Tiểu luận: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom | Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài tiểu luận này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
từ phía thầy cô và bạn bè. Với tất cả sự kính trọng của mình cho phép tôi được tỉ
lòng biết ơn sâu sắc tới khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt là giảng viên bộ môn
“Quản trị Văn phòng doanh nghiệp” đã tận tình hướng dẫn tôi trong bài tiểu luận này.
Qua đây cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của Văn phòng Công ty CP Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và giao thông đã cung cấp tài liệu quý báu để tôi hoàn thành tốt
bài tiểu luận của mình.
Do thời gian có hạn và chưa nhiều kinh nghiệm nên bài tiểu luận khó tránh
khỏi thiếu sót, hạn chế. Tôi rất mong nhận được ý kiến chỉ bảo, đóng góp và bổ
sung của quý thầy cô để bài được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn! lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan với đề tài “ Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng
công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” là kết
quả của chính bản thân tôi.
Trong quá trình làm bài tôi đã thực hiện nghiêm túc các quy tắc đạo đức nghiên
cứu. Các kết quả trong bài là sản phẩm nghiên cứu của riêng cá nhân tôi. Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 01 tháng 6 năm 2019. SINH VIÊN lOMoARcP SD| 58886076 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CP Cổ phần VP Văn phòng lOMoARcP SD| 58886076
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ
ĐẦU..................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................1
4. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài.........................................................2
6. Cấu trúc đề tài..............................................................................................2
CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG.......................................................................................................3
1.1. Một số khái niệm......................................................................................3
1.1.1. Khái niệm tổ chức..................................................................................3
1.1.2. Khái niệm văn phòng.............................................................................3
1.2. Vị trí và vai trò của văn phòng.................................................................4
1.2.2. Vai trò của văn phòng............................................................................5
1.3. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng.......................................................5
1.4. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................6
1.5. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng........................................................7
1.5.2. Nhiệm vụ của văn phòng.......................................................................9
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ
GIAO THÔNG INTRACOM...........................................................................11
2.1. Tổ chức và hoạt động của INTRACOM.................................................11
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông..............................................13
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông..............................................................................................................14
2.2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty CP Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông...................................................................15 lOMoARcP SD| 58886076
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy VP Công ty....................................................15
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông.........................................................................................18
2.2.2.1.Chức năng của VP Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông..............................................................................................................18
2.2.2.2.Nhiệm vụ của VP Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông..............................................................................................................19
2.2.3. Tình hình đội ngũ nhân sự của VP INTRACOM................................20
2.2.4. Tình hình hoạt động của VP Công ty..................................................22
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
INTRACOM......................................................................................................23
3.1. Nhận xét, đánh giá..................................................................................23
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................23
3.1.2. Hạn chế................................................................................................24
3.2. Giải pháp.................................................................................................25
3.2.1. Đầu tư vào năng lượng chất lượng nhân sự.........................................25
3.2.2. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lí............................................................27
3.2.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức, hoạt động của VP Công ty......27
3.2.4. Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lí...................................................................................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................31 lOMoARcP SD| 58886076 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài
Khi nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có
sự điều tiết của Nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh thì việc
duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà cung cấp là
một yếu tố hết sức quan trọng không ngoài trừ một doanh nghiệp nào. Để duy trì
sự phát triển lâu dài, bề vững thì bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích
cực tạo, vun đắp các mối quan hệ và cũng như bộ phận văn phòng công ty
INTRACOM luôn đóng góp mình giúp công ty thực hiện công tác này vì văn
phòng luôn được coi là bộ mặt của Công ty.
Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu
quả kinh doanh cho doanh nghiệp nói chung cũng như INTRACOM nói riêng.
