Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa | Khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng
Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa | Khóa luận tốt nghiệp quản trị văn phòng. Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Môn: Quản trị văn phòng(huha) 10 tài liệu
Trường: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.4 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN
TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : MA THỊ VÂN KIỀU Mã số sinh viên : 1805QTVA029 Khóa : 2018 – 2022 Lớp : 1805QTVA HÀ NỘI - 2022 LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, bài khóa luận là sản phẩm do tôi thực hiện tuân thủ
đầy đủ các nguyên tắc, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp. Các kết quả số liệu
nghiên cứu được trình bày trong khóa luận là trung thực, có nguồn gốc rõ
ràng không bịa đặt thông tin để trích dẫn.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong quá trình thực hiện khóa luận này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2022 Sinh viên Ma Thị Vân Kiều LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến
giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những nền tảng kiến thức, kỹ năng cần
thiết để hoàn thiện khóa luận của mình.
Đặc biệt, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới ThS. Đặng Văn
Phong – giảng viên hướng dẫn đã chỉ dạy, quan tâm và cho tôi những lời động
viên cũng như bài học kinh nghiệm hữu ích trong công tác tổ chức cuộc họp,
sự kiện để tôi hoàn thành bài khóa luận.
Tôi xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan mạnh khỏe thành công trong công việc và cuộc sống
Mặc dù, đã rất cố gằng nhưng do trình độ chuyên môn còn hạn chế trong
quá trình nghiên cứu cá nhân tôi còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi
những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phản
hồi từ phía thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2022 Sinh viên Ma Thị Vân Kiều
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tên đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân SNV Sở Nội vụ TCSK Tổ chức sự kiện TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước cuộc họp ....................................... 17
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình tiến hành trong cuộc họp...................................... 20
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình kết thúc cuộc họp ................................................. 22
Sơ đồ 1.4. Sơ đồ quy trình giải quyết các vấn đề sau cuộc họp...................... 23
Sơ đồ 1.5. Sơ đồ quy trình công việc trước sự kiện ........................................ 24
Sơ đồ 1.6. Sơ đồ quy trình công việc trong sự kiện ........................................ 27
Sơ đồ 1.7. Quy trình công việc sau sự kiện .................................................... 28
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa ....................................................................................................... 42
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa ....................................................................................................... 49 DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ........................................... 33
Hình 2.2. Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa
- 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh Khánh
Hòa .................................................................................................................. 44
Hình 2.3. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp “Tổng kết công tác cải cách hành chính
tỉnh Khánh Hòa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10 tháng 3
năm 2022 ......................................................................................................... 46
Hình 2.4. Bảng dự toán chi phí tổ chức Hội nghị tổng kết công tác thi đua,
khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 ............... 50
Hình 2.5. Tea Break tại Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm
2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa ....................................................................................................... 54 DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lượng tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022 .............................................. 37
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp cơ sở vật chất trang thiết bị phòng họp tại Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa năm 2022 .............................................................................. 38
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ đánh giá mức độ hiện đại cơ sở vật chất, trang thiết bị
phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn
2019 - 2022 ...................................................................................................... 39
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ................................................................................... 59 MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................................... 3
5. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................ 5
6. Giả thuyết nghiên cứu .......................................................................... 9
7. Bố cục đề tài nghiên cứu ..................................................................... 10
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................ 11
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN
CỦA VĂN PHÒNG ....................................................................................... 11
1.1 Một số khái niệm ............................................................................... 11
1.1.1 Khái niệm văn phòng ...................................................................... 11
1.1.2. Khái niệm “họp”, “sự kiện” .......................................................... 12
1.1.3. Khái niệm “Tổ chức cuộc họp” .................................................... 14
1.1.4. Khái niệm “Tổ chức sự kiện” ....................................................... 15
1.2. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng .......... 16
1.2.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp .................................................... 16
1.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện .............................................................. 24
1.3. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện .............. 29
1.3.1. Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp ................................................ 29
1.3.2. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện .......................................................... 30
