Tài liệu tham khảo Môn Nâng cao chất lượng tự học | Đại học Sư phạm Hà Nội 2
Quản lý bản thân tức là việc một cá nhân hiểu biết về chính bản thân mình, kiểm soát được cảm xúc, hành vi của mình và biết cách phát triển những năng lực mà mình có nhằm đạt được những mục tiêu mà bản thân họ đề ra. Tài liệu được sưu tầm gồm 71 trang, giúp bạn ôn tập tốt hơn. Mời các bạn đón xem.
Môn: Nâng cao chất lượng tự học 10 tài liệu
Trường: Đại học Sư phạm Hà Nội 2 388 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lOMoAR cPSD| 58794847
TÀI LIỆU THAM KHẢO HỌC PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỰ
HỌC GV: ĐỖ THỊ TỐ NHƯ
Bài 1 KỸ NĂNG QUẢN LÝ B ẢN THÂN I. MỤC TIÊU:
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần phải thực hiện được những điều sau:
- Biết cách xác định năng lực bản thân mình.
- Biết đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. - Biết cáchhiện diện một cách tự tin.
- Biết cách kiểm soát được cảm xúc của bản thân.
II. NỘI DUNG BÀI HỌC:
- Nhận biết năng lực bản thân.
- Mô hình cửa sổ Johari.
- Phương pháp nhận biết năng lực tốt nhất của bản thân - RBS. - Tự tin vào khả năng
và giá trị của bản thân.
- Kiểm soát cảm xúc và hành vi của bản thân.
III. TÌNH HUỐNG DẪN NH ẬP
Tiếp tục tình huống của Hùng ở bài 1, chúng ta thấy Hùng là một người thiếu tự
tin về năng lực của bản thân, ngại giao tiếp với mọi người xung quanh. Gần đây, công
ty của Hùng có chủ trương sắp xếp lại các vị trí nhân sự để triển khai một dự án áp
dụng công nghệ mới. Dự án này sẽ đem lại nhiều cơ hội để tăng thu nhập, mở rộng
các quan hệ hợp tác, phát triển nghề nghiệp. Ban giám đốc kêu gọi các nhân viên tự
xem xét khả năng của bản thân để đăng ký tham gia theo từng nhóm của dự án. Hùng
đang băn khoăn không biết có nên đăng ký tham gia không. Anh lúng túng không biết
mình phù hợp với nhóm nào bởi vì anh thấy mình không có gì nổi trội. Anh lo rằng
nếu đăng ký tham gia mà không đáp ứng được yêu cầu công việc thì sẽ làm ảnh
hưởng đến công việc chung, sẽ bị mọi người khiển trách, chê cười. Hùng luôn có cảm
giác tự ti cả về hình thức và năng lực của bản thân. Anh sống thụ động, thường hành
động theo sự lôi kéo, thuyết phục của bạn bè, ít khi đưa ra chính kiến. Có bao giờ bạn
cảm thấy nản chí, bế tắc, tự ti, không biết năng lực thực sự của mình là gì?
IV. NỘI DUNG BÀI HỌC 1. Khái niệm quản lý bản thân
Quản lý bản thân tức là việc một cá nhân hiểu biết về chính bản thân mình, kiểm
soát được cảm xúc, hành vi của mình và biết cách phát triển những năng lực mà mình
có nhằm đạt được những mục tiêu mà bản thân họ đề ra.
Bên cạnh đó, với tư cách là một cá nhân sống trong xã hội, mỗi người cần phải định
vị bản thân t ại nơi mà người đó có thể đóng góp nhiề u nhất cho sự phát triể n của tổ
chức, cộng đồng và xã hội.
2. Nhận biết năng lực bản thân
Vì sao con người cần hiểu biết năng lự c của bản thân mình? lOMoAR cPSD| 58794847
- Việc nhận biết về bản thân sẽ quy định thái độ của con người trong quan hệ giao tiếpvới
mọi người xung quanh. Vì vậy chúng ta cần nhận biết về bản thân mình để tương tác với những người khác.
- Khi con người hiểu rõ bản thân, tức là hiểu rõ mong muốn của bản thân mình, tínhcách,
năng lực, điểm yếu, điểm mạnh của mình, con người sẽ biết phát huy những điểm mạnh
và tìm cách khắc phục những điể m yếu.
- Chúng ta rất cần nhận biết chính xác năng lực của bản thân để xây dựng nhân hiệu,
tạodựng hình ảnh và uy tín cá nhân - những điều rất quan trọng để đem lại sự thành công cho chúng ta
Tuy nhiên, việ c nhận biết năng lự c của bản thân không phải là điều đơn giản bởi vì
đôi khi chúng ta không nhận thức hết được những điểm mạnh và điểm yếu, nhữ ng
thuận lợi và khó khăn của bản thân mình. Điều này không chỉ do những nguyên nhân
chủ quan mà còn do cả những nguyên nhân khách quan. Chúng ta có thể hiểu rõ điều
này khi nghiên cứu mô hình cử a sổ Johari.
2.1. Mô hình c ửa sổ Johari
- Mô hình cử a sổ Johari được xây dựng bởi Joseph Luft và Harry Ingham, cho biết ở
mỗicá nhân khi tương tác với người khác có bốn ô tâm lý như sau:
o Ô 1: Phần công khai (phần mở): Bao gồm các thông tin, dữ liệu mà bản thân và
những người khác đều dễ dàng nhận biết. Ví dụ: tên, chức vụ, nghề nghiệp, tuổi tác,...
o Ô 2: Phần mù: Bao gồm các dữ liệu mà người khác biết về mình nhưng chính
Bản thân nhận biết Bản thân KHÔNG được nhận biết được hác
PHẦN CÔNG KHAI PHẦN MÙ (BLIND)
Người khác PHẦN CHE GI ẤU PHÂN KHÔNG BIẾT c (OPE N ) KHÔNG biết ( UNKNOW ) ( HIDDE ) N
bản thân mình lại không nhận biết được. Chỉ khi người khác nói ra thì chúng ta
mới biết. Ví dụ: có người có thói quen nói nhanh, nói dài, khi nói thường hay
nhăn mặt.bản thân anh ta không hề biết những điều này cho đến khi có người góp ý với anh ta.
o Ô 3: Phần che giấu: Đó là những dữ liệu mà bản thân chúng ta biết rõ nhưng
chúng ta không muốn bộc lộ cho người khác biết. Ví dụ như những tâm sự riêng
tư, niềm tin, quan điểm, kinh nghiệm cá nhân.. Những thông tin này thường chỉ
được bộc lộ dần dần với những người mà chúng ta thật sự tin tưởng. lOMoAR cPSD| 58794847
o Ô 4: Phần không biết: Vùng này bao gồm những điều chính bản thân mình
không biết về chính mình và người khác cũng không biết. Sở dĩ có vùng này là
do chúng ta chưa có kinh nghiệm hoặc chưa có cơ hội khám phá những năng lực
của chính mình. Có nhiều người không biết về năng lực của bản thân mình cho
đến khi được sống trong môi trường có cơ hội để bộc lộ.
- Trên thực tế, có thể áp dụng mô hình cửa sổ Johari để phân tích nhiều vấn đề khác
nhau của tâm lý và mối quan hệ của con người. Tuy nhiên, khi tiếp cận tìm hiểu năng
lực cá nhân, của mô hình cửa sổ Johari đã cho thấy hai cách giúp con người tương tác
với người khác để hiểu về bản thân mình.
o Đón nhận thông tin phản hồi: là cách thức tiếp nhận thông tin mà người khác chia sẻ,
góp ý với ta. Cần hiểu đó là thiện ý của họ mong muốn cho ta hoàn thiện hơn. Nếu không
có thái độ cầu thị, vui vẻ tiếp nhận ý kiến của người khác thì chúng ta sẽ không thể nhận
được thông tin phản hồi. Điều này sẽ rất tai hại vì nó sẽ làm cho phần mù trở nên lớn
hơn và cuối cùng bản thân chúng ta là người thiệt thòi vì không hoàn thiện được bản thân.
o Tự bộc lộ: là việc chủ động chia sẻ quan điểm với người khác. Qua sự giao tiếp, tương
tác với những người xung quanh, chúng ta bộ lộ quan điểm và suy nghĩ của mình để họ
hiểu về ta và chia sẻ ngược lại với ta. Tuy nhiên, việc bộc lộ như thế nào, với ai, trong
hoàn cảnh nào cho thích hợp sẽ phụ thuộc vào độ nhạy cảm, độ tinh tế, độ thông minh
cảm xúc của từng người.
