Tiểu luận: Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao | Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CÁM ƠN
Để hoàn thành được bài tập lớn này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
từ các thầy cô và bạn bè. Với tất cả sự kính trọng của mình cho phép tôi được bày
tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Th.s Nguyễn Đăng Việt là người đã tận tình
hưỡng dẫn tôi hoàn thành bài tập này.
Qua đây cũng xin cám ơn sự giúp đỡ của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập
Đoàn Hoa Sao đã cung cấp tài liệu quý báu cho tôi hoàn thành bài tập của mình.
Do thời gian có hạn và chưa nhiêu kinh nghiệp nên bài sẽ không tránh khỏi
những hạn chế, thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo, đóng góp
và bổ sung của các thầy cô các bạn để bài được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa tôi xin trân thành cám ơn. lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan với đề tài “ khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành
hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao” là kết quả của chính bản thân tôi.
Trong quá trình thực hiện làm bài tôi đã thực hiện nghiêm túc các quy tắc
đạo đức nghiên cứu. Các kết quả trình bày trong bài là sản phẩm nghiên cứu và
khảo sát của riêng cá nhân tôi. lOMoARcP SD| 58886076 MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ
ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.............1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. .2
5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài.........................................................2
6. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................3
CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
TẬP ĐOÀN HOA SAO.......................................................................................4 1.1
Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao........4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
Phần Tập Đoàn Hoa Sao.................................................................................6
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ.............................................................................6
1.2.2. Cơ cấu tổ chức......................................................................................7
1. 3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng
hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn
Hoa......................................7
1.3.1.Chức năng..............................................................................................7
1.3.2. Nhiệm vụ...............................................................................................8
1.3.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................9
Tiểu kết chương 1.........................................................................................11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOA SAO..............................................................................................12
2.1. Cơ sở lý luận..........................................................................................12
2.2. Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công
Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao....................................................................15 lOMoARcP SD| 58886076
2.2.1. Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao..........................................................15
2.2.2 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần
Tập Đoàn Hoa Sao và lãnh đạo điều hành theo quy chế...............................18
2.2.3. Giao quyền, ủy quyền trong lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn
phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao...............................................19
2.2.4. Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng doanh
nghiệp............................................................................................................21
2.2.5. Xây dựng văn hóa văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao.........21
2.2.6. kiểm tra, giám sát hoạt động của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa
Sao và văn phòng của Công Ty....................................................................22
Tiểu kết chương 2.........................................................................................24
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ
CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ
PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO.........................................................................25
3.1. Đánh giá chung......................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm:.............................................................................................25
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................26
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................27
3.2. Các giải pháp..........................................................................................28
3.2.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp về công tác tổ chức điều
hành hoạt động của vản phòng công ty........................................................28
3.2.2. Chuẩn hóa chức danh trưởng phòng...................................................28
3.2.3. Tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện các quy trình làm việc....................28
3.2.4. Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người............................................29
3.2.5. Đổi mới phong cách lãnh đạo.............................................................29
3.2.6. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin............................................30
3.2.7. Đầu tư trang thiết bị đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều
hành hoạt động văn phòng............................................................................30 lOMoARcP SD| 58886076
3.2.8. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ trong công tác văn
phòng.............................................................................................................31
Tiểu kết chương 3.........................................................................................31
KẾT LUẬN........................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34 PHỤ LỤC lOMoARcP SD| 58886076 MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với ngiều thành phần kinh tế tự do canh tranh
thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà
cung cấp một yếu tố hết sức quan trọng không ngoại trừ một doanh nghiệp nào.
Để duy trì sự phát triển lâu dài, bên vững thì bắt buộc các doanh nghiệp phải
thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp các mỗi quan hệ và cũng như vậy bộ
phận văn phòng công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao luôn góp mình giúp công ty
thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi là toàn bộ mặt của công ty.
Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu
quả kinh doanh cho doanh nghiệp nói chung cũng như công ty Cổ Phần Tập Đoàn
Hoa sao nói riêng. Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng đó là thu
thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm quan trọng của
văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên có các văn bản đi, văn bản đến
nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải
quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí
gây hậu quả nghiêm trọng. vậy tổ chức điều hành hoạt động trong văn phòng như
thế nào?...đó là một câu hỏi khá được nhiều người quan tâm. và với mong muốn
góp phần đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức điều hành
hoạt động văn phòng tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao nên tôi đa chọn đề
tài “ khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: thực trạng của công tác tổ chức điều hành hoạt
động của văn phòng công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao. Từ đó đề xuất giải pháp
để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng công ty
Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 1 lOMoARcP SD| 58886076
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích: làm rõ thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn
phòng công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao . Từ đó đưa ra các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng công ty Nhiệm vụ nghiên cứu:
Tổ chức hoạt động của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành của văn phòng tại công ty
Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
Đưa ra những ưu điểm nhược điểm, và các nguyên nhân của công tác tổ
chức điều hành của văn phòng công.Đưa ra giải pháp giúp công ty thực hiện hiệu
quả hơn nữa công tác tổ chức điều hành hoạt động.