Với mong muốn góp phần đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ
chức và hoạt động của văn phòng tại INTRACOM nên tôi đã chọn đề tài “Tìm
hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu -
Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và
hoạtđộng của Văn phòng Công ty INTRACOM từ đó đưa ra giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty. -
Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ
tầng vàGiao thông INTRACOM.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích: Làm rõ thực trạng công tác tổ và hoạt động của Văn phòng tại
INTRACOM. Từ đó đưa ra cá giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
và hoạt động của văn phòng Công ty. - Nhiệm vụ:
Tổ chức hoạt động củaINTRACOM
Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành của Văn phòng Công ty
Đưa ra những ưu nhược điểm và các nguyên nhân của công tác tổ chức và 1 lOMoARcP SD| 58886076
hoạt động của Văn phòng Công ty. Đưa ra giải pháp thực hiện hiệu quả công tác
tổ chức và hoạt động
4. Phương pháp nghiên cứu
Có rất nhiều phương pháp nghiên cứu nhưng do đặc thù của đề tài và đặc
thù của cơ quan khảo sát tôi đã lựa chọn những phương pháp sau dderr phục vụ
cho đề tài của mình như:
- Phương pháp thu thập, tổng hợp phân tích tài liệu - Phương pháp quan sát
- phương pháp xử lí, phân tích thông tin
- Phương pháp so sánh và đối chiếu
- Phương pháp thu thập thông tin qua mạng…
5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa lí luận: Bài tiểu luận giúp tôi có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về công
tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp. Đây cũng là tài liệu
bổ ích cho bản thân tôi, giúp tôi học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ thực tế.
Ý nghĩa về mặt phương pháp luận: Qua bài tiểu luận này sẽ giúp tôi củng
cố, đối chiếu và vận dụng những vấn đề lí thuyết đã được học trên giảng đường,
đồng thời giúp tôi bổ sung thêm kiến thức về chuyên ngành mà mình đang theo học. 6. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài được
triển khai thành 03 chương:
Chương 1: Lí luận chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Chương 2: Thực trạng tổ chức và điều hành của Văn phòng tại công ty
CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM Chương 3: Một
số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và hoạt động của
văn phòng công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM lOMoARcP SD| 58886076
CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm tổ chức
Có nhiều định nghĩa khác nhau về "Tổ chức", một định nghĩa có ý nghĩa
triết học sâu sắc: "Tổ chức theo nghĩa rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật
không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc
nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này
bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người. Thái dương hệ là một tổ chức, tổ
chức này liên kết mặt trời và các thiên thể có quan hệ với nó, trong đó có trái đất.
Bản thân trái đất cũng là một tổ chức, cơ cấu phù hợp với vị trí của nó trong thái
dương hệ. Giới sinh vật cũng có một tổ chức chặt chẽ bảo đảm sự sinh tồn và thích
nghi với môi trường để không ngừng phát triển. Từ khi xuất hiện loài người, tổ
chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn
thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ
chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ
chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó.
Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt
động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý
thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính
thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì
một tổ chức sẽ được hình thành.
1.1.2. Khái niệm văn phòng
Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định: –
Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của
một người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng
kiến trúc sư trưởng,… –
Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các 3 lOMoARcP SD| 58886076
cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng
Bộ, văn phòng UBND, văn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng: –
Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này
thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực phục vụ hậu cần đảm bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
1.2. Vị trí và vai trò của văn phòng
1.2.1. Vị trí của văn phòng -
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, đơn vị bởi văn phòng luôn
cómối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi, văn
bản đối nội. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan
trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. -
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với
lãnhđạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp
cho các nhà quản lí về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thuật
phục vụ cho các nhà quản lí điều hành văn phòng. -
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan
hệtrong quản lí, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, Do văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng
giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quang ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ quan đó. -
Khác với các bộ phận chỉ thu nhận và xử lí, văn phòng không
nhữngquản lí và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều
kiện vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lí nên hoạt động văn phòng
cũng phảu gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức. lOMoARcP SD| 58886076
Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động
quản lí điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
1.2.2. Vai trò của văn phòng -
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lí, điều hành của
cơquan, tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng phải theo
dõi, đôn đốc, nhắc nhỡ việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. -
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ
đốivới các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cồng thông
tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều qua bộ phận văn phòng.
