Tài liệu ôn tập Quản trị học | Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh

Tài liệu này của nhóm: FILE WORD : QUẢN TRỊ HỌC
3.7 Bản chất, vai trò và chức năng của quyết định trong quản trị 3.7.1. Bản chất
Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra
chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề, trên
cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống quản trị và
phân tích các các thông tin của hệ thống đó. 3.7.2.Vai trò
Các quyết định quản trị có vai trò rất quan trọng vì;
- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động về quản trị
- Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của nhà quản trị
- Không thể thay thế các quyết định các vấn đề quản trị bằng tiền bạc, vốn
liếng, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự hoạt động hóa bằng máy móc tinh xảo nào.
- Mỗi quyết định quản trị là một khâu trong toàn bộ hệ thống các quyết định của
một tổ chức có sự tương tác lẫn nhau rất phức tạp .Không thận trọng trong việc
ra các quyết định , thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường.
3.7.3 Đặc điểm của quyết định quản trị
Các quyết định quản trị là sản phẩm tư duy của chủ thể quản trị, chứa đựng một
hàm lượng tri thức khoa học lẫn cả yếu tố sáng tạo và tính nghệ thuật nhất định.
Các quyết định quản trị đề ra khi vấn đề đ` chín muai xoay quanh vấn đề của tổ chức.
Cấp quản trị càng cao thì quyết định của họ càng quan trọng, liên quan đến
nhiều người, nhiều bộ phận thậm chí cả vận mệnh của tổ chức, công ty.
Khả năng ra quyết định quản trị không phải là khả năng bẩm sinh.
3.7.4 Mục tiêu của quyết định
Mục tiêu có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản trị ở chỗ nó có tính
định hướng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phương án, các quyết
định, và là căn cứ để đề ra các quyết định quản trị.
Mục tiêu có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản trị ở chỗ nó có tính
định hướng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phương án, các quyết
định, và là căn cứ để đề ra các quyết định quản trị.
Đối với các mục tiêu đó. Thông thường, các yêu cầu cơ bản đối với các mục tiêu là: – Rõ ràng; – Khả thi;
– Có thể kiểm soát được;
– Phù hợp với đòi hỏi của các qui luật khách quan;
– Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt, quan trọng;
– Phù hợp với hoàn cảnh cùng khả năng ở mỗi đơn vị Các mục tiêu trong việc ra
quyết định có thể được phân loại theo lĩnh vực, theo cấp độ, theo giá trị, theo qui
mô của các quyết định v.v…
3.8 Nội dung và hình thức các quyết định
3.8.1 Nội dung của các quyết định
- Bản chất của nội dung các quyết định thể hiện ý chí, giải pháp , công cụ
và mục tiêu cần đạt được của những người ra quyết định.
-Nội dung của các quyết định có thể được phân loại theo chức năng ( kế
hoạch, l`nh đạo, tổ chức..) ;theo lĩnh vực ( sản xuất , kinh doanh, thị
trường…); theo cấp độ ( chiến lược, tác nghiệp..); theo kiểu ra quyết định ( cá nhân, hay tập thể…)
-nội dung phải thể hiện rõ ai làm những gì, làm như thế nào,trong bao lâu, kết quả cần đạt.
-nội dung các quyết định không được chang chéo, bất nhất, phải rõ rang,
khả thi, thực tế và hợp lý.
-thông thường , mỗi quyết định có 1 nội dung cụ thể, song phải gam
những yếu tố cơ bản sau:
+căn cứ ra quyết định.
+quyết định về vấn đề gì, về ai hay về việc gì.
+ hiệu lực của quyết định đối với ai, cái gì , ở đâu, trong khoảng thời gian nào.
+trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, khen thưởng, xử phạt ( nếu thấy cần
thiết phải quy định rõ).
3.8.2.Hình thức của các quyết định
Cùng một nội dung, nhưng việc ra các quyết định có thể dưới nhiều hình
thức khác nhau: bằng miệng, bằng văn bản, bằng thông báo nội bộ, bằng
các quyết định chính thức.. Hình thức ra quyết định bằng văn bản là cần
thiết khi nội dung quyết định là quan trọng.
Do tính chất phức tạp trong quá trình hoạt động của các tổ chức nên việc
đề ra các quyết định rất đa dạng.
Yêu cầu: hình thức các quyết định phải đơn giản dễ hiểu,gây ấn tượng,
phù hợp với nội dung và đối tượng thực hiện quyết định.
3.9 Nguyên tắc & Tiến trình ra quyết đinh
3.9.1. Nguyên tắc của việc ra các quyết định:
Trong việc ra quyết định người ta thường đặc biệt chú trọng thực hiện các nguyên tắc sau: - Quyết đoán; - Khoa học; - Khách quan; - Thống nhất; -
Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm; -
Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức; - Hiệu quả.
Áp dụng các nguyên tắc vào từng trường hợp ra quyết định cụ thể đòi hỏi các nhà quản trị phải vận
dụng, phải sáng tạo, không được cứng nhắc, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế ở mỗi đơn vị.
