[TÀI LIỆU] Tổ chức công tác kế toán | Trường Đại học Hồng Đức
Tổ chức là một nhóm người làm việc chung với nhau nhằm mục đích điều hành hay quản lý một công việc nào đó.Tổ chức kinh tế bao gồm doanh nghiệp được thành lập hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh); hợp tác xã, liên hiệp Hợp tác xã được thành lập theo Luật hợp tác xã; các tổ chức kinh tế thành lập theo luật đầu tư.Hộ gia đình khi hoạt động kinh doanh, đăng ký kinh doanh tại một địa điểm, sử dụng không quá mười lao động, không có con dấu và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh thì chỉ là hộ kinh doanh, không phải là tổ chức kinh tế. Nếu hộ kinh doanh sử dụng quá 10 lao động thì phải đăng ký thành lập doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp. Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Môn: Luật kinh tế (KT1) 30 tài liệu
Trường: Đại học Hồng Đức 235 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lOMoARcPSD|50202050 MỤC LỤC
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC.. .. .. .. .. ..1
KẾ TOÁN....... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 1
I. KHÁI NIỆM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .1
1. Khái niệm tổ chức.......... .. .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .1
2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán......... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .1
II. Ý NGHĨA, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN....... .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 2 1. Ý
nghĩa..............................................................................................................2 2. Nhiệm
vụ....... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..23. Nguyên
tắc.........................................................................................................2
III. NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 4 1. Đối tượng của công tác kế
toán.........................................................................4 2. Căn cứ để tổ chức công tác kế
toán......... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 4 3. Nội dung tổ chức công tác kế
toán....................................................................4
Chương 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .7
I. KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN... .. .. .. .. .. 7
3. Phân loại chứng từ kế toán........ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..7
II. NGUYÊN TẮC VÀ CĂN CỨ TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN..... .. ...10 1. Yêu cầu của thu nhận thông tin kế
toán..........................................................10 2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế
toán......... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .10 3. Căn cứ tổ chức chứng từ kế
toán.....................................................................11
III. NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ...11 1. Tổ chức lựa chọn chứng từ kế
toán.................................................................11 2. Tổ chức lập chứng từ kế
toán.........................................................................12 lOMoARcPSD|50202050 3. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế
toán..................................................................14 4. Tổ chức sử dụng chứng từ kế
toán..................................................................14 5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế
toán......... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..15 6. Tổ chức huỷ chứng từ kế
toán.........................................................................16
Chương 3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ SỔ KẾ TOÁN..... .. .. ..17
I. TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ.......... .. .. ..17 1.
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán........ .. .. .. .. .. ....................17 2.
Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán........................21 3.
Nguyên tắc và căn cứ tổ chức hệ thống TKKT..... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 21 4.
Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị....................................22
II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN.........................................................23
1. Hệ thống sổ kế toán.........................................................................................23
2. Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hệ thống sổ kế toán...................................31
3. Nguyên tắc và căn cứ tổ chức hệ thống sổ kế toán..........................................31
4. Nội dung của tổ chức hệ thống sổ kế toán.......................................................31
5. Hình thức kế toán............................................................................................32
Chương 4. TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC
KIỂM TRA KẾ TOÁN.......................................................................................43
I. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ YÊU CẦU CỦA
THÔNG TIN KẾ TOÁN CẦN SỬ DỤNG.........................................................43
1. Đặc điểm của thông tin kế toán.......................................................................43
2. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán...............................................................43
3. Yêu cầu của thông tin kế toán với từng đối tượng sử dụng.............................44
II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ..............45 1.
Phân loại hệ thống báo cáo kế toán của đơn vị........... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 45 2.
Xây dựng danh mục hệ thống báo cáo kế toán........ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . . . 46
3. Quy trình lập báo cáo kế toán và công khai báo cáo.......................................46
III. TỔ CHỨC KIỂM TRA CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ.....................109 1.
Sự cần thiết phải tổ chức kiểm tra kế toán trong đơn vị......... .. .. .. .. .. .. . . 109 lOMoARcPSD|50202050 2.
Phân loại công tác kiểm tra.............. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . . .110
3. Quy trình tổ chức kiểm tra nội bộ.................................................................111
Chương 5. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN....................................................112
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN..............112
1. Đơn vị kế toán........ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .112 2.