Tiểu kết chƣơng 1 .................................................................................... 31
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ
KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA .................. 32
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ
tỉnh Khánh Hòa ....................................................................................... 32
2.1.1. Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ............................................................ 32
2.1.2.Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ......................................... 33
2.2. Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa ................................................................................. 36
2.2.1. Thực trạng số lượng các cuộc họp và sự kiện tiêu biểu được tổ
chức tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ....................................................... 36
2.2.2. Khái quát cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp
và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ........................... 38
2.2.3. Vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ........................ 40
2.2.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Khánh Hòa .................................................................................. 41
2.3. So sánh tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa .......................................................................... 55
2.4. Đánh giá tình hình thực hiện tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa ................................................. 57
2.4.1. Ưu điểm .......................................................................................... 57
2.4.2. Hạn chế .......................................................................................... 60
2.4.3. Nguyên nhân .................................................................................. 61
Tiểu kết chƣơng 2 .................................................................................... 62
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ
TỈNH KHÁNH HÒA .................................................................................... 63
3.1. Định hƣớng phát triển tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa trong giai đoạn hiện nay ........................... 63
3.1.1. Đẩy mạnh giảm số lượng tổ chức cuộc họp, sự kiện ................... 63
3.1.2. Phát triển nguồn nhân lực ............................................................ 64
3.1.3. Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị ............................ 64
3.2. Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức cuộc họp, sự
kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa ..................................... 65
3.2.1. Hoàn thiện thể chế, quy định về công tác tổ chức cuộc họp và sự
kiện ............................................................................................................ 65
3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở về tổ chức các cuộc họp, sự
kiện ............................................................................................................ 65
3.2.3. Xây dựng đội ngũ công chức tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên
nghiệp ....................................................................................................... 66
3.2.4. Hiện đại hoá văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp, sự
kiện ............................................................................................................ 67
Tiểu kết chƣơng 3 .................................................................................... 68
KẾT LUẬN .................................................................................................... 69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 70
DANH MỤC PHỤ LỤC ................................................................................ 72 PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh xu thế toàn cầu hóa như hiện nay tổ chức cuộc họp và sự
kiện luôn giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển bền vững của mỗi
cơ quan, doanh nghiệp. Tại các cơ quan nhà nước tổ chức các cuộc họp và sự
kiện được xem như một phương thức làm việc của nền hành chính thông qua
các cuộc họp, sự kiện người đứng đầu hoặc tập thể lãnh đạo thực hiện sự quản
lý, điều hành và giải quyết các nhiệm vụ công việc thuộc chức năng, thẩm
quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ của tổ chức.
Bên cạnh tổ chức các cuộc họp và sự kiện trực tiếp truyền thống, hình
thức tổ chức dưới dạng trực tuyến được tiến hành qua mạng internet sử dụng
các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như Skype,
Zoom, Google Meet,…ngày càng được áp dụng phổ biến. Đặc biệt, kể từ năm
2019 cho đến nay đứng trước tình hình chung của thế giới phải chịu ảnh
hưởng của dịch bệnh Covid - 19 hầu hết các cuộc họp và sự kiện tại các cơ
quan đa phần được tổ chức thực hiện dưới hình thức trực tuyến để đảm bảo sự
an toàn cũng như công tác quản lý và giải quyết các công việc của cơ quan.
Việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện là cần thiết nhưng tuy nhiên ngày
nay cần phải được tiến hành một cách có hiệu quả, tránh tình trạng tổ chức
quá nhiều mang nặng tính hình thức. Trên website Văn phòng Chính phủ bài
viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp” của tác giả Hoàng Anh
có đề cập “Theo báo cáo, hàng năm các bộ, ngành, địa phương đã xây dựng
kế hoạch, tổ chức từ vài trăm đến gần 2.000 cuộc họp, hội nghị và được các
cơ quan, đơn vị khác mời tham dự giao động từ 1.000 đến khoảng 2.500 cuộc
họp, có lãnh đạo một ngày phải tham dự từ 2- 4 cuộc họp”. Bài viết “Khủng
hoảng vì họp” trên báo Tiền phong số ra ngày 08 tháng 9 năm 2017 của tác
giả Huy Thịnh, có viết: “Có tình trạng gần như phần lớn thời gian làm việc
của nhiều cán bộ lãnh đạo hiện nay là dành cho việc họp, dự hội nghị. Có 1
người mỗi ngày dự 6 - 7 cuộc; họp ban ngày không đủ chuyển sang buổi tối,
họp vào thứ Bảy, Chủ nhật, không còn đủ thời gian giải quyết hồ sơ, thủ tục;
còn người dân thì chờ chữ ký lãnh đạo đến mòn mỏi”; “Giám đốc Sở Quy
hoạch - Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh ông Nguyễn Thanh Nhã cho biết:
từ đầu năm đến nay Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và lãnh đạo phòng ban, cán
bộ chủ chốt của Sở Quy hoạch - Kiến Trúc phải dự tổng cộng hơn 1.500 cuộc
họp”. Từ những số liệu nêu trên cho thấy tại Việt Nam các cơ quan, đơn vị và
địa phương tình trạng cuộc họp và tổ chức sự kiện diễn ra số lượng ngày càng
tăng thậm trí nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức gây
lãng phí về mặt thời gian, nhân lực và tiền bạc.
