xử lý các loại thủ tục giấy tờ có liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp tới lô hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan,…
• Đơn vị giao nhận thường cung cấp cả dịch vụ vận tải nội địa
(Trucking) cho các khách hàng của họ (thường Đơn vị giao nhận sẽ
thuê các đơn vị vận tải có các đầu container sẵn, rất ít các đơn vị vận
tải sở hữu xe chuyên dụng).
• Đơn vị giao nhận chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho
các đối tác của mình do có thể tập trung chuyên môn hóa xử lý được
những câu việc mà đối tác không rảnh.
1.3. Chức năng của nghiệp vụ giao nhận
• Đơn vị giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đối với hầu hết các mặt
hàng đi các tuyến trong khu vực và trên thế giới bằng đường biển
hoặc đường bộ hoặc đường hàng không.
• Đơn vị giao nhận hỗ trợ chủ hàng thông quan, xử lý toàn bộ giấy tờ,
thủ tục và có thể là nộp hộ thuế xuất nhập khẩu .
• Đơn vị giao nhận có thể hỗ trợ làm các giấy tờ có liên quan tới việc
xuất nhập khẩu như: C/O, Phytosanitary2, các giấy chứng nhận hợp
quy của bộ khoa học và công nghệ, giấy chứng nhận hợp quy của bộ giao thông vận tải,…
• Đơn vị giao nhận hỗ trợ vận tải nội địa từ kho của khách ra tới cảng
hoặc từ cảng về kho hoặc từ kho của khách tới điểm chỉ định.
• Đơn vị giao nhận cũng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, quản lý hoạt động
logistics và chuỗi cung ứng.
• Ngoài ra, có một số đơn vị giao nhận còn cung cấp những thông tin về
logistics, về thương mại quốc tế và hỗ trợ tư vấn miễn phí cho các
khách hàng lần đầu tham gia xuất nhập khẩu hoặc tham gia vào logistics.
1.4. Tiêu chí lựa chọn đơn vị giao nhận
• Độ uy tín, tính chuyên nghiệp, kinh nghiệm, khả năng thực hiện và
các tuyến dịch vụ mà công ty giao nhận có thể đảm nhiệm.
2 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật 3
• Tổng chi phí toàn bộ lô hàng thực hiện (Đã gồm VAT3) mà bên giao
nhận đã báo cho bạn cùng các dịch vụ phụ trợ mà bên giao nhận có thể thực hiện.
• Chất lượng dịch vụ của bên giao nhận như: Họ có sẵn lòng giải thích
về các khoản phí mà bạn chưa hiểu? Họ có sẵn lòng tư vấn về lộ trình
xuất nhập khẩu lô hàng? Họ có đưa ra giải pháp vận chuyển hợp lý?...
• Khả năng vận chuyển theo các điều kiện Incoterm như: DDP hay EXW .
• Khả năng thanh toán hộ hay kiểm hàng hộ đối với các đối tác đầu
nước ngoài của chủ hàng.
• Khả năng làm việc về giấy tờ, thủ tục và các loại phí, thuế với đơn vị hải quan.
1.5. Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận
Hiện nay, có khá nhiều văn hóa và truyền thống làm việc của đơn vị giao nhận
và cũng có tác động của luật pháp tới quyền hạn và nghĩa vụ của một đơn vị
giao nhận. Nhìn chung, quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận sẽ bao gồm:
• Thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình đã được soạn thảo trong hợp
đồng với đối tác, khách hàng.
• Đơn vị giao nhận có quyền thu hoặc chi hộ khách hàng đã được thỏa
thuận từ và phải hợp lý.
• Trong quá trình thực hiện hợp đồng theo nhu cầu của khách thì có
thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách nếu có lý do chính đáng vì
lợi ích và sự mong muốn cuối cùng của khách hàng nhưng phải
thông báo ngay cho khách về hướng giải quyết của công ty.
• Sau khi đã ký kết hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo những yêu
cầu của khách thì phải thông báo khách và tìm hướng giải quyết hợp lý nhất.
• Phải thực hiện đúng nghĩa vụ, đúng thời gian như hai bên đã thỏa
thuận với nhau trong hợp đồng.