Khối lượng công việc kế toán........................................................................112
II. NGUYÊN TẮC VÀ CĂN CỨ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN................112
1. Khái niệm bộ máy kế toán.......... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 112 2.
Căn cứ xây dựng bộ máy kế toán..................................................................112
III. LỰA CHỌN CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN..............113
1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung....... .. .. .. .. .. .. .......................113
2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán......... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .114
3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.......... .. .. .. 115 IV.
KẾ TOÁN TRƯỞNG..................................................................................115
1. Vị trí kế toán trưởng....... ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..115
2. Trách nhiệm của kế toán trưởng....... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ... ..116
3. Quyền hạn của kế toán trưởng........ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 116
TÀI LIỆU THAM KHẢO... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..118 lOMoARcPSD|50202050
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
I. KHÁI NIỆM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức là một nhóm người làm việc chung với nhau nhằm mục đích điều
hành hay quản lý một công việc nào đó.
Tổ chức kinh tế bao gồm doanh nghiệp được thành lập hoạt động theo Luật
Doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty
hợp danh); hợp tác xã, liên hiệp Hợp tác xã được thành lập theo Luật hợp tác xã;
các tổ chức kinh tế thành lập theo luật đầu tư.
Hộ gia đình khi hoạt động kinh doanh, đăng ký kinh doanh tại một địa điểm,
sử dụng không quá mười lao động, không có con dấu và chịu trách nhiệm bằng
toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh thì chỉ là hộ kinh doanh,
không phải là tổ chức kinh tế. Nếu hộ kinh doanh sử dụng quá 10 lao động thì
phải đăng ký thành lập doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp.
2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Chức năng quan trọng của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc, tức là
thu thập, xử lý, cung cấp những thông tin kinh tế tài chính của đơn vị phục vụ cho
lãnh đạo đơn vị, phục vụ cho các cơ quan quản lý của Nhà nước, các Nhà đầu tư
ra những quyết định đúng đắn. Cũng trong quá trình ấy hạch toán kế toán góp
phần giám sát, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong đơn vị chấp hành các định
mức kinh tế kỹ thuật, các dự toán chi phí.
Muốn đạt được mục tiêu trên phải tiến hành công tác hạch toán kế toán bằng
cách: Xác định nguồn thông tin kinh tế tài chính phát sinh, xác định khối lượng
công việc kế toán phải tiến hành, phương pháp thu thập, xử lý, tính toán, tổng
hợp, xác định các chỉ tiêu, lập báo cáo kế toán. Mặt khác phải thiết lập quy trình
thu thập xử lý số liệu, các bộ phận thu thập xử lý số liệu, xác định mối quan hệ
giữa các giai đoạn, các bộ phận, các yếu tố trong toàn bộ quá trình kế toán. Vậy,
Tổ chức công tác hạch toán kế toán là xác định và thiết lập quan hệ giữa các
yếu tố, các nghiệp vụ kế toán, các bộ phận kế toán, các quá trình kế toán dựa trên
những cơ sở khoa học nhằm đảm bảo các chức năng của kế toán được thực hiện.
Theo một quan điểm khác người ta định nghĩa: tổ chức hạch toán kế toán là
việc thiết lập những mối liên hệ giữa các phương pháp hạch toán kế toán (Phương
pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá,
phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán) trong từng nội dung hạch toán cụ thể và
trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Từ đó, cung cấp thông tin cần thiết cho
quản trị doanh nghiệp và những người quan tâm. 1 lOMoARcPSD|50202050
II. Ý NGHĨA, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Ý nghĩa
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh
tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một
trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các
mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm
vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra
việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các
hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị,
người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp
giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài
sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh
doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi
phí , đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động
kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước, của
các chủ thể trong nên kinh tế thị trường...
Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp
không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ,
kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp
doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành
vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. 2. Nhiệm vụ
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở doanh nghiệp để thực hiện được toàn
bộcông việc kế toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế
toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán vàchế
độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện
kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với cácbộ
phận quản lý khác trong tổ chức về công việc có liên quan đến công tác tổ chức ở doanh nghiệp.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lýkinh
tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán hiện hành nói riêng. 3. Nguyên tắc
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải tuân thủ tốt các nguyên tắc cơ bản sau: lOMoARcPSD|50202050 -
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ
cácquy định của pháp luật về kế toán và các quy định của hiệp hội nghề nghiệp về kế toán.