Những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. -
Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. -
Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành -
Văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lí với các đối tượng trong tổchức -
Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của
cácphòng ban, đơn vị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng.
1.3. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng
- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được phân công, Trưởng các phòng
banchức năng có nhiệm vụ soạn thảo các quy định, các quy chế quản lý theo
lĩnh vực mình phụ trách, trình lãnh đạo Công ty quyết định, Trưởng các phòng
ban chức năng cũng là người tổ chức thực hiện.
- Xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động, bàn bạc, tham khảo
traođổi ý kiến với các phòng chức năng, cá nhân có liên quan để giải quyết và tự chịu trách nhiệm.
- Một người một đơn vị được giao nhiều việc, một việc chỉ giao
chomột đơn vị hoặc một người chịu trách nhiệm chính.
- CBCNV các phòng chức năng khi có yêu cầu của Lãnh đạo làm việc 5 lOMoARcP SD| 58886076
về công việc chuyên môn phải trao đổi xin ý kiến Trưởng phòng trước khi làm việc.
- Thời gian làm việc 08 giờ/ngày và 5,5 ngày trong tuần (Trừ
ngàyđược nghỉ làm việc theo quy định của Pháp luật và hướng dẫn của Tổng Công ty). 1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng
được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh
vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ
khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của
một cơ quan thường bao gồm: -
Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công
táctiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị
kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư. -
Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm
vụnghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên
môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt
động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho
thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết. -
Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều
kiệnvật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả. -
Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động
củacơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu
theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu
trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan. -
Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự
trùkinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo
dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan. lOMoARcP SD| 58886076 -
Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên
trách): Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức
công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự. -
Bộ phận bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động
củacơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ
phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ
trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc
cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy
nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ
trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
1.5. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.5.1. Chức năng của văn phòng
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy
văn phòng có những chức năng sau đây:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó,
đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham
mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những
quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công
tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ
phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. để có ý 7 lOMoARcP SD| 58886076
kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài,
phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ,
tiếp thị, tài chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây
khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình
trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ
phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất
với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng
biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác
tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác
cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
- Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình
kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị,
các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… - Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ
quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động
của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo
thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa lOMoARcP SD| 58886076
hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn
phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.5.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Các chức năng của văn phòng được thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây
dựng. Xong muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phải được kết nối
thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng là
đon vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác tlụrc hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác trong quý. tháng, tuần… của nhà lành đạo, giúp lãnh đạo triển khai, thực
hiện các kế hoạch đó. - Thu thập xử lý thông tin
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi
khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý
lượng thông tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ
khi thu nhận, xử lý bảo quản và chuyển phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để
thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý. - Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và truyền
đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng về công tác soạn
thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu;
đúng thẩm quvền và đúng trình tự thủ tục theo quy định.
- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết 9 lOMoARcP SD| 58886076
định của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết
định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề
xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ dạo, điều hành của lãnh đạo.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố
trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh
tiết của cơ quan, đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai
trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản
Văn phòng là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí,
tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
- Tổ chức công tác bảo vệ
Văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong
cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức
khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn
vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà từng
cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM
2.1. Tổ chức và hoạt động của INTRACOM
Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1-Đầu tư bất động sản
2-Đầu tư dự án thủy điện 3-Đầu tư tài chính
4-Đầu tư các công trình hạ tầng: Cầu đường, bệnh viên,... lOMoARcP SD| 58886076
5-Sản xuất vật liệu xây dựng
6-Kinh doanh xây lắp: Xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng,…
lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) tiền
thân là Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông đô thị 100% vốn Nhà nước.