Nhân vật Hùng trong tình huống dẫn nhập rất nên nghiên cứu mô hình cửa sổ
Johari để thấy rằng anh ấy không nên sống quá khép kín, tách rời với mọi người xung
quanh. Việc Hùng tự tin, mở rộng các mối quan hệ giao tiếp là rất cần thiết. Khi Hùng
bộc lộ, chia sẻ thông tin với mọi người xung quanh thì anh ấy cũng sẽ nhận lại các thông
tin phản hồi. Điều này giúp cho Hùng nhận thức rõ hơn về chính mình, thậm chí Hùng
còn có cơ hội khám phá ra những năng lực tiềm ẩn của bản thân mà bấy lâu nay vì sống
quá khép kín nên Hùng chưa có cơ hội để thể hiện.
2.2. Phương pháp nhận biết năng lực tốt nhất của bản thân (ReAected Best Self - RBS)
Như đã nói ở trên, nhận thức năng lực bản thân là công việc riêng của từng người.
Vì chính chúng ta mới có thể hiểu rõ về con người mình với những phẩm chất, năng
lực, khát vọng, mơ ước... Tuy nhiên, mô hình cửa sổ Johari đã chỉ ra, trong nhận thức
của con người, có những ô, những phần thuộc về vô thức mà bản thân con người cũng
khó có thể gọi tên hoặc nắm bắt. Thậm chí, con người còn chưa hiểu hết về năng lực
tiềm ẩn của mình. Do vậy, để đánh giá chính xác năng lực của bản thân mình, ngoài
việc tự mỗi người cảm nhận và đánh giá, chúng ta còn có thể nhờ đến sự trợ giúp của những người xung quanh.
Công trình nghiên cứ u của nhóm tác giả Laura Morgan Roberts, Gretchen
Spreitzer, Jane Dutton, Robert Quinn, Emily Heaphy, và Brianna Barker đăng trên T lOMoAR cPSD| 58794847
ạp chí Harvard Business Review sẽ giúp mỗi người khám phá nhữ ng điể m mạnh nhất của mình
o Bước 1: Xác định người có thể nhận xét về mình: bạn hãy chọn ra một số người
(khoảng 10 người) hiểu biết rõ về mình, quen biết lâu năm hoặc gắn bó gần gũi với mình.
Ví dụ: cha mẹ, giáo viên chủ nhiệm, bạn bè thân thiết, người quản lý trực tiếp, đồng
nghiệp gần gũi. và yêu cầu họ nhận xét về bạn. Bạn có thể yêu cầu họ nhận xét một cách
thẳng thắn và chân tình về tính cách, năng lực, phẩm chất, ưu điểm, nhược điểm, sở
trường, sở đoản mà họ nhìn thấy ở bạn.
o Bước 2: Nhận ra các khuôn mẫu: Hãy tìm ra điểm chung trong các nhận xét của mọi người
o Bước 3: Tự mô tả bản thân: Bạn hãy tự viết ra một bản mô tả bản thân (self observation)
dựa trên những nét chính từ sự phản hồi của mọi người
o Bước 4: Tái thiết kế công việc của mình: Hãy suy ngẫm về bản thân mình, về công
việc và cuộc sống hiện tại. Bạn đã học tập và làm việc theo đúng năng lự c của bản thân
mình chưa? Bạn đã phát huy hết được những khả năng mà mình đang có? Bạn hãy tự
thiết kế lại công việc để hướng đến mục tiêu của bạn (xem phần sau) Trong tình huống
dẫn nhập, chúng ta thấy công ty của Hùng đang trong quá trình tái cấu trúc, giám đốc
đang yêu cầu các nhân viên tự xem xét năng lực của mình để đăng ký tham gia vào dự
án mới. Nhân vật Hùng của chúng ta đang băn khoăn về năng lực của bản thân mình.
Anh ấy hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp RBS trên đây để nhận biết về năng lực của bản thân.
3. Tự tin vào khả năng và giá trị của bản thân
Sự tự tin là điề u rất cần thiết đối với mỗi con người. Chúng ta chỉ có thể tự tin khi biết
được điểm mạnh của bản thân mình để phát triển nó và biết điể m yếu của bản thân để khắc phục nó.
3.1. Con người c ần hiện diện một cách tự tin
Con người có sự tự tin mạnh mẽ có thể thu hút và truyền cảm hứ ng tự tin cho những
người xung quanh. Những người tự tin có thể giải quyết công việc, vượt qua những
thách thức, làm chủ các kiến thức và công nghệ mới. Sự tự tin mang l ại cho con người
sự chắc chắn cần thiết để tiến lên phía trước.
Một con người có cảm nhận mạnh mẽ về khả năng và giá trị của bản thân thì người đó
có thể: o Hiện diện tự tin và thể hiện “sự có mặt” của bản thân với mọi người.
o Nói ra những quan điêm khác biệt và sẵn sàng bảo vệ niềm tin về những gì là
đúng Trung tâm Đào tạo E-learning o Quyết đoán, đưa ra những quyết định
chính xác bất chấp những rào cản và áp lực. Cách đi, dáng đứng tuy không hẳn là
tất cả để đoán định về con người nhưng nó thường là biểu hiện ra bên ngoài của sự
tự tin. Nếu bạn muốn cảm nhận và thể hiện sự tự tin của bản thân, hãy ngẩng cao đầu khi bước đi. lOMoAR cPSD| 58794847
Một phong thái ung dung, đôi mắt luôn hướng về phía trước, sống lưng thẳng, tư thế
thoải mái... chứng tỏ bạn là một người đầy đủ niềm tin ở năng lự c của mình, luôn luôn
sẵn sàng đương đầu với mọi khó khăn có thể xảy đến.
Sự tự tin thường không được cảm nhận ở những người có dáng đi thất thểu, ngồi thõng
tay hoặc khuôn mặt ủ rũ. Vì vậy, nếu bạn chưa có dáng vẻ tự tin thì hãy luyện tập thể
chất đều đặn để nâng cao sứ c khoẻ và cải thiện dáng vóc của mình. Bởi vì một tinh
thần lành mạnh luôn t ồn tại trong một thể chất căng tràn nhự a sống. Nếu thể chất yếu
đuối thì dù năng lực có cao đến mấy bạn cũng khó có thể đi đến được thành công trọn
vẹn. Đối với những người thiếu sự tự tin, nỗi sợ thất bại chứng t ỏ sự thiếu năng lự c.
Không tự tin có thể khiến con người có cảm giác không có nơi nương tự a, không có sứ
c mạnh và bị tự ty. Tuy nhiên, nếu tự tin thái quá thì lại thành kiêu căng, điều này thường
xảy ra ở những người thiếu độ thông minh xúc cảm và thông minh xã hội.
3.2. Rèn luyệ n sự tự tin của bản thân
- Để cho sứ c mạnh bản thân phát triển một cách tự nhiên và không ngừ ng tiến bộ, bạn
cần phải hành động nhiều hơn là chỉ học để nhận biết về năng lực cá nhân. - Hãy bắt đầu
bằng cách l ập ra cho mình một danh sách những mục tiêu cần thực hiệ n, bao gồm cả
những khát vọng lâu dài lẫn nhữ ng lời quyết tâm khẳng định điều này. Việc đọc đi đọc
lại những lời khẳng định đó không những giúp bạn có thể giữ vững mục tiêu hiện tại mà
còn kích hoạt được sứ c mạnh cá nhân trong bạn. Sự tự khẳng định này có tác động một
cách ngạc nhiên trong việc giúp bạn vượt qua những hoài nghi về chính bản thân mình
cũng như xoá bỏ thói quen dựa dẫm vào người khác đã hình thành trong nhiều năm.
- Khi thiết lập các mục tiêu cho bản thân mình, bạn có thể áp dụng phương pháp SMART:
o Specific - Cụ thể: Mục tiêu đặt ra phải cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
o Measurable - Có thể đánh giá được: Những thành tựu mà bạn đạt được có thể đo lường và đánh giá
o Achieable - tính khả thi: Mục tiêu bạn đặt ra là có thể đạt được bằng chính khả năng của mình
o Realistic - Có tính thực tế: Mục tiêu cần thực tế, tránh viển vông, xa vời, phi hiện
thự c. o Time bound - Giới hạn thời gian: bạn cần đặt ra ngày hoàn thành mục tiêu
để nỗ lự c phấn đấu cho kịp thời hạn.