4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Có rất nhiều phương pháp nghiên cứu nhưng do đặc thù của đề tài và đặc
thù của cơ quan khảo sát tôi đã lựa chọn những phương pháp sau để phục vụ cho đề tài của mình.
- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu - Phương pháp quan sát:
- Phương pháp xử lý, phân tích thông tin
- Phương pháp so sánh và đối chiếu
- Phương pháp thu thập thông tin qua mạng…
5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa lý luận: Bài tập lớn giúp tôi có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về công tác
tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng trong doanh nghiệp. Bài tập này cũng
là tài liệu bổ ích cho bản thân tôi, giúp tôi học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ thực
tế. Đồng thời, bài này cũng là tài liệu tham khảo hữu ích cho những độc giả quan
tâm tới công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp. Nhất
là vấn đề này đang là một trong những đề tài được nhiều người quan tâm. lOMoARcP SD| 58886076
Ý nghĩa về mặt phương pháp luận: Qua đề tài này sẽ giúp tôi củng cố, đối
chiếu và vận dụng những vấn đề lý thuyết đã được học tập trên giảng đường, đồng
thời giúp tôi bổ sung, củng cố kiến thức về chuyên ngành mà mình đang theo học.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được chia làm 03chương:
Chương1: tổ chức và hoạt động của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoaatj động của văn
phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức
điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao. 3 lOMoARcP SD| 58886 076
CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO
 Vài nét về Công ty Cổ Phần Tập Đoàn hoa sao Tên
gọi: Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao.
Tên dùng để giao dịch: Tập đoàn Hoa Sao.
Tên tiếng Anh: Hoa Sao Group.
Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0103013277 Trụ sở chính
Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: 160 Lê trọng Tấn, Q.Thanh xuân, Hà Nội Tel: (04)35659596 Email:contact@hoasao.vn Logo:
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
 Lịch sử hình thành và phát triển
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cung cấp các sản
phẩm, dịch vụ tốt nhất thì khi đó sự khác biệt về chất lượng của các dịch vụ không
còn quá lớn, khách hàng thực sự trở thành thượng đế với rất nhiều sự lựa chọn
cho bản thân mình. Chính vì thế chăm sóc khách hàng (CSKH)trở thành chiến
lược chinh phục khách hàng của các doanh nghiệp.Tuy nhiên CSKH là một ngành
mới mẻ ở Việt Nam, các doanh nghiệp tự mình xây dựng và đào tạo đội ngũ CSKH
chuyên nghiệp thì sẽ rất khó khăn, tốn kém và chất lượng không cao. Chính vì thế lOMoARcP SD| 58886076
các doanh nghiệp chọn giải pháp thuê ngoài(Outsourcing) để đảm bảo khách hàng
của mình hài lòng nhất, được chăm sóc một cách tốt nhất. Nhận thấy sự chuyển
biến đó của thị trường, ngày 21/06/2006, Công ty Cổ Phần Hoa Sao được thành
lập với 30 nhân viên trẻ tuổi, tài năng và tâm huyết với nghề.
Thành lập năm 2006 đến nay hoa sao đã phát triển mở rộng với hơn 10
trung tâm CSKH tại 6 tỉnh thành lớn trên cả nước Hà Nội, Hải Phòng, Vĩnh Phúc,
Thái nguyên, Đà nẵng, thành phố Hồ Chí Minh,hơn 1500 bàn điện thoại viên, gần
4000 nhân viên CSKH, 250 triệu tương tác khách hàng mỗi năm, hợp tác với hơn
100 Thương hiệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.Tập đoàn hoa sao đã sớm khẳng
định được sự chuyên nghiệp, định vị và xây dựng được một thương hiệu lớn trong
dịch vụ CSKH ở thị trường Việt Nam khu vực và thế giới với các gói dịch vụ
mang chuẩn mực quốc tế dịch vụ CSKH đa ngôn ngữ , dịch vụ CSKH đa kênh,
đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH…... Công nghệ hiện đại của Hoa Sao có thể
đáp ứng nhu cầu giải đáp 24/24 với yêu cầu cao nhất về tính thông tin liên tục và
bảo mật của khách hàng.
