lOMoARcPSD| 49221369
CÂU HỎI : Khái niệm tầm hạn quản trị? Phân tích các yếu tố ảnh hưởng
đến tầm hạn quản trị và ý nghĩa thực tiễn của việc nghiên cứu vấn đề này? ==>
Khái niệm tầm hạn quản trị -
Số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể điều
hànhtrực tiếp có hiệu quả không thể là vô hạn mà hoàn toàn hữu hạn (từ 3-9
hoặc 10 người). Khi số lượng cấp dưới vượt quá một giới hạn nhất định sẽ vượt
quá khả năng điều hành của nhà quản trị.
Nên để xây dựng cơ cấu tổ chức cần làm rõ khái niệm “Tầm hạn quản trị” -
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà
mộtnhà quản trị cấp trên điều hành trực tiếp và có hiệu quả.
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quả trị và ý nghĩa thực tiễn
* Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị
- Chất lượng (năng lực, trình độ, kinh nghiệm, tay nghề) của cấp dưới.
+ Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, tay nghề và phẩm chất của cấp dưới.
Thuộc cấp càng được đào tạo tốt, có ý thức kỷ luật, trách nhiệm, kinh nghiệm
nghề nghiệp chuyên môn càng cao v.v... thì tầm hạn quản trị càng rộng
+ Những nhân viên cấp dưới có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao hoặc
có ý thức đối với công việc thì sẽ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ của tổ
chức có hiệu quả hơn, cũng giúp nhà quản trị quản lý được dễ dàng hơn. Thời
gian mà các nhà quản trị dành để giám sát hoặc kiểm tra đối với những nhân viên
dưới quyền sẽ giảm đi, do vậy các nhà quản trị có khả năng để nâng cao tầm quản trị của mình.
- Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất v.v... của cấp trên.
+ Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất v.v... của nhà quản trị cấp
trên càng tốt thì càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị và ngược lại
+ Khi một nhà quản trị có kỹ năng và trình độ chuyên môn cao, có năng
lực và có kỹ năng tốt sẽ giúp họ quản lý nhiều nhân viên, cấp dưới mà không lo
lắng phải gặp trở ngại. Ngược lại đối với nhà quản trị kỹ năng đang còn kém,
chưa được tốt, trình độ chuyên môn chưa cao nếu quản lý số đông nhân viên, cấp
dưới có thể sẽ khiến cho người quản trị bị áp lực và thậm chí còn gây ra hậu quả
nghiêm trọng cho nhân viên cho công ty, cho doanh nghiệp
- Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới. lOMoARcPSD| 49221369
+ Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới càng lớn thì càng cho phép
mở rộng tầm hạn quản trị một cách có hiệu quả và ngược lại
+ Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới càng lớn thì thời gian mà
nhà quản trị dành cho các chức năng quản trị quan trọng khác là tăng lên. Vì vậy
nó làm tăng hiệu quả quản trị của các nhà lãnh đạo.
- Tính kế hoạch, mức độ chuẩn hóa trong công việc.
+ Nếu công việc ổn định, có tính kế hoạch cao, được tiêu chuẩn hoá tốt,
quy trình khoa học v.v... thì tầm hạn quản trị càng rộng
+ Có một kế hoạch rõ ràng, một kế hoạch thực hiện các mục tiêu của tổ
chức được thông qua ở các cấp sẽ giúp cho tiến trình thực hiện công việc và mục
tiêu ở tổ chức đó sẽ dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Qua đó nhà quản trị cũng có khả
năng kiểm soát mục tiêu tốt hơn, nâng cao được tầm quản trị của mình.
- Kỹ thuật và phương tiện, thiết bị phục vụ quản trị.
+ Kỹ thuật và phương tiện thông đạt càng đầy đủ, hiện đại sẽ càng có điều
kiện để mở rộng tầm hạn quản trị
+ Công nghệ thông tin hiện đại, với các kênh truyền đạt thông tin được
thiết lập hiệu quả sẽ giúp các nhà lãnh đạo thực hiện quá trình quản trị của mình
ở phạm vi rộng hơn. Quy mô quản trị các bộ phận tại doanh nghiệp có số lượng
lớn hơn, hiệu quả hơn.
- Tính đồng nhất, mức độ phức tạp của nhiệm vụ cấp dưới thực hiện.
+ Tính đồng nhất và mức độ phức tạp của nhiệm vụ mà cấp dưới thực
hiện cũng có ảnh hưởng đến mức độ rộng hẹp của tầm hạn quản trị.
+ Phải nhóm gộp những thành viên có những nhiệm vụ gần hoặc đồng
nhất với nhau chung một nhóm, tạo thuận lợi cho người lãnh đạo của nhóm kiểm
soát tốt công việc, nâng cao tầm hạn quản trị và hiệu quả quản trị. - Cấp bậc của nhà quản trị
+ Các nhà quản trị thuộc các cấp khác nhau trong cùng một tổ chức cũng
thường có mức độ rộng hẹp khác nhau về tầm hạn quản trị, bởi họ có các đối
tượng quản trị khác nhau về độ đa dạng, về khối lượng thông tin cần thu thập và
xử lý, về độ phức tạp trong công việc...
+ Các nhà quản trị ở các cấp càng cao thì tầm hạn quản trị càng hẹp so
với các nhà quản trị ở các cấp thấp hơn trong cùng một tổ chức.