Nhằm tạo ra một môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc
gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định của pháp luật cho hoạt động của kế
toán. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm
bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của từng quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Mặt khác, để thống nhất hóa công tác kế toán các hiệp hội nghề nghiệp về
kế toán trên toàn thế giới, tại các quốc gia và vùng lãnh thổ sẽ ban hành các quy
định mang tính chất nguyên tắc mà những người tham gia các hiệp hội nghề
nghiệp này khi thực hiện công tác kế toán phải tuân thủ, vì vậy tổ chức công tác
kế toán cũng phải tuân thủ các quy định của các hiệp hội nghề nghiệp này.
Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toán đều được thực hiện
bằng các quy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán phải tuân
thủ Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định của pháp luật có lien quan. -
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất
giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên
và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và công ty con.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất
giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp. Kế toán là một
trong các công cụ quản lý thuộc hệ thống các công cụ quản lý chung của toàn
doanh nghiệp. Vì vậy, để phát huy hết vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ
thống quản lý chung khi tổ chức công tác kế toán phải chú ý đến mối quan hệ của
kế toán với các bộ phận quản lý khác nhằm đảm bảo tính thống nhất trong xử lý,
cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sự thống
nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa các đối
tượng, phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. -
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thùcủa doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt động, đặc
điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý,
phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. 3 lOMoARcPSD|50202050
Tổ chức công tác kế toán cũng phải phù hợp với trình độ trang bị các thiết
bị, phương tiện tính toán và các trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán
và công tác quản lý chung trong toàn doanh nghiệp. -
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Những nguyên tắc này phải được thực hiện một cách đồng bộ trong tổ chức
công tác kế toán tại các doanh nghiệp.
III. NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1. Đối tượng của công tác kế toán
Đối tượng nghiên cứu của tổ chức công tác kế toán là:
- Các chính sách, chế độ thể lệ về kế toán được quy định, các quy tắc
vàchuẩn mực kế toán được thừa nhận.
- Hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán
- Các phương tiện, thiết bị tính toán
- Bộ máy kế toán của đơn vị
2. Căn cứ để tổ chức công tác kế toán
Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ vai trò của kế toán đảm bảo được chất lượng và hiệu quả
của công tác kế toán ở doanh nghiệp.
Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán tại doanh nghiệp phải dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào chế độ, thể lệ về quản lý tài chính của Nhà nước nói chung
vàchế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Căn cứ vào đặc điểm tính chất hoạt động của doanh nghiệp
- Căn cứ vào quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp
- Căn cứ và trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toáncủa doanh nghiệp.
- Căn cứ vào khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có củadoanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý không những đảm bảo được chất
lượng, hiệu quả của công tác kế toán, mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán kế toán cho doanh nghiệp
3. Nội dung tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán cần được tiến hành trên một số nội dung sau đây:
- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. lOMoARcPSD|50202050
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
- Tổ chức vận dụng hình thức kế toán- Tổ chức mô hình và bộ máy kế toán.
- Tổ chức lập báo cáo kế toán.
- Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán.
- Tổ chức công tác kiểm tra kế toán.
* Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chứng từ dùng cho các đơn vị (Nội dung
cơ bản đã nghiên cứu trong chương phương pháp chứng từ kế toán). Mỗi đơn vị
cần lựa chọn trong hệ thống chứng từ mà Bộ Tài chính đã ban hành những chứng
từ phù hợp với đơn vị mình xây dựng thành bộ chứng từ riêng của đơn vị lập thành
danh mục chứng từ sử dụng trong niên độ, đối với những chứng từ có tính chất
hướng dẫn đơn vị có thể cải tiến nội dung cho phù hợp với yêu cầu quản lý của
đơn vị mình, với những chứng từ bắt buộc thì đơn vị không được tự ý sửa chữa nội dung.