- Hãy luôn ghi nhớ nhữ ng mục tiêu mình đặt ra bằng cách đọc to bản danh mục nàyhoặc
nhẩm trong đầu khi có thời gian rảnh rỗi. Mỗi khi bạn đọc những dự định có nghĩa là
bạn đã gửi một thông điệp cụ thể cho cuộc sống về những quyết tâm của mình. Với
những dự định rõ ràng và hành động có mục đích, chắc chắn bạn sẽ có cảm giác thuận
lợi, dễ dàng hơn khi thự c hiện chúng. Bạn cũng có thể thường xuyên bổ sung cập nhật
hoặc thay đổi bản danh sách của mình tuỳ theo sự biến đổi của hoàn cảnh.
- Bạn cần học cách trân trọng cuộc sống và trân trọng thời gian của mình đồng thời có
ýthứ c tôn trọng cuộc sống của những người xung quanh. Bạn đừng sợ người khác sẽ lấy lOMoAR cPSD| 58794847
đi những cơ hội hay thành công của mình. Ngược lại bạn cũng không nên nghĩ đến việc
thu lợi từ sự thiếu hụt của người khác. Khi b ạn coi trọng cảm giác và nhu cầu
của người khác, cũng chính là lúc b ạn đang ươm mầm cho những điều tốt lành. - Ngay
cả khi bạn đã gặp phải thất bại thì cũng đừng tìm cách đổ lỗi cho bất kỳ ai, bất kỳ điều
gì. Bạn đã đủ khả năng để thực hiện những ước mơ thì cũng đủ khả năng để chịu trách
nhiệm về những lựa chọn và những quyết định về cuộc đời mình. Bạn đang sống cuộc
sống của bạn và bạn đang sử dụng chính nguồn sứ c mạnh mà mình có. Hãy nhớ rằng
bạn được sinh ra trên đời này bởi vì bạn có những bài học cần phải học và cần có nhữ ng
trải nghiệm riêng để khám phá ra năng lực của chính mình.
4. Kiểm soát cảm xúc của bản thân
4.1. Vì sao con người cần biết tự kiểm soát bản thân?
- Sống trong xã hội, bất cứ ai cũng cần phải tôn trọng nhữ ng quy t ắc, quy định
chung,không được hành động theo bản năng, bột phát. Người trưởng thành cần phải chịu
trách nhiệm về thái độ, lời nói, hành động của mình.
- Cuộc sống luôn luôn phứ c tạp, mọi điều xảy ra không phải lúc nào cũng theo ý muốncủa
riêng mình. Nếu con người phản ứng một cách không kiểm soát với những điều xảy ra
trái ý mình thì sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Nhà tâm lý học Sigmund Freud đã
nói rằng: “Đừng tìm cách loại trừ những phứ c tạp của cuộc sống mà hãy học cách t ồn
tại cùng với chúng, bởi chính những điều đó sẽ chỉ hướng cho chúng ta đi”.
- Trong một số nền văn hoá, đặc biệt là ở châu Á, con người được giáo dục là cần phảigiấu
những cảm xúc khó chịu ở bên trong. Nếu ai đó cố giữ vẻ bề ngoài bình thản nhưng bên
trong lại đang đối mặt với các triệu chứng bệnh lý như: đau đầu, mất ngủ, dằn vặt bản
thân... thì chứng tỏ họ chưa thự c sự kiểm soát được cảm xúc trước những điều không như ý.
- Khi con người có khả năng tự kiểm soát tức là họ có thể kiề m chế sự bốc đồng và nỗiđau;
giữ bình tĩnh và quyết đoán ngay cả khi sự việ c bất ngờ xảy ra; Suy nghĩ kỹ càng và giải
quyết chúng dưới mọi áp lực. \ 4.2. Cách kiể m soát cảm xúc của bản thân
- Điều khiển cảm xúc để vượt qua sự sợ hãi
• Sự trải nghiệ m trong cuộc sống thường để lại trong tâm trí mỗi người những cungbậc
cảm xúc khác nhau. Nó phản ánh thái độ của từng người đối với nhữ ng vấn đề mình gặp phải.
• Đối với những nỗi đau đớn hay sợ hãi cũng vậy, chúng ta có thể giảm bớt hoặc đẩylùi
chúng trong tâm trí mình nếu trước đó chúng ta để cho bản thân trải nghiệ m cảm giác
đó. Bạn có thường bị lấn át bởi những lo lắng trong ý nghĩ về một tình huống nào đó,
nhưng rồi khi thự c sự trải qua nó, bạn lại cảm thấy không quá khó khăn như mình đã tưởng?
• Hãy nhìn thẳng vào nỗi sợ hãi của mình và ghi nhận kích thước, màu sắc, vị trí củanó.
Bạn sẽ biết nên tập trung ý chí vào đâu để cắt bớt chúng đi hay để kiể m soát chúng. Ví
dụ bạn là người sợ độ cao hay nước sâu, bạn sẽ tự bảo vệ mình bằng cách tránh xa lOMoAR cPSD| 58794847
những vị trí có thể gây cảm giác lo sợ như vậy, tuy nhiên nhiều trường hợp bắt buộc
bạn phải suy nghĩ lại về chúng. T ại sao bạn lại sợ độ cao? Nó nảy sinh từ đâu? từ lúc
nào? Và liệu nỗi ám ảnh về sự sợ hãi như thế có bảo vệ được bạn suốt đời hay không?
Chỉ đến khi tìm hiể u một cách thấu đáo vấn đề này thì bạn mới có khả năng giải toả
chúng ra khỏi tâm trí mình hoặc chí ít cũng làm giảm đi sự sợ hãi cố hữu cứ bám riết vào bạn bấy nay.
• Nếu chúng ta chịu khó quan sát rõ ràng những cảm giác của mình sau mỗi trải nghiệm
thì nó sẽ mở ra cho chúng ta nhiều cánh cửa hơn nữa để cảm nhận về cuộc sống. Trước
khi bạn bắt đầu né tránh những cảm giác nặng nề có thể xảy ra, hãy để cho bản thân
bạn được cảm nhận chúng một cách trọn vẹn. Hãy làm như thế mà không cần phải suy
đoán bất cứ điều gì. Thay vì sử dụng suy nghĩ của mình để ước định hoàn cảnh, hãy
luyện tập bằng cách để mình trải qua hoàn cảnh đó trong trạng thái an toàn và không
căng thẳng. Khi chúng ta đã hiểu rõ điều gì chúng ta có thể thay đổi được điều ấy.
• “Đừng để cảm giác lo sợ xen vào tâm trí khi bạn bắt tay vào làm bất cứ việc gì vì nế
uthế thì bạn sẽ không bao giờ cảm thấy tự tin để thự c hiện thành công điều đó” Baltasar Gracían.
• Nhiều người luôn muốn mình được sống trong một nơi an toàn, cố gắng bám
vàonhững điều đã biết để tự an ủi bản thân mà không dám đối diện với những thử thách
mới - nhữ ng thử thách ẩn chứa nhiều điều tốt đẹp hơn. Nhưng nế u cứ mãi như vậy có
nghĩa là chúng ta đang tự hạn chế những năng lự c tiềm ẩn của mình và ngăn cản sự
trưởng thành của bản thân, chúng ta tự biến mình thành con người nhỏ bé và chấp nhận điều
đó trong khi thế giới thì bao la vô t ận. Chúng ta hãy nhận thức rõ điều này để đừng
lãng phí nguồn sức mạnh mà tạo hoá đã ban cho mình.
4.3. Chủ động luyện tập để điều khiển cảm xúc
Để điều khiển và kiểm soát được cảm xúc của mình, bạn cần nắm vữ ng nhữ ng nguyên t ắc sau:
■ Không để cảm xúc điều khiển, không nên thực hiện bất cứ sự thay đổi nào do những hứng
thú bất chợt theo sở thích
■ Giảm bớt việc phóng đại tình cảm. Không nên quá nhấn mạnh những điều bạn hài lòng,
những điều làm bạn bất mãn, những lo sợ hoặc ước muốn. Bởi vì khi tăng cường sắc
thái, cảm xúc của con người thường thổi phồng cái tốt và cái xấu, làm lu mờ và làm biến đổi sự thật.