3.9.2. Quy trình ra quyết định:
Quy trình ra quyết định quản trị thường trải qua 6 bước:
Bước 1:Xác định vấn đề cần giải quyết -
Ở bước này nhà quản trị cần xem xét vấn đề cần giải quyết, mục đích của việc giải quyết vấn
đề và mục tiêu cần đạt được.
Bước 2:Xác định các tiêu chuẩn, các nguyên tắc để đánh giá và lựa chọn phương án, giải pháp. -
Các tiêu chuẩn đưa ra cần phải phù hợp với vấn đề cần giải quyết và gắn với mục tiêu, và cần
cụ thể, có thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng.
Bước 3: Thu thập thông tin và xử lý thông tin làm cơ sở cho việc ra quyết định. -
Các thông tin có liên quan đến vấn đề cần giải quyết chính là cân cứ, là cơ sở để ra quyết
định. Để ra được quyết định hợp lý cần thu thập đầy đủ thông tin và xử lý thông tin, chọn lọc
thông tin một cách khoa học.
Bước 4: Xây dựng các phương án giải quyết vấn đề. -
Khi xây dựng các phương án nhà quản trị cần tính đến mọi khá năng có thể xảy ra, cần xây
dựng nhiều phương án khác nhau
Bước 5: So sánh, đánh giá các phương án để lựa chọn phương án tối ưu. Cần dựa vào các tiêu
chuẩn đã đưa ra (bước 2) để so sánh đánh giá các phương án khách quan. Nên sử dụng phương pháp
cho điểm có trọng số để đánh giá từng phương án.
* Ở bước 5 cần lưu ý: Có thể xảy ra các tình huống sau:
- Tình huống 1: Có nhiều phương án, nhưng có một phương án trội hơn hẳn – chọn phương
án này để ra quyết định.
- Tình huống 2: Có nhiều phương án, nhưng các phương án đều ngang nhau – phải quay lại
bước 2 để xem xét lại các tiêu chuẩn, nếu cần phải đưa thêm các tiêu chuẩn để sàng lọc, lựa chọn
được phương án tối ưu.
- Tình huống 3: Không có phương án nào phù hợp với các tiêu chuẩn.
*Gặp tình huống này nhà quản trị phải tìm kiếm các phương án sung. Nếu không tìm được các
phương án bổ sung thì có thể phải xem xét lại để giảm bớt các tiêu chuẩn để chọn lựa.
Bước 6: Ra quyết định trên cơ sở phương án đã chọn lựa. Phương án chọn lựa sẽ được triển khai đưa vào thực hiện.
3.10 Mô hình ra quyết định
Có 5 mô hình ra quyết định thường được sử dụng như sau: Mô hình Nội dung Mô hình 1
-Nhà quản trị độc lập ra quyết định dựa
trên những hiểu biết của mình, hoàn toàn
không có sự tham khảo với các thuộc cấp khác Mô hình 2
Nhà quản trị đè nghị các thuộc cấp các
thông tin, sau đó độc lập đưa ra giải pháp
cho vấn đề cần quyết định Mô hình 3
Nhà quản trị trao đổi với các thuộc cấp có
liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghị
của họ mà không cần tập trung họ lại sau
đó nhà quản trị đưa ra quyết định có thể
ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi các ý kiến trên Mô hình 4
Các nhà quản trị trao đổi với tập thể để
lấy ý kiến và đề nghị chung của họ. Sau
đó nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định có
thể ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởng bởi ý kiến tập thể Mô hình 5
-Nhà quản trị trao đổi ý kiến với tập thể,
lấy ý kiến và đi đến một sự nhất trí
chung. Quyết định đưa ra bị phụ thuộc
vào ý kiến đa số của tập thể
3.11 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định
Có nhiều yếu tố quan trọng khi ra quyết định trong công việc (nhưng
nhóm bọn em đưa ra 5 yếu tố mấu chốt)
1.Tính chất của các quy t đ nh
Trong quá trình phụ trách công việc, bạn sẽ thường gặp phải những quyết
định theo nguyên tắc và những quyết định linh hoạt. Đây là yếu tố đầu
tiên mà bạn cần quan tâm trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào. Nói
một cách dễ hiểu, quyết định có quy tắc luôn được dựa theo những quy
định, nguyên tắc mà doanh nghiệp đ` thống nhất và đề ra. 2.Ngu n thông tin
Nhân tố tiếp theo ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc đó chính
là liều lượng thông tin bạn có đ` đầy đủ và chính xác hay chưa. Không ít
những nhân viên thường đưa ra quyết định rất nhanh chóng nhằm tiết
kiệm thời gian và để công việc không bị gián đoạn. 3.Mức độ ưu tiên
Có những giai đoạn bạn phải đứng giữa nhiều lựa chọn và quyết định
phức tạp với các thông tin khác nhau. Đây là trường hợp thường gặp và
bắt buộc bạn phải đưa ra quyết định một cách thông minh và phù hợp
nhất. Lúc này nhân tố cần quan tâm đó là tính ưu tiên của từng vấn đề là
như thế nào. Rèn luyện được thói quen thông minh này sẽ giúp bạn không
bị bối rối hoặc hoảng loạn vì có quá nhiều vấn đề cần giải quyết mà dần
dần sẽ sắp xếp lại thứ tự công việc nào ưu tiên giải quyết trước để đảm
bảo chất lượng và tiến trình chung của tập thể. 4.Rủi ro
Những quyết định càng quan trọng càng tiềm tàng nhiều rủi ro, vì vậy đây
chính là yếu tố mà bạn cần lưu ý và thận trọng. Rủi ro có thể đến từ những
nguyên nhân khách quan và chủ quan, có những nguyên nhân bạn có thể
kiểm soát được nhưng cũng có những nguyên nhân rất khó để can thiệp.