Sau quá trình khảo sát, thực tế tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
tôi nhận thấy bên cạnh ưu điểm thành tích đã đạt được trong tổ chức các cuộc
họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn còn tồn tại một
số những hạn chế nhất định. Do đó là sinh viên ngành quản trị văn phòng tác
giả nhận thức được cuộc họp và sự kiện thuộc đối tượng quản lí của văn
phòng, đồng thời cá nhân tác giả mong muốn trang bị thêm sự hiểu biết cụ thể
rõ ràng hơn về quy trình nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp và sự kiện cho nên
tác giả lựa chọn đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa luận này.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận: dựa trên việc hệ thống hóa
cơ sở lý luận và phân tích thực trạng về hoạt động tổ chức các cuộc họp, sự
kiện. Để đưa ra một số khuyến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Khảo sát, trình bày thực trạng tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 2
Đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Căn cứ ưu điểm, hạn chế tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, định hướng phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hoà
nói chung và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nói riêng khuyến nghị
một số những giải pháp phù hợp có tính ứng dụng cao dựa trên tình hình thực
tiễn tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Qua đó, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
tổ chức cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
- Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi về mặt không gian: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa, địa
chỉ: khu liên cơ 01, số 01, đường Trần Phú, phường Xương Huân, Thành phố
Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.
Phạm vi về mặt thời gian: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” được tác giả nghiên cứu từ giai đoạn năm
2019 đến năm 2022. Trước sự ảnh hưởng của dịch bệnh Covid - 19, giai đoạn
nói trên đã có nhiều sự thay đổi trong công tác hoạt động, quản lý và điều hành
các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Phạm vi về mặt nội dung: đề tài “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tập trung nghiên cứu qua các nội dung
sau: số lượng tổ chức các cuộc họp và sự kiện, cơ sở vật chất trang thiết bị phục
vụ cho tổ chức các cuộc họp và sự kiện, vai trò của bộ phận văn phòng trong tổ
chức cuộc họp và sự kiện, quy trình nghiệp vụ tổ chức,..
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nghiên cứu cũng như các mục tiêu của đề
tài tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây: 3
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tiến hành thu thập và nghiên cứu,
phân tích thông tin từ những tài liệu cơ quan cung cấp, giáo trình, website
chính thống và các công trình nghiên cứu có liên quan trước đó. Phương pháp
này giúp tác giả tìm hiểu về cơ sở lý luận, chỉ ra các khái niệm, vai trò, ý
nghĩa cũng như nội dung về tổ chức cuộc họp và sự kiện. Đồng thời, tài liệu
cơ quan cung cấp là cơ sở phản ánh khách quan chân thực về thực trạng tổ
chức các cuộc họp và sự kiện hiện nay tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả sử dụng phương pháp điều tra,
khảo sát đối với lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, nhân viên bộ phận văn
phòng về số lượng tổ chức các cuộc họp và sự kiện từ năm 2019 đến nay, cơ
sở vật chất phòng họp, phương tiện tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến,..
Ngoài ra, khảo sát thêm thông tin từ một số công chức tại các phòng ban khác
nhằm nắm bắt đầy đủ quan điểm về việc tham dự và tổ chức các cuộc họp, sự
kiện tại Sở Nôi vụ tỉnh Khánh Hòa. Đồng thời, giúp tôi thu thập nắm rõ được
nhiều thông tin đa dạng về thực trạng của đề tài nghiên cứu
Phương pháp phỏng vấn: sử dụng để phỏng vấn trực tiếp công chức
đang làm việc tại Văn phòng Sở Nội vụ về cơ sở lý luận, ý kiến cá nhân của
lãnh đạo, công chức về các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động tổ chức cuộc
họp và sự kiện tại cơ quan, tham khảo ý kiến về những giải pháp, phương án
của lãnh đạo, công chức để bổ sung thông tin vào bài nghiên cứu.
