Tài liệu ôn thi trắc nghiệm về Giao tiếp từ xa môn Kỹ năng giao tiếp | Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Kỹ năng mềm
II. Các hình thức giao tiếp từ xa. Ưu và nhược điểm của mỗi hình thức.
1. Giao tiếp bằng văn bản
- Email: Là phương thức giao tiếp từ xa lâu đời và phổ biến nhất, thích hợp
cho việc trao đổi thông tin chi tiết,tài liệu, tệp đính kèm.
- Tin nhắn tức thời: Cho phép trao đổi thông tin nhanh chóng, ngắn gọn,
phù hợp cho việc cập nhật tình hình, trò chuyện phiếm, hỗ trợ khách hàng.
Các ứng dụng phổ biến bao gồm WhatsApp, Facebook Messenger, Zalo, Slack.
- Diễn đàn, nhóm thảo luận: Thích hợp cho việc trao đổi ý tưởng, chia sẻ
kiến thức, thảo luận chuyên môn trong các cộng đồng trực tuyến. Ưu điểm:
- Tiện lợi: Có thể giao tiếp mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc vào thời gian và địa điểm.
- Lưu trữ: Dễ dàng lưu trữ và tra cứu lại thông tin đã trao đổi.
- Chính xác: Giảm thiểu sai sót do nghe nhầm hoặc hiểu lầm.
- Suy nghĩ kỹ lưỡng: có thời gian để suy nghĩ và diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng.
- Nhiều người: Có thể giao tiếp với nhiều người cùng lúc trong một nhóm trò chuyện. Nhược điểm:
- Thiếu tương tác trực tiếp: Không thể cảm nhận được cảm xúc và ngôn ngữ
cơ thể của người đối diện.
- Phản hồi chậm: Có thể mất thời gian để nhận được phản hồi từ người đối diện.
- Dễ bị hiều lầm: Do thiếu ngữ điệu và biểu cảm, dễ dẫn đến hiểu lầm ý nghĩa.
- Thiếu chuyên nghiệp: Không phù hợp cho những trao đổi mang tính chất
trang trọng hoặc đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.
- Quá tải thông tin: Dễ bị quá tải thông tin khi tham gia nhiều nhóm trò chuyện hoặc nhận nhiều email.
2. Giao tiếp bằng giọng nói
Điện thoại: Phương thức giao tiếp trực tiếp, cho phép nghe giọng nói và cảm
nhận cảm xúc của người đối diện. Thích hợp cho việc trao đổi thông tin quan
trọng, đàm phán kinh doanh, tư vấn khách hàng.
- Hội nghị qua điện thoại: Cho phép kết nối nhiều người cùng lúc để thảo
luận, họp hành, chia sẻ thông tin. Các ứng dụng phổ biến bao gồm Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.
- Podcast: Thích hợp cho việc chia sẻ kiến thức, thông tin dưới dạng âm
thanh, có thể nghe mọi lúc mọi nơi. Ưu điểm:
- Tương tác trực tiếp: Cảm nhận được cảm xúc và ngôn ngữ cơ thể của người
đối diện, giúp tăng cường sự kết nối và hiểu nhau hơn.
- Phản hồi nhanh: Nhận được phản hồi ngay lập tức từ người đối diện.
- Hiệu quả: Tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn so với giao tiếp bằng văn bản
trong một số trường hợp.
- Linh hoạt: Có thể sử dụng đa dạng các thiết bị như điện thoại, máy tính, tai nghe để giao tiếp.
- Dễ dàng chia sẻ thông tin: Dễ dàng chia sẻ thông tin theo thời gian thực,
bao gồm cả thông tin phi ngôn ngữ. Nhược điểm:
- Yêu cầu môi trường yên tĩnh: Cần có môi trường yên tĩnh để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt.
- Gây xao nhãng: Dễ bị xao nhãng bởi tiếng ồn xung quanh hoặc các yếu tố bên ngoài.
- Khó lưu trữ: Khó lưu trữ và tra cứu lại thông tin đã trao đổi.
- Thiếu chính xác: Có thể xảy ra sai sót do nghe nhầm hoặc hiểu lầm.
- Giới hạn số lượng người: Không phù hợp cho những cuộc trò chuyện với nhiều người cùng lúc.
3. Giao tiếp bằng hình ảnh và video
- Gọi video: Cho phép nhìn thấy hình ảnh và tương tác trực tiếp với người
đối diện, tạo cảm giác gần gũi như giao tiếp trực tiếp. Các ứng dụng phổ
biến bao gồm Zoom, Google Meet, Facebook Messenger.
Livestream: Cho phép chia sẻ hình ảnh, video trực tiếp với nhiều người cùng
lúc, thích hợp cho việc tổ chức sự kiện, hội thảo, bán hàng trực tuyến.
- Chia sẻ ảnh và video: Cho phép chia sẻ những khoảnh khắc, thông tin dưới
dạng hình ảnh và video, dễ dàng lưu trữ và chia sẻ lại. Các ứng dụng phổ
biến bao gồm Facebook, Instagram, Snapchat. Ưu điểm:
- Tương tác trực tiếp: Giống như giao tiếp bằng giọng nói, nhưng có thêm
yếu tố hình ảnh, giúp tăng cường sự kết nối và hiểu nhau hơn.
- Truyền tải thông tin hiệu quả: Có thể truyền tải thông tin phi ngôn ngữ như
biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ tay chân, giúp hiểu rõ hơn ý nghĩa của cuộc trò chuyện.
- Chia sẻ nội dung trực quan: Dễ dàng chia sẻ nội dung trực quan như hình
ảnh, video, bản trình bày.
- Ghi lại cuộc trò chuyện: Có thể ghi lại cuộc trò chuyện để xem lại hoặc chia sẻ sau này.
- Phù hợp cho nhiều người: Có thể tổ chức các cuộc họp, hội thảo trực tuyến
với nhiều người tham gia Nhược điểm:
- Yêu cầu thiết bị và kết nối internet tốt: Cần có thiết bị có camera và micro
chất lượng tốt, kết nối internet ổn định để đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh.
- Yêu cầu môi trường phù hợp: Cần có môi trường yên tĩnh và có đủ ánh sáng
để đảm bảo hình ảnh rõ ràng.
- Gây mất tập trung: Dễ bị mất tập trung bởi các yếu tố hình ảnh và âm thanh xung quanh.
- Yêu cầu kỹ năng sử dụng công nghệ: Cần có kỹ năng sử dụng các phần
mềm và ứng dụng giao tiếp trực tuyến.
- Có thể qua tải thông tin: Do lượng thông tin truyền tải qua hình ảnh và video
lớn, dễ dẫn đến quá tải thông tin. 4. Giao tiếp kết hợp
- Hội thảo trực tiếp: Kết hợp giao tiếp bằng hình ảnh, video, chia sẻ màn
hình và tương tác bằng văn bản, cho phép tổ chức các buổi học, hội thảo hiệu quả từ xa.
Mạng xã hội: Kết hợp nhiều hình thức giao tiếp như văn bản, hình ảnh, video,
livestream, tạo nền tảng để kết nối, chia sẻ thông tin, xây dựng thương hiệu. Ưu điểm:
- Tận dụng ưu điểm của các hình thức giao tiếp khác nhau: Hình thức giao
tiếp kết hợp cho phép tận dụng ưu điểm của các hình thức giao tiếp khác
nhau như văn bản, giọng nói, hình ảnh và video để tạo ra trải nghiệm giao
tiếp hiệu quả và linh hoạt nhất.
- Phù hợp cho nhiều mục đích: Có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau
như học tập, làm việc, giải trí, kết nối với bạn bè và gia đình.
- Tăng cường sự tương tác và kết nối: Nhờ sự kết hợp đa dạng các hình thức
giao tiếp, hình thức giao tiếp kết hợp giúp tăng cường sự tương tác và kết
nối giữa những người tham gia, giúp họ hiểu nhau hơn và dễ dàng chia sẻ thông tin.
- Cải thiện hiệu quả giao tiếp: Việc kết hợp nhiều kênh truyền tải thông tin
giúp truyền tải thông tin một cách đầy đủ, chính xác và dễ hiểu hơn, từ đó
nâng cao hiệu quả giao tiếp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Trong một số trường hợp, giao tiếp kết hợp
có thể giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với các hình thức giao tiếp truyền thống. Nhược điểm:
- Yêu cầu kỹ năng và thiết bị: Để sử dụng hiệu quả hình thức giao tiếp kết
hợp, người dùng cần có kỹ năng sử dụng các công nghệ và phần mềm giao
tiếp khác nhau, đồng thời cần có thiết bị phù hợp như máy tính, điện thoại
thông minh, webcam, tai nghe, v.v.
- Có thể gây quá tải thông tin: Việc tiếp nhận thông tin từ nhiều kênh truyền
tải khác nhau có thể khiến người dùng bị quá tải thông tin, dẫn đến khó khăn
trong việc xử lý và ghi nhớ thông tin.
- Yêu cầu môi trường phù hợp: Cần môi trường yên tĩnh và internet ổn định
- Có thể gây mất tập trung: Các yếu tố hình ảnh và âm thanh từ nhiều kênh
truyền tải có thể khiến người dùng mất tập trung và ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. lOMoAR cPSD| 59421307
- Có thể phát sinh chi phí: Việc sử dụng một số phần mềm hoặc dịch vụ
giao tiếp trực tuyến có thể phát sinh chi phí, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức. -
Downloaded by Quoc Khai (quockhai36@gmail.com)