Tầm Quan Trọng của Quy Trình Làm Việc trong IT | Kỹ năng sử dụng Công nghệ thông tin | Học viện Tài chính

So what chapter 7:
Theo John Halamka, Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) của Trường Y Khoa
Harvard và Hệ thống Sức khỏe Nhóm, "Hầu hết các vấn đề Công nghệ thông
tin (IT) đều là vấn đề về quy trình làm việc, chứ không phải là vấn đề về phần
mềm." Sử dụng kiến thức từ chương này, bạn biết rằng vấn đề quy trình làm
việc liên quan đến tính hiệu suất (tỷ lệ giữa chi phí và giá trị cung cấp quá
cao) hoặc tính hiệu quả (không đóng góp vào chiến lược cạnh tranh). Vậy thì sao?
Giải thích: Đoạn văn này trích từ lời của John Halamka, một chuyên gia trong
lĩnh vực Công nghệ thông tin, và nó nói về sự quan trọng của quy trình làm
việc trong giải quyết các vấn đề Công nghệ thông tin. Nó bám sát ngữ cảnh
bằng cách giới thiệu lý do tại sao vấn đề quy trình làm việc quan trọng và
đặt ra câu hỏi "Vậy thì sao?" để khám phá sâu hơn về ý nghĩa của tuyên bố này.
Ai giải quyết được vấn đề trong quy trình làm việc? Một lập trình viên máy
tính? Một kỹ sư mạng? Một quản trị viên cơ sở dữ liệu? Không, không, và
không. Vậy thì ai? Người có kiến thức về kinh doanh và, nếu quy trình làm
việc liên quan đến hệ thống thông tin, thì sẽ có người hiểu biết và thoải mái
làm việc với những người có kỹ thuật.
Giải thích: Đoạn này đặt ra câu hỏi về người nào có thể giải quyết vấn đề
trong quy trình làm việc và sau đó chỉ ra rằng cần có người hiểu biết về kinh
doanh và nếu liên quan đến hệ thống thông tin, cần phải có người hiểu biết
và thoải mái làm việc với những người kỹ thuật. Điều này nhấn mạnh sự kết
hợp giữa kiến thức kinh doanh và công nghệ thông tin trong việc giải quyết
vấn đề quy trình làm việc.
Hãy xem xét một ví dụ gần gũi với bạn. Giả sử trường đại học của bạn có một số
lượng hạn chế các phòng học được trang bị hiển thị âm thanh hình ảnh chất lượng
cao, và những phòng học này thường được phân công cho các giảng viên chuyên về
bài giảng kiểu cũ và không sử dụng hiển thị âm thanh hình ảnh. Trong khi đó, các
giảng viên muốn sử dụng, chẳng hạn như những chất xúc tác trong lớp học của họ
đang phải tự giải quyết với màn hình máy tính chất lượng kém, khó xem.
Làm thế nào để sửa vấn đề này? Thay đổi phần mềm phân phòng học à?
Nhưng làm thế nào? Ai quyết định những thay đổi cần phải được thực hiện?
Và liệu cần phải thực hiện bằng phần mềm không? Có thể thực hiện bằng
cách sửa quy trình làm việc không? Có một điểm thuận tiện nào trong quy
trình phân lớp học mà giảng viên (hoặc chủ nhiệm khoa) có thể chỉ ra rằng
giảng viên nên dạy ở phòng nào không? Hoặc liệu phân phòng học có dựa
trên cơ sở của toàn trường không? Hoặc có thể hệ thống âm thanh hình ảnh
đã tạo dữ liệu về việc sử dụng của nó, và mà không cần yêu cầu bất kỳ ai
cung cấp thêm dữ liệu nào, một người trong quy trình phân phòng học có thể
sử dụng dữ liệu này để phân phòng học?
Để giải quyết vấn đề này, có thể cần kết hợp một số giải pháp:
1. Thay đổi quy trình phân phòng học: Có thể cần xem xét và điều
chỉnh quy trình phân phòng học để đảm bảo rằng phòng được phân chia
dựa trên nhu cầu thực tế của giảng viên và lớp học.
2. Sử dụng phần mềm quản lý phòng học: Sử dụng phần mềm đặc biệt
để quản lý và phân phát phòng học có thể giúp tự động hóa quá trình
này và đảm bảo sự công bằng.
3. Thu thập dữ liệu về việc sử dụng phòng: Nếu hệ thống âm thanh
hình ảnh đã tạo ra dữ liệu về việc sử dụng phòng, có thể sử dụng dữ liệu
này để cải thiện quy trình phân phòng học mà không cần thêm dữ liệu từ người dùng.