Vấn đề quan trọng trong việc tổ chức bộ chứng từ của đơn vị là quy định về
phương pháp ghi chép, quy định trình tự luân chuyển chứng từ (Mỗi phần hành
kế toán có trình tự luân chuyển riêng), phân quyền trong ký xác nhận chứng từ,
phân quyền trong quản lý và khai thác thông tin, cụ thể hoá chế độ bảo quản và
lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của luật pháp, quy định chế độ bảo mật
thông tin trong quá trình sử dụng chứng từ.
* Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính đã ban hành tiến hành loại
bỏ những tài khoản không phù hợp với đơn vị, lựa chọn những tài khoản phù hợp
bao gồm tài khoản cấp I và tài khoản cấp II, đồng thời tuỳ theo đặc điểm quản lý
của đơn vị mà có thể mở thêm các tài khoản cấp III, tài khoản cấp IV… xây dựng
thành một hệ thống tài khoản dùng riêng cho đơn vị, trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt sau đó áp dụng vào đơn vị để tiến hành tổ chức hạch toán kế toán.
* Tổ chức vận dụng hình thức kế toán.
Căn cứ vào qui mô và điều kiện hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp
dụng 1 trong các hình thức tổ chức sổ kế toán như sau:
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chứng từ
- Hình thức Nhật ký-sổ cái
* Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống báo cáo tài chính do bộ tài chính ban hành gồm:
- Bảng cân đối kế toán 5 lOMoARcPSD|50202050
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài ra trong các doanh nghiệp có thể có hệ thống báo cáo quản trị, các
báo cáo chi tiết như báo cáo giá thành sản phẩm, báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh, chi phí...
* Tổ chức bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là sự phân công lao động kế toán theo từng bộ phận
chuyên môn hoá nghiệp vụ kế toán (Theo phần hành) hoặc theo chu trình (Giai
đoạn) hạch toán kế toán với những quy định về sự liên kết giữa các bộ phận, các
thành viên trong tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế
toán ở một đơn vị.
Như vậy bộ máy kế toán giống như một cỗ máy, nó bao gồm các phần tử
(từng cán bộ kế toán), các bộ phận (từng tổ kế toán). Giữa các phần tử, các bộ
phận có mối liên kết chặt chẽ với nhau (Theo một trật tự trong một hệ thống) về
quan hệ cung cấp số liệu, đối chiếu số liệu, quan hệ chặt trẽ với nhau trong việc
thực hiện các chức năng của hạch toán kế toán.
Tuỳ theo đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức quản lý hoạt động kinh
doanh, trình độ cán bộ kế toán mà các đơn vị cơ thể lựa chọn mô hình tổ chức kế
toán và bộ máy kế toán tương ứng với mô hình kế toán cho phù hợp. lOMoARcPSD|50202050
Chương 2. TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I. KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1. Khái niệm
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Bản chứng từ là phương tiện chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là
phương tiện ghi nhận thông tin về kết qủa của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Nội dung của một bản chứng từ gồm các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung.
Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng
từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng
từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ.
Các yếu tố cơ bản bao gồm:
- Tên chứng từ: phản ánh khái quát nội dung nghiệp vụ
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có lien quan đến nghiệp vụ ( nhằm
theodõi và kiểm tra về trách nhiệm ).
- Ngày và số thứ tự của chứng từ
- Nội dung kinh tế cụ thế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị
- Chữ ký của người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ
Các yếu tố bổ sung: Là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các
đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản
hóa công tác kế toán, như: Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ, phương
thức thực hiện (phương thức thanh toán), thời gian bảo hành… 2. Ý nghĩa
Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng
như trong công tác kiểmtra và phân tích hoạt động kinh tế
Thông qua chứng từ thực hiện được việc đấu tranh bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp.
Chứng từ thể hiện tính pháp lý của việc thành lập các chứng từ kế toán theo
đúng qui định của nhà nước, đảm bảo được tính pháp lý của số liệu trên chứng từ kế toán.