■ Hãy hình dung về cảm xúc của con người như một toà lâu đài. Trong “lâu đài cảm xúc”,
có những phòng khách rực rỡ nơi ngự trị sự lạc quan, hy vọng, tình yêu, lòng can đảm và
niềm vui. Cũng có những nơi tối tăm, sự chán nản, buồn rầu, sợ hãi, lo lắng và tức giận ngự
trị trong “lâu đài”. Người chủ nhà có ý chí, sẽ phải đi khắp các gian phòng nhưng anh ta
có thể đến nơi nào anh ta muốn trong “lâu đài” của mình. B ạn không nên quá coi trọng lOMoAR cPSD| 58794847
nhữ ng nỗi sợ hãi, lo lắng và buồn rầu; không nên tự nguyện ở lại với chúng theo thói quen
mà hãy s ống trong những phòng của niề m vui và sự l ạc quan.
■ Hãy phát hiệ n nguyên nhân làm nảy sinh cảm xúc tiêu cực. Phân tích bằng lý trí, loại bỏ
những yếu tố gây nhiễu, không trầm trọng hoá vấn đề.
■ Nêu ra những ý tưởng hoặc hành vi trái ngược để kiềm chế những cảm xúc tiêu cự c. ■
Bồi dưỡng thể lự c, tránh tình trạng căng cơ quá mức và kéo dài. Đồng thời tránh tình
trạng bi luỵ quá mức do cảm xúc tiêu cực lặp đi, lặp lại.
■ Chế ngự bản năng bằng lý trí. Điều chỉnh lại nhân sinh quan, hướng đến những giá trị
vĩnh cửu và siêu việt, không dừng lại ở giá trị vật chất phù phiế m.
■ Tạo ra những cảm xúc tích cực, nghĩ đến những điều tốt đẹp và sự tốt lành của con người.
■ Thay đổi những biểu hiện mà bạn có thể kiểm soát. Thư giãn tất cả các cơ: đôi mắt, gương
mặt, ngự c, cánh tay. Hít thở sâu, mỉm cười.
Một số cách luyện tập:
■ Tập trung vào một hình ảnh tạo cho bạn cảm giác ấm áp, an bình: hãy cố gắng tìm trong
quá khứ một tình cảm hoặc kỷ niệm đã tạo cho bạn cảm giác thanh thản, yên bình. Ví
dụ một phong cảnh hữu tình, một hợp âm, một khuôn mặt đẹp và phúc hậu, hình ảnh
bữa cơm ấm áp có đầy đủ mọi thành viên trong gia đình... Hãy làm cho cảm giác này
sống lại, càng cụ thể, càng tốt.
■ Tập trung vào hình ảnh năng lực: Hãy cố gắng cảm nhận lại sức mạnh tinh thần của bạn
bằng cách nhớ l ại những lúc bạn quyết tâm khắc phục khó khăn. Hãy tái hiện trong
tâm trí bạn những giờ phút đó. Nếu bạn chưa bao giờ sống trong như giây phút đó, hãy
cố gắng hiểu năng lự c bằng những hình ảnh hoặc những so sánh được thích ứng với
tâm thế của bạn; chính chúng đã xâm nhập vào tiềm thức của bạn. Hãy kiên nhẫn, bạn
sẽ thành công một cách dễ dàng.
■ Tập trung vào hình ảnh kiểm soát: đó là kết quả của sự luyện tập từ những bước thực
hành trước. Nếu người nào tự điều chỉnh được thái độ của bản thân theo từng bối
cảnh, lúc bình thản, lúc cương quyết thì người đó đã có được sự tự chủ. Hãy cố
gắng kiểm soát cảm xúc trong chính con người bạn. Cảm nhận, luyện tập, tiếp tục
phát triển cho đến khi nó khắc sâu vào bạn, trở thành khả năng thực sự của bạn.
■ Sự tập trung điề u khiển cảm xúc, cần thực hiện dần dần. Ban đầu, bạn hãy thực hiện sự
tập trung trong một lúc, sau đó lâu hơn và lặp lại chúng nhiề u lần mỗi ngày cho đến
khi chúng xâm nhập vào tiềm thứ c của bạn, trở thành vốn sống của bạn. Hãy áp dụng
thực hành sự tập trung hình ảnh khi chúng ta gặp nhữ ng tình huống khiến cho chúng
ta bối rối. Kinh nghiệm đã cho thấy phương pháp này có thể khắc phục một cách cơ
bản tính mẫn cảm thái quá và giúp bạn điều chỉnh được cảm xúc.
4.4. Cách chế ngự cơn tức giận:
■ Trong khi tức giận, ánh mắt của con người thường trở nên dữ tợn, đôi mắt căng lên, không
chớp mắt. Chúng ta có thể làm dịu cái nhìn của chúng ta bằng cách chớp mắt nhiều lần lOMoAR cPSD| 58794847
khi chúng ta giận dữ. Khi gi ận dữ, hơi thở của chúng ta thường nông và dồn dập. Do
vậy hãy hít vào thật sâu và thở ra từ từ, nhẹ nhàng để điều hoà nhịp tim của mình.
■ Do cú sốc của cảm xúc, giọng nói của chúng ta có thể đanh lại và run lên. Vì vậy, khi tứ
c giận chúng ta nên giữ im lặng rồi trả lời thật dịu dàng; khi lo sợ hãy nói thật mạnh và
tự tin; khi buồn rầu hãy nói phấn chấn hơn. Cách chế ngự cơn tức giận cũng được Người
Anh đúc kết: “Bạn hãy huýt sáo trong bóng t ối để chiến thắng sợ hãi. Chúng hãy hát
khi chúng ta buồn vì kẻ nào hát lên thì tiêu diệt những buồn phiền. Người Nhật Bản thì
quan niệm: “khi gương mặt mỉm cười thì mặt trời xuất hiện trong tâm hồn chúng ta”.
■ Khi tứ c giận, cơ mặt và bàn tay của chúng ta có xu hướng cứng lại. Hãy thả lỏng cơ mặt và bàn tay.
■ Trong một số trường hợp, nếu những cách kiểm soát cảm xúc như trên không hiệu quả,
do bạn quá tức giận hoặc còn tiếp tục nuôi dưỡng ý nghĩ bực tức thì chúng ta cần áp
dụng cả kinh nghiệm kiểm soát tâm lý, sử dụng những ý tưởng và tình cảm trái ngược
để khống chế sự tức giận thì chúng ta sẽ chế ngự được nó.
■ Những người giỏi kiềm chế thường áp dụng kỹ thuật quản lý áp lực mỗi khi họ cần đó là
đi bơi, nghỉ ngơi, tập yoga, tập thiền.... Các phương pháp này không có nghĩa là sẽ có
thể giúp chúng ta hết hẳn cảm giác thất vọng hoặc mệt mỏi khó chịu mà nó thường có
tác dụng thư giãn, làm giảm các kích động và sự hoạt động liên tục của các dây thần
kinh. Nhờ vậy, chúng ta sẽ khôi phục nhanh trở về trạng thái ban đầu. Kết quả là chúng
ta sẽ giảm được căng thẳng và bệnh tật.
Giải quyết tình huống
Nhân vật Hùng trong tình huống của chúng ta có thể thay đổi lối sống khép kín khi anh
ấy nghiên cứu mô hình cửa sổ Johari và hiểu được sự cần thiết phải mở rộng mối quan
hệ giao tiếp, chia sẻ nhiều hơn với mọi người xung quanh. Để trở nên tự tin trong giao
tiếp, Hùng cần nhận biết được năng lực thực sự của bản thân, xác định đâu là điểm
mạnh, điểm yếu, sở trường sở đoản của mình. Anh ấy có thể áp dụng phương pháp RBS
để nhận biế về năng lực của mình. Hùng cần nhận thức rằng, không có ai là người
hoàn hảo chỉ có toàn điểm mạnh, điểm mạnh và điểm yếu tồn tại bên cạnh nhau trong
mỗi con người. Nếu chỉ nhìn vào điểm yếu của bản thân, Hùng sẽ trở nên ngày càng tự
ti. Vì vậy Hùng cần nhìn vào điểm mạnh của bản thân để phát huy nó và chú ý dần dần
khắc phục những điểm yếu. Bên cạnh đó Hùng nên xác định các mục tiêu rõ ràng trong
cuộc sống và cố gắng thực hiện các mục tiêu đó. Hùng cần luyện tập để tự tin, mạnh
dạn hơn, kiểm soát t ốt cảm xúc của b ản thân, vượt qua những rào cản tâm lý. CÂU HỎI TH ẢO LUẬN
1. Vì sao con người cần phải tự tin về năng lực và giá trị của bản thân?
2. Con người cần phải làm gì để hiện diện một cách tự tin?
3. Bạn có tự tin không? Vì sao? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn.
4. Vì sao con người cần biết kiểm soát cảm xúc của mình? lOMoAR cPSD| 58794847
5. Bạn đã bao giờ hành động trong trạng thái mất kiểm soát? Hãy chia sẻ câu chuyện của bạn.
6. Bạn thường làm gì để giải toả sự tức giận của mình? Theo bạn cách tốt nhất để kiể
m soát sự tứ c giận là gì?