4. Liên kết quy trình với người tham gia: Tạo một điểm thuận tiện
trong quy trình mà giảng viên hoặc chủ nhiệm khoa có thể chỉ ra sự ưu
tiên về việc sử dụng phòng học.
5. Quản lý dựa trên chiến lược của trường: Xem xét liệu việc phân
phòng học nên dựa trên chiến lược tổng thể của trường hay không và
cân nhắc điều chỉnh dựa trên các mục tiêu của trường.
Nhưng quá trình sửa quy trình này cần phải được tiến hành với sự hợp tác
của nhiều bên liên quan, bao gồm giảng viên, bộ phận quản lý, và người
quản lý hệ thống âm thanh hình ảnh để đảm bảo sự hiệu quả và công bằng
trong việc sử dụng các phòng học trang bị âm thanh hình ảnh.
Ai phát triển những phương án này? Ai đánh giá chúng? Ai triển khai chúng
cùng với những người làm việc trong quy trình làm việc? Đó chính là bạn!
Hoặc có thể là bạn. Như bạn sẽ học trong Chương 12, một nhà phân tích kinh
doanh là người hiểu về kinh doanh, người hiểu chiến lược cạnh tranh của tổ
chức và cách thực hiện nó, và người có đủ kiến thức về công nghệ thông tin
để có thể mô hình hóa và thiết kế các thay đổi trong quy trình làm việc và
làm việc với nhân viên kỹ thuật, khi cần, để thực hiện các thay đổi trong hệ thống thông tin.
Giải thích: Đoạn văn này nhấn mạnh vai trò của một nhà phân tích kinh
doanh trong quá trình phát triển, đánh giá và triển khai các phương án để
sửa quy trình làm việc. Nhà phân tích kinh doanh là người kết hợp kiến thức
về kinh doanh và công nghệ thông tin để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của
quy trình làm việc, và họ là người thực hiện quá trình này.
Để thực hiện công việc này tốt, bạn cần phải biết về Hệ thống thông tin và một lĩnh
vực cụ thể: Hệ thống thông tin và tiếp thị (IS_and_marketing), Hệ thống thông tin và
hoạt động kinh doanh (IS_and_operations), Hệ thống thông tin và tài chính (IS_and_finance).
Điều này có nghĩa là bạn cần hiểu về cách Hệ thống thông tin được áp dụng và tích
hợp trong các lĩnh vực này để giải quyết các vấn đề và cải thiện quy trình làm việc. Câu hỏi:
1.Hãy sử dụng từ của bạn để giải thích ý nghĩa của câu nói "Hầu hết các vấn
đề Công nghệ thông tin (IT) đều là vấn đề về quy trình làm việc, chứ không
phải là vấn đề về phần mềm."
Giải thích: Câu nói này có nghĩa là trong lĩnh vực Công nghệ thông tin (IT),
hầu hết các vấn đề hoặc thách thức không phải chủ yếu liên quan đến sự cố
trong phần mềm hoặc chương trình máy tính mà thường xuất phát từ khó
khăn trong các quy trình hoặc quy trình làm việc liên quan đến việc sử dụng
hệ thống IT. Nói cách khác, khi xảy ra vấn đề IT, thường là do cách công nghệ
được tích hợp vào hoạt động kinh doanh hoặc các quy trình khác không hiệu
quả hoặc không hiệu lực, chứ không phải do lỗi ẩn trong mã nguồn phần
mềm. Vì vậy, trọng tâm nên được đặt vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc
và cách công nghệ được áp dụng trong đó để giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả.
Hướng giải quyết: Để giải quyết vấn đề này, cần phải kiểm tra và tối ưu hóa
các quy trình làm việc liên quan đến công nghệ thông tin. Điều này có thể
bao gồm việc xem xét và cải thiện cách công nghệ được tích hợp vào quy
trình, đảm bảo tính hiệu suất và hiệu quả. Đồng thời, cần thúc đẩy sự hợp tác
giữa các bộ phận kinh doanh và công nghệ thông tin để đảm bảo rằng hệ
thống IT được tích hợp một cách hợp lý vào quy trình làm việc và đáp ứng
được nhu cầu của tổ chức.
2.Hãy xem xét vấn đề phân phòng học. Mô tả ngắn gọn ba cách giải quyết
vấn đề đó. Trong ba cách đó, cách nào là hứa hẹn nhất? Tại sao?
Hướng giải quyết: Để giải quyết vấn đề phân phòng học, có thể áp dụng các phương pháp sau đây:
1. Sử dụng Phần mềm Tối ưu hóa: Triển khai phần mềm tối ưu hóa có
khả năng xem xét các yếu tố như kích thước lớp học, yêu cầu thiết bị
và ràng buộc thời gian để tự động phân phòng học. Phần mềm này có
thể tìm ra phân phối hiệu quả nhất dựa trên các tiêu chí được xác định trước.
