Tiểu luận: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Eropi | Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được đề tài “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng
Công ty Cổ phần Eropi”, trước hết em xin gửi lời cảm ơn tới Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội nói chung, khoa Quản trị văn phòng nói riêng và các thầy cô giảng viên
trong khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô giảng viên khoa Quản trị
văn phòng đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn và chia sẻ kiến thức chuyên môn, những
thông tin quý báu giúp em hoàn thành bài tiểu luận của mình.
Tuy nhiên, do năng lực của bản thân còn hạn chế, thời gian tiếp xúc với
thực tế chưa nhiều nên bài tiểu luận của em khó tránh khỏi sai sót và chưa đầy đủ.
Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô để bài tiểu luận của em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn ./. lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức
lý luận đã được học trên nhà trường cùng với sự tham khảo trên các tạp chí,
internet. Vì vậy, kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót hay vi
phạm em xin chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm. lOMoARcP SD| 58886076
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 1 CNTT Công nghệ thông tin lOMoARcP SD| 58886076
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI
VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1
2. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................. 1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 1
4. Kết cấu bài Tiểu luận .................................................................................. 2
PHẦN NỘI DUNG .............................................................................................. 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG ...................................................................................................... 3
1.1 Khái niệm văn phòng ............................................................................. 3
1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng .................................................................. 3
1.2.1 Vị trí của văn phòng .............................................................................. 3
1.2.2 Vai trò của văn phòng ............................................................................ 4
1.3 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ................................................... 5
1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng ...................................................................... 6
1.5 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng .................................................... 7
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản ................................................................. 7
1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ khác của văn phòng ............................................ 9
Tiểu kết .......................................................................................................... 9
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG
TY ....................................................................................................................... 10
CỔ PHẦN EROPI ............................................................................................. 10
2.1 Tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Eropi............................ 10
2.1.1 Sự hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Eropi ........................... 10
2.1.2 Cơ cấu, tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần
Eropi .............................................................................................................. 12
2.2 Thực trạng tổ chức và hoạt động văn phòng Công ty Cổ phẩn
Eropi ............................................................................................................. 15
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Cổ phần Eropi ................ 15
2.2.2 Tìm hiểu về đội ngũ nhân sự ............................................................... 17
2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty Cổ phần Eropi ............ 18 lOMoARcP SD| 58886076
Tiểu kết ........................................................................................................ 21
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN
............................................................................................................................. 22
EROPI ................................................................................................................ 22
3.1 Đánh giá, nhận xét ................................................................................ 22
3.1.1 Những ưu điểm đạt được ..................................................................... 22
3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại ................................................................... 22
3.1.3 Nguyên nhân ........................................................................................ 22
3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt
....................................................................................................................... 23
động văn phòng công ty .............................................................................. 23
3.2.1 Hoàn thiện về mô hình tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng ............................................................................................................ 23
3.2.2 Nâng cao vai trò của cấp quản lý ......................................................... 23
3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự ................................................. 24
3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng ................................. 25
Tiểu kết ........................................................................................................ 26
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 26
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 26 lOMoARcP SD| 58886076 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây đất nước ta đã có nhiều đổi mới trong nhiều lĩnh
vực như: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một lĩnh
vực đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu vực
và Thế giới. Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21 năm đầu tiên
thực hiện nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX đại hội đã đề ra đến năm
2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại.
Trước tiên chúng ta đang hưởng tới một nền kinh tế tri thức - một nền kinh
tế được xây dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động
lực phát triển. Điều ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh
tế – con người là nguồn lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời
đại. Do vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc
sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước.
Để phát triển và vươn lên, các doanh nghiệp cần có một cơ cấu tổ chức hoàn
thiện và tổ chức hoạt động linh hoạt. Nhận thức được điều đó, Công ty Cổ phần
Eropi đã không ngừng xây dựng và hoàn thiện tổ chức và hoạt động của công ty.
Cũng chính vì vậy, em chọn “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng
Công ty Cổ phần Eropi” làm đề tài tiểu luận kết thúc môn của mình. 2. Nhiệm vụ nghiên cứu -
Khảo sát thực tiễn về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Eropi -
Phân tích những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại. -
Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động
củavăn phòng Công ty Cổ phần Eropi.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Văn phòng Công ty Cổ phẩn Eropi
- Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động văn phòng Công ty Cổ phẩnEropi. 1 lOMoARcP SD| 58886076
4. Kết cấu bài Tiểu luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài Tiểu luận được cấu trúc gồm 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của văn phòng
Chương 2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Cổ phần Eropi
Chương 3. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và
hoạt động Công ty Cổ phần Eropi lOMoARcP SD| 58886076 PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm văn phòng
Văn phòng là một thuật ngữ chỉ một khu vực, vị trí hoặc một phòng, tòa
nhà mà trong đó mọi người sẽ làm cùng nhau. Ngoài ra những cuộc họp, tổ chức
của doanh nghiệp, gặp đối tác cũng có thể tổ chức trong văn phòng. Văn phòng
cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường gọi là văn phòng đại diện
hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng các nhân viên sẽ tiến hành làm các
công tác đối nội đối ngoại quản lý khách hàng, ngân sách và nguồn nhân lực.
