Quy Trình và Tiêu Chuẩn Chất Lượng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

4.3 Mối quan hệ, trách nhiệm của các đơn vị liên quan trực tiếp Phòng ban đơn vị
Mối quan hệ, Trách
Tiêu chuẩn công việc nhiệm, Công việc Phòng HCQT Làm đầu mỗi trong quá
Mua sắm Tài sản đúng mục
trình mua sắm, chịu trách
đích, đảm bảo chất lượng,
nhiệm kiểm soát quá trình
tiến độ, tiết kiệm, hiệu quả mua sắm Phòng Kế toán
Kiểm tra giá cả, điều khoản Đảm bảo nguyên tắc tài
thanh toán trong đợp đồng, chính SCB báo giá BĐT
Chuẩn bị hồ sơ thầu, họp
Đảm bảo tính công khai,
thầu, mở thầu và đề chuất minh bạch và chính xác chọn nhà cung cấp Phòng Marketing
Thực hiện thiết kế mẫu Tài
Đảm bảo mẫu mã, màu sắc sản liên quan, tham gia
đẹp, ấn tượng, nâng cao nghiệm thu Tài sản liên thương hiệu SCB
quan đến mẫu mã được duyệt Khối CNTT
Tư vấn lựa chọn chung loại Đảm bảo các tiêu chí kỹ
máy móc thiết bị tin hocj,
thuật, độ bền và hiệu quả đường truyền, mạng
Ban Pháp chế & Tuân thủ Soạn thảo hoặc góp ý các
Đảm bảo tính pháp lý và
điều khoản về mặt pháp lý, tranh chấp hợp đồng tránh sự rủi to cho SCB Phòng HCTC
Trực tiếp mua sắm, nhận tài Cập nhật theo dõi tiến độ
sản và tham gia đánh giá
mua sắm đảm bảo nhận Tài nhà cung cấp
sản có chất lượng tốt Phòng Ngân quỹ
Tư vấn lựa chnj chủng loại
Đảm bảo các tiêu chí kỹ thiết bị ngân quỹ
thuật, độ bền và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu Khối Thẻ và NHĐT
Tư vấn lựa chọn thiết bị
Đảm bảo các tiêu chí kỹ
chuyên dụng cho sản phẩm
thuật, độ bền và hiệu quả, the đáp ứng nhu cầu
Phòng chức năng khác Hàng hóa chuyên dụng do
Đảm bảo các tiêu chí kỹ
phòng chức năng đề xuất
thuật, độ bền và hiệu quả, mua sắm đáp ứng nhu cầu
4.4 Các lỗi thường gặp và biện pháp xử lý
4.4. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP VÀ BIỆN PHÁP XỬ LÝ LỖI/RỦI RO
GIẢI PHÁP PHÒNG NGỪA/ KHẮC PHỤC
1. Lỗi thường xảy ra
Giao hàng chậm trễ hoặc không đúng địa
- Chọn đơn vị cung cấp uy tín, hợp tác chỉ thường xuyên với SCB
- Cam kết rõ ràng thời gian và địa
điểm giao nhận hàng trong hợp đồng mua hàng
- Các tổ mua hàng, HCTC chi nhánh
thường xuyên liên hệ nhà cung cấp
để theo dõi tiến độ giao nhận hàng
Hàng mua không đạt chất lượng, sai sót về
- Cung cấp bảng quy định màu sắc,
mẫu mã, màu sắc, qui cách chủng loại
chất liệu theo tiêu chuẩn được công
nhận của một tổ chức trong nước hoặc quốc tế
- Thiết kế đầy đủ thông tin cần thiết
Số lượng thừa/ thiếu ảnh hưởng đến hiệu
- Phải có kế hoạch mua sắm trang bị quả đầu tư
và sử dụng đúng mục đíc
Hóa đơn chứng từ không đầy đủ hoặc sai
- Chọn đơn vị cung cấp uy tín, hợp tác
lầm ảnh hưởng đến tiến độ thanh quyết thường xuyền với SCB toán
- Phòng HCQT thường xuyên theo
dõi quá trình mua hàng, đốc đốc các
đơn vị cung cấp thược hiện đúng
theo nguyên tắc tài chính của nhà nước và của SCB
2. Rủi ro có thể xảy ra x
- Phải phân tích đánh giá chọn đơn vị
cung cấp có đủ năng lực, uy tín và
thương hiệu trên thị trường.
- Các phòng/ban liên quan làm việc
có trách nhiệm trong quá trình mua
sắm Tài sản nhằm bảo vệ lợi ích chung của SCB
Nhầm lẫn trong quá trình giao nhận Tài
- HCQT/HCTC thực hiện kiểm đếm
sản: nhận biết, đóng gói, xếp dỡ, bảo quản
và thường xuyên theo dõi quá trình mua và giao nhận hàng
5. TIÊU CHUẨN VÀ CHẤT LƯỢNG:
YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG
YÊU CẦU CỦA SCB, QUY ĐỊNH CỦA
( ÑỘI BỘ/ BÊN NGOÀI) NGÀNH, PHÁP LUẬT
- Yêu cầu của KH: đúng hẹn, lịch sự,
- Đúng quy định nhà nước, quy định
ân cần phục vụ, lắng nghe tiếp thu ý
chỉ tiêu ñội bộ của SCB về mua sắm
kiến của khách hàng, thực hiện giao
Tài sản, quà tặng, in ấn các loại tờ
dịch nhanh chóng, chính xác và thể rơi, biểu mẫu.
hiện tinh thần hợp tác lâu dài.
- Tuân thủ các quy định của Ngân
- Yêu cầu của lãnh đạo SCB: Mua
hàng Nhà nước, các Quy định Pháp
sắm đúng mục đích, đảm bảo chất
luật dân sự thương mại.
lượng, số lượng và thời gian, trên
tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí
nhưng vẫn đảm bảo phục vụ hiệu
quả các hoạt động của SCB. 6. HỒ SƠ LƯU STT Tên hồ sơ Ký mã hiệu (KMH) Thời gian lưu Hướng dẫn lưu 1 Kế hoạch mua sắm 15 năm Bản chính: P. HCQT/HCTC
Bản chính: lưu chính từ 2Phiếu yêu cầu cung cấp BM 01/QT- kế toán Tài sản HCQT-01 5 năm Bản photo: HCQT/HCTC chỉ nhánh
Bản chính: lưu chính từ 3 Đơn đặt hàng BM 02/ QT- HCQT-01 15 năm kế toán Bản photo: HCQT/HCTC chỉ nhánh
Bản chính: lưu chính từ 4Biên bản nghiệm thu BM 03/ QT- kế toán kiêm bàn giao HCQT-01 Bản photo: HCQT/HCTC chỉ nhánh
Bản chính: lưu chính từ kế toán 5 Hợp đồng mua hàng 15 năm Bản photo: HCQT/HCTC chỉ nhánh
Bản chính: lưu chính từ 6 Hợp đồng nguyên tắc 15 năm kế toán Bản photo: HCQT/HCTC chỉ nhánh
Bản chính: lưu chính từ 7Bảng chảo giá của nhà cung cấp 5 năm kế toán Bản photo: HCQT/HCTC chỉ nhánh 8 Catalogue sản phẩm/ 5 năm Bản chính hoặc photo: thiết bị (ñếu có) P.HCQT/HCTC chi nhánh
7. BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM
- BM01/QT-HCQT-01: phiếu yêu cầu cung cấp Tài sản
- BM 02/QT-HCQT-01: đơn đặt hàng
- BM 03/QT-HCQT-01: biên bản nghiệm thu kiêm bàn giao