BÀI 2: KĨ NĂNG XÂY DỰNG TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP
1. Khái niệm tác phong làm việc chuyên nghiệp
Trong Từ điển tiếng Việt, “chuyên nghiệp” được định nghĩa là “chuyên làm một
nghề, lấy một việc, một hoạt động nào đó làm nghề nghiệp chuyên môn, phân biệt với
nghiệp dư” (Viện Ngôn ngữ học, 2000, Từ điển Tiếng Việt, Nhà xuất bản Đà Nằng,
tr.187). Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tính chuyên nghiệp trong công việc, nhưng
tựu trung lại đều thống nhất rằng “tính chuyên nghiệp được khẳng định bằng hiệu quả”.
Chuyên nghiệp bao gồm sự đồng bộ nhất quán từ ý tưởng đến cách thức thực
hiện sao cho đạt được mục tiêu đề ra. Đặt mục tiêu là 1 và thực hiện trọn vẹn được 1.
Chuyên nghiệp còn thể hiện qua tác phong làm việc nhanh nhạy, khoa học kết hợp
với việc nắm vững về kiến thức chuyên môn.
Tác phong được định nghĩa là “lề lối và cách thức làm việc và đối xử” (Nguyễn
Lân, 2002, Từ điển Từ và ngữ Hán - Việt). Như vậy, “tác phong làm việc chuyên
nghiệp” có thể hiểu là cách thức làm việc, ứng xử một cách chuyên môn, thể hiện sự
am hiểu về một nghề và đảm bảo thực hiện tốt những yêu cầu cơ bản nhất của nghề
nghiệp chuyên môn đó, bắt đầu từ những hành động và cử chỉ nhỏ nhất.
Với nghĩa này, tác phong làm việc và sinh hoạt của nhân viên chính là sản phẩm
của môi trường tổ chức. Tác phong và phong cách tốt, nhất là từ phía người lãnh đạo
có tác dụng truyền cảm hứng, cổ vũ cho sự phát triển con người và văn hóa tổ chức.
Một khi tác phong tốt đã trở thành quy tắc ứng xử, cách thức và lề lối làm việc, sinh
hoạt chung của tổ chức, thì sẽ trở thành tài sản và động lực giúp tổ chức đó hoạt động
hiệu quả và phát triển bền vững.
Biểu hiện tập trung tác phong tốt của các tổ chức công, các đơn vị sự nghiệp và
doanh nghiệp là tác phong làm việc chuyên nghiệp. Đó là sản phẩm của quản trị doanh
nghiệp, tổ chức hiện đại với các tiêu chí làm việc có tinh thần, thái độ, kiến thức và kỹ
năng đạt chuẩn của công việc mà nghề nghiệp đòi hỏi. Mục tiêu đầu ra của tác phong
chuyên nghiệp là đạt kết quả làm việc với hiệu suất cao, đúng kế hoạch, chất lượng
đảm bảo, tuân thủ pháp luật và các quy chuẩn, có đạo đức nghề nghiệp, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
Tác phong làm việc chuyên nghiệp là điều kiện cần cho sự tiến bộ và thành công,
thành đạt của mỗi con người. Tác phong chuyên nghiệp chính là sự tổng kết, tạo dựng
và là tinh hoa của khung năng lực mỗi cá nhân, trở thành các hành vi tự nhiên và thói
quen trong giải quyết công việc, sao cho đạt hiệu quả, năng suất và chất lượng cao. Khi lOMoAR cPSD| 58794847
có tác phong chuyên nghiệp, mỗi cá nhân sẽ có được tín nhiệm từ cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác...
Song tác phong không chỉ thể hiện ở nơi làm việc mà còn ở nơi sinh hoạt, nên
tính chuyên nghiệp cũng cần có trong việc tổ chức, quản lý các hoạt động tập thể như
văn nghệ, thể thao, teambuiding... tạo nên phong cách của văn hóa tổ chức. Thiếu tính
chuyên nghiệp trong tác phong và phong cách làm việc, sinh hoạt của mình, tổ chức
sẽ hoạt động thiếu hiệu quả, ổn định và nề nếp cần thiết. Như vậy, không thể có được
một nền văn hóa tổ chức mạnh và đẹp.
Tác phong làm việc chuyên nghiệp là một đòi hỏi ngày càng thiết thực trong cuộc
sống. Nó không chỉ là đòi hỏi trong những công việc có quy mô lớn mà phải thể hiện
ngay trong từng công việc nhỏ. Mục đích của sự chuyên nghiệp là nhằm tạo ra sự hoàn
chỉnh và sự hoàn chỉnh chỉ có được khi tất cả các chi tiết dù là nhỏ nhất phải được xây
dựng một cách đồng bộ, nhất quán.
Ví dụ như đối với vị trí nhân viên bán hàng trong siêu thị thực phẩm ở Đức, họ
xây dựng bộ quy tắc cho nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và bắt buộc nhân viên phải
tuân thủ trình tự các thao tác sau: Tươi cười chào khách, nhìn vào xe đẩy xem còn sót
lại món nào chưa đưa lên băng chuyền không, tuần tự đưa hàng qua máy quét mã vạch,
hết mặt hàng cuối cùng và hỏi: “Ông/bà còn hàng gì nữa không?”, đọc số tiền khách
phải trả hiển thị trên màn hình, đánh vào máy số tiền khách trả, trả lại khách số tiền lẻ
phải thối lại hiển thị trên màn hình kèm hóa đơn bán hàng, vui vẻ chào tạm biệt. Khởi
đầu tươi cười và kết thúc vui vẻ, lặp lại suốt ngày, quy trình trên tạo cho phía khách
hàng yên tâm, tin tưởng mua bán nhanh chóng thuận lợi không bị nhầm lẫn; phía siêu
thị đủ khả năng phục vụ trôi chảy số lượng khách hàng lớn.
Xét trên khía cạnh ngôn ngữ thì tác phong làm việc chuyên nghiệp là một cụm
từ có ý nghĩa rất rộng, để cụ thể hoá sự chuyên nghiệp ra thành những hành động cụ thể
tương ứng với mỗi vị trí công việc là cả một công trình nghiên cứu và ứng dụng. Đối
với mỗi ngành nghề sẽ có những cách hiểu khác nhau, chẳng hạn sự chuyên nghiệp đối
với những công việc của người bán hàng sẽ khác với sự chuyên nghiệp của những
người kế toán, sự chuyên nghiệp của đội lễ tân sẽ khác so với sự chuyên nghiệp của
đội ngũ bảo vệ... Do vậy để đạt đến sự chuyên nghiệp của cả một tập thể, một tổ chức,
thì mỗi một vị trí công việc cần phải định rõ những hành động nào được coi là chuyên
nghiệp và truyền đạt những hành động đó đến từng cá nhân để giúp họ hiểu được thế
nào là sự chuyên nghiệp.
2. Biểu hiện của tác phong làm việc chuyên nghiệp
Tác phong chuyên nghiệp không chỉ là điều kiện nâng cao hiệu quả làm việc
của tổ chức, mà còn là điều kiện tạo nên sự thành công của mỗi người. Hiện nay hầu
hết những người giữ vị trí quản lý trong tất cả các lĩnh vực đều có mong muốn và yêu
cầu đối với nhân viên của mình tác phong làm việc chuyên nghiệp. Nhiều người cũng lOMoAR cPSD| 58794847
muốn rèn luyện cho mình tác phong làm việc chuyên nghiệp. Nhưng biểu hiện như
thế nào được gọi là tác phong làm việc chuyên nghiệp thì dường như cả
quản lý và nhân viên đang hiểu một cách đại khái mà chưa thật cụ thể. Nếu không ý
thức được tầm quan trọng của việc tạo cho mình tác phong làm việc chuyên nghiệp thì
sẽ tạo nên một hệ quả đáng lo ngại đó là “sức ỳ” trong khả năng sáng tạo và phát triển
bản thân, sự cẩu thả và nghiệp dư trong công việc, qua đó, mục tiêu và hiệu quả công
việc khó lòng đạt được.