Chứng từ thể hiện tính tuân thủ về nghiệp vụ của đơn vị, phục vụ cho thông
tin kinh tế. Là cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán. 7 lOMoARcPSD|50202050
3. Phân loại chứng từ kế toán
Do tính đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ
kinh tế tài chính nên chứng từ sử dụng để phản ánh nó cũng bao gồm nhiều loại
khác nhau. Để sử dụng có hiệu quả các loại chứng từ trong công tác quản lý và
công tác kế toán, cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán. Mỗi cách phân loại
lại căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, mỗi tiêu thức phân loại khác nhau có các
loại chứng từ khác nhau.
3.1. Phân loại chứng từ theo công dụng
Theo cách phân loại này thì chứng từ được chia thành: chứng từ mệnh lệnh,
chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục, và chứng từ liên hợp.
Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý.
Chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện lệnh, chứ chưa phản ánh được kết quả của việc
thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ mệnh lệnh thường được đính kèm với chứng từ chấp hành để đảm bảo
tính pháp lý của chứng từ.
Chứng từ chấp hành (thực hiện): là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành. Qua chứng từ chấp hành có thể thấy được
kết quả của việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời thể hiện cả trách nhiệm
vật chất trong việc thực hiện nghiệp vụ đó. Chứng từ chấp hành được đính kèm
với chứng từ mệnh lệnh và được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ thủ tục kế toán: là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có
liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối
chiếu tài liệu. Đây là những chứng từ trung gian nên phải có chứng từ ban đầu
đính kèm thì mới có cơ sở pháp lý và như vậy mới được dùng để ghi sổ kế toán.
Chứng từ liên hợp (tổng hợp): là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3
loại chứng từ trên để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Mục đích của việc sử dụng chứng từ liên hợp là nhằm làm giảm số lượng
chứng từ sử dụng trong hạch toán...
3.2. Phân loại chứng từ theo địa điểm lập chứng từ
Chứng từ gồm: chứng từ thuộc doanh nghiệp phát hành và chứng từ bên ngoài.
- Chứng từ thuộc doanh nghiệp phát hành: là loại chứng từ được lập tại
cácbộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ: Phiếu xuất, phiếu nhập vật tư, phiếu thu,
bảng kê thanh toán lương, hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản ...
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ được lập từ các đơn vị khác (ngoàidoanh
nghiệp) nhưng có liên quan đến hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Ví dụ: hoá
đơn mua hàng, giấy báo Có, báo Nợ của Ngân hàng...
Cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu và xử
lý các nghiệp vụ kinh tế, phân biệt mức độ quan tâm khác nhau trong việc kiểm
tra đối với từng loại chứng từ. lOMoARcPSD|50202050
3.3. Phân loại chứng từ theo mức độ khái quát
Chứng từ gồm: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): là loại chứng từ phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán. Chứng từ ban đầu có đầy đủgiá
trị và hiệu lực pháp lý cho kế toán và cho quản lý, là cơ sở cho việc thanh tra, xác định trách nhiệm vật chất.
- Chứng từ tổng hợp: là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế,là
công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ. Ví dụ: chứng từ ghi sổ, các bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư...
Cách phân loại này giúp cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác hạch toán, thanh tra và quản lý kinh tế. Việc
phân loại chứng từ có thế được khái quát qua bảng sau:
Tiêu thức phân loại
Kết quả phân loại Chứng từ thực
Chứng từ liên hợp:lệnh kiêm
Chứng từ thủ tục kế toán:
Chứng từ mệnh lệnh: lệnh hiện: Phiếu chi,
phiếu xuất, hóa đơn kiêm phiếu
Công dụng của chứng từ
Chứng từ ghi sổ, bảng kê chi, lệnh xuất kho… Phiếu xuất kho,
xuất kho,phiếu xuất kho kiêm chứng từ… hóa đơn… vận chuyển nội bộ…
Chứng từ bên trong:Bảng kê thanh toán lương, Chứng từ bên ngoài: hoá đơn nhận từ người bán, các chứng từ
Địa điểm lập chứng từ
biên bản kiểm kê, phiếu báo làm thêm giờ… ngân hàng…
Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc) chứng từ
Mức độ khái quát của chứng trực tiếp ghi nhận các thông tin ban đầu về
Chứng từ tổng hợp: Bảng kê chứng từ gốc… từ nghiệp vụ.