Phương pháp quan sát thực tế: quan sát mọi hoạt động, tổ chức sắp xếp
phân bố công việc diễn ra tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Chú
trọng tập trung quan sát, kiểm chứng các lý thuyết về quy trình tổ chức các
cuộc họp và tổ chức sự kiện được thực hiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Bên cạnh đó, sử dụng các phương tiện kỹ thuật như máy ảnh, điện thoại, máy
thu âm hỗ trợ để tài liệu quan sát được xem xét kỹ hơn. 4
5. Lịch sử nghiên cứu
Tìm hiểu tổ chức các cuộc họp và sự kiện của văn phòng là một chủ đề
được các nhà quản lý, nhà khoa học, giảng viên, các sinh viên và học viên
ngành Quản trị văn phòng quan tâm nghiên cứu tiếp cận ở các cấp độ khác nhau, cụ thể:
Sách, giáo trình
Nguyễn Thành Độ (2012), “Giáo trình quản trị văn phòng”, NXB
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Trong cuốn giáo trình nội dung
hội họp được tác giả hệ thống hóa cơ sở những vấn đề chung về hội họp, hội
nghị. Trình bày khái niệm, mục đích và ý nghĩa của hội họp, hội nghị. Phương
pháp tổ chức hội họp. Bên cạnh đó, tác giả trình bày nội dung hoạch định,
cách tổ chức các cuộc họp, hội nghị đối với các cuộc họp nội bộ bình thường
không theo nghi thức và các cuộc họp trang trọng theo nghi thức.
Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), “Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và
lễ hội”, NXB Lao động. Nội dung sự kiện được tác giả trình bày các khái
niệm về sự kiện, lễ hội. Phân biệt được đặc điểm của sự kiện thông qua năm
tiêu chí phân loại cơ bản sau: căn cứ vào tiến trình thời gian, quy mô, nội
dung, sự nổi tiếng và tính đặc trưng, tính chất lặp lại của sự kiện. Đề cấp tới
những tác động của sự kiện đối với văn hóa- xã hội, môi trường, chính trị,
kinh tế và du lịch. Phân tích, làm rõ các vấn đề về lập kế hoạch chiến lược
cho sự kiện, xây dựng chiến lược marketing, quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện.
Vũ Thị Phụng (2021), “Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng”, Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn. Tổ chức hoạt động hội họp, sự kiện trong văn phòng được tác giả
trình bày cụ thể tại chương 09. Tác giả đưa ra khái niệm “Hội họp”, “Sự
kiện”, nêu rõ trách nhiệm vai trò của văn phòng trong tổ chức hội họp sự kiện. 5
Đồng thời trình bày, phân tích những quy trình và phương pháp tổ chức các
hoạt động hội họp, tổ chức sự kiện.
Bài viết trên các trang thông tin điện tử
Bài viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp” của tác giả
Hoàng Anh trên website Văn phòng Chính phủ ngày 07/03/2018. Bài viết được
tác giả đề cập đến thực trạng hội họp của các bộ, ngành hiện nay. Thống kê chung
số lượng cuộc họp và chỉ rõ một số hạn chế tồn tại như tổ chức quá nhiều cuộc
họp, chưa có nhiều sự đổi mới trong tổ chức cuộc họp, nhiều cuộc họp diễn ra
một chiều. Trình bày một số giải pháp: đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin, nâng cao hiệu quả hiệu lực điều hành và chú trọng đào tạo chất lượng cán
bộ, công chức, viên chức góp phần tăng năng suất hiệu quả của các cuộc họp và sự kiện.
“Hội họp thiết thực và chất lượng” bài viết trên website Quân đội nhân
dân của tác giả Anh Quân phát hành ngày 26/12/2019. Trình bày tính cấp
thiết của hoạt động hội họp trong bối cảnh hiện nay, tác giả đưa ra một số ý
kiến nhằm nâng cao chất lượng hội họp “Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa
phương tăng cường đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo giải quyết công việc kịp thời và
hiệu quả cũng chính là góp phần giảm hội họp, nhất là các hội nghị chủ yếu
để “giải ngân” cuối năm, nặng về phô trương hình thức, gây lãng phí, tốn
kém về nhiều mặt”
Bài viết “Hiến kế” giảm...họp của tác giả Nguyễn Minh trên báo điện tử
Đảng cộng sản Việt Nam ngày 30/7/2018. Tập trung đề cập đến những giải
pháp mạnh xóa bớt những cuộc họp vô bổ, tốn kém về thời gian, tiền bạc. Bên
cạnh đó, tác giả đưa ra những số liệu thống kê số lượng hội họp, cụ thể: “ông
Thang Văn Phúc cho hay, khi còn là Thứ trưởng Bộ Nội vụ đã thống kê cứ 8
tiếng trên cả nước có gần 3.000 cuộc họp, ngân sách chi tiêu cho hội họp mất
khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày”. Trình bày một số giải pháp giảm họp như: cơ
quan của Chính phủ, chính quyền cấp tỉnh phải làm gương trước trong cải 6
cách hành chính, triệt để ứng dụng công nghệ trong tổ chức điều hành; đặc
biệt, cần xem xét chương trình bồi dưỡng lãnh đạo về kỹ năng hội họp. Phải
bỏ bớt các cuộc họp đôn đốc thực hiện nhiệm vụ hoặc báo cáo sơ kết, tổng kết
và triệt để ứng dụng công nghệ thông tin để điều hành.