2. Sự Tham Gia của Giảng Viên: Tham gia giảng viên vào quá trình
phân phòng học. Giảng viên có thể chỉ ra sự ưa thích và yêu cầu riêng
của họ về phòng học, sau đó có thể xem xét khi thực hiện phân công.
Cách này đảm bảo rằng nhu cầu giảng dạy của giảng viên được xem xét.
3. Phân Phòng Dựa trên Dữ liệu: Sử dụng dữ liệu từ hệ thống âm
thanh hình ảnh trong các phòng học để đưa ra quyết định về phân
phòng học. Nếu hệ thống AV tạo ra dữ liệu về mô hình sử dụng, thông
tin này có thể được sử dụng để phân phòng học một cách hiệu quả
hơn, đảm bảo rằng các phòng trang bị AV tiên tiến được phân cho
giảng viên cần sử dụng.
Trong số ba phương pháp này, phương pháp hứa hẹn nhất có lẽ sẽ là sự kết
hợp của tất cả ba cách. Điều này bởi vì:
Phần mềm Tối ưu hóa: Có thể là trục chính của quá trình, đảm bảo
việc phân phòng học được thực hiện một cách hiệu quả và hệ thống hóa.
Sự Tham Gia của Giảng Viên: Sự tham gia của giảng viên thêm yếu
tố con người vào quá trình. Giảng viên thường có những nhu cầu và sở
thích cụ thể về cách giảng dạy, và đó có thể là thông tin quý báu.
Phân Phòng Dựa trên Dữ liệu: Sử dụng dữ liệu từ hệ thống AV có
thể cải thiện hiệu suất của việc phân phòng học, bởi vì nó cung cấp
thông tin thời gian thực về mô hình sử dụng. Nó có thể giúp điều chỉnh một cách linh hoạt.
Bằng cách kết hợp cả ba phương pháp, bạn có thể tạo ra một hệ thống phân
phòng học toàn diện, kết hợp cả yếu tố con người (sở thích của giảng viên)
và yếu tố dựa trên dữ liệu (mô hình sử dụng) trong việc phân phòng học một
cách hiệu quả. Điều này tiếp cận tổng thể có thể dẫn đến một giải pháp hiệu
quả và linh hoạt hơn cho vấn đề phân phòng học.
3.Theo ý kiến của bạn, nhu cầu về các chuyên gia hiểu về Hệ thống thông tin
và một lĩnh vực cụ thể (IS_and_something) có giảm sút? Tăng lên? Hay duy
trì ở mức tương tự? Hãy làm rõ lý do của bạn; tìm kiếm trên Internet để có dữ
liệu hỗ trợ quan điểm của bạn.
Hướng giải quyết: Để trả lời câu hỏi này, bạn cần thực hiện một nghiên cứu
trực tuyến hoặc tra cứu dữ liệu liên quan để đưa ra quan điểm dựa trên thông
tin cụ thể. Dưới đây là một số bước hướng dẫn:
1. Tìm kiếm thông tin trực tuyến: Sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm
các bài viết, báo cáo, hoặc tin tức liên quan đến tình hình nhu cầu về
chuyên gia về Hệ thống thông tin và một lĩnh vực cụ thể. Xem xét các
nguồn đáng tin cậy như trang web của tổ chức nghiên cứu, báo chí uy
tín, hoặc báo cáo từ các công ty nổi tiếng.
2. Phân tích dữ liệu: Hãy xem xét các số liệu hoặc dữ liệu thống kê mà
bạn tìm thấy. Kiểm tra xem nhu cầu cho các chuyên gia trong lĩnh vực
này có xu hướng tăng lên hay giảm sút trong thời gian gần đây. Xem
xét các yếu tố kinh tế, công nghệ, và xu hướng ngành công nghiệp.
3. So sánh quan điểm: Dựa trên thông tin bạn thu thập, so sánh với
quan điểm cá nhân của bạn. Nếu dữ liệu cho thấy nhu cầu tăng lên
trong lĩnh vực IS_and_something, bạn có thể lý giải tại sao điều này
xảy ra và tại sao nó có thể tiếp tục tăng trong tương lai.
4. Lý giải quan điểm của bạn: Trình bày quan điểm của bạn dựa trên
dữ liệu bạn đã tìm hiểu. Cung cấp lý do vì sao bạn cho rằng nhu cầu về
chuyên gia trong lĩnh vực này sẽ tăng lên, giảm sút hoặc duy trì ở mức tương tự.
