TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU VỀ HỆ THỐNG BÁN HÀNG QUÁN CAFE PHÚC LONG - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49551302
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
KHOA THỐNG KÊ - TIN HỌC BÁO CÁO GIỮA KỲ ĐỀ TÀI
TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU VỀ HỆ THỐNG BÁN HÀNG QUÁN CAFE PHÚC LONG
Học phần: Quản trị dự án công nghệ thông tin
GVHD: Võ Văn Lường
Nhóm : 404 NOT FOUND
Lớp: 46K21.1 Cao Linh Chi Nguyễn Thị Trà My Nguyễn Ngọc Lễ Đặng Thị Bích Giang
Dương Huy Bảo I. Giới thiệu
1. Lý do thực hiện dự án:
➢ Đáp ứng nhu cầu của Phúc Long về việc lắp đặt, nâng cao hệ thống
phần mềm quản lý cửa hàng nhằm mục đích thuận tiện cho việc quản
lý nhân viên, đơn hàng. Nhóm tiến hành xây dựng và triển lOMoARcPSD| 49551302
khai dự án cung cấp phần mềm quản lý cho quán Phúc Long
2. Ý nghĩa của dự án :
➢ Giúp chuỗi cà phê có thể quản lý được số lượng đơn hàng, thời
gian đặt hàng, thông tin khách hàng đặt hàng
➢ Tổng hợp thông tin về doanh thu , chi phí của chuỗi cửa hàng
➢ Kiểm soát danh sách và thời gian làm việc của nhân viên
➢ Có khả năng tổng hợp và xuất báo cáo mỗi tháng, tuần quý
➢ Có khả năng hỗ trợ khách hàng đặt cà phê từ xa
3. Phạm vi của dự án:
➢ Ranh giới của dự án: Sản phẩm được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
➢ Các yếu tố được đưa vào dự án: Thông tin từ phía khách hàng.
➢ Các yếu tố được đưa ra ngoài dự án: Loại bỏ các yếu tố ảnh hưởng đến khách hàng. 4. Mục đích:
➢ Xây dựng hoàn thiện phần mềm theo yêu cầu của khách hàng. 5. Yêu cầu:
➢ Xây dựng phần mềm sẽ phải bàn giao sản phẩm hoàn thiện có đầy
đủ chức năng, các tài liệu có liên quan như đã cam kết với Phúc Long.
➢ Giúp Phúc Long kiểm soát, quản lý, hoạt động hiệu quả.
➢ Nhân viên trong phụ trách thu ngân của từng cửa hàng trong chuỗi
sử dụng thành thạo, hiệu quả từng phần mềm đã được hướng dẫn.
➢ Giúp khách hàng có thể đặt được hàng nhanh chóng, kịp thời.
6. Tổng quát chức năng hệ thống:
➢ Quản lý người dùng: Giúp cho doanh nghiệp kiểm soát và quản lý
quyền truy cập vào các tài nguyên và dịch vụ của một tổ chức hoặc hệ thống
➢ Quản lý sản phẩm: Giúp cho doanh nghiệp quản lý và kiểm soát
thông tin liên quan đến các sản phẩm của mình, từ thông tin về sản
phẩm, quy trình sản xuất, quản lý kho hàng, đến giá cả và doanh số bán hàng.
➢ Quản lý khách hàng: Giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách lOMoARcPSD| 49551302
hàng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, mức độ hài
lòng và thông tin liên quan đến các hoạt động tiếp thị.
➢ Quản lý bán hàng: Giúp doanh nghiệp quản lý thông tin liên quan
đến quá trình bán hàng, từ việc quản lý đơn hàng, thanh toán, đến
vận chuyển và giao hàng.
➢ Quản lý nhân viên: Giúp doanh nghiệp quản lý thông tin liên quan
đến các nhân viên của mình, bao gồm thông tin cá nhân, chấm
công, lịch làm việc, tiền lương và các thông tin liên quan đến quản lý nhân sự.
➢ Lập thống kê báo cáo: Giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích
các thông tin liên quan đến các.
Khi phần mềm chính thức được hoạt động giúp chuỗi cửa hàng kiểm soát
được mọi hoạt động, tiết kiệm chi phí, nâng cao dịch vụ, được khách
hàng đánh giá cao về chất lượng và dịch vụ, nhờ đó thu hút được nhiều khách hàng. II.
NHỮNG CHỨC NĂNG TRONG HỆ THỐNG
1. Quản lý người dùng
➢ Thêm người dùng: Bước này bao gồm nhập thông tin người dùng
mới vào hệ thống, bao gồm tên đăng nhập, mật khẩu và thông tin
cá nhân khác. Sau khi thông tin được nhập, hệ thống cần kiểm tra
tính hợp lệ của thông tin và tạo một tài khoản người dùng mới trong hệ thống.