Nói tới chuyên nghiệp, người ta dễ lầm tưởng là cái gì đó to tát. Nhưng ngược
lại, chuyên nghiệp có khi được đánh giá ở những chi tiết nhỏ, thậm chí rất nhỏ. Đó có
thể là “điện thoại đổ chuông ba tiếng phải nhấc máy”, “không trễ hẹn với khách, nếu
trễ vì bất kỳ lý do gì phải điện thoại báo”, “đi làm đúng giờ”, “biết cười với khách
hàng”, “không được phép mang sandal, dép lê, guốc, không mặc áo thun, áo quần lòe loẹt”...
Tác phong chuyên nghiệp có những đặc điểm chung, riêng, chịu sự chi phối của
nghề nghiệp và văn hóa tổ chức, theo công việc và chức danh cụ thể, thậm chí còn phải
căn cứ vào đặc điểm thể chất và sở trường, sở đoản của mỗi người. Nhìn chung, kỹ
năng xây dựng tác phong chuyên nghiệp thể hiện trên mười tiêu chí cơ bản sau đây: 1.
Tuân thủ luật pháp, kỷ luật lao động và các quy chế, nguyên tắc làm
việc củatổ chức, đơn vị. 2.
Làm việc có kỹ năng, có chất lượng và năng suất cao thông qua việc
tuân thủyêu cầu và quy trình làm việc, bắt đầu từ những chi tiết nhỏ nhất. 3. Quản lý
thời gian hiệu quả, làm việc theo kế hoạch, luôn đảm bảo đúng giờ. 4. Trang phục lịch sự, phù hợp. 5.
Quản lý cảm xúc cá nhân, không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến
hiệu quả và năng suất công việc chung. 6.
Đảm bảo sự khoa học trong sắp xếp tài liệu và văn phòng làm việc, đảm
bảo an toàn, gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc. 7.
Thái độ làm việc nghiêm túc, ý thức tự giác cao, dám chịu trách nhiệm. 8.
Ứng xử, giao tiếp lịch sự, văn minh; tinh thần hợp tác tốt. 9.
Coi trọng danh dự cá nhân, đạo đức nghề nghiệp và các giá trị chuẩn mực của tổ chức. 10.
Không ngừng học hỏi và cầu tiến, phát huy năng lực sáng tạo trong công việc.
Tác phong làm việc chuyên nghiệp không phải là tố chất tự nhiên mà là sản phẩm
của quá trình trải nghiệm, học tập, nhất là hình thức tự học, học tập trong chính quá
trình làm việc. Nguyên tắc học tập là phải chủ động, chọn lọc, sáng tạo, cái gì tốt đẹp
thì cần trân trọng ghi nhận, tiếp thu, cái gì xấu kém thì cần thải loại.
Dưới góc độ mỗi tổ chức, tính chuyên nghiệp được “đo” trên từng nhân viên.
Mỗi tổ chức cần chủ động xây dựng cho mình một “chuẩn mực chuyên nghiệp” và yêu lOMoAR cPSD| 58794847
cầu nhân viên phải tuân thủ, cần phải xây dựng một bộ quy tắc cho từng vị trí công việc
để nhân viên soi vào đó và rèn luyện hàng ngày.
3. Phương thức xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp
3.1. Lập kế hoạch công việc
Hoạt động quan trọng đầu tiên trong kỹ năng xây dựng tác phong làm việc
chuyên nghiệp là bản thân mỗi cá nhân cần phải thiết lập cho mình những kế hoạch
công việc cụ thể. Kế hoạch đóng vai trò định hướng hành động, mục tiêu, và đưa ra
những định mức, giới hạn mà mỗi cá nhân cần đạt được trong công việc. Vì vậy, một
người được coi là làm việc chuyên nghiệp không bao giờ được bỏ qua việc lập kế hoạch
công việc dưới nhiều mức độ, hình thức và cho nhiều giai đoạn khác nhau. Một kế
hoạch công việc cá nhân cần đảm bảo các yếu tố cơ bản sau: - Đảm bảo kế hoạch cá
nhân thống nhất trong tổng thể.
Kế hoạch làm việc của mỗi cá nhân phải nằm trong kế hoạch tổng thể, thống nhất
và phù hợp với các kế hoạch khác của tổ chức, kế hoạch cấp trên, các kế hoạch của các
đơn vị khác. Sự thống nhất của kế hoạch sẽ đảm bảo cho kế hoạch khả thi, là căn cứ
cho công tác chuẩn bị tâm thế và nguồn lực để hành động và đạt được mục tiêu, đặc
biệt trong điều kiện nguồn lực hạn chế mà phải thực hiện những mục tiêu khó khăn.
Cần xác định rõ bối cảnh và hiện trạng công việc chung của tổ chức để xây dựng kế hoạch cá nhân.
- Xác định cụ thể mục tiêu, kết quả cần đạt được.
Đây là phần quan trọng trong kế hoạch công việc của mỗi cá nhân. Tùy vào tính
chất công việc, mục tiêu có thể bao gồm: Mục tiêu định lượng và mục tiêu định tính,
hay cũng có thể là mục tiêu cụ thể và mục tiêu vĩ mô.
Mục tiêu định lượng hay còn gọi là kết quả đạt được cần được mô tả cụ thể, xác
định rõ tiêu chí của sản phẩm về mặt số lượng, khối lượng và chất lượng, quy cách sản
phẩm... Mục tiêu định tính là việc xác định mục tiêu phù hợp với mục tiêu chung của
tổ chức, là những định hướng công việc khái quát, ví dụ nhằm gây dựng phong trào,
phát huy phẩm chất, những gía trị tốt đẹp của tổ chức...
Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn nhiều so với mục tiêu
chung chung. Để thiết lập mục tiêu cụ thể, chúng ta phải trả lời các câu hỏi sau: + Ai
(Who): Ai tham gia, phối hợp?
+ Cái gì (What): Chúng ta muốn hoàn thành cái gì?
+ Ở đâu (Where): Xác định rõ ràng vị trí thực hiện. +
Khi nào (When): Thiết lập khuôn khổ thời gian.
+ Cái nào (Which): xác định những yêu cầu và những hạn chế.
+ Tại sao (Why): những lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành mục tiêu.
Mục tiêu và biện pháp mà mỗi cá nhân xây dựng trong kế hoạch công việ c nên
đảm bảo tính định lượng, đo lường được, trên cơ sở đó đảm bảo thống nhất, chính xác lOMoAR cPSD| 58794847
trong đánh giá, so sánh mục tiêu với kết quả, giữa mục tiêu, kết quả các năm, đánh giá
hiệu quả thực hiện kế hoạch của các cá nhân. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân khi hướng đến
sự chuyên nghiệp trong công việc cũng cần thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo
lường sự tiến triển hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định trong kế hoạch cá nhân.
- Xác định cụ thể khung thời gian.
Để có căn cứ cho việc triển khai công việc và đảm bảo đúng tiến độ - một yếu tố
qua trọng trong tác phong làm việc chuyên nghiệp, mỗi một mục tiêu trong kế hoạch
công việc cá nhân cần được xác định trong một giai đoạn thời gian rõ ràng để hoàn
thành. Thông thường, giai đoạn thời gian là một tuần, một tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm.
Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để mỗi người xác định
các hành động đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra những biện pháp
điều chỉnh kịp thời nhằm tối thiếu hóa những sai lệch.
- Xác định nội dung công việc và đối tượng phối hợp.
Kế hoạch công việc cần thiết lập hệ thống nội dung công việc cần hoàn thành,
trong đó, xác định cụ thể trách nhiệm của bản thân người xây dựng kế hoạch và đối
tượng mà người đó cần phối hợp và đặt quan hệ hợp tác.
Xác định trách nhiệm trong việc thực hiện kế hoạch cần xác định rõ mức độ,
phạm vi trách nhiệm trong từng trường hợp. Để đảm bảo tính hợp lý cho kế hoạch, cần
xem xét chính xác các căn cứ thực tiễn bao gồm: căn cứ khách quan là tình hình, hoàn
cảnh, môi trường bên ngoài cũng như các căn cứ chủ quan về nguồn lực hiện có của cơ
quan trong giai đoạn thực hiện kế hoạch.
Việc xác định nội dung công việc trong kế hoạch có thể được thể hiện thông qua
hình thức lập bảng theo dõi công việc. Việc lập bảng giúp cho mỗi cá nhân phát hiện
rõ nhất sự cân đối, hợp lý trong phân chia công việc, phân phối thời gian để có những
điều chỉnh thích hợp, qua đó cũng thấy rõ nhất các nhiệm vụ, trách nhiệm, thời hạn
thực hiện và yêu cầu công việc.