* ý nghĩa thực tiễn của việc nghiên cứu các vấn đề ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị lOMoARcPSD| 49221369 -
Các nhà quản trị căn cứ vào các yếu tố này để điều chỉnh và
tuyểndụng sao cho hợp lý để nâng cao hiệu quả quản trị, nâng cao năng suất làm
việc cho công ty, doanh nghiệp. -
Và lựa chọn tầm hạn quản trị sao cho phù hợp với những điều
kiện,yếu tố mình đang có. Ví dụ như:
+ Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực,
khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, cũng như khi công việc của cấp dưới ổn
định, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã được người quản trị cấp trên ủy
quyền hành động khá nhiều. Thêm vào đó, kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp
cho việc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trị vẫn có thể thông đạt và kiểm
soát hữu hiệu các thuộc cấp.
+ Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới
cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công
việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn.
Đối với từng các nhân tố cụ thể, từng bối cảnh điều kiện cụ thể, còn cho
phép các nhà quản trị hình dung được, cần phải làm gì để giải quyết các bài toán
mà để thực hiện đơn giản hoá bộ máy, đơn giản hoá cơ cấu tổ chức và tinh gọn
đội ngũ các nhà quản trị khi làm công tác tổ chức, để cắt giảm các cấp bậc trung
gian trong bộ máy tổ chức thì đòi hỏi phải mở rộng tầm hạn quản trị mà muốn
mở rộng tầm hạn quản trị phải giải quyết tốt bắt đầu từ những yếu tố
Phải không nhừng nâng cao chất lượng đội ngũ cấp dưới cũng như kể cả
năng lực và chất lượng cấp trên, phải tìm cách và giải quyết tốt vấn đề gia tăng
mức độ uỷ quyền và phân quyền tổ chức thì cũng có thể hỗ trợ giúp cho các nhà
quản trị mở rộng tầm hạn quản trị và phải thực hiện tốt công tác hoạch định và
các biện pháp trong chuẩn hoá công việc( nội quy, quy định, tiêu chuẩn, định
mức, quy trình, chính sách..) những thứ này đòi hỏi phải thực hiện tốt thì mới có
thể mởi rộng được tầm hạn quản trị, đầu tư để nâng cấp và đáp ứng các nhu cầu
về các loại máy móc, thiết bị kĩ thuật phương tiện nhất là công nghệ thông tin để
phục vụ cho công tác quản trị, thức hiện tốt phân công lao động chuyên môn hoá
để có sự đồng nhất…
* Ý nghĩa của việc xác định tầm hạn quản trị đối với việc thiết kế bộ máy tổ chức
- Tầm hạn quản trị không chỉ ảnh hưởng đến khả năng điều hành của nhà
quảntrị (mức độ sâu sát và tính kịp thời) mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến
hình dạng (số lượng cấp bậc) của cơ cấu tổ chức. Cụ thể là:
+ Nếu Tầm quản trị càng rộng thì cơ cấu tổ chức càng thấp (ít cấp bậc) lOMoARcPSD| 49221369
+ Nếu Tầm quản trị càng hẹp thì cơ cấu tổ chức càng cao (nhiều cấp bậc)
- Nhìn chung, tầm hạn quản trị càng hẹp thì càng cho phép nhà quản trị cấp
trêngiám sát chặt chẽ, sâu sát hơn tầm hạn quản trị rộng, tuy nhiên sẽ có
nguy cơ làm cho bộ máy trở nên cồng kềnh, nhiều cấp bậc, tốn kém.
- Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến số cấp quản lý. Nếu tầm hạn quản trị
hẹpsẽ làm tăng số cấp quản lý, nhiều tầng nấc trung gian. Ngược lại nếu tầm
hạn quản trị rộng sẽ giảm được số cấp quản lý trung gian
- Đối với mỗi loại tầm hạn quản trị đều có những ưu và nhược điểm nhất định:
* Tầm hạn quản trị rộng:
Tầm hạn quản trị rộng là thuật ngữ dùng để chỉ trường hợp nhà quản trị
cấp trên điều hành trực tiếp nhiều nhân viên cấp dưới. - Ưu điểm:
+ Giảm bớt số tầng nấc trung gian và số lượng các nhà quản trị, nhờ vậy
tiết kiệm được chi phí vận hành bộ máy
+ Phát huy tinh thần làm việc, tính tự giác, tự chủ của cấp dưới. - Nhược điểm:
+ Dễ quá tải cho cấp trên, thiếu tính kịp thời trong các quyết định
+ Dễ mất khả năng hoặc buông lỏng kiểm soát đối với cấp dưới +
Nhà quản trị phải có năng lực, trình độ, kinh nghiệm tốt.
* Tầm hạn quản trị hẹp:
Tầm hạn quản trị hẹp dùng để chỉ trường hợp khi nhà quản trị cấp trên
điều hành trực tiếp một số ít nhân viên cấp dưới. - Ưu điểm:
+ Cho phép cấp trên giám sát cấp dưới sát sao, chặt chẽ;
+ Thông tin nhanh chóng giữa cấp trên và cấp dưới;
+ Cấp trên sâu sát công việc và nhân viên, quyết định kịp thời. - Nhược điểm:
+ Nhiều cấp trung gian, số lượng nhà quản trị nhiều làm tăng chi phí.
+ Tạo khoảng cách khá xa giữa nhà quản trị cấp cao và người thừa hành,
dễ quan liêu, xa rời thực tiễn trong chỉ đạo, điều hành. lOMoARcPSD| 49221369
=> Thông thường, các nhà quản trị thường chọn tầm hạn quản trị rộng vì
đa số không thích những bộ máy tổ chức có nhiều cấp trung gian, vì làm chậm
trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong xí
nghiệp. Ai cũng muốn bỏ bớt các cấp trung gian để có được những bộ máy quản
trị gọn nhẹ, đỡ tốn kém, dễ quản trị và dễ kiểm tra.