Số lân ghi trên chứng từ Chứng từ ghi một lần
Chứng từ ghi nhiều lần Chứng Chứn
Nội dung kinh tế của nghiệp từ về tài Chứng từ về lao g từ Chứng từ về tiêu Chứng từ thanh toán Chứng từ về tiền
vụ kinh tế phát sinh sản cố động, tiền lương về vật thụ với ngân sách định tư
Tính cấp bách của nghiệp vụ Chứng từ bình thường Chứng từ báo động 9 lOMoARcPSD|50202050 Chứng từ bắt buộc Chứng từ hướng dẫn lOMoARcPSD|50202050
II. NGUYÊN TẮC VÀ CĂN CỨ TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1. Yêu cầu của thu nhận thông tin kế toán
Trung thực, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở
các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và
giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khách quan, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với
thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
Đầy đủ, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được
ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.
Kịp thời, các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời,
đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ.
Dễ hiểu, các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính (BCTC)
phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có
hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những
vấn đề phức tạp trong BCTC phải được giải trình trong phần thuyết minh.
Có thể so sánh, các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một DN và
giữa các DN chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp
không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có th ể
so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện
với thông tin dự toán, kế hoạch.
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
- Nguyên tắc thống nhất
Theo nguyên tắc này là doanh nghiêp phải tổ chức sử dụng thống nhất hệ ̣ thống
chứng từ trong các niên đô kế toán.̣ - Nguyên tắc đăc thù ̣
Căn cứ vào đăc thù của doanh nghiệ p mà lựa chọn hệ thống chứng từ và ̣ xây dựng
trình tự luân chuyển cho phù hợp với đơn vị mình.
- Nguyên tắc bằng chứng
Tổ chức sử dụng và ghi chép chứng từ kế toán phải đảm bảo sao cho các chứng từ
đó có đủ các yếu tố: hợp lý, hợp lê, hợp pháp. Có như thế chứng tự̀ mới là bằng chứng đáng
tin cây cho hoạt độ ng kinh doanh của đơn vị.̣
- Nguyên tắc câp nhậ ṭ
Theo nguyên tắc này thì khi tổ chức chứng từ kế toán phải thường xuyên câp nhất
các thay đổi về quy định ghi chép, biểu mẫu, lưu trữ chứng từ để đảṃ bảo chứng từ luôn mang tính pháp lý.
- Nguyên tắc hiêu quả ̣ 11 lOMoARcPSD|50202050
Khi tổ chức chứng từ kế toán phải tính đến hiêu quả của công tác tổ chức,̣ phát hành,
ghi chép, sử dụng và lưu trữ chứng từ.
3. Căn cứ tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý
để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài
sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan.
Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loại cũng như một số
yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chương trình chứng từ cho từng loại cho hợp lý.
Căn cứ vào các chế độ do nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất (như điều luật
kế toán nhà nước ….) để tăng cường tình pháp lý của chứng từ đảm bảo cho các chứng từ
là căn cứ pháp lý để ghi sổ.
III. NỘI DUNG TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1. Tổ chức lựa chọn chứng từ kế toán
Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lượng và chủng loại có sự lựa chọn khác nhau.
Nhưng về cơ bản phải đảm bảo được các yêu cầu sau: Các chứng từ sử dụng để ghi các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các
yếu tố bổ sung đối với các chứng từ đặc thù.
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: (1)
Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi) (2)
Ngày, tháng, năm lập chứng từ. (3)
Số hiệu của chứng từ. (4)
Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. (5)
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. (6)
Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ. (7)
Các chỉ tiêu về lượng và giá trị. (8)
Chữ kí của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chínhxác
của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải
có chữ kí của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn
vị), đóng dấu đơn vị.
Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài
những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng
từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
Các chứng từ kế toán phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán sau này.
Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà nước ban hành.
Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nước thì không được coi là lOMoARcPSD|50202050
hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của nhà nước về chứng từ, nếu đơn vị sử
dụng chứng từ không có trong chế độ thì phải có văn bản của nhà nước cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép.
Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép bằng tay hay bằng máy.
2. Tổ chức lập chứng từ kế toán
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và
địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
Đơn vị:................... Mẫu số 01 - VT
Bộ phận:................
