Quy trình sắp xếp chuẩn bị cho cuộc họp theo nghi thức trang trọng

3.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị

a) Trách nhiệm của lãnh đạo

• Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why?)
• Xác định những nội dung cần phải giải quyết (What?)
• Xác định thành phần tham dự (Who?)
• Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (When?)
• Xác định địa điểm cuộc họp (Where?)

Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, xét duyệt người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị...

(1) Xác định mục tiêu của cuộc họp:
Theo nguyên tắc:

• Hội nghị sẽ thảo luận về vấn đề gì?
• Những yếu tố nào có thể giúp hội nghị thành công?
• Những khó khăn gì có thể xảy ra?
• Có thể có những phương án giải quyết thế nào?
• Nếu gặp khó khăn cần giải quyết phần nào trước vấn đề.

(2) Xác định nội dung cần phải giải quyết:

• Những vấn đề chính có thể bao gồm những nội dung gì?

(3) Xác định thành phần tham gia

• Các thành phần tham gia kể cả chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.

(4) Xác định ngày, tháng và thời gian tiến hành cuộc họp.

• Thông thường các cuộc họp trang trọng theo nghị thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm thương mại, giao dịch hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch.

(5) Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như:

• Chương trình nghị sự
• Kiểm tra phòng họp và trang thiết bị.
• Xét duyệt người ghi biên bản.

b) Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức

• Tham mưu và giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp.
• Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch định và phối hợp cuộc họp. Nó là bản danh sách kiểm tra những điều phải làm bao gồm:
  • Địa điểm
  • Thông báo mời họp.
  • Số lượng thành viên tham gia
  • Lịch trình nghị sự
  • Tài liệu
  • Trang thiết bị
  • Chỗ ăn ở cho khách
  • Phương tiện di chuyển
  • Tiếp lãnh
  • Giao lưu...
• Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.
• Soạn thảo chương trình nghị sự.
  • Lịch trình nghị sự là một bảng danh sách các đề mục nghị sự theo thứ tự. Thư ký phải thảo luận với cấp quản lý để được chấp thuận bản thảo cuối cùng trước khi in.
  • Thông thường chương trình nghị sự của các công ty kinh doanh theo thứ tự sau đây:
    • Thông báo và giới thiệu thành viên mời và quan khách.
    • Đọc và phê chuẩn biên bản các cuộc họp trước.
    • Các bản báo cáo tiến trình.
    • Thảo luận về tình hình kinh doanh đã qua.
    • Thảo luận về tình hình kinh doanh sắp tới.
• Có thể gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình nghị sự cùng các tài liệu khác ngay bắt đầu cuộc họp.

Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu

• Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu có liên quan tới hội nghị, hội thảo.
• Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng thư từ giao dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, danh sách và các tài liệu liên quan đến cuộc họp.
• Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng hay ghim các tờ rời theo thứ tự chương trình. Tất cả tài liệu được đựng trong một bìa hồ sơ hoặc cặp hồ sơ bao gồm:
  • Phiếu để tên người tham dự hội nghị
  • Giấy viết
  • Chương trình nghị sự
  • Các bản tường trình, báo cáo đặc biệt.
  • Danh sách các thành viên tham dự
  • Phiếu ăn.

Chuẩn bị nghe nhìn

• Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn: Phương tiện hỗ trợ nghe nhìn được sử dụng ngày càng nhiều ở các cuộc họp, các buổi trình bày và hội nghị lớn để nhấn mạnh các điểm cần thảo luận, nhờ đó mang lại hiệu quả cao hơn. Những hỗ trợ đó có thể là sơ đồ vẽ trên giấy cho đến máy đèn chiếu phức tạp.
• Khi cần phải sử dụng những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn đó, phải kiểm tra hoạt động máy móc trước khi họp. Phải đảm bảo rằng người trình bày đã quen với cách sử dụng các phương tiện đó, thiết bị hoạt động tốt, và mọi người có thể nhìn thấy hình ảnh từ chỗ ngồi của mình. Nếu cần thiết nên có người hỗ trợ về mặt kỹ thuật.
• Các dụng cụ cần được chuẩn bị trước như:
  • Máy chiếu Overhead projector.
  • Máy Video.
  • Bảng viết.
  • Các sơ đồ...
• Nếu không chuẩn bị các dụng cụ nghe nhìn chu đáo, sẽ làm xáo trộn, mất tính trang trọng của cuộc họp.

Thông báo

• Thông báo trước cho các thành viên tất cả thông tin cần thiết về cuộc họp.
• Đôi khi phải gửi kèm theo chương trình nghị sự và các tài liệu khác để họ tham khảo trước.
• Trong trường hợp cần thiết phải gửi bản đồ của nơi sẽ diễn ra cuộc họp đối với những vị khách ở xa.