Lúc này lập danh sách các rủi ro có thể xảy ra là điều cần làm để nâng cao
nhận thức cũng như có cơ sở chuẩn bị các phương án dự phòng trong
trường hợp phát sinh không mong muốn. Bí quyết nhỏ ở đây là, để tiết
kiệm tối đa nguan lực, bạn nên dành sự chủ động trong việc đảm bảo tốt
các vấn đề có thể can thiệp thay vì dàn trải cho những vấn đề không thể kiểm soát
. 5.Ý ki n từ đ ng nghiệp, cấp trên…
Và cuối cùng tham vấn từ những người xung quanh sẽ giúp bạn có thêm
tự tin để quyết định công việc. Sau khi đ` lên kế hoạch và chuẩn bị cho
các phương án, bạn nên chủ động xin ý kiến tham khảo từ đang nghiệp,
cấp trên hoặc thậm chí là bạn bè, người thân.
3.12 phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc ra quyết định 1.kinh nghiệm
Kinh nghiệm giữ vai trò quan trọng trong việc quyết định. khi đối phó với 1 vấn
đề , người quản lý rút từ kho kinh nghiệm của mình 1 giải pháp đ` thành công
trong quá khứ.Trong những trường hợp đòi hỏi những quyết định theo chương
trình, thì kinh nghiệm càng tỏ ra có lợi thế hơn. 2. khả năng xét đoán
Xét đoán là khả năng đánh giá tin tức 1 cách khôn ngoan. Nó gam có lương tri,
sự chín chắn, lý luận và kinh nghiệm.Thông thường, sự xét đoán tang lên cùng
với tuổi tác và kinh nghiệm. 3.óc sáng tạo
Người có óc sáng tạo có thể hiểu và đáng giá vấn đề 1 cách đầy đủ hơn. Họ còn
nhìn ra được những vấn đề mà người khác không thấy, phát hiện những khả năng
lựa chọn. khi đi tìm những khả năng này, nhà quản trị nhờ vào kinh nghiệm, kiến
thức và óc sáng tạo của mình mà phát triển các khả năng lựa chọn. 4. khả năng đ nh lượng
Đây là phẩm chất cuối cùng cần thiết cho việc quyết định có hiệu quả. Phẩm
chất này liên quan tới khả năng áp dụng những phương pháp định lượng như qui
hoạch tuyến tính, lý thuyết nhận dạng, mô hình thống kê…
3.13. Tổ chức thực hiện và kiểm soát các quyết định.
1. Triển khai quyết định
- Nội dung các quyết định phải được triển khai cụ thể, rõ ràng tới các nhóm và cá nhân có
trách nhiệm thực hiện, bảo đảm rằng các bộ phận liên quan thấu hiểu trách nhiệm và vị trí của
mình, phải đúng thời gian. Cần kiểm tra đánh giá sự am hiểu nhiệm vụ của các bộ phận, nếu
có sự hiểu lầm hay chưa rõ nhiệm vụ thì cần thiết phải triển khai lại. Chỉ khi nào các bộ phận
am hiểu nhiệm vụ của mình thì họ mới có thái độ đúng đắn trong thực thi quyết định. Thực tế
cho thấy nhiều quyết định không được thực thi có hiệu quả chỉ vì nhân viên không được triển
khai nhiệm vụ đúng mức.
2. Bảo đảm các điều kiện vật chất
- Trong thực hiện quyết định luôn đòi hỏi phải có những điều kiện vật chất đủ để triển khai
các giải pháp đã chọn. Nếu các nguồn lực không đủ hay không đúng thời hạn sẽ dẫn đến sự
đình trệ trong hoạt động, là nguyên nhân quan trọng đưa đến sự phá sản các quyết định trong thực thi.
3. Đảm bảo các thông tin phản hồi
- Giữ vững các thông tin phản hồi giúp nhà quản trị phối hợp có hiệu quả và nhịp nhàng giữa
các bộ phận, nhanh chóng giải quyết các trở ngại và nhận diện những sai lệch để sửa chữa kịp thời.
4. Tổng kết và đánh giá kết quả
- Nhanh chóng đánh giá kết quả từ việc thực hiện quyết định để rút ra các kinh nghiệm và các
bài học, làm cho các vòng quyết định sau có hiệu quả hơn vì quyết định luôn có tính kế thừa,
thể hiện tính liên tục của quá trình quản trị.