Bài viết “Planning anh Structuring Effective Mettings” trên Website
(https://www.skillsyouneed.com/ips/meetings.html). Tác giả làm rõ khái niệm
cuộc họp là gì, mục đích của các cuộc họp. Nêu 03 thành phần chính của cuộc
họp gồm nội dung, tương tác, cấu trúc. Cách lập kế hoạch và nội dung chuẩn bị cho cuộc họp.
“Meeting Strategies for GroupWork” trên website University of Waterloo”.
(https://uwaterloo.ca/centre-for-teaching-excellence/teaching
resources/teaching-tips/alternativeslecturing/group-work/meeting-strategies-
help-prepare-students-group-work). Bài viết trên đề cập về nội dung chiến
lược cuộc họp để làm việc nhóm, lập kế hoạch và điều hành cuộc họp. Phân
tích các bước cần được thực hiện trước khi cuộc họp diễn ra; các bước cần
thực hiện trong cuộc họp; các bước cần được thực hiện khi kết thúc và sau hội
họp. Trình bày vai trò của từng thành viên và người điều hành trong cuộc họp.
Đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp
Bài nghiên cứu của tác giả Lê Thị Trang (2018), “Nâng cao chất lượng
công tác tổ chức hội họp tại công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam”,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Qua bài nghiên cứu, tác giả đã nêu lên những cơ
sở lý luận chung về công tác hội họp. Bên cạnh đó, tác giả cũng đã phân tích thấy
rõ được thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty Cổ phần Xây
dựng và Nhân lực Việt Nam thông qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty tác
giả đã nắm được các số liệu và thông tin như: số lượng cuộc họp hằng năm từ 300
- 400 cuộc họp lớn nhỏ tùy theo mục đích, nội dung và tình hình thực tế của công
ty, thông kê chi tiết số lượng thư mời họp của riêng năm 2017, thông tin về các
hình thức hội họp và quy trình tổ chức các cuộc hội họp được diễn ra tại Công ty 7
Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam. Từ đó, tác giả đưa ra những nhận xét
và đề xuất, giải pháp giúp phát triển nâng cao công tác tổ chức các cuộc hội họp
tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam.
Bài nghiên cứu của tác giả Nguyễn Khánh Huyền (2021), “Hoạt động tổ
chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống
Đồng”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trong bài nghiên cứu tác giả đã chỉ ra cơ
sở lý luận chung về tổ chức sự kiện và khái quát Công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ và truyền thông Trống Đồng. Trình bày nội dung hoạt động tổ chức sự
kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Căn
cứ vào quá trình khảo sát kết hợp với quá trình thu thập tài liệu từ các phòng ban
như văn phòng, phòng Marketing, phòng kinh doanh tác giả chỉ ra các loại hình sự
kiện kinh doanh của công ty, số lượng các sự kiện kinh doanh được tổ chức giai
đoạn 2015-2020, thống kê doanh thu từ hoạt động tổ chức sự kiện kinh doanh của
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Qua đó, tác
giả đưa ra những đánh giá nhận xét, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế của
hoạt động tổ chứ sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền
thông Trống Đồng. Trình bày giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự
kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.
Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Giang (2017), “Công tác tổ
chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng”, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội. Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội
họp, phân tích thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện
lực Hai Bà Trưng, chỉ ra 05 loại hình hội họp ở Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.
Thống kê cụ thể số lượng các cuộc hội họp từ giai đoạn năm 2012 đến năm 2016
và trình bày quy trình công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực
Hai Bà Trưng. Qua đó đưa ra những đánh giá và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao
công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. 8
Khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Văn Long (2017), “Công tác tổ chức
các cuộc họi tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài khóa luận được tác giả hệ thống lý
luận chung về công tác tổ chức các cuộc hội họp, trình bày thực trạng công tác tổ
chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông. Đưa ra đánh giá ưu nhược điểm và chỉ ra nguyên nhân của những
hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của văn
phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và giao thông.