Chuẩn bị kinh phí, các điều kiện vật chất khác

• Chuẩn bị kinh phí, các điều kiện vật chất khác như: quà tặng, tiệc chiêu đãi.
• Phải đặt phòng chiêu đãi trước.
• Tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và số người họp để quyết định nên chọn phòng ở đâu.
• Sau khi chọn phòng phải gửi thư xác nhận để tránh việc nhận nhầm và... Khi cuộc họp gần đến cần gửi thư hoặc gọi điện thoại để xác nhận lại.

Sắp xếp dịch vụ ăn uống

• Nếu cuộc họp được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm thương mại, cần sắp đặt và chuẩn bị trước những công việc sau đây:
  • Chỗ ăn
  • Loại dịch vụ
  • Thời gian phục vụ
  • Thực đơn
  • Sắp xếp bàn ghế.
  • Màu sắc và trang trí (nếu cần)

Đón và bố trí khách

• Tổ chức đón - tiếp một đoàn khách từ xa tới:
  • Xác minh thông tin đoàn
  • Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan
  • Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết
  • Chọn nơi ăn, nơi nghỉ, xe đưa rước
  • Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan
  • Tìm hiểu tập quán của khách để tránh bất ngờ
  • Những việc cần thực hiện khi khách đến: ra đón, tặng hoa (nếu cần), mướn xe ô-tô đưa về nơi nghỉ (khách sạn, nhà khách) hoặc đến nơi tiếp kiến ngay, tùy theo đoàn quan trọng hay đoàn thông thường.
  • Cán bộ lễ tân ở lại lo các thủ tục tại sân bay, hành lý.

Tiếp khách: Một số vấn đề chung

• Tiếp khách có hai loại: tiếp xã giao và tiếp làm việc.
• Khi bố trí phòng tiếp khách, cần chú ý hướng ra vào và hướng phục vụ. Hướng ra vào trước mặt trưởng đoàn chủ, còn hướng phục vụ ở cạnh bên tay trái cuối phòng.
• Tiếp xã giao thì nên sử dụng salon, còn tiếp làm việc nên sử dụng bàn làm việc để tiện ghi chép.
• Dù tiếp xã giao hay tiếp làm việc, không cần phải tổ chức ăn khi đang làm việc, chỉ cần nước giải khát.
• Chú ý nước giải khát và cách phục vụ.

Tiếp xã giao

• Người tiếp tận đón khách từ cửa và đưa khách vào nơi tiếp kiến (cần chuẩn bị biện pháp đón khi trời mưa).
• Giới thiệu khách với lãnh đạo mình và mời ngồi đúng vị trí.
• Sắp sẵn chỗ ngồi cho cả hai bên theo tập quán quốc tế.
• Khi ổn định chỗ ngồi, người phục vụ rót nước (hay rượu) mời thứ tự theo tập quán quốc tế (khách trước, chủ sau).
• Chủ giới thiệu người dự, chương trình, nâng ly chào mừng đoàn.
• Cán bộ lễ tân mời khách vào phòng riêng để làm vệ sinh cá nhân sau chuyến đi.
• Các hoạt động tiếp theo bố trí ít nhất 30 phút sau.

Tiếp làm việc

• Bố trí đoàn chủ và đoàn khách đối diện nhau, trong đó trưởng đoàn chủ đối diện trưởng đoàn khách, và đoàn chủ ngồi nhìn ra phía cửa ra vào.
• Người có chức phận cao nhất của mỗi đoàn được bố trí ngồi bên tay phải trưởng đoàn, tiếp theo là bên tay trái, rồi tay phải... cho đến hết.

Chuẩn bị cho đại biểu tham dự hội nghị

• Phản hồi về khả năng tham gia.
• Nghiên cứu các tài liệu.
• Chuẩn bị thông tin để phát biểu, các ý kiến, các câu hỏi...

3.2.2.2 Giai đoạn tiến hành

a) Đón tiếp đại biểu: Đảm bảo các nguyên tắc xã giao.
b) Phân phát văn kiện, tài liệu.
c) Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn.
d) Khai mạc cuộc họp.

• Tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần).
• Giới thiệu chủ đề cuộc họp.
• Giới thiệu thành phần tham dự và các đại biểu.
• Diễn văn ngắn của chủ tọa.
  e) Tiến hành hội nghị.
• Chủ tọa.
• Mở đầu.
• Khi tiến hành hội nghị.
• Khi kết thúc.
  g) Những thủ pháp tiến hành cuộc họp.

3.2.2.3 Giai đoạn kết thúc hội nghị

a) Kết luận.

• Thông qua các nghị quyết.
• Diễn văn tổng kết của chủ tọa:
  • Kết luận vấn đề.
  • Kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết.
• Bế mạc. Thực hiện các nghi thức nhà nước (nếu cần).

b) Sau cuộc họp.

• Hoàn thiện các văn bản.
• Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách.
• Thanh quyết toán các chi phí.
• Tổ chức thực hiện các nghị quyết.
• Rút kinh nghiệm hội nghị:
  • Thành tựu đạt được.
  • Tồn đọng và nguyên nhân.
  • Những bài học cho tương lai.