➢ Xóa người dùng: Bước này bao gồm xóa tài khoản người dùng
khỏi hệ thống. Trước khi xóa, hệ thống cần xác nhận rằng người
dùng sẽ bị xóa là hợp lệ và người dùng đã hoàn thành mọi tác vụ
hoặc giao dịch cần thiết.
➢ Sửa thông tin người dùng: Chức năng này cho phép người dùng
sửa đổi các thông tin bị sai lệch hoặc chưa đúng với mục đích sử
dụng như sửa các thông tin liên quan đến người dùng như: họ tên,
chức danh, giới tính, email, điện thoại.
➢ Đăng nhập: Bước này bao gồm xác thực thông tin đăng nhập của
người dùng để cho phép họ truy cập vào hệ thống. Người dùng cần lOMoARcPSD| 49551302
nhập tên đăng nhập và mật khẩu của mình để được xác thực và truy cập vào hệ thống.
➢ Đăng xuất: Bước này bao gồm đăng xuất người dùng khỏi hệ
thống, người dùng sẽ không thể truy cập vào hệ thống nữa sau khi đã đăng xuất.
➢ Phân quyền: Bước này bao gồm phân quyền truy cập cho người
dùng dựa trên các tính năng hoặc dữ liệu mà họ được phép truy cập
trong hệ thống. Quyền truy cập có thể được phân theo từng người
dùng hoặc theo nhóm người dùng để quản lý dễ dàng hơn. Hệ
thống cần đảm bảo rằng mỗi người dùng chỉ có thể truy cập vào
các tính năng và dữ liệu mà họ được phép truy cập.
2. Quản lý tài khoản nhân viên
➢ Thêm nhân viên mới: Bạn có thể thêm nhân viên mới bằng cách
chọn chức năng "Thêm nhân viên" và điền đầy đủ thông tin của
nhân viên, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ
khác. Bạn cũng cần phân quyền cho nhân viên tương ứng với vai
trò và quyền truy cập của họ trong hệ thống.
➢ Sửa thông tin nhân viên: Bạn có thể sửa thông tin của nhân viên
bằng cách chọn chức năng "Sửa thông tin nhân viên" và cập nhật
thông tin mới. Nếu nhân viên có thay đổi vai trò hoặc quyền truy
cập, bạn cần phải cập nhật lại phân quyền cho nhân viên đó.
➢ Xóa tài khoản nhân viên: Nếu nhân viên nào đó không còn làm
việc trong quán coffee nữa, bạn có thể xóa tài khoản của họ bằng
cách chọn chức năng "Xóa tài khoản nhân viên".
➢ Tìm kiếm nhân viên: Chức năng này cho phép người dùng tìm
kiếm nhân viên theo mã nhân viên hoặc họ tên nhân viên để xem
thông tin nhân viên, xem lịch sử bán hàng..Hệ thống tìm kiếm
trong cơ sở dữ liệu các bản ghi tương ứng với thông tin tìm kiếm
và sau đó hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm về thông tin của các
nhân viên tương ứng với thông tin đã nhập sau đó.
➢ Giám sát hoạt động của nhân viên: Bạn có thể giám sát hoạt
động của các tài khoản nhân viên bằng cách sử dụng các công cụ
giám sát trong hệ thống. Bạn có thể kiểm tra lịch sử đăng nhập,
thao tác và hoạt động của từng tài khoản để đảm bảo an toàn và
hiệu quả cho hệ thống. lOMoARcPSD| 49551302
3. Quản lý bán hàng
➢ Thêm sản phẩm mới: cho phép người quản lý bán hàng thêm mới
các sản phẩm mới vào danh sách sản phẩm, thông qua nhập thông
tin như tên sản phẩm, giá cả, số lượng, hình ảnh sản phẩm,...
➢ Sửa thông tin sản phẩm: cho phép người quản lý bán hàng sửa
thông tin các sản phẩm đang có trong danh sách sản phẩm, như
thay đổi giá cả, mô tả sản phẩm, số lượng,...
➢ Xóa sản phẩm: cho phép người quản lý bán hàng xóa các sản
phẩm không còn phù hợp với nhu cầu bán hàng của cửa hàng hoặc
không còn sản phẩm đó nữa.
➢ Tìm kiếm sản phẩm: cho phép người quản lý bán hàng tìm kiếm
các sản phẩm trong danh sách sản phẩm bằng từ khóa, tên sản
phẩm, giá cả hoặc loại sản phẩm.