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng....năm .......
Nợ .........................
Số: ................................. Có .........................
- Họ và tên người giao: .......................................................................................- Theo ..................
số ........... ngày ..... tháng ..... năm ..... của ........................... Nhập tại kho:
...........................................địa điểm.............................................
Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Số lượng Mã Thành
STT phẩm chất vật tư, dụng cụ vị số Theo Thực Đơn tiền sản phẩm, hàng hoá
tính chứng từ nhập giá A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):.........................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:............................................................................
Ngày ... tháng... năm...
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị:................... Mẫu số 02 - VT
Bộ phận:................
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO 13 lOMoARcPSD|50202050
Ngày.....tháng.....năm ......
Nợ ......................... Số:
................................... Có .........................
- Họ và tên người nhận hàng: ........................... Địa chỉ (bộ phận)..................
- Lý do xuất kho: .............................................................................................- Xuất tại kho (ngăn
lô): ................................Địa điểm .................................. Số lượng
Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Mã Đơn Thành STT
phẩm chất vật tư, dụng cụ, vị Yêu Thực số giá tiền
sản phẩm, hàng hoá tính cầu xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):......................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:........................................................................
Ngày .... tháng ....năm... Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị nên ảnh
hưởng đầu tiên và trục tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy, khi lập
chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu: đúng chủng loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ
yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ phải được lập bằng các loại ghi chép có chất
lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính
xác và kịp thời, đồng thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không được phép
tẩy xoá chứng từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu
trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến
động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liên tục và chặt
chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành.
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán, lập chứng từ đúng
theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm, thoát ly các chính
sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do nhà nước ban hành, phát hiện v à ngăn
chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những
số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh,
chỉ thị công tác trong đơn vị. lOMoARcPSD|50202050
3. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ quy định
do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung kinh tế của các nghiệp vụ,
chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ
tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan.
Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra,
xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ,
thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho)
đồng thời báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo
đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không
rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi
lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ.
Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó khẳng định các
chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối chiếu với chế độ kế toán, điều
lệ hiện hành. Bên cạnh đó, có những chứng từ có yếu tố bổ sung là các định khoản được
ghi trên chứng từ, cần phải xác định cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất
quan trọng bởi nó quyết định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định
quan trọng cũng như lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ
kế toán hiện hành để phát hiện sai sót.
4. Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán
Như ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tùy theo từng loại nghiệp
vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị . Cách phân loại
có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau này sẽ đơn giản, chính xác và n hanh chóng
thuận tiện hơn rất nhiều.
Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhưng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế toán đúng với nội
dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác. 15 lOMoARcPSD|50202050
Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ kế toán về nội
dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăng tính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán.
5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Trong năm tài chính, các chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự
theo thời gian và người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong năm đó. Trong năm, nếu có
sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàn giao chứng từ đó.
Khi báo cáo quyết toán trong năm được duyệt, các chứng từ sổ sách báo cáo quyết
toán trong năm được chuyển vào lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán nhà
nước. Theo quy định Luật Kế toán, quy định về kế toán về thời hạn lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán như sau:
- Lưu giữ tối thiểu 5 năm đối với các tài liệu kế toán sau:
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán gồm
cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, ví
dụ: Phiếu nhập xuất kho, phiếu thu, phiếu chi.
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với các tài liệu kế toán sau:
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán; gồm cả chứng từ kế
toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Các bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, ccs sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo
cáo tài chính năm của đơn vị, biên bản hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến
ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định
Tài liệu kế toán về quá trình đầu tư, bao gồm tài liệu về các kỳ kế toán năm và tài
liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi
hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.
- Lưu trữ vĩnh viễn các tài liệu kế toán sau:
Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng;
Khi chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ khi cần sử dụng lại phải có sự đồng ý của
kế toán trưởng. Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phải được kế toán trưởng đồng ý và thủ trưởng cho phép.
Trong trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán
trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng,
biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế, ngân hàng mở tài khoản và cơ quan công an
địa phương về số lượng hoá đơn, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo
pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá đơn chứng từ bị mất.
6. Tổ chức huỷ chứng từ kế toán
Căn cứ Luật Kế toán, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau: