Thách Thức và Giải Pháp Trong Đàm Phán Quốc Tế | Môn Giao dịch và đàm phán kinh doanh - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61203899 Đặc iểm Khó khăn Giải pháp lOMoAR cPSD| 61203899 Ngôn ngữ
Số lượng doanh nhân có thể sử dụng lưu loát tiếng Anh trong
● Học tập ngôn ngữ của quốc
giao tiếp rất hạn chế → Sử dụng phiên dịch → không chủ ộng, gia mà mình ang àm phán
ộc lập trong àm phán, không giữ ược bí mật nghề nghiệp, không hoặc
tạo sự nể trọng từ phía ối tác... và thường xuyên mắc các lỗi trong
● 2 bên lựa chọn ngôn ngữ thứ
nội dung hợp ồng do không am hiểu ngoại ngữ
3 thông dụng như tiếng Anh, tiếng Trung ể àm phán
Sự a dạng trong cách sử dụng ngôn ngữ có thể gây ra các
● Nhập gia tuỳ tục: tìm hiểu các hiểu lầm Ví dụ:
phong tục, lễ nghi, văn hoá,
● Hãng Pepsi khi thâm nhập thị trường Đài Loan ược tôn
lịch sử của nước ối tác ể tránh
vinh với khẩu hiệu tiếng Anh “Tiến tới kỷ nguyên của vạ miệng, hiểu nhầm
Pepsi “ Thế nhưng ý nghĩa bóng bẩy của câu nói này ã bị
người dân ở ây ọc một cách vụng về là “Pepsi mang tổ tiên
của bạn trở về từ cõi chết”. Đơn vị tính không ồng nhất Ví dụ:
● Tính diện tích: Thái (rai), Anh (feet, yard)...
● Số lượng: Trung Quốc (vạn = 10 nghìn, ức = 100 triệu,...)
Ngôn ngữ cơ thể mang ý nghĩa khác nhau ở các quốc gia Ví dụ:
● Mỹ, các nước phương Tây và một số nước châu Á: Ký hiệu
“”này ược gọi là "OK" - thay cho từ ồng ý. : ● Nhật Bản: Tiền!
● Brazil: Cử chỉ thô tục. Khi tổng thống Hoa Kỳ Richard
Nixon ến Brazil, ông ã ưa ra cử chỉ này trước ám ông và
nhận lại những tiếng hô phẫn nộ của người ịa phương. lOMoAR cPSD| 61203899 Tiền tệ
Khó khăn: Các quốc gia sử dụng ơn vị tiền tệ khác nhau, tỷ giá
Giải pháp: Sử dụng các hợp ồng
hối oái không ổn ịnh có thể dẫn ến những rủi ro tài chính, và việc
phòng ngừa rủi ro tỷ giá (hedging) ể
chuyển ổi tiền tệ có thể làm tăng chi phí.
bảo vệ lợi ích tài chính, hoặc thỏa
thuận sử dụng ồng tiền chung như
USD hoặc EUR ể giảm thiểu rủi ro. Thanh toán
Khó khăn: Phương thức thanh toán khác nhau giữa các quốc gia
Giải pháp: Sử dụng các dịch vụ bảo
có thể dẫn ến sự chậm trễ hoặc rủi ro không thanh toán.
lãnh ngân hàng, thư tín dụng (L/C),
hoặc các cổng thanh toán quốc tế
áng tin cậy ể ảm bảo an toàn cho các giao dịch. Luật pháp
Khó khăn: Quy ịnh pháp lý khác biệt giữa các quốc gia có thể
Giải pháp: Tham khảo ý kiến luật sư
gây ra hiểu lầm hoặc rủi ro pháp lý cho các bên tham gia.
quốc tế hoặc chuyên gia pháp lý am
hiểu quy ịnh của cả hai nước, và soạn
thảo hợp ồng rõ ràng với các iều
khoản cụ thể, dựa trên sự ồng thuận của cả hai bên. lOMoAR cPSD| 61203899 Múi giờ
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ khách
Mỗi quốc gia nằm trong một múi giờ khác nhau, tạo ra sự lệch giờ hàng quốc tế 24/7, sẽ cần sắp xếp ca
làm việc và ảnh hưởng ến tốc ộ phản hồi, sắp xếp cuộc họp và xử
làm việc hoặc sử dụng chatbot AI ể
lý ơn hàng, việc tìm thời iểm phù hợp cho tất cả các bên trở nên
phức tạp, ặc biệt là khi liên quan ến nhiều múi giờ khác nhau.
ảm bảo phản hồi liên tục cho khách
Khó khăn trong việc lên lịch họp: hàng ở mọi múi giờ. Ví dụ:
- New York (UTC-5) và Việt Nam (UTC+7), thời gian chênh lệch
12 giờ => thời gian thích hợp nhất ể họp có thể là vào buổi sáng ở
Việt Nam và tối ở New York.
Thời gian phản hồi
Sự chênh lệch múi giờ có thể dẫn ến sự chậm trễ trong việc phản hồi giữa các ối tác.
Ví dụ: khi Việt Nam làm việc vào ban ngày thì các ối tác ở Mỹ
ang trong thời gian ban êm, và chỉ có thể phản hồi vào ngày hôm
sau. Điều này gây chậm trễ, ặc biệt khi cần ưa ra các quyết ịnh
quan trọng hoặc phản hồi khẩn cấp. Sở thích, thói
Khó khăn: Sự khác biệt về văn hóa và thói quen tiêu dùng có thể
Giải pháp: Tìm hiểu kỹ thị trường ịa quen tiêu dùng
ảnh hưởng ến quá trình àm phán và sự hiểu biết về sản phẩm/dịch phương, văn hóa tiêu dùng của ối tác vụ.
và xây dựng chiến lược marketing
phù hợp. Có thể tổ chức các buổi
gặp mặt hoặc thử nghiệm sản phẩm ể iều chỉnh cho phù hợp. lOMoAR cPSD| 61203899 Giao nhận
Khó khăn: Các quy ịnh hải quan, yêu cầu về vận chuyển quốc tế
Giải pháp: Làm việc với các ối tác
hoặc khoảng cách ịa lý có thể làm chậm trễ quá trình giao hàng.
logistics chuyên nghiệp và lên kế
hoạch giao nhận chi tiết, bao gồm
bảo hiểm vận chuyển ể ảm bảo an
toàn cho hàng hóa. Sử dụng phần
mềm theo dõi lô hàng ể giám sát và
phản ứng nhanh nếu có vấn ề.
Khi các doanh nghiệp Việt Nam vươn ra thị trường quốc tế, việc giao dịch và àm phán với ối tác nước ngoài trở nên
không thể thiếu. Tuy nhiên, sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, luật pháp, hệ thống tài chính, và các yếu tố khác tạo nên những khó khăn không nhỏ.
Sự khác biệt về ngôn ngữ là một trong những rào cản lớn nhất. Khi hai bên không cùng chung một ngôn ngữ hoặc
không am hiểu ngôn ngữ của nhau, những hiểu lầm có thể xảy ra, dẫn ến việc thỏa thuận không ạt kết quả như mong muốn.
Một trường hợp iển hình là công ty sản xuất thủy sản Minh Phú khi hợp tác với ối tác Nhật Bản ã gặp phải sự khác biệt ngôn
ngữ. Trong các tài liệu ký kết, một số thuật ngữ chuyên ngành về sản phẩm thủy sản ã ược dịch sai, gây ra hiểu lầm về yêu cầu sản phẩm.
Khác biệt ngôn ngữ không chỉ nằm ở khả năng giao tiếp mà còn là sự khác biệt về ý nghĩa và cách biểu ạt. Ngôn ngữ
chuyên ngành thường chứa ựng các thuật ngữ kỹ thuật mà nếu không hiểu rõ sẽ gây ra hiểu lầm, làm ảnh hưởng ến việc thiết
lập các iều khoản và cam kết. Ngay cả trong cùng một ngôn ngữ như tiếng Anh, các từ ngữ có thể mang nghĩa khác nhau ở
các quốc gia. Chẳng hạn, trong một hợp ồng mua bán quốc tế, từ “warranty” ở Mỹ có thể chỉ bảo hành ngắn hạn, trong khi ở
Anh nó có thể ược hiểu là bảo hành toàn diện.Việc thiếu hiểu biết về ngôn ngữ có thể dẫn ến ký kết những iều khoản bất lợi,
gây ra tranh chấp trong tương lai và ảnh hưởng ến mối quan hệ với ối tác.
Để tránh những hiểu lầm do ngôn ngữ, doanh nghiệp có thể thuê phiên dịch viên chuyên nghiệp trong các cuộc àm
phán quan trọng. Đồng thời, việc trang bị kiến thức về thuật ngữ chuyên ngành và ngôn ngữ của ối tác cũng là một cách hỗ
trợ tốt. Ví dụ như doanh nghiệp có thể ã chủ ộng ào tạo nhân viên về ngôn ngữ chuyên ngành của bên ối tác và sử dụng các
công cụ dịch thuật chuyên nghiệp hơn ể ảm bảo không xảy ra sai sót. lOMoAR cPSD| 61203899
Sự khác biệt về tiền tệ và biến ộng tỷ giá là một trở ngại phổ biến. Ví dụ, biến ộng tỷ giá và lạm phát tại các quốc gia
khác nhau gây ra nhiều thách thức. Khi thanh toán quốc tế, doanh nghiệp sẽ phải chuyển ổi tiền tệ, có thể chịu lỗ do sự thay
ổi bất ngờ của tỷ giá. Chẳng hạn, một công ty tại Việt Nam xuất khẩu cà phê sang EU và nhận thanh toán bằng Euro. Nếu
Euro giảm giá mạnh, công ty sẽ gặp lỗ khi quy ổi tiền sang VND. Khác biệt về tiền tệ không chỉ ảnh hưởng ến chi phí mà còn
ảnh hưởng ến việc lập kế hoạch tài chính và dòng tiền. Một tỷ giá không ổn ịnh có thể làm giảm lợi nhuận hoặc thậm chí gây lỗ nặng.
Đối mặt với vấn ề này, ể giảm thiểu rủi ro về tỷ giá, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ bảo hiểm tỷ giá như hợp
ồng kỳ hạn (forward contract) hoặc hợp ồng hoán ổi (swap). Ngoài ra, hai bên có thể thỏa thuận thanh toán bằng một loại tiền
tệ ổn ịnh, ví dụ như USD hoặc Euro. Trong trường hợp của công ty xuất khẩu cà phê, họ có thể thương lượng lại ể hai bên
chịu chung rủi ro từ biến ộng tỷ giá hoặc chọn thời iểm chuyển ổi tiền tệ hợp lý.
Hệ thống thanh toán khác nhau giữa các quốc gia là một rào cản khi giao dịch quốc tế. Ví dụ, khi một doanh nghiệp
tại Việt Nam muốn thanh toán cho ối tác Trung Quốc thông qua ngân hàng, họ gặp khó khăn do Trung Quốc có hệ thống thanh
toán riêng biệt, ặc biệt là ưu tiên các nền tảng như WeChat Pay và Alipay. Điều này làm khó khăn trong việc chuyển tiền trực
tiếp từ Việt Nam sang Trung Quốc.
Để khắc phục vấn ề này, doanh nghiệp nên tìm hiểu và sử dụng các nền tảng thanh toán quốc tế phổ biến, như PayPal,
SWIFT hoặc các thẻ tín dụng quốc tế, nhằm ảm bảo giao dịch dễ dàng. Trong trường hợp ối tác ưu tiên nền tảng thanh toán
riêng, doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng quốc tế hoặc thiết lập công ty con ở nước ngoài ể dễ dàng thực hiện các giao dịch.
Một khó khăn trong giao dịch và àm phán với doanh nghiệp nước ngoài phải kể ến chính là sự khác biệt về phương
thức thanh toán, như thanh toán trước, thanh toán sau, hoặc thanh toán từng phần. Chẳng hạn, một doanh nghiệp Việt Nam
ký kết hợp ồng với một công ty ở EU, tuy nhiên ối tác yêu cầu thanh toán toàn bộ trước khi nhận hàng. Điều này làm cho
doanh nghiệp gặp khó khăn về dòng tiền.
Để giảm thiểu rủi ro, các bên nên thương lượng phương thức thanh toán phù hợp, ví dụ như sử dụng thư tín dụng (Letter
of Credit - L/C), là một phương thức phổ biến giúp ảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Doanh nghiệp có thể yêu cầu thanh toán
từng phần theo tiến ộ, hoặc yêu cầu ặt cọc trước một phần nhỏ ể ảm bảo an toàn tài chính. Trong trường hợp doanh nghiệp ở
Việt Nam, họ có thể thỏa thuận với ối tác EU thanh toán theo ợt hoặc ký quỹ bảo lãnh thanh toán. lOMoAR cPSD| 61203899
Một iều quan ngại khác cần nói ến chính là sự chênh lệch múi giờ. Đây là một vấn ề phức tạp khi các doanh nghiệp
cần làm việc với ối tác ở các khu vực khác nhau. Ví dụ, một công ty công nghệ Việt Nam hợp tác với ối tác ở Hoa Kỳ gặp
khó khăn trong việc sắp xếp cuộc họp, do chênh lệch múi giờ lên tới 12 tiếng.
Doanh nghiệp cần thống nhất về lịch trình làm việc và thời gian phản hồi. Họ có thể sử dụng các công cụ quản lý thời
gian như Google Calendar ể sắp xếp cuộc họp vào thời iểm thích hợp cho cả hai bên, ví dụ như buổi sáng ở Việt Nam và buổi
chiều ở Mỹ. Ngoài ra, các công cụ hỗ trợ khách hàng tự ộng cũng giúp ảm bảo phản hồi kịp thời trong trường hợp chênh lệch múi giờ quá lớn.
Mỗi quốc gia có văn hóa và thói quen tiêu dùng khác nhau, gây ra khó khăn trong việc tiếp cận và thỏa thuận với khách
hàng hoặc ối tác. Ví dụ, các sản phẩm iện tử của Nhật Bản thường ưu tiên ộ bền và tính năng, trong khi người tiêu dùng Mỹ
lại quan tâm nhiều ến tính tiện dụng và giá cả hợp lý.
Để tiếp cận khách hàng tốt hơn, doanh nghiệp cần nghiên cứu văn hóa tiêu dùng của ối tác. Chẳng hạn, một công ty
thời trang Việt Nam muốn xâm nhập thị trường Nhật Bản nên tập trung vào chất lượng, mẫu mã tỉ mỉ, và phong cách trang
nhã. Họ có thể hợp tác với các chuyên gia ịa phương hoặc nghiên cứu các báo cáo thị trường ể hiểu rõ hơn về sở thích và nhu
cầu của người tiêu dùng Nhật.
Quan niệm về giá trị sản phẩm giữa các quốc gia khác nhau có thể gây ra bất ồng về ịnh giá. Ví dụ,
Để khắc phục vấn ề này, doanh nghiệp có thể nêu bật những ưu iểm và giá trị của sản phẩm. Trong trường hợp của
công ty mỹ phẩm, họ có thể iều chỉnh công thức sản phẩm hoặc bao bì ể phù hợp hơn với tiêu chí thân thiện môi trường mà
người tiêu dùng Pháp ánh giá cao. Việc nêu rõ các giá trị của sản phẩm trong chiến dịch tiếp thị cũng là một cách hiệu quả ể tạo dựng niềm tin.
Luật pháp và quy ịnh ở các quốc gia khác nhau có thể gây trở ngại cho doanh nghiệp trong quá trình àm phán. Chẳng
hạn, khi một công ty phần mềm Việt Nam muốn phân phối sản phẩm tại thị trường châu Âu, họ phải tuân thủ luật bảo vệ dữ
liệu của GDPR, dẫn ến việc phải iều chỉnh và nâng cấp phần mềm, gây tốn kém thời gian và chi phí.
Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia pháp lý quốc tế, ặc biệt là các luật sư
có kinh nghiệm trong thị trường mục tiêu. Công ty phần mềm có thể thuê chuyên gia tư vấn ể ảm bảo sản phẩm áp ứng các
tiêu chuẩn của GDPR, ồng thời xem xét cách thức bảo vệ dữ liệu người dùng phù hợp. lOMoAR cPSD| 61203899
Giao nhận hàng hóa trong giao dịch quốc tế là một trong những khía cạnh phức tạp và có thể gặp nhiều khó khăn. Việc
vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới òi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt các quy trình và thủ tục, bao gồm cả thủ tục
hải quan, bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển, và phối hợp với các ơn vị logistics.
Đối với khó khăn trong thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể ối mặt với quy ịnh phức tạp, các quy ịnh hải quan của
mỗi quốc gia là khác nhau và thường rất phức tạp. Mỗi quốc gia có quy trình kiểm tra hải quan, yêu cầu giấy tờ, và quy ịnh
về thuế quan riêng. Điều này khiến cho việc thông quan hàng hóa trở nên khó khăn, ặc biệt ối với các doanh nghiệp mới chưa
có nhiều kinh nghiệm trong hoạt ộng xuất nhập khẩu. Ví dụ, một công ty xuất khẩu cà phê của Việt Nam sang EU phải tuân
thủ các yêu cầu nghiêm ngặt về chứng nhận xuất xứ và kiểm dịch, nếu không, hàng hóa có thể bị giữ lại tại cảng hoặc trả lại.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể gặp vấn ề về thời gian thông quan: Các thủ tục hải quan mất nhiều thời gian ể hoàn
tất, ặc biệt là khi giấy tờ không ầy ủ hoặc gặp trục trặc về thủ tục pháp lý. Việc hàng hóa bị giữ lại tại cảng có thể dẫn ến tình
trạng hàng hóa bị hư hỏng, ặc biệt ối với các sản phẩm dễ hỏng như nông sản, thực phẩm, gây thiệt hại lớn về kinh tế.
Khó khăn trong bảo quản và vận chuyển
Điều kiện bảo quản: Việc bảo quản hàng hóa úng cách trong quá trình vận chuyển là một yếu tố quan trọng, ặc biệt với
các sản phẩm có yêu cầu bảo quản ặc biệt như thực phẩm ông lạnh, thuốc men, hoặc hàng hóa dễ vỡ. Ví dụ, trong trường hợp
một công ty xuất khẩu trái cây tươi từ Việt Nam sang Nhật Bản, hàng hóa cần ược duy trì ở nhiệt ộ thích hợp ể ảm bảo chất
lượng. Nếu không có ơn vị logistics chuyên nghiệp, hàng hóa có thể bị hư hỏng, mất giá trị kinh tế và làm
ảnh hưởng ến uy tín của công ty.
Rủi ro hư hại và mất mát: Trong quá trình vận chuyển ường biển hoặc ường hàng không, hàng hóa có thể gặp các rủi
ro như hư hỏng do iều kiện thời tiết khắc nghiệt, mất mát do trộm cắp hoặc tai nạn. Ví dụ, các sản phẩm iện tử ược vận chuyển
bằng ường biển có thể bị hư hỏng do ộ ẩm cao, hoặc hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình bốc dỡ tại cảng.
Khó khăn liên quan ến chi phí vận chuyển và lưu kho
Chi phí vận chuyển cao: Vận chuyển hàng hóa quốc tế thường i kèm với nhiều loại chi phí, bao gồm phí vận chuyển,
phí lưu kho, phí bảo hiểm, và phí thông quan. Chi phí vận chuyển có thể biến ộng mạnh phụ thuộc vào giá nhiên liệu, chi phí
nhân công và nhu cầu thị trường. Ví dụ, trong thời kỳ khủng hoảng chuỗi cung ứng do ại dịch COVID-19, chi phí vận chuyển
hàng hóa ường biển tăng vọt, khiến nhiều doanh nghiệp xuất khẩu của Việt Nam phải ối mặt với áp lực tài chính lớn. lOMoAR cPSD| 61203899
Chi phí lưu kho: Khi hàng hóa bị giữ lại ở cảng do thủ tục thông quan chưa hoàn tất, doanh nghiệp sẽ phải chi trả phí
lưu kho, dẫn ến chi phí ội lên. Điều này ặc biệt phổ biến khi quy trình