Quy Trình Mua Hàng, Tồn Trữ và Trả Tiền: Hiệu Quả và Kiểm Soát môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

KSNB - MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN
Đặc điểm: Sự hữu hiệu và hiệu quả là mua hàng đúng nhu cầu, kịp thời, giá hợp lý. tồn trữ không
bị tổn thất, trả nợ đúng hạn cho ncc -
Liên quan đến các tài sản nhạy cảm như tiền và HTK nên dễ bị ss và tham ô -
Là khởi đầu của quá trình kinh doanh (nếu sai sẽ ảnh hưởng đến các quá trình khác) -
Liên quan đến HTK, mà HTK chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản nên khả năng nhầm lẫn rất cao Quy trình mua hàng 1. Đề nghị mua hàng 2. Xét duyệt mua hàng 3. Lựa chọn ncc 4. Đặt hàng 5. Nhận hàng 6. Tồn kho
7. Nợ phải trả cho người bán (trả tiền)
Mục tiêu hoạt động: sự hữu hiệu và hiệu quả là giúp doanh nghiệp đạt được doanh số
(Hữu hiệu: Mua hàng đúng thời điểm đúng nhu cầu giá cả hợp lý số lượng phù hợp)
(Hiệu quả: chi phí lưu trữ tồn kho bảo quản thấp nhất) -
Mục tiêu hoạt động là quan trọng nhất .
Mục tiêu báo cáo: Các khoản mục liên quan đến chu trình này phải được trình bày 1 cách hợp lý , tổ
chức hệ thống chứng từ phải đầy đủ kịp thời
Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ các quy định của nhà nước (cam kết các hợp đồng, hóa đơn) tuân thủ các
quy định của doanh nghiệp như quy trình nhập kho quy trình mua hàng hay trả tiền nhà cc) Kiểm soát chung:
1. Phân chia trách nhiệm: bộ phận mua hàng phải độc lập với các bộ phận khác, chức năng xét
duyệt mua hàng phải tách biệt chứng năng mua hàng, chức năng chọn ncc phải độc lập với
chức năng mua hàng, bộ phận mua hàng phải tách biệt với bộ phận nhận hàng
2. Chứng từ, sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho các chứng từ như đơn nhận
hàng phiếu nhập kho, các biểu mẫu phải đầy đủ thông tin, phiếu nhập kho phải được lập dựa
trên đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng
3. Ủy quyền và xét duyệt: Phiếu đề nghị mua hàng phải được xét duyệt, phân chia xét duyệt cho 1 người
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai đoạn mua hàng Sai phạm
Biện pháp kiểm soát Đề nghị mua hàng -
Mua hàng trùng lặp, không cần thiết dẫn đến hàng tồn kho -
Tất cả phiếu đề nghị mua hàng phải có xét duyệt, thủ tục này hạn làm chi phí tồn kho cao
chế sai phạm mua hàng sai nhu cầu đồng thời chống thông đồng -
Mua hàng không kịp thời giá cao -
Phải có chính sách về thời điểm mua hàng -
Đề nghị mua hàng không đầy đủ thông tin mua sai hàng -
Phải có bộ phận xem xét thường xuyên nhu cầu , ước tính thời gian cần thiết -
Biểu đề nghị mua hàng phải đầy đủ thông tin, phải được lập ít nhất
2 liên, 1 liên giữ lại 1 liên gửi cho bộ phận mua hàng -
1 người chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng cho từng bộ phận tránh trùng lặp -
Phiếu đề nghị mua hàng phải được đánh số -
Theo dõi phiếu đề nghị mua hàng nhưng chưa đặt hàng và phiếu đề
nghị mua hàng đã đặt hàng -
Xem xét kho còn trống để có thể trữ hàng mua hay không Xét duyệt -
Xét duyệt không được thực hiện hoặc chỉ mang tính hình -
Người ủy quyền xét duyệt phải độc lập với các bộ phận khác thức -
Việc xét duyệt mua hàng nên do 1 cá nhân đảm nhận tránh trùng -
Xét duyệt sai nhà cung cấp lặp Lựa chọn ncc -
Thông đồng lựa ncc không phù hợp -
Nhận báo giá từ ncc và phân tích giá cả chất lượng -
Đánh giá định kì ds ncc quen thuộc để xem xét có cao hơn giá thị trường hay không -
Đối với các hàng có giá trị cao tổ chức đấu giá -
Mỗi khi mua hàng phải nhận ít nhất 3 bảng báo giá từ ncc có uy tín -
Luân chuyển nhân viên phụ trách mua hàng -
Kỷ luật nghiêm khắc đối với nhân viên nhận hoa hồng quà cáp từ
ncc bằng cách lấy ý kiến phản hồi từ giá cả hoặc đường dây nóng -
Thông tin giá cả chất lượng và ds ncc phải được cập nhật thường xuyên Đặt hàng -
Hậu quả của việc đề nghị mua hàng lựa chọn ncc… -
Đơn đặt hàng phải được đặt thành 5 liên (1 liên lưu lại, 1 liên gửi -
Nhân viên xóa dấu vết đặt hàng để đặt lại thêm 1 lần nữa để
cho ncc, 1 liên gửi cho bộ phận nhận hàng, 1 liên gửi cho bên đề nhận hoa hồng
nghị mua hàng, 1 gửi cho kế toán) -
Giới hạn ngân sách đặt hàng và phê duyệt trước khi đặt hàng -
Trưởng bộ phận mua hàng là người xét duyệt -
Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng -
Đơn đặt hàng phải đầy đủ thông tin và được đánh số trước khi sử dụng -
Thông báo cho ncc về nhân sự mua hàng -
Theo dõi lô hàng quá hạn giao hàng -
Xét nhận cam kết mua hàng Nhận hàng -
Nhận hàng không đúng chất lượng số lượng -
Báo cáo nhận hàng 3 liên ( 1 liên gửi kế toán, 1 liên giữ lại, 1 liên -
Người nhận hàng biển thủ gửi cho bp đặt hàng ) -
Lập biên bản từ chối nhận hàng nếu hàng không đúng yêu cầu về sl cl -
Độc lập với bộ phận đặt hàng -
Thiết kế bảng kiểm các đặc điểm quan trọng của hàng mua Tồn kho -
Hư hỏng , bảo quản không đúng cách -
Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (1 liên gửi cho kế toán 1 liên - Bị ăn cắp giữ lại) -
Công nhân dấu các sản phẩm có lỗi tránh bị phạt -
Các kho phải có ổ khóa trang thiết bị cần thiết để bảo quản. Phải -
HTK không được ghi nhận kịp thời
dán nhãn , giữ bí mật về cách bố trí kho hàng -
Giao trách nhiệm bảo quản này cho thủ kho -
Ban hành quy chế hạn chế tiếp cận HTK -
Thủ kho phải mở sổ chi tiết nhập xuất tồn từng loại hàng và sơ đồ kho -
Thủ kho chỉ được xuất kho khi có chỉ thị của người có thẩm quyền -
Sắp xếp hàng ngăn nắp khoa học -
đối với mặt hàng có hạn sử dụng nên sd pp nhập trước xuất trước -
Kiểm tra định kì HTK, nghiên cứu kỹ trước khi thay đổi cơ cấu
mặt hàng chuyển các mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêng để phát hiện hàng lỗi
thời chậm lưu chuyển hư hỏng -
Kiểm kê đột xuất phải có sự chứng kiến của các bộ phận liên quan
(bp kế toán htk, nhân viên kho, giám sát kho ..) -
Xây dựng kế hoạch kiểm kê HTK -
Phiếu nhập kho phải được đánh số thứ tự
Nợ phải trả ncc ( trả tiền ) -
Lập chứng từ mua hàng khống để thanh toán -
Kiểm tra về lưu chuyển chứng từ hóa đơn -
Trả tiền ncc khi chưa được phê duyệt -
Sau khi phê duyệt chi thì ủy nhiệm chi sẽ được gửi cho ngân hàng -
Chi trả nhiều hơn hàng đã nhận
hoặc thanh toán onlline, nếu chi bằng tiền mặt thì người nhận tiền -
Sai thông tin ncc thời hạn chiết khấu
phải xuất trình cccd và giấy giới thiệu của ncc -
Ghi chép nợ phải trả sai niên độ, ghi trùng, sai tiền -
Nếu có hàng trả lại hoặc hàng giảm giá phải cung cấp biên bản trả - Trả tiền trễ hạn hàng -
không theo dõi hàng trả lại cho ncc -
Các hóa đơn chưa thanh toán phải sắp xếp theo thứ tự ngày hạn thanh toán -
Các hóa đơn đã trả tiền phải đóng dấu đã thanh toán
Gian lận - kiểm soát gian lận Gian lận
Biện pháp kiểm soát
Mua hàng cho mục đích cá nhân
Kiểm soát tốt khâu xét duyệt
Thanh toán khống: Nộp chứng từ giả để yêu cầu thanh toán, tinh vi khó phát hiện thường
Tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ
thông đồng với bên ngoài
Tách biệt các chứng năng
Chọn ncc giá cả ko hợp lý: Thông đồng
Nhân viên độc lập, kiểm tra thường xuyên
Đối chiếu hợp đồng giá cả phát hiện điều bất thường
Thanh toán cao hơn số hàng được nhận: NCC lợi dụng yếu toán trong khâu xét duyệt thanh
Phân nhiệm vụ cụ thể cho 1 cá nhân phụ trách kiểm tra hồ sơ trước khi chi trả và toán
xét duyệt thanh toán bao gồm hóa đơn , chứng từ đặt hàng và nhận hàng
Kiểm tra các hóa đơn có dấu đóng đã thanh toán hay chưa
Trộm cắp biển thủ: được thực hiện bởi người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp
Kiểm soát bên ngoài : sử dụng con người và các thiết bị bảo vệ để hạn chế tiếp cận HTK
Kiểm soát bên trong: đề cao tính chính trực của nhân viên, kiểm kê định kỳ, kiểm
tra chéo giữa các bộ phận
Ngụy tạo chứng cứ xuất hàng: phổ biến ở các đơn vị không theo dõi hàng lưu chuyển ở các
Lưu ý đến hệ thống sổ sách luân chuyển htk, phân công giám sát phát hành phiếu
đơn vị nội bộ hoặc là kiểm soát yếu trong phát hảnh phiếu xuất kho xuất kho
Xóa sổ hoặc sửa sổ HTK : thực hiện sau khi biển thủ
Tổ chức hệ thống thông tin tốt, hạn chế tiếp cận bằng mật khẩu quy định xét
duyệt rõ ràng về xóa sổ và xét duyệt Gian lận trong kiểm kê: -
Đánh dấu hàng hóa đã đếm ( không xóa được ) -
Hoán chuyển các vị trí để điếm nhiều lần trong 1 mặt hàng - Kiêm tra đột xuất HTK -
Mượn hàng hóa bên ngoài để làm tăng số lượng kiểm đếm ( khó thực hiện ) - Kiểm tra ngẫu nhiên -
Ngụy tạo bằng thùng hộp rỗng -
Sắp xếp lại hàng hóa trước khi kiểm -
Cố tính kiểm sai hoặc bị tác động kiểm sai