Chính thức hoạt động theo mô hình Công ty CP từ ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông được CP hóa từ DN
Nhà nước theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 của UBND thành
phố Hà Nội, hoạt động theo chứng nhận kinh doanh số: 0103010756 do phòng
ĐKHD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/11/2006.
Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn thực hiện mọi nghĩa vụ đối với
Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm và đảm bảo đời sống cho
lao động. Slogan “Tỏa sáng cùng đất nước” của Công ty mang ý nghĩa sâu sắc:
Là ngôi sao bầu trời Việt, INTRACOM cam kết cùng doanh nghiệp Việt, góp phần
khẳng định vị thế đất nước trong hội nhập toàn cầu, không những thế Intracom
còn đem đến ánh sáng cho từng ngôi nhà Việt trên mọi miền Tổ Quốc.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh.
Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục
tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực chính như đầu tư dự án bất động
sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tu tài chính, sản xuất kinh - doanh điện và
sản xuất vật liệu xây dựng...
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kĩ sư, chyên gia, công nhân viên dày dạn kinh
nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu VP, dịch vụ
công cộng và nhà ở bán - Trung Văn; Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn;
dự án nhà tái định cư NOCT - Cầu Diễn; Dự án thủy điện Nậm Pung; Dự án thủy
điện Tà Lơi 3; Dự án thủy điện Cẩm Thủy; Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông... 11 lOMoARcP SD| 58886076
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như: bằng khen của Bộ Xây dựng, cúp vàng ưu tú hội nhập WTO năm 2009,...
Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng sự “an lạc - hạnh phúc” nên
những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng những yêu cầu về kỹ thuật và
mỹ thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định
trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng. Để đi vào hoạt động như các
Công ty xây dựng khác Công ty đã “Căn cư Hiếp pháp nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết
số 51/2001/QH10. Quất hội ban ngành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên
quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số 16/2003/QĐ11”
Tên Công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Joint Stock Company. Tên viết tắt: INTRACOM
Trụ sở chính: Tòa nhà INTRACOM 2, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
Điện thoại: (024) 37 914 111 Fax: (04) 37 914 112
Website: http://www.intracom.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/intracom.official/
Ngày thành lập: 28/01/2001.
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 đồng (Năm mươi tỷ đồng).
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều công
trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa,...
của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu, truyền thống,
Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của Tổng công ty Đầu
tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác.
Một số hình ảnh của Công ty INTRACOM (xem phụ lục 1).
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Chức năng của công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. lOMoARcP SD| 58886076
INTRACOM là đơn vị đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản... Chịu sự
giám sát kiểm tra của Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu là
Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các phòng
ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
INTRACOM hoạt động mạnh mẽ về lĩnh vực xây dựng như là: Dự án khu
VP, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn; Dự án khu văn phòng, nhà ở
bán - Phú Diễn; dự án nhà tái định cư NOCT - Cầu Diễn; Dự án thủy điện Nậm
Pung; Dự án thủy điện Tà Lơi 3; Dự án thủy điện Cẩm Thủy; Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông...
- Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ của Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luât kinh tế,... ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao
động,... theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình
để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh văn minh.
Với triết lí kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: Là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
cách chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công
ty. Chế độ quản lí của Công ty là chế độ Thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định 13 lOMoARcP SD| 58886076
về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch
toán công tác đối ngoại và sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: Người giúp giám đốc quản lí nhân sự, quản lí giao dịch
các dự án đã hoàn thiện của Công ty,...
Văn phòng Công ty: Tổ chức quản lí nhân sự toàn Công ty, xây dựng các
chương trình thi đua khen thưởng và đê bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phân, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,...
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ
sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn Công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lí các văn bảng thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế hoạch thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, kí hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp
thị, quảng cáo trên các phương tiện,...
Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm ra các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị,
giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phòng tài chính - kế toán: Lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ
phát sinh hàng ngày của Công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất
nhập nguyên vật liệu hàng hóa... Xác định kết quả kinh doanh thanh toán với
khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ quan vốn.