Qua quá trình khảo cứu tác giả thấy rằng những tài liệu giáo trình, đề tài
nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp hiện nay chưa có một công trình nào nghiên cứu
đề cập cụ thể về “Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa” điều này khẳng định đề tài nghiên cứu của tác giả không bị trùng
lặp. Chính vì vậy, kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên bài khóa luận
tác giả sẽ tiếp tục tập trung trình bày thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp và
sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Từ đó, đề xuất những khuyến
nghị giải pháp trong hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm qua tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vẫn tồn tại một số những mặt hạn chế chưa được khắc
phục triệt để gây ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả cuộc họp của cơ quan. Bởi
một số nguyên nhân cơ bản sau đây: trình độ nhận thức, kỹ năng, kinh nghiệm
về tổ chức cuộc họp và sự kiện còn hạn chế, có những cuộc họp và sự kiện tổ
chức không khoa học, không rõ hoặc đặt ra quá nhiều nội dung, mục đích.
Nhiều cuộc họp gửi giấy mời nhưng không gửi tài liệu kèm theo, thậm chí
thiết bị công nghệ thông tin cũng ít được sử dụng, tài liệu phục vụ cho cuộc
họp phải đợi đến buổi họp mới phát. Cơ sở vật chất kỹ thuật tổ chức các cuộc
họp và sự kiện chưa hoàn toàn đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng để tổ chức các 9
cuộc họp và sự kiện tại cơ quan,…Do đó, nếu quá trình tổ chức các cuộc họp
và sự kiện được thực hiện một cách khoa học cũng như những giải pháp hữu
hiệu khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại sẽ giúp chất lượng của các cuộc
hội họp và sự kiện của cơ quan sẽ đạt hiệu quả chất lượng cao.
7. Bố cục đề tài nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung chính của đề tài gồm 03 chương:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về tổ chức cuộc họp, sự kiện của văn phòng
Trong chương một, tác giả khái quát về một số khái niệm, vai trò và quy
trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Tại chương hai, trước tiên tác giả trình bày giới thiệu khái quát về Sở
Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Trình bày,
thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa. Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét đánh giá và những nguyên
nhân của hạn chế còn tồn tại.
Chƣơng 3. Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức cuộc
họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Từ những lý luận về tổ chức cuộc họp và sự kiện trình bày ở chương một
và thực trạng đã nêu ở chương hai tôi xin đưa ra một số khuyến nghị nhằm
nâng cao chất lượng hiệu quả tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng
Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. 10 PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN CỦA VĂN PHÒNG
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Tại Việt Nam quan niệm về “Văn phòng” xuất hiện khá sớm và phổ biến
nhưng đến hiện tại vẫn chưa có một khái niệm nào thống nhất, mỗi nhà
nghiên cứu, tác giả đều tiếp cận và đưa ra nhiều quan điểm theo nhiều góc độ khác nhau.
Theo Từ điển Tiếng việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ phận
phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và
thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.” [6; tr.1022]
Với tác giả Lê Tân trong Từ điển Tiếng việt định nghĩa “Văn phòng là bộ
phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan” [13; tr.847]
Trong cuốn Đại Từ điển tiếng việt của tác giả Nguyễn Như Ý chủ biên,
khái niệm “Văn phòng” cũng được giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ
trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. [17; tr.593]
Một số sách, giáo trình trong và ngoài nước cũng đều đưa ra các quan
điểm khác nhau về văn phòng.
Năm 2015 trong cuốn Office management (Quản trị văn phòng) của tác
giả R.K. Chopra và Gauri cũng cho rằng: “các hoạt động thu thập, xử lý, lưu
trữ và phân phối thông tin là chức năng chủ yếu của văn phòng”
Ở Việt Nam, trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương
Hoàng Tuấn (2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc
của cơ quan. Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [12; tr.13]
Cùng quan điểm với tác giả Vương Hoàng Tuấn, trong cuốn giáo trình
mới xuất bản năm (2020), của tác giả Văn Tất Thu cho rằng: “trên thực tế,
văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”. 11
Tài liệu liên quan:
-
Quy trình sắp xếp chuẩn bị cho cuộc họp theo nghi thức trang trọng
28 14 -
Tiểu luận: Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao | Đại Học Nội Vụ Hà Nội
72 36 -
Tiểu luận: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Eropi | Đại Học Nội Vụ Hà Nội
93 47 -
Tiểu luận: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom | Đại Học Nội Vụ Hà Nội
85 43