4. Quản lý sản phẩm
➢ Thêm sản phẩm mới: cho phép người quản lý thêm mới các sản
phẩm mới vào danh sách sản phẩm của cửa hàng, doanh nghiệp
hay trang web bán hàng. Khi thêm sản phẩm mới, người quản lý
cần nhập đầy đủ thông tin về sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, mô
tả, hình ảnh, giá cả, số lượng và các thông tin liên quan khác.
➢ Sửa thông tin sản phẩm: cho phép người quản lý sửa thông tin
các sản phẩm đã có trong danh sách sản phẩm, như thay đổi giá cả,
mô tả sản phẩm, số lượng hay thêm mới hình ảnh sản phẩm.
➢ Xóa sản phẩm: cho phép người quản lý xóa các sản phẩm không
còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp
hay trang web bán hàng. Khi xóa sản phẩm, người quản lý cần xác
nhận lại để đảm bảo không xóa nhầm sản phẩm quan trọng.
➢ Tìm kiếm sản phẩm: cho phép người quản lý tìm kiếm các sản
phẩm trong danh sách sản phẩm bằng từ khóa, tên sản phẩm, giá cả
hay loại sản phẩm. Chức năng tìm kiếm sản phẩm giúp người quản
lý nhanh chóng tìm kiếm các sản phẩm trong danh sách sản phẩm mà họ cần.
5. Quản lý khách hàng
➢ Thêm khách hàng: Chức năng này cho phép người dùng tạo một
hồ sơ mới cho khách hàng của mình. Người dùng cần nhập thông
tin khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và các lOMoARcPSD| 49551302
thông tin khác tùy thuộc vào yêu cầu của hệ thống. Khi thêm khách
hàng mới, hệ thống sẽ tạo một mã khách hàng duy nhất để sử dụng
cho các hoạt động quản lý khách hàng sau này.
➢ Sửa khách hàng: Chức năng này cho phép người dùng chỉnh sửa
thông tin của một khách hàng đã tồn tại trong hệ thống. Người
dùng có thể sửa đổi các thông tin như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ
email hoặc bất kỳ thông tin nào khác trong hồ sơ khách hàng. Hệ
thống cần xác nhận lại thông tin trước khi lưu các thay đổi.
➢ Xóa khách hàng: Chức năng này cho phép người dùng xóa một
khách hàng khỏi hệ thống. Khi xóa khách hàng, hệ thống sẽ hỏi
người dùng xác nhận trước khi thực hiện xóa. Sau khi xóa khách
hàng, các thông tin của khách hàng sẽ không còn được lưu trữ trong hệ thống nữa.
➢ Tìm kiếm khách hàng: Chức năng này cho phép người dùng tìm
kiếm thông tin khách hàng trong hệ thống bằng cách nhập các
thông tin liên quan như tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc mã khách
hàng. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí mà người dùng đã nhập.
6. Thống kê - Báo cáo
➢ Thống kê doanh thu: Cho phép người quản lý xem tổng doanh thu
trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như trong một ngày,
một tuần, hoặc một tháng. Thống kê này giúp người quản lý có cái
nhìn tổng quan về mức độ kinh doanh của quán trong một thời gian cụ thể.
➢ Thống kê số lượng khách hàng: Cho phép người quản lý xem số
lượng khách hàng đến quán trong một khoảng thời gian nhất định.
Thống kê này giúp người quản lý đánh giá được mức độ hấp dẫn
của quán và có thể đưa ra những chiến lược để tăng cường thu hút khách hàng.
➢ Thống kê sản phẩm bán chạy: Cho phép người quản lý xem
thông tin về các sản phẩm được bán chạy nhất trong quán trong
một khoảng thời gian nhất định. Thống kê này giúp người quản lý
có cái nhìn về những sản phẩm phổ biến nhất trong quán, từ đó có
thể đưa ra những quyết định phù hợp để tăng doanh số bán hàng. lOMoARcPSD| 49551302
➢ Báo cáo tồn kho: Cho phép người quản lý xem thông tin về số
lượng hàng tồn kho hiện tại của quán. Thống kê này giúp người
quản lý quản lý số lượng hàng tồn kho một cách chính xác và đưa
ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
➢ Thống kê chi phí: Cho phép người quản lý xem thông tin về các
chi phí phát sinh trong quán, bao gồm chi phí thuê nhà, chi phí tiền
điện, nước, lương nhân viên và các chi phí khác. Thống kê này
giúp người quản lý đánh giá được mức độ lợi nhuận của quán và
đưa ra các chiến lược phù hợp để tăng cường lợi nhuận.