Bằng sức mạnh của một tập thể trẻ trung, năng động và sáng tạo, Hoa Sao
sẽ không ngừng phát triển và trở thành Tập Đoàn số 1 trong lĩnh vực cung cấp
dịch vụ CSKH, luôn tiên phong dẫn đầu thị trường với dịch vụ chất lượng cao,
đẳng cấp quốc tế, mang bản sắc dân tộc và xứng tầm châu lục.  Lĩnh vực hoạt
động kinh doanh chủ yếu -Dịch vụ chăm sóc khách hàng:
+ Cung cấp dịch vụ chất lượng cao về chăm sóc khách hàng (contact center)
+ Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP
+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiến lược
hệ thống và trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng
+ Đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH cao cấp
+ Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng
và hiệu quả công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH.
+ Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm năng cho doanh nghiệp +
Dịch vụ bán hàng qua điện thoại. 5 lOMoARcP SD| 58886076
-Dịch vụ truyền thông :
+ Cung cấp các loại hình dịch vụ truyền thông (PR, quảng cáo, tổ chức sự
kiện…) + Tư vấn và hỗ trợ xây dựng – triển khai chiến lược, chiến dịch truyền
thông; chiến lược xây dựng – bảo vệ thương hiệu
+ Tư vấn, hỗ trợ giải pháp phòng – chống khủng hoảng truyền thông (đặc
biệt là trong các khủng hoảng truyền thông do công tác CSKH).
+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiến lược
hệ thống truyền thông doanh nghiệp
+Cung cấp giải pháp truyền thông – tiếp thị
+ Tổ chức khảo sát đánh giá mức độ hiểu biết thương hiệu của công chúng;
tư vấn giám sát độc lập hoạt động truyền thông
+ Liên kết xuất bản sách, tạp chí và tổ chức các xuất bản phẩm phục vụ
truyền thông doanh nghiệp
+ Tổ chức các chương trình truyền thông khoa học (hội thảo, điều tra xã hội học,…).
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ  Chức năng
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực CSKH.
Công ty tổ chức và hoạt động với nguyên tắc tập trung ý kiến đứng đầu là
Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc được Hội đồng quản trị bầu ra có quyền quyết
định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các phòng ban có chức năng tham mưu,
mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động mạnh về lĩnh vực CSKH
như: Hỗ trợ kĩ thuật, tư vấn bán hàng, tiếp nhận và sử lý,telesales…. Với các loại
hình từ viễn thông ,ngân hàng- tài chính, y tế cho đến Giaos dục và thương mại
điện tử. là đối tác cung cấp các giải pháp CSKH và dịch vụ contact center cho lOMoARcP SD| 58886076
những thương hiệu lớn thuộc nhiều nghành nghề, mang lại sự tăng trưởng cao cho
đối tác như: viettel, viettinbank, vtv cab, Yamaha……  Nhiệm vụ
Công Ty chị trách nhiệm thi hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật
kinh doanh, luật kinh tế…ngoài ra công ty nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp
phát triển kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các dự án CSKH ,…của Công Ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng…theo đúng quy định của pháp luật.
Công Ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh
doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao ( xem phụ lục 1) Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng nhân sự Phòng tuyển dụng Phòng đào tạo
Phòng tài chính kế toán:
Phòng Hành chính tổng hợp
1.3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của
phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 1.3.1.Chức năng
Tùy theo mô hình tổ chức và tổ chức hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị
hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau.
Nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ
bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần. 7 lOMoARcP SD| 58886076 -
Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần
TậpĐoàn Hoa Sao, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trong
việc quản lý, điều hành. -
Phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày, tổ chức các cuộc họp, chuyến
đicông tác cho lãnh đạo. Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản, đảm vảo điều
kiện, cơ sở vật chất để lãnh đạo làm việc. -
Là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo của
Banlãnh đạo; là đơn vị quản lý, cơ sở vật chất - kỹ thuật, thực hiện công tác hành
chính và phục vụ hậu cần tại công ty. 1.3.2. Nhiệm vụ -
Chịu trách nhiệm về công tác hành chính quản trị của cơ quan. -
Chịu trách nhiệm công tác văn phòng phục vụ nghiệp vụ lãnh đạo và
quảnlí của Ban giám đốc. -
Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự nội vụ, công tác văn thư lưu trữ,
quản lýcơ sở vật chất của cơ quan. -
Tiếp nhận thư từ, bài vở, công văn của cơ quan. -
Gửi văn thư đi, thẩm định loại hình thư tín để gửi theo phương thức
phùhợp, tiết kiệm và hiệu quả. -
Phối hợp tổ chức các hoạt động, các sự kiện, các giải thưởng, cơ hội
quàtặng và các hoạt động truyền thống khác theo sự phân công của Ban giám đốc. -
Quản lý con dấu của cơ quan. Lưu trữ các văn bản của cơ quan theo
đúngpháp lệnh về văn thư lưu trữ. -
Điều động và quản lí xe của cơ quan theo quy định và theo sự chỉ và
đạo,điều động trong công việc và trong công tác đối ngoại của Gíam đốc. -
Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác hậu cần phục vụ các hoạt độngcủa công ty. -
Trực hành chính và điện thoại cơ quan, đảm bảo thông tin liên lạc thôngsuốt cho công ty. lOMoARcP SD| 58886076 -
Phối hợp với phòng kế toán – Tài chính để quản lý, theo dõi, mua
sắmvăn phòng phẩm của công ty. 1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức gồm:
Lãnh đạo văn phòng: Trưởng phòng , phó phòng.
Bộ phận Hành chính tổ chức.
Bộ phận văn thư, Lưu trữ. Bộ phận Tài chính. Bộ phận hậu cần
Chế độ làm việc của văn phòng: Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, là thủ trưởng của văn phòng, trong
phạm vi văn phòng, Trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất
cả các công tác của văn phòng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp ( xem phụ lục 2)
 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính tổng hợp.
 Trưởng phòng: ( số lượng: 01) Có trách nhiệm như: -
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt hoạt động của phòng
Hànhchính tổng hợp bao gồm các công tác văn phòng, hành chính quản trị của cơ
quan. - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan. -
Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác quản trị văn phòng, công
tác hậu cần, công tác xã hội của cơ quan -
Báo cáo bằng văn bản các công việc trong tuần và kế hoạch làm việc vớiBan giám đốc
 Phó Trưởng phòng: (số lượng: 1) Có trách nhiệm như:
- Được Ban giám đốc và Trưởng phòng phân công công việc cụ thể, phân 9 lOMoARcP SD| 58886076
định phạm vi trách nhiệm và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và
Trưởng phòng về công việc mình phụ trách.
- Tham mưu đề xuất công tác hành chính, quản lý cơ sở của Ban giám đốcvà Trưởng phòng.
 Bộ phận văn thư lưu trữ: (số lượng: 01) -
Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến; Tiếp nhận các
bảnthảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký, theo dõi quá trình luân chuyển văn
bản đảm bảo đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định. -
Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu
cầukhai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ. -
Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong công ty.
 Bộ phận Thư kí: (số lượng 1) -
Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan. -
Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn. -
Tiếp khách hàng khi cần thiết. -
Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến. -
Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo. -
Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hộikhác. -
Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…
 Bộ phận đánh máy photo copy: (số lượng: 1) -
Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan -
In sao, nhân bản văn bản, tài liệu -
Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị máy vi tính, máy in, máy photo... -
Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các
quy địnhvề bảo mật đối với tài liệu. lOMoARcP SD| 58886076
 Bộ phận tài vụ: (số lượng: 1)
Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loại
chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tài
chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng.
 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ, điện nước, lái xe và nhà ăn: ( số lượng: 2) -
Bảo vệ cơ quan, chế độ trực 24/24giờ trong ngày; thường xuyên kiểm
tracác phòng, ban làm việc, điện nước, phòng cháy chữa cháy. Theo dõi người
đến cơ quan công tác và hướng dẫn khách đến đúng địa chỉ cần liên hệ giải quyết công việc. -
Tạp vụ thường xuyên theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp khách của
cơquan đảm bảo phục vụ chu đáo; Vệ sinh hội trường, phòng họp và phòng làm
việc của lãnh đạo, phục vụ nước uống chu đáo; bảo quản, sử dụng tốt các thiết bị được giao. -
Lái xe bảo quản tốt xe được giao; chấp hành sự điều động phân
côngcông tác của lãnh đạo Văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàn tuyệt đối. -
Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh tốt, phục
vụtốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơ quan.
Quyết định phân công nhiệm vụ của công ty(căn cứ Quyết định số 1/QĐ-
TĐHS về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần tập đoàn hoa sao) Tiểu kết chương 1
Qua chương nay đã khái quát một cách chung nhất về chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và của văn phòng.
Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này
đều là những nhân viên có chất lượng,và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được
đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượng người như trên là
tương đối phù hợp. Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các 11 lOMoARcP SD| 58886076
nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng hành chính đã dần củng
cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 2.1. Cơ sở lý luận  Các khái niệm
Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng đều có các
hoạt động liên quan đến công tác văn phòng. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo,
quản lý ở các cơ quan, đơn vị công tác văn phòng thường hoạt động ở các nội
dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập thông tin,truyền tải quản lý sử dụng các thông
tin…bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được goi là văn phòng
Hiểu theo nghĩa chung nhất: văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của
cơ quan , doanh nghiệp, là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động
quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật
chất cho hoạt động mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Hoạt động văn phòng của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng đều bao
gồm 2 chức năng cơ bản đó là
Nhóm thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
Nhóm thực hiện chức năng hậu cần
Hiện nay có nhiều khái niệm và cách hiểu khác nhau về tổ chức, điều hành.
Tuy nhiên quan bài nay tôi sẽ đưa ra khái nhiệm về tổ chức điều hành được xem
xét trong góc độ tổ chức bộ máy văn phòng của một doanh nghiệp.
Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và
phân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạt được
một hay nhiều mục tiêu chung. Tổ chức là việc thiết kế, xác lập xây dựng ra một
bộ máy hợp lý, khoa học để triển khai các kế hoạch đã đạt ra.
Công tác tổ chức gồm 2 nội dung cơ bản: tổ chức bộ máy và tổ chức công việc lOMoARcP SD| 58886076
Điều hành văn phòng là hoạt động hưỡng dẫn, chỉ đạo công việc của văn
phòng theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp
Dựa vào khái niệm văn phòng, tổ chức, điều hành văn phòng có thể khái
quát về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao như sau:
Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn
Hoa Sao là việc bố trí, sắp xếp nhân viên vào làm việc tại bộ phận văn phòng để
thực hiện các hoạt động văn phòng, tiếp nhận và quản lý văn bản…..nhằm thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định.
Lãnh đạo, điều hành là một loại hình hoạt động xã hội quan trọng của con
người trong cộng đồng, nhằm xác định đúng mục tiêu và tổ chức thực hiện được
mục tiêu mà những người trong cộng đồng hoặc xã hội đặt ra
Hoạt động này được thể hiện qua sự tác động qua lại giữa người lãnh đạo,
quản lý và cá nhân, tập thể dưới quyền, chịu sự lãnh đạo, quản lý Lãnh đạo điều
hành là một khoa học và là một nghệ thuật:
Lãnh đạo điều hành là một khoa học vì trong quá trình lãnh đạo, quản lý
thường phải giải quyết đồng bộ cả 4 khâu:  Ra quyết định 
Xây dựng tổ chức và cơ chế 
Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện của các cấp 
Đánh giá tổng kết các kết quả hoạt động so với các mục tiêu
đề ra trong quyết định
Lãnh đạo còn là một khoa học vì người lãnh đạo phải nhận xét các sự kiện
một cách khách quan, gạt bỏ những tình cảm và giá trị khác biệt
Lãnh đạo còn là một khoa học bởi vì quá trình lãnh đạo, điều hành liên quan
chặt chẽ tới con người, tới cá nhân, tới cộng đồng….
Tóm lại: lãnh đạo điều hành là quá trình chỉ đạo, đôn đốc hưỡng dẫn động
viên các bộ phận đơn vị trong văn phòng thực hiện công việc của văn phòng nhằm
hướng tới mục tiêu chung của cơ quan tổ chức. 13 lOMoARcP SD| 58886 076 
Mục đích ý nghĩa điều hành công tác điều hành giúp cho người nhân
viên phát huy năng lực và nhiệt tình đóng góp vào mục tiêu chung.
Chức năng điều hành tạo điều kiện để các bộ phận của bộ máy liên kết lại
với nhau, để tập thể đoàn kết, hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đó
thực hiện được nhiệm vụ, mục tiêu chung
Chức năng điều hành có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền
đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen
thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao động,
đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh.  Phương pháp điều hành -
Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp -
Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh nghiệp
và lãnh đạo điều hành theo quy chế -
giao quyền ủy quyền trong lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng doanh nghiệp -
Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng doanh nghiệp -
Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp -
Kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp và văn phòng doanhnghiệp
 Nguyên tắc điều hành
Trong quá trình lãnh đạo, điều hành, người cán bộ lãnh đạo văn phòng cần
thực hiện các nguyên tắc sau:
Lãnh đạo điều hành theo nguyên tắc dân chủ
Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc khoa học
Lãnh đạo, điều hành theo đúng mục tiêu
Lãnh đạo điều hành theo nguyên tắc linh hoạt