Quy trình thu tiền tại Vingroup: Chi tiết và Kiểm soát hiệu quả môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

(*) Quy trình thu tiền tại Vingroup (mang tính tổng quát, có thể khác
biệt giữa các công ty thành viên):
Quy trình thu tiền tại Vingroup thường được thiết kế chặt chẽ để đảm bảo
tính chính xác, kịp thời và an toàn. Dưới đây là các bước chính:
1. Phát sinh giao dịch bán hàng/cung cấp dịch vụ:
oCác đơn vị kinh doanh (ví dụ: Vinhomes, Vincom Retail, Vinmec,
Vinpearl...) thực hiện bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
oHệ thống ghi nhận thông tin giao dịch, bao gồm thông tin khách
hàng, sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, các khoản
giảm giá (nếu có), và điều khoản thanh toán.
2. Lập hóa đơn/chứng từ thanh toán:
oBộ phận kế toán hoặc bộ phận liên quan lập hóa đơn giá trị gia
tăng (VAT) hoặc các chứng từ thanh toán khác (phiếu thu, biên lai...).
oHóa đơn/chứng từ được lập chính xác theo thông tin giao dịch đã được ghi nhận.
3. Gửi hóa đơn/thông báo thanh toán cho khách hàng:
oHóa đơn/thông báo thanh toán được gửi đến khách hàng qua các
kênh phù hợp (trực tiếp, email, ứng dụng...).
oThông tin thanh toán bao gồm số tiền cần thanh toán, phương
thức thanh toán được chấp nhận, thời hạn thanh toán và thông
tin tài khoản ngân hàng của Vingroup (nếu thanh toán qua ngân hàng).
4. Khách hàng thực hiện thanh toán:
oKhách hàng có thể thực hiện thanh toán qua nhiều hình thức
khác nhau, tùy thuộc vào quy định của từng đơn vị và thỏa thuận với khách hàng, ví dụ:
Tiền mặt: Thanh toán trực tiếp tại quầy giao dịch.
Chuyển khoản ngân hàng: Thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Thẻ ngân hàng (POS): Thanh toán bằng thẻ tín dụng
hoặc thẻ ghi nợ tại các điểm chấp nhận thẻ.
Ví điện tử: Thanh toán qua các ứng dụng ví điện tử liên kết.
Các hình thức thanh toán trực tuyến khác: Cổng thanh toán trực tuyến.
5. Tiếp nhận và ghi nhận tiền:
oTiền mặt: Nhân viên thu ngân kiểm đếm, lập phiếu thu và nộp
tiền vào quỹ/ngân hàng theo quy định.
oChuyển khoản ngân hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra sao kê
ngân hàng hàng ngày để đối chiếu các khoản tiền поступившие.
oThẻ/Ví điện tử/Thanh toán trực tuyến: Hệ thống thanh toán
tự động ghi nhận giao dịch. Bộ phận kế toán thực hiện đối chiếu
với các báo cáo từ ngân hàng/nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.
6. Đối chiếu và xác nhận thanh toán:
oBộ phận kế toán thực hiện đối chiếu giữa số tiền thu thực tế với
số tiền trên hóa đơn/chứng từ và thông tin giao dịch.
oCác khoản chênh lệch (nếu có) phải được điều tra và xử lý kịp thời.
oXác nhận thanh toán cho khách hàng (ví dụ: thông báo qua email, tin nhắn...).
7. Hạch toán doanh thu và các khoản phải thu:
oBộ phận kế toán hạch toán doanh thu vào sổ sách kế toán.
oTheo dõi các khoản phải thu còn tồn đọng và thực hiện các biện
pháp đôn đốc thu hồi nợ (nếu cần).
Đề xuất các hoạt động kiểm soát thu tiền cho Tập đoàn Vingroup:
Để tăng cường hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thu tiền,
Vingroup nên triển khai các hoạt động kiểm soát sau: 1. Kiểm soát chung:
Xây dựng và ban hành quy trình thu tiền chi tiết và thống nhất:
oQuy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong quy trình.
oĐảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và dễ thực hiện.
oCập nhật quy trình thường xuyên để phù hợp với các thay đổi
trong hoạt động kinh doanh và quy định pháp luật.
Phân tách trách nhiệm rõ ràng:
oPhân tách giữa người phê duyệt bán hàng/cung cấp dịch vụ,
người lập hóa đơn, người thu tiền, người ghi sổ kế toán và người đối chiếu.
oHạn chế việc một cá nhân đảm nhiệm nhiều vai trò quan trọng trong quy trình thu tiền.
Kiểm soát ủy quyền:
oThiết lập hệ thống ủy quyền rõ ràng cho việc phê duyệt các giao
dịch bán hàng, điều chỉnh giá, chiết khấu, và xử lý các khoản nợ khó đòi.
oĐảm bảo các giao dịch được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
Kiểm soát vật lý đối với tiền mặt:
oHạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt.
oThiết lập quy trình bảo quản tiền mặt an toàn tại quầy thu ngân
và trong quá trình vận chuyển (nếu có).
oThực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và đột xuất.
Kiểm soát hệ thống thông tin:
oSử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng và kế toán tích
hợp để theo dõi và quản lý quá trình thu tiền.
oThiết lập các quyền truy cập và kiểm soát bảo mật hệ thống để
ngăn chặn truy cập trái phép và gian lận.
oĐảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu thu tiền trên hệ thống.
oThực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên.
Kiểm soát nội bộ định kỳ và đột xuất:
oBộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất
quy trình thu tiền tại các đơn vị thành viên.
oĐánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát hiện tại và đưa ra
các khuyến nghị cải tiến.
2. Kiểm soát tại các giai đoạn cụ thể:
Giai đoạn phát sinh giao dịch:
oĐảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin khách hàng, sản
phẩm/dịch vụ, giá cả và các điều khoản liên quan.
oKiểm soát chặt chẽ việc phê duyệt các chương trình khuyến mãi, giảm giá.
Giai đoạn lập hóa đơn/chứng từ:
oĐảm bảo hóa đơn/chứng từ được lập đúng theo quy định và khớp với thông tin giao dịch.
oSử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu rủi ro mất mát và gian lận.
oĐánh số và quản lý chặt chẽ việc sử dụng hóa đơn.
Giai đoạn thanh toán:
oKhuyến khích khách hàng thanh toán qua các hình thức không
dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử...).
oThiết lập các cổng thanh toán trực tuyến an toàn và tin cậy.
oĐối với thanh toán tiền mặt, cần có biên lai/phiếu thu có đầy đủ
thông tin và chữ ký của người thu.
Giai đoạn tiếp nhận và ghi nhận tiền:
oĐối với tiền mặt, thực hiện kiểm đếm ngay khi nhận và lập phiếu
thu có chữ ký của cả người nộp và người thu.
oĐảm bảo việc nộp tiền vào quỹ/ngân hàng kịp thời và đầy đủ.
oThực hiện đối chiếu số tiền thu trên hệ thống với số tiền thực tế
nộp vào quỹ/ngân hàng hàng ngày.
oĐối với chuyển khoản, cần đối chiếu thường xuyên với sao kê ngân hàng.