Việc lập bảng là công cụ đơn giản và hiệu quả, có tác dụng nhắc nhở thực hiện
tiến độ. Song công cụ bảng chỉ là loại công cụ hỗ trợ đơn giản, không thể hiện đầy đủ lOMoAR cPSD| 58794847
các yếu tố phức tạp, các vấn đề phát sinh của kế hoạch.
Không nên lập quá nhiều bảng khiến cho việc theo dõi khó khăn. Mỗi cá nhân
tùy vào tính chất công việc có thể sử dụng một số bảng theo dõi công việc như: Bảng
xác định nội dung công việc STT Nhóm công Nội dung Nhân sự phối Yêu cầu Thời hạn việc công việc hợp
Biểu đồ thời gian
Biểu đồ Gant: Dạng thanh ngang biểu diễn hoạt động của dự án hoặc một công
việc và mối liên hệ chúng với thời gian Nhiệm vụ Quý I Quý II Quý III Quý IV
- Xác định và chuẩn bị các nguồn lực vật chất cần huy động.
Để đảm bảo yếu tố khả thi cho kế hoạch, cần xác định và chuẩn bị nguồn lực vật chất
cần thiết, xác định khả năng huy động trong giai đoạn thực hiện kế hoạch.
3.2. Phân tích năng lực của bản thân
Đối với một người có tác phong làm việc chuyên nghiệp, cần nhận thức rõ năng
lực và cơ hội của bản thân, từ đó thiết lập kế hoạch hành động cụ thể. Vì vậy, cần xác
định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với cá nhân trong công việc;
xác định những nguyên nhân của thực trạng hoặc các thành tố ảnh hưởng đến các mặt
hoạt động của cá nhân, làm tiền đề cho việc xác định mục tiêu và các chỉ tiêu trong kế hoạch làm việc.
Có thể vận dụng công cụ phân tích là SWOT để đánh giá bản thân, từ đó xây
dựng kế hoạch cụ thể, thể hiện qua bảng phân tích bên trong và môi trường bên ngoài: lOMoAR cPSD| 58794847
S (Strengths): Điêm mạnh
W (Weaknesses): Điêm yếu
1,...............................................
1,................................................ .... ....
2,................................................
2,................................................. ... ..
O (Opportunities): Cơ hôi T (Threats): Thách thức
1,................................................. 1,......................................................
2,................................................. 2,......................................................
Việc sử dụng công cụ phân tích SWOT là một trong những cách thức hữu hiệu
trong việc xác định những mặt mạnh, mặt yếu của bản thân mỗi cá nhân, các cơ hội và
thách thức mà cá nhân đó có thể gặp phải. Phân tích những mặt mạnh, mặt yếu, những
cơ hội và thách thức giúp người lập kế hoạch tập trung các hoạt động vào những lĩnh
vực mà cá nhân đó có lợi thế và tận dụng cơ hội một cách tối đa nhất.
Khi tiến hành phân tích này thường sẽ làm sáng tỏ và chỉ ra những gì người lập
kế hoạch cần làm, và chuyển những vấn đề thành những triển vọng. Ví dụ: một người
với điểm mạnh về tuổi trẻ và khả năng tiếp cận công nghệ mới có thể khai thác các cơ
hội từ xu thế hội nhập và cách mạng công nghiệp 4.0, nhưng bên cạnh đó cũng phải
đối mặt với các thách thức từ sự hạn chế từ sự quá tải trong công việc hay sự lạc hậu
về công nghệ của tổ chức.
3.3. Quản lý thời gian trong công việc
Thời gian được ví như tiền bạc, vì vậy, mỗi người cần phải học cách quản lý giữa
thời gian làm việc và cá nhân sao cho thật hiệu quả. Để trở thành một người có tác
phong làm việc chuyên nghiệp, điều quan trọng và cốt yếu là cần đảm bảo hoàn thành
công việc đúng thời hạn đã cam kết. Muốn làm được điều đó, cần có kỹ năng sắp xếp
công việc một cách khoa học.
Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là làm thế nào để sử
dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu cuộc sống
ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được
với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao trong công việc và trong các mối
quan hệ khác ngoài xã hội.
Vậy để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất thì mỗi cá nhân phả i nhận
định năng lực của mình và hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi lOMoAR cPSD| 58794847
nhận một công việc gì hoặc đối mặt với tình huống nào đó để từ đó biết được mình
đang mong muốn gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống.
Muốn kiểm soát và quản lý thời gian, cần phải học cách sắp xếp chúng. Việc
này lại cần phải bắt đầu từ khâu lập kế hoạch công việc của cá nhân. Muốn kiểm
soát được công việc mình đã làm và nó sẽ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện, trước
hết, cần lên kế hoạch cụ thể, và viết nó ra giấy để trên bàn làm việc mỗi ngày như
một lời nhắc nhở và cố gắng thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra trong từng khoảng
thời gian nhất định.
Có thể học tập phương pháp quản lý theo thứ tự ưu tiên của tổng thống Mỹ thứ
34, Dwight D. Eisenhower. Về cơ bản, công việc của mỗi cá nhân có thể chia ra thành 4 cấp độ:
P1: Quan trọng, khẩn cấp,
P2: Quan trọng, không khẩn cấp,
P3: Không quan trọng, khẩn cấp;
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp.
Đối với mỗi cấp độ, cần xây dựng kế hoạch phản ứng và xác định khung thời
gian xử lý sao cho phù hợp. Sự phân chia này là phương thức cơ bản giúp mỗi cá nhân
quản lý thời gian chuyên nghiệp và hiệu quả.
Đối với xã hội hiện đại, việc cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí
và cho gia đình trở thành yếu tố quan trọng trong tác phong làm việc chuyên nghiệp.
Với một tổ chức mới ra đời hoặc đang trong giai đoạn phát triển cao, thì luôn luôn bị
áp lực về sự quá tải bởi công việc nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, vì tình
trạng ấy sẽ khiến nhân viên làm việc với tâm trạng mệt mỏi, căng thẳng và điều đó ảnh
hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc.
Vì vậy, ở góc độ tổ chức, người quản lý phải biết cách xây dựng hệ thống, quy
trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định. Đồng
thời phải đặt niềm tin vào nhân viên để họ có thể chủ động giải quyết công việc của
mình. Vì thế, có thể nói điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo
chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
Ở góc độ cá nhân, để thời gian làm việc hiệu quả nhất, mỗi người phải biết xác
định mục tiêu của mình. Không nên ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc, việc không
giải quyết đúng tiến độ sẽ gây ảnh hưởng đến tổ chức, đến công việc chung và tinh thần
làm việc của chính người đó. Đồng thời phải biết sắp xếp công việc khéo léo, biết tận
dụng thời cơ để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên mục tiêu và lợi ích của mỗi cá nhân
phải gắn với mục tiêu của công ty. Tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ
quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu, giữa nhà quản lý và thành viên của lOMoAR cPSD| 58794847
tổ chức sẽ có động lực làm việc, có mục tiêu để gắn kết và họ sẽ tận dụng tối đa thời
gian làm việc để đạt mục tiêu.
Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng trong việc xây dựng tác phong làm
việc chuyên nghiệp là “văn hóa đúng giờ”, đặc biệt là trong các cuộc họp và trong các
buổi gặp gỡ khách hàng, đối tác. Theo nghiên cứu của một trường đại học tại Mỹ với
khảo sát trên 2.000 nhà quản lý đã đưa ra kết quả: 30% thời gian của các cuộc họp là
thời gian lãng phí. Điều này bắt đầu từ nguyên nhân mọi người đi họp không đúng giờ,
mất tập trung khi đi họp hay không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng dẫn đến họp không có hiệu quả.
Vì vậy, để thể hiện sự chuyên nghiệp, nên đến sớm trước ít nhất 5 phút trước khi
cuộc họp bắt đầu hoặc trước khi đến giờ hẹn với đối tác, chuẩn bị kỹ nội dung cuộc
họp hoặc cuộc trao đổi, qua đó không chỉ thể hiện thái độ tôn trọng, nghiêm túc trong
công việc mà còn tạo nên hình ảnh đáng tin cậy trong mắt đối tác và đồng nghiệp khi
họ cần hợp tác trong một nhiệm vụ quan trọng nào đó.