Lưu ý rằng câu trả lời có thể thay đổi theo thời gian và theo tình hình kinh tế
và công nghệ hiện tại. Việc thường xuyên cập nhật thông tin và nghiên cứu
mới là quan trọng để duy trì một quan điểm chính xác về tình hình nhu cầu trong lĩnh vực này.
4.Nếu bạn muốn trở thành một chuyên gia về Hệ thống thông tin và một lĩnh
vực cụ thể (IS_and_something), thì lĩnh vực "something" của bạn sẽ là gì?
Tìm kiếm trên Internet về triển vọng việc làm cho sự lựa chọn sự nghiệp đó. Hướng giải quyết:
1. Xác định Lĩnh Vực "Something": Trước tiên, bạn cần xác định lĩnh
vực cụ thể (IS_and_something) mà bạn quan tâm hoặc muốn trở thành
chuyên gia. Điều này có thể là IS_and_marketing, IS_and_operations,
IS_and_finance, hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác mà bạn có đam mê.
2. Tra cứu Thông Tin Tuyển Dụng: Sử dụng công cụ tìm kiếm trực
tuyến hoặc các trang web việc làm để tra cứu thông tin tuyển dụng
trong lĩnh vực bạn đã chọn. Xem xét số lượng việc làm hiện có, mức
lương, yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm, cũng như các công ty hoặc
tổ chức có nhu cầu tuyển dụng trong lĩnh vực này.
3. Xem xét Tương lai: Đánh giá triển vọng tương lai của lĩnh vực
IS_and_something mà bạn đã chọn. Xem xét xu hướng công nghệ, thay
đổi trong ngành công nghiệp, và nhu cầu dự kiến cho các chuyên gia trong tương lai.
4. Tìm Hiểu Thêm: Tìm hiểu thêm về chương trình đào tạo và chứng chỉ
liên quan đến lĩnh vực bạn quan tâm. Có thể bạn cần cập nhật kỹ năng
hoặc học thêm kiến thức để trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này.
5. Thảo luận với Chuyên Gia: Nếu có cơ hội, thảo luận với những người
làm việc trong lĩnh vực IS_and_something mà bạn muốn theo đuổi. Họ
có thể chia sẻ thông tin và gợi ý quý báu về việc làm và sự nghiệp trong lĩnh vực này.
Dựa trên thông tin bạn tìm hiểu, bạn có thể xác định liệu lĩnh vực
IS_and_something mà bạn quan tâm có triển vọng việc làm tốt hay không và
nếu có, bạn có thể lập kế hoạch để trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực đó.
5.Kiểm tra kế hoạch học tập hiện tại của bạn trước khi bạn tốt nghiệp. Các
khóa học nào bạn cần thêm vào kế hoạch để học về IS_and_something? Bạn
có định thêm các khóa học này không? Tại sao hoặc tại sao không? Hướng giải quyết:
1. Kiểm tra Kế hoạch Học tập Hiện tại: Đầu tiên, hãy xem xét kế
hoạch học tập hiện tại của bạn trước khi bạn tốt nghiệp. Xác định các
khóa học bạn đã đăng ký và đã hoàn thành.
2. Xác định Nhu cầu về IS_and_something: Để biết được bạn cần
thêm những khóa học gì để học về IS_and_something, xác định lĩnh vực
cụ thể trong IS_and_something mà bạn muốn tập trung vào. Ví dụ:
IS_and_marketing, IS_and_operations, IS_and_finance.
3. So sánh với Kế hoạch: So sánh các khóa học bạn đã học với các
khóa học cần thiết trong lĩnh vực IS_and_something. Xem xét liệu có
bất kỳ khóa học nào bạn cần phải thêm vào kế hoạch để đáp ứng nhu cầu của bạn.
4. Lập Kế hoạch Tương lai: Nếu bạn xác định rằng có những khóa học
cần thiết để học về IS_and_something mà bạn chưa đăng ký, hãy xem
xét liệu bạn có thể thêm những khóa học này vào kế hoạch học tập của
bạn trước khi bạn tốt nghiệp. Điều này có thể phụ thuộc vào thời gian
còn lại và khả năng đăng ký các khóa học bổ sung.
5. Lý giải Quyết định: Quyết định xem bạn có muốn thêm các khóa học
về IS_and_something vào kế hoạch học tập hay không. Lý giải lý do tại
sao bạn muốn hoặc không muốn thêm những khóa học này, có thể liên
quan đến mục tiêu sự nghiệp, sở thích cá nhân, hoặc khả năng thời gian và tài chính.
Lựa chọn cuối cùng nên dựa trên mục tiêu và nguyện vọng cá nhân của bạn,
cùng với khả năng thực hiện kế hoạch học tập mà bạn đã đề ra.