1.6. Trách nhiệm của đơn vị giao nhận
Nhìn chung, trách nhiệm của một đơn vị giao nhận phụ thuộc vào rất
nhiều yếu tố, ví dụ như: điều khoản hợp đồng giữa người mua và người
bán, sự thỏa thuận giữa đơn vị giao nhận với khách hàng, các tình huống 3 Thuế giá trị gia tăng 4
phát sinh trong quá trình đảm nhiệm vận chuyển của lô hàng,... Tóm lại,
một đơn vị giao nhận có thể chịu trách nhiệm về:
• Giao hàng không đúng như đã thỏa thuận với khách hàng.
• Thiếu sót hoặc quên hoặc nguyên do khác dẫn đến không mua bảo hiểm cho lô hàng hóa.
• Khai sai hải quan dẫn đến không thông quan được lô hàng.
• Vận chuyển hàng đến sai địa chỉ mà khách hàng cung cấp.
• Tư vấn sai về cách bảo quản, vận chuyển cho các mặt hàng mà
khách có nhu cầu vận chuyển.
• Cung cấp sai sự thật về các chưng trình ưu đãi cho khách hàng sử
dụng dịch vụ tại công ty.
1.7. Luật quốc gia dành cho giao nhận
Hiện nay, các bộ luật dành cho Logistics và có liên quan tới Logistics
hoặc các vấn đề khác có liên quan tới Logistics ngày càng được chính phủ
hoàn thiện và phát triển hơn nữa sao cho phù hợp và thúc đẩy các đơn vị
trong ngành bao gồm giao nhận.
Đầu tiên xét đến ở đây là Luật Thương Mại 2005, xét từ Điều 233 đến
Điều 240 và đặc biệt là Nghị Định 140/2007/NĐ-CP về các quy định chi
tiết, giới hạn trách nhiệm cho các đơn vị giao nhận. Ngoài ra cũng có một
số bộ luật liên quan điều chỉnh nghiệp vụ giao nhận như:
• Bộ luật doanh nghiệp năm 2015
• Bộ luật hải quan năm 2014
• Bộ luật giao thông đường bộ năm 2008 cùng với Nghị định
86/2014/NĐ-CP và Thông tư số 63/2014/TT-BGTVT quy định
chung liên quan tới việc kinh doanh vận tải đường bộ
• Bộ luật đường sắt năm 2017 cùng Nghị định 14/2015/NĐ-CP và
Thông tư 78/2014/TT-BGTVT về quy định chung liên quan tới việc
kinh doanh bằng đường sắt
• Bộ luật hàng hải 2015 đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 cùng với
Nghị định 30/2014/NĐ-CP và Thông tư 66/2014/TT-BGTVT quy
định về việc hỗ trợ vận tải biển.
• Bộ luật giao thông đường thủy nội địa năm 2014 cùng với Nghị
định 110/2014/NĐ-CP và văn bản hợp nhất số 13/VBHN-BGTVT
quy định về việc kinh doanh có liên quan tới vận tải thủy
• Bộ luật hàng không dân dụng năm 2014 cùng với Nghị định
30/2013/NĐ-CP và thông tư 81/2014/TT-BGTVT quy định về về 5
việc kinh doanh có liên quan tới vận chuyển bằng đường hàng không
Ngoài ra còn có thể xét đến tập quán kinh doanh của các doanh nghiệp
Việt Nam hiện nay như nhập CIF – xuất FOB, hoặc các quy định trong
nội bộ ngành khác có liên quan.
1.8. Luật quốc tế dành cho giao nhận
Qua tìm hiểu chung, nghiệp vụ giao nhận bị tác động bởi tương đối nhiều
bộ luật quốc tế mà cũng có thể bao gồm là tập quán quốc tế, các Công
Ước, Điều ước quốc tế, hiệp định thương mại giữa các nước và trong khu
vực hay giữa bộ luật của nước xuất và nước nhập hoặc các vấn đề khác có
liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới nghiệp vụ giao nhận.
• Được hình thành và phát triển từ sớm là Công Ước Viên năm 1980
liên quan tới Hợp Đồng mua bán hàng hóa quốc tế.
• Một từ quen thuộc mà chúng ta chắc chắn được nghe đến ở đây là
điều khoản Incoterm. Đây là một bộ luật các quy tắc về thương
mại quốc tế được nhiều nước công nhận và sử dụng trong vận tải toàn cầu.
• Các Hiệp Định thương mại tự do trong khu vực như: Hiệp định
Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Thương (CPTPP);
Hiệp định Thương mại giữa Việt Nam và các nước như Trung
Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc,… Hay gần đây nhất là Hiệp định
thương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA).