3.4. Quản lý rủi ro trong công việc
Rủi ro là những bất trắc xảy ra ngoài mong muốn của đối tượng sử dụng và gây
ra những thiệt hại về thời gian, vật chất, tiền của, sức khỏe, tính mạng con người. Nó là
tổng hợp những sự kiện ngẫu nhiên tác động lên sự vật, hiện tượng làm thay đổi kết quả
của sự vật, hiện tượng (thường theo chiều hướng bất lợi) và những tác động ngẫu nhiên
đó có thể đo lường được bằng xác suất.1
Theo định nghĩa trên, rủi ro liên quan đến tương lai. Đó là thước đo xác suất của
việc tiêu giảm giá trị hoặc tạo ra giá trị đó có tác động trực tiếp đến các mục tiêu về
hiệu quả hoạt động của một cá nhân hay tổ chức bất kỳ.
Rủi ro xuất phát từ việc không biết mình đang làm gì. Như vậy, để trở thành một
người làm việc chuyên nghiệp, cần phải quản lý rủi ro một cách hiệu quả nhằm tránh
“điểm mù” mà những người khác cùng vị trí không nhìn thấy.
Xuất phát từ hoạt động lập kế hoạch công việc như đã phân tích ở mục 3.1, mỗi
cá nhân cần dựa vào đó để xác định các vấn đề rủi ro, xây dựng phương án dự phòng
cho bản thân trong công việc và trong cuộc sống. Các kế hoạch lập ra khi thực thi
thường vấp phải các khó khăn khi hoàn cảnh thực tế thay đổi hoặc do người lập chưa
tính toán kỹ. Thực tế cho thấy, các kế hoạch nhiều khi bị phá sản, không đạt mục tiêu
đề ra chỉ vì những nguyên nhân không lớn, không mấy khó khăn và dễ dàng khắc phục
nếu biết trước. Vì kế hoạch mang tính dự báo nên sai số trong thực hiện so với tính toán
là dễ xảy ra. Vì vậy, cần phân tích kỹ những khó khăn, rủi ro, những yếu tố cản trở kế
hoạch thực hiện công việc. Chỉ khi lường trước những rủi ro có thể gặp phải và chuẩn lOMoAR cPSD| 58794847
bị kỹ lưỡng phương án, biện pháp đối phó với các khó khăn thì khả năng thành công
của kế hoạch mới được đảm bảo.
Những loại rủi ro mà một người có thể gặp trong công việc như: rủi ro về uy tín; rủi
ro tài chính; rủi ro đến từ sự thay đổi của khách hàng, đối tác; rủi ro về
1 Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng quản lý, tổ chức, NXB Lao động, Hà Nội, tr.167. công
nghệ, máy móc; rủi ro về truyền đạt thông tin...
Quản lý rủi ro là khả năng xác định rủi ro, đánh giá nó và kiểm soát, làm giảm
thiểu nó. Nói cách khác, quản lý rủi ro là một hình thức chủ động lên kế hoạch dự
phòng, hoặc là để hoàn toàn tránh được tình huống xấu, hoặc là để giảm thiểu những
ảnh hưởng những tình huống xấu có thể đem lại.
Thực tế cho thấy, việc nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những
tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, hiệu quả hơn là biến rủi ro thành
những cơ hội thành công.
Trong quá trình xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, mỗi cá nhân rất
cần thiết phải tính toán đến yếu tố rủi ro trong công việc, thể hiện tầm nhìn và năng lực
làm việc, tránh được việc tốm kém thời gian và nguồn lực để đối phó với các sự vụ bất
ngờ và những khó khăn không lường trước.
Khả năng nhận diện và quản lý rủi ro phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tầm nhìn
cũng như kinh nghiệm của mỗi người. Mỗi công việc có tính chất khác nhau cũng sẽ
có những rủi ro khác nhau, từ đó mà cách thức quản lý rủi ro cũng không giống nhau.
Tuy nhiên, xét một cách tổng quát, quy trình quản lý rủi ro có thể gồm các bước sau: -
Xác định rủi ro: là quy trình xác định rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến
công việc và tìm hiểu về nó. -
Phân tích rủi ro: là quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên các rủi ro dựa vào
khả năng xuất hiện và ảnh hưởng của từng rủi ro. Tùy tính chất công việc mà có thể
có quy trình phân tích số liệu cụ thể về mức độ ảnh hưởng của các rủi ro tới mục tiêu công việc. -
Lập kế hoạch phản ứng rủi ro: là quy trình đưa ra các lựa chọn và hành
động để tăng cường cơ hội và giảm thiểu đe doạ tới mục tiêu công việc. - Kiểm soát
rủi ro: là quy trình hiện thực kế hoạch phản ứng rủi ro, theo dõi các rủi ro đã được
xác định, giám sát các rủi ro còn lại, xác định rủi ro mới, và đánh giá hiệu quả của
quy trình quản lý rủi ro.
Kinh nghiệm cho thấy những phương pháp cơ bản nhất để có thể giảm thiểu rủi
ro và tác động do rủi ro mang lại trong quá trình làm việc bao gồm : - Đa dạng hóa
các phương án lựa chọn. lOMoAR cPSD| 58794847
Sự đa dạng hóa các hoạt động và luôn có phương án dự phòng là phương pháp
cơ bản để có thể đối phó với rủi ro, tránh được độ trễ trong xử lý công việc. Ví dụ, đối
với rủi ro về tài chính, sự đa dạng hóa là dàn trải tài chính ngân sách vào nhiều khoản,
nhiều hạng mục đầu tư, bằng cách đầu tư vào nhiều loại tài sản có thể giảm tác động
tổng thể nếu kết quả hoạt động của bất kỳ loại đầu tư nào đó kém. -
Coi trọng công tác kiểm tra, giám sát công việc.
Hoạt động kiểm tra, giám sát trong suốt quá trình triển khai công việc là không
bao giờ thừa. Những biểu hiện không coi trọng công tác này có thể là nguyên nhân chủ
yếu dẫn đến sự lơ là, mất kiểm soát trong công việc, là mầm mống sinh ra rủi ro. Vì
vậy, dù dưới góc độ một tổ chức làm việc chuyên nghiệp hay góc độ cá nhân làm việc
chuyên nghiệp đều phải có cách thức để kiểm tra, giám sát trong quá trình triển khai công việc. -
Tạo cơ hội trong rủi ro.
Trong mỗi rủi ro đều tiềm ẩn những cơ hội. Điều quan trọng là mỗi cá n hân phải
đủ bình tĩnh, tỉnh táo, năng lực và quyết đoán để nhìn nhận và chớp được thời cơ, biến
thách thức thành cơ hội phát triển. Ví dụ một hãng sữa gặp phải khủng hoảng do khách
hàng phản ánh sữa bị hỏng. Thông tin lan rộng, cổ phiếu sụt giảm, ngân hàng đóng
băng tài khoản, công ty có thể đối mặt với phá sản nếu không kịp thời xử lý. Khi đó,
người quản lý đã bình tĩnh đưa ra chiến lược xử lý khủng hoảng với rất nhiều công việc
khác nhau, cần giải quyết rất nhanh chóng và cấp bách nhằm cứu vãn danh tiếng của
công ty. Trong đó, tập trung vào hai hoạt động cơ bản là: (1) gặp gỡ trực tiếp khách
hàng có phản ánh thông tin gốc với thái độ cầu thị, giải thích và minh chứng rõ ràng
quy trình sản xuất và các yếu tố đầu vào đảm bảo chất lượng của công ty, giải thích quá
trình vận chuyển và sữa hỏng có thể do nguyên nhân ở khâu nào; (2) liên hệ với các cơ
quan truyền thông, báo chí có uy tín, khiến họ trở thành “tiếng nói của bên thứ ba” một
cách khách quan để đưa tin về công ty, cập nhật cho công chúng và khách hàng một
cách đầy đủ và kịp thời những động thái tích cực của công ty trong vụ việc. Qua đó,
khủng hoảng và rủi ro được xử lý, danh tiếng của công ty không những không bị sụt
giảm mà còn được nâng cao do nhiều người quan tâm hơn, niềm tin của khách hàng
được củng cố. Như vậy, người quản lý trong trường hợp này đã thực sự tìm được cơ
hội trong rủi ro và khủng hoảng, thể hiện bản lĩnh và sự chuyên nghiệp trong việc xử
lý và giải quyết vấn đề. -
Hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm.
Trong và sau quá trình quản lý rủi ro, cần đề cao yếu tố hợp tác và chia sẻ kinh
nghiệm. Rủi ro từ một cá nhân có thể lan rộng hoặc không xử lý được nếu không có sự
hợp tác của nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy, sự hợp tác giúp cho mỗi cá nhân có