Ngoài ra chúng ta còn có thể hiểu văn phòng theo một khía cạnh khác. Văn
phòng là phòng làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó. Được bố trí, sắp
xếp và cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc. có thể đó là
văn phòng của một doanh nghiệp kinh doanh, văn phòng đại diện cơ quan, đơn vị
nhà nước hoặc tổ chức phi chính phủ.
Theo nghĩa “động”: Văn phòng được hiểu là một hoạt động trong các cơ
quan, tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với công tác văn thư
như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ
hậu cần, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan.
Như vậy, từ những nội dung trên, có thể hiểu văn phòng theo một nghĩa
chung nhất là: Văn phòng là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy cơ
quan, tổ chức, là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động lãnh đạo,
quản lý; có chức năng tham mưu cho lãnh đạo và đảm bảo công tác hậu cần.
1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng
1.2.1 Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản
đến và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần
cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. 3 lOMoARcP SD| 58886076
Chính vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng ăn”, “phòng
vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà
lãnh đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có
nhiệm vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ
thuật phục vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò
là cầu nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những
ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan.
1.2.2 Vai trò của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách
quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và
chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu
não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn
phòng được thể hiện trên các phương diện sau:
Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông
qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ lOMoARcP SD| 58886076
phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không
làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan
hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ
quan, tổ chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn
phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông
tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô
cùng quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Văn
phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang thiết bị trong
cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn bản cho thủ
trưởng ký để giải quyết.
Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là
bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực
hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…
Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,
phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong
và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên
quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng.
Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt
động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây
dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…
1.3 Nguyên tắc hoạt động của văn phòng -
Hoạt động theo nguyên tắc hành chính (Thủ trưởng lãnh đạo). 5 lOMoARcP SD| 58886076 -
Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra
cácnghiệp vụ chuyên môn của công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới. -
Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và
theo quy định của cơ quan.
1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng
được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh
vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ
khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của
một cơ quan thường bao gồm: -
Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công
táctiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị
kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư. -
Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động
củacơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu
theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu
trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan. -
Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự
trùkinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo
dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan. -
Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên
trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức
công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự. -
Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động
củacơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ
phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ lOMoARcP SD| 58886076
trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc
cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy
nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ
trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó. -
Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm
vụnghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên
môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt
động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho
thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết. -
Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều
kiệnvật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
1.5 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản
a. Chức năng tham mưu – tổng hợp
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn
phòng vị văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các
quyết định quản lý. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn
của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý
thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của
hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ
trưởng cơ quan. Nếu hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi
vào tình trạng thiếu căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan. Chức năng tham mưu:
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yêu
tô trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết
định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào 7 lOMoARcP SD| 58886076
những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý
của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến
đó được văn phòng chọn lọc phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo
những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc là quyết định
quản lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính
tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng tổng hợp
Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả
những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ
những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra thông tin ngược và thông tin phản hồi
trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu
thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá
trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự
nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng
là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không
chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò
quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. b. Chức năng hậu cần
Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ
cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà
cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính. Các điều kiện và phương tiện này phải "được
quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời,
đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị cho các bộ phận và cá nhân trong
tổ chức. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng.
Phương châm “hoạt động chung của công tác văn phòng là chi phí thấp nhất
để đạt hiệu quả cao nhất”. Trụ Sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp
với mọi loại công việc, với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi
trường cụ thể. Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp
cho hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu lOMoARcP SD| 58886076
dùng hoặc kỳ hạn sử dụng để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có
những nguyên liệu, vật liệu phương tiện và tài chính. Sơng hiệu quả hoạt động lại
tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như
thế nào đối với một cơ quan, tổ chức.
1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ khác của văn phòng a. Về nhân sự
Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn
bộ hệ thống. Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thông nhất, đa dạng, phong
phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất
yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin
đội hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung.
b. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo
những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt
động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất
hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều
cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý
kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung,
hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng.
Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi có quan
được tổ chức và đi vào hoạt động. Tiểu kết:
Qua chương 1, em đã trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức và hoạt
động của văn phòng. Những lý luận trên chính là cơ sở để xem xét, đánh giá thực
trạng về tổ chức và hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Eropi mà em sẽ trình bày trong chương 2. 9 lOMoARcP SD| 58886076
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY CỔ PHẦN EROPI
2.1 Tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Eropi
2.1.1 Sự hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Eropi (Nguồn: Ảnh Internet) Tầm nhìn
Với mục tiêu trở thành công ty Thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam,
hoàn thành sứ mệnh đưa sản phẩm nội địa ra thị trường quốc tế, Chúng tôi cam
kết đem đến những giá trị đích thực cho khách hàng thông qua việc cung cấp sản
phẩm, dịch vụ chất lượng với giá thành cạnh tranh tuyệt đối. Nhân sự
Với Eropi, đội ngũ nhân sự phải năng động, trình độ chuyên môn cao và
nhiệt huyết trong công việc. Chìa khóa thành công của Eropi chính là chú trọng lOMoARcP SD| 58886076
sàng lọc, đào tạo, đầu tư cũng như tăng cường lợi ích cho mỗi thành viên. Sản
phẩm, dịch vụ được giới thiệu là sự hài lòng của khách hàng, đối tác và tập thể
Eropi. Đó chính là thành quả và động lực to lớn để chúng tôi tiếp tục chinh phục
những chặng đường mới, thử thách mới. Sứ mệnh
Chúng tôi góp phần tối ưu hóa ưu thế cạnh tranh cho mọi đối tác thông qua
giá trị tiêu dùng. Sản phẩm/ dịch vụ chúng tôi cung cấp luôn tiết kiệm tối đa về
chi phí, chất lượng được đảm bảo. Theo đó, đối tác dễ dàng nắm bắt được những
cơ hội phát triển mới và đạt tới thành công. Với sự tin tưởng của các nhà cung cấp
thương hiệu và uy tín; đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm cùng hệ thống công nghệ
thông tin tiên tiến, đảm bảo Eropi sẽ trở thành tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu
trong lĩnh vực thương mại điện tử thông qua website: www.eropi.com Khách hàng – đối tác
Khách hàng và Đối tác luôn là những người đồng hành quyết định sự phát
triển và thành công của Eropi. Chúng tôi cung cấp cho các bạn ý tưởng, kinh
nghiệm, nguồn lực chất lượng và các công cụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh
trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc hợp tác song phương và phải thỏa mãn mọi nhu cầu của Khách hàng. (Nguồn: Ảnh Internet) 11 lOMoARcP SD| 58886076
2.1.2 Cơ cấu, tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Eropi
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự - Hành chính công ty) Hội đồng quản trị -
Quyết định chiến lược công ty -
Quyết định phương án và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn -
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy định quản lý nội bộ công ty -
Kiến nghị, bổ sung, sửa đổi cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý
điều hànhhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổng giám đốc
- Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của
côngty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật về việc thực hiện
các quyền và nghĩa vụ của mình được giao.
- Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu hoặc thuê người làm. lOMoARcP SD| 58886076 Bộ phận kinh doanh
Phòng kinh doanh là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc công
ty, có các nhiệm vụ như sau: -
Thiết lập kế hoạch kinh doanh -
Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch
sản xuất,kinh doanh của công ty -
Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của công ty cũng
như dự ánđến với khách hàng -
Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư -
Thực hiện các thủ tục đầu tư và các hoạt động hỗ trợ nhà đầu tư -
Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trước, trong và sau đầu tư của các nhà đầutư -
Theo dõi các hợp đồng khách hàng. Bộ phận Marketing -
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của kháchhàng -
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu -
Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng -
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu -
Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà
thịtrường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng, ….) -
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão
hòa,suy thoái, và đôi khi là hồi sinh. -
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P:
sảnphẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: Nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông
tin. Đây là kỹ năng tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C. 13 lOMoARcP SD| 58886076
Bộ phận nhân sự - hành chính
Phòng nhân sự - hành chính là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám
đốc công t , về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính
sách của nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ lí lịch của CBCNV, công tác
hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty.
Nhiệm vụ của phòng nhân sự - hành chính:
- Tổ chức đào tạo, tuyên dụng nhân sự
- Xây dựng, cập nhậ , duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự
cácquá trình liên quan đến hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất
các thủ tục liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy
định của luật Lao động và quy chế của công ty
- Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xãhội và từ thiện
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm
- Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định
- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức
côngđoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao …
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật theo yêu cầu
côngviệc của phòng nhân sự - hành chính
Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong công
ty; sắp xếp và quản l , kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty
- Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến
Bộ phận tài chính – kế toán -
Phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí hàng tháng trình Tổng giámđốc phê duyệt -
Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán
cáchợp đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống
kê và nguyên tác thanh quyết toán của nhà nước và điều lệ của công ty