• Ngoài ra, việc giao nhận cũng chịu ảnh hưởng các tập quán kinh
doanh quốc tế giữa các nước với nhau hoặc trong nội khối một
khu vực cụ thể như ASEAN. • 6
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH
VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á (NEAT LOGISTICS) 2.1
Thông tin liên hệ Công ty TNHH Vận Tải Đông Bắc Á (NEAT Logistics)
• Trụ sở chính: Tầng 6 – tòa nhà Đông Bắc Á (Hoặc tòa nhà Shinhabank
hoặc gym123) số 19 – lô 7B, Đường Lê Hồng Phòng, Q. Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.
• Số điện thoại: (+84) 225 3262 611.
• Số Fax: (+84) 225 3262 612.
• Văn phòng tại Hà Nội: tầng 16, tòa nhà TNR, số 54 đường Nguyễn Chí
Thanh, Đống Đa, Hà Nội.
• Văn Phòng tại Hồ Chí Minh: Số 2 đường Tây Thạnh, phường Tây
Thạnh, Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh.
• Văn Phòng tại Vinh: P212- C1 Đội Cung, 36 Nguyễn Thái Học, TP. Vinh, Nghệ An
• NEAT nghĩa là: Northeast Asian Transport Company. 2.2
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty
• Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường bộ,
đường sắt, đường hàng không, các dịch vụ thủ tục hải quan, dịch vụ nhập
hàng về từ tuyến Trung Quốc với mức giá vô cùng cạnh tranh và tốt.
• Hỗ trợ kiểm đếm, giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa tại doanh nghiệp,
kho bãi, sân bay hay các cảng biển và cửa khẩu biên giới.
• Cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác các loại mặt hàng.
• Tư vấn miễn phí các thủ tục, giấy tờ và lộ trình vận chuyển một lô hàng
hóa quốc tế.
• Tư vấn các nghiệp vụ hải quan và thực hiện khai báo hải quan khi đối tác
có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Tư vấn hoặc cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp.
• Tư vấn quy cách đóng hàng, quy cách khai phiếu đóng gói hàng hóa
(packing list), Tư vấn thời gian vận chuyển, phương thức vận chuyển
thích hợp và những vấn đề khác có liên quan trực tiếp tới quá trình vận
chuyển lô hàng.
• Cho thuê kho bãi, các phương tiện xếp dỡ hoặc vận tải hàng hóa.
• Dịch vụ vận chuyển hàng rời (Clanhke, clinker, đá vôi, bột đá,…) đóng container. 7
• Dịch vụ làm các giấy tờ như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch
thực vật, giấy bảo lãnh FDA cho các mặt hàng xuất Mỹ, công bố hợp quy, …
2.3 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1 – Sơ đồ tổ chức công ty NEAT Logistics
2.3.1. Bộ Phận Sales & Marketing
• Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội, Internet, qua các
kênh khác nhau, bằng mối quan hệ hoặc các hình thức khác.
• Gọi điện, nhắn tin để tìm các khách hàng tiềm năng có thể sử dụng dịch vụ của công ty.
• Gửi báo giá các tuyến, các mặt hàng theo nhu cầu mà khách hàng đã cung
cấp cùng với các chương trình ưu đãi đặc biệt mà công ty đang có.
• Thuyết phục khách hàng bằng các cách khác nhau miễn đôi bên đều win- win.
• Hỗ trợ tư vấn khách sử dụng dịch vụ tốt nhất, tiết kiệm nhất cho khách
hàng và an toàn cho lô hàng của khách. 8
• Hỗ trợ tư vấn cách đóng hàng, cách làm các giấy tờ, thủ tục hải quan và
các vấn đề liên quan tới thuế, tới pháp luật mà lô hàng của khách có thể
gặp phải. Đặc biệt là vấn đề giữa thực tế mặt hàng và mã HS trên tờ khai.
• Thuyết phục khách hàng nên sử dụng điều kiện Incoterms nào để tiết kiệm
nhất, hiệu quả nhất, và tốt nhất cho lô hàng của khách.
• Quảng bá hình ảnh công ty trên tất cả các kênh: Mạng xã hội, google, mail,
hoặc các phương thức khác có thể áp dụng.
• Điều hành các trang trực thuộc sự quản lý của công ty và đứng tên công ty
để tư vấn hỗ trợ khách hàng có nhu cầu đã liên hệ tới trang.
• Viết báo cáo tổng kết theo tuần, tháng về tuần hoặc tháng làm việc – kế hoạch sắp tới,…
• Làm các công việc theo yêu cầu khác.
2.3.2. Bộ phận OPS4
• Hỗ trợ bộ phận sales về vấn đề thủ tục hải quan, các giấy tờ cần thiết để tư
vấn giải pháp thông quan cho lô hàng của khách.
• Nhận thông tin, các giấy tờ cần thiết từ bộ phận Sales về lô hàng của khách.
• Kiểm tra các giấy tờ mà khách hàng cung cấp như: Hóa đơn thương mại,
hợp đồng, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), vận đơn (B/L), AWB,…
• Chuẩn bị các hồ sơ hải quan cần thiết, đối chiếu mã HS với tên hàng hóa,
truyền tờ khai hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có) và thông quan
hàng hóa của khách hàng.
• Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không hoặc các đại lý để làm thủ tục
liên quan tới việc thông báo hàng về, lấy lệnh giao hàng (D/O),…
• Làm việc với các cơ quan về kiểm dịch, hun trùng, thú y, kiểm tra chất
lượng, cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, để tiến hành thông
quan lô hàng cho khách
• Về mặt tài chính, nhân viên Ops sẽ đến bộ phận kế toán để lấy ứng tiền
trước và sẽ hạch toán lại với kế toán sau khi đã có các hóa đơn khi đi làm việc.
• Tổng kết lại các hóa đơn, chứng từ, chi phí, báo cáo
• Viết báo cáo tổng kết theo tuần, tháng về tuần hoặc tháng làm việc – kế hoạch sắp tới,… •
2.3.3. Bộ phận “check giá”
4 Nhân viên hiện trường (Operations) 9
• Nhận yêu cầu từ Sales về thông tin các tuyến mà khách có nhu cầu, liên hệ
với hãng tàu hoặc cập nhật sẵn giá đã có của tuyến đó trong tháng và báo
lại với Sales để sales báo lại với khách.
• Kiểm tra giá với các hãng tàu và báo lại với sales về các tuyến theo các thông tin được có.
• Cập nhật giá theo từng tháng để xem biến động về giá nếu có để báo lại với sales.
• Đăng hoặc sửa lại giá các tuyến có thể chia sẻ trên các trang mạng xã hội
hoặc internet của công ty.
• Trao đổi, thuyết phục, làm việc với các hãng tàu để có giá tốt nhất, ưu đãi
nhất cho các lô hàng tiếp theo, theo từng tuyến và mặt hàng cụ thể.
2.3.4. Bộ phận CUS/DOCS5
• Nhận thông tin từ bộ phận sale, sau đó soạn thảo hoặc xử lý các chứng từ
liên quan tới lô hàng như: vận đơn, hợp đồng giữa người mua và người
bán, hóa đơn lô hàng, lệnh giao hàng đến,…
• Chuẩn bị bộ các chứng từ hải quan, làm việc với các cơ quan chức năng
để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng,
…(Nếu khách có nhận sử dụng dịch vụ này).
• Phối hợp với sales để trao đổi cùng với khách hàng, thông báo các thông
tin về lịch tàu, về lộ trình hàng hóa, về thu chi, công nợ.
• Xử lý các chi phí, tình huống phát sinh với khách hàng (thay cho sales tùy trường hợp).
• Lưu trữ thông tin các lô hàng của khách, tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
• Liên hệ với các đơn vị vận tải để đặt lịch vận chuyển hàng hóa trong nội địa.
• Tại NEAT Logistics, CUS/DOCS có thể nhận tiếp quản sales hàng nhập.
• Báo cáo tổng kết lại các lô hàng đã đạt được theo tháng.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.
2.3.5. Bộ phận kế toán
• Nhận các chứng từ thu – chi từ các bộ phận khác trong công ty.
• Nhập sổ các chuyến hàng vận chuyển của công ty, theo dõi thu chi trong nội bộ công ty.
5 Bộ phận chăm sóc khách hàng và chuyên làm chứng từ. Tại NEAT Logistics
hiện vẫn đang hợp nhất vị trí này. 10
• Báo cáo tình hình tài chính theo tháng, quý, năm với Giám Đốc và báo
cáo theo từng mặt hàng, tuyến và các khách hàng của công ty. Báo cáo
tình hình thu – chi của từng bộ phận.
• Quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên, tính lương, bảo hiểm và các chế độ
phúc lợi xã hội khác của nhân viên. Hỗ trợ giám đốc trong các vấn đề liên
quan tới thuế, luật pháp, nhân sự, hoạt động và các hoạt động chung của công ty.
• Hỗ trợ bộ phận Sales và Cus trong việc yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
• Làm việc với ngân hàng để hỗ trợ các dịch vụ có liên quan trong thanh toán quốc tế.
2.4. Tình hình kinh doanh của công ty
Đánh giá chung, kết quả kinh doanh từ khi thành lập công ty tới hiện tại
tương đối tích cực, có thêm rất nhiều lượng khách hàng biết tới công ty bằng
các cách khác nhau. Rất nhiều khách hàng cũ đã tin dùng và giới thiệu thêm
bạn bè, người thân,… sử dụng dịch vụ của công ty. Công ty hiện ngày càng
phát triển và mở rộng quy mô thị trường hơn nữa. • Thuận lợi:
➢ Công ty có một đội ngũ nhân viên kinh nghiệm lâu năm trong nghề.
Các nhân viên này có thể ứng biển các tình huống khác nhau, đưa ra
các giải pháp thông quan lô hàng một cách hợp lý, tiết kiệm.
➢ Chất lượng dịch vụ và thương hiệu của công ty đã được nhiều đối tác
tin tưởng hợp tác lâu năm và đã lan tỏa tới nhiều vùng.
➢ Công ty có rất nhiều tuyến có giá cước tương đối rẻ so với các công
ty khác trên thị trường.
➢ Công ty có đội ngũ nhân viên am hiểu đa dạng về thủ tục, quy trình
xuất nhập khẩu của các loại mặt hàng khác nhau tạo tiền đề để khách
hàng tin tưởng, giao phó lô hàng.
➢ Công ty có quan hệ tốt với hãng tàu, các đơn vị kho bãi, các đơn vị vận tải có liên,…
➢ Cơ sở hạ tầng giao thông đang ngày càng phát triển và được đầu tư sâu rộng.
➢ Các chính sách, nghị định, thông tư của chính phủ hỗ trợ cho các đơn
vị xuất nhập khẩu phát triển và tăng cường xuất nhập khẩu hơn nữa.
➢ Nhiều công nghệ liên quan tới Logistics ra đời giúp tiết kiệm thời
gian và thông quan lô hàng một cách nhanh chóng. 11 • Khó khăn:
➢ Công ty tăng cường tuyển dụng nhân viên mới thường xuyên để mở rộng
thị trường, phát triển đội ngũ. Tuy nhiên các nhân viên này lại không tích
cực, đa số nghỉ việc sớm do không chịu được áp lực.
➢ Nhiều khách hàng đã di chuyển sang các đơn vị khác làm do có sự cạnh tranh về ưu đãi giá.
➢ Sắp tới do điều kiện sử dụng xăng dầu cho tàu biển, các hãng tàu sẽ tăng
giá tàu (Gọi là việc tăng phí LSS6)
➢ Thị trường tuy được mở rộng, nhưng ngày càng có nhiều đối thủ cạnh
tranh xuất hiện và có nhiều ưu đãi (thậm chí có thể là lỗ vốn khi khách
hàng sử dụng dịch vụ công ty).
2.5. Định hướng phát triển của công ty.
2.5.1. Tầm nhìn
Công ty NEAT Logistics luôn nỗ lực phát huy thế mạnh để trở thành đơn vị
giao nhận uy tín, chuyên nghiệp, chuyên cung cấp các giải pháp và dịch vụ
cạnh tranh, đảm bảo được lợi ích của khách hàng và các đối tác của công ty.
Điều này chắc chắn sẽ góp phần vào sự phát triển, sự thành công công không
chỉ đối với công ty mà còn là sự phát triển của rất nhiều doanh nghiệp, của Hải Phòng, của Việt Nam.
2.5.2. Sứ mệnh
Công ty luôn trau dồi kiến thức chuyên ngành, đặc biệt chú trọng kiến thức liên
quan tới chuỗi cung ứng, thương mại toàn cầu và các chính sách phát triển của
nhà nước. Công ty luôn luôn cập nhật thông tin về thị trường chung và về công
nghệ có thể hỗ trợ đắc lực cho chuỗi cung ứng. Qua đò, công ty NEAT
Logistics có thể cung cấp những giải pháp và dịch vụ tiếp vận tốt nhất. Từ đó,
giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và gia tăng sự hiệu quả, lợi ích cho khách hàng
và với các đối tác. Từ đó, công ty có thể ngày càng có chỗ chỗ đứng vững chắc
và phát triển trên thị trường.
2.5.3. Giá trị cốt lõi
6 Phụ phí giảm thải lưu huỳnh 12
Công ty NEAT Logistics luôn trân trọng nhu cầu vận chuyển của khách từ một
món quà nhỏ của cá nhân tới một đơn hàng lớn của các công ty, tập đoàn sử
dụng dịch vụ của NEAT. Tất cả đều được công ty tiếp nhận và triển khai một
cách chủ động, tích cực với sự đón chào các quý khách hàng ngay từ khi tiếp
nhận lô hàng tới khi trao tay người nhận.
Công ty luôn tăng cường hợp tác phát triển với các hãng vận chuyển toàn cầu,
hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của từng mắt xích trong chuỗi cung ứng cũng như
thế mạnh của từng hãng vận chuyển trên thị trường hiện nay. Công ty NEAT
luôn đồng hành cùng sự thành công của khách hàng.
2.6. Các đối tác thân thiết của công ty.
Công ty hiện có rất nhiều đối tác thân thiết đã đi cùng sự phát triển của
công ty trong các thời gian vừa qua, như các đơn vị vận tải, đơn vị hãng
tàu, các khách hàng thân thiết, các cơ quan chức năng có liên quan,...
• Đơn vị hãng tàu: Maersk, Evergreen Line, Wan Hai Lines, TS lines, CMA
CMG Group, COSCO container,...
• Đơn vị vận chuyển nội địa: Công ty Cổ phần Vận Chuyển Hưng Phát,
Công ty TNHH dịch vụ và vận tải ANT,...
• Các đơn vị kho hàng như: Kho Nam Phát, Kho VICONSHIP, Kho NamCo,..
• Các đại lý vận tải tại các nước trên thế giới mà chủ yếu là: Trung Quốc, Ấn Độ, Nhật, Hàn,...
• Các đơn vị cung cấp bảo hiểm hàng hóa cho phía công ty.
• Các khách hàng thân thiết thuộc lĩnh vực: Thiết bị điện, gỗ ép các loại,
mặt hàng nông sản, mặt hàng thủy sản khô, mặt hàng giày da, quần áo,...
• Các đơn vị chuyển phát nhanh cho công ty như: Đơn vị Tiếp Vận toàn
cầu, giao hàng tiết kiệm,... 13
CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT KHẨU
LÔ HÀNG TRO TRẤU (HÀNG LCL) TỪ THÁI BÌNH ĐI
CAO HÙNG, ĐÀI LOAN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á
Quy trình và nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu được em viết khi xử
lý vận chuyển lô hàng dưới góc độ của một nhân viên kinh doanh Logistics (Sales Logistics).
Hiện các bên tham gia vào quy trình bao gồm:
• Công ty NEAT Logistics: sẽ lo việc vận chuyển – xuất khẩu lô hàng từ
Thái Bình đến cảng Cao Hùng
• Công ty của Mr. Trường: công ty cần xuất khẩu lô hàng tro trấu
• Đơn vị Viet Nam Shipping Services Corporation là đơn vị consol – là đơn
vị chuyên gom hàng lẻ. (Gọi tắt là công ty VNS)
3.1 Quy trình quản lý khách hàng thực tế của một Sales Logistics
3.1.1. Xác định lợi thế cạnh tranh
Hiện tại, Công ty NEAT Logistics có thế mạnh về tuyến Đông Bắc Á
(Gồm: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan), các tuyến trong
khu vực Đông Nam Á, tuyến Ấn Độ và một số tuyến khác.
Về khả năng đảm nhiệm, công ty NEAT Logistics có thể đảm nhiệm
hầu hết mọi mặt hàng xuất nhập khẩu từ đường bộ, đường sắt, hàng không.
Dưới đây là một số cảng chính – là thế mạnh của công ty NEAT Logistics:
Bảng 3.1 – Các cảng biển chính của các nước trong khu vực Quốc Gia Tên các cảng Nhật Bản
Tokyo, Yokohama, Kobe, Nagoya, Osaka Trung Quốc Shanghai, Guangzhou, Dalian, Ningbo,
Thanh đảo, Thiên Tân, Hạ Môn, Thẩm Quyến Hàn Quốc Incheon, Busan, Đài loan Kaohsung, Taichung, Keelung Singapore Singapore Malaysia Klang, Kota Kinabalu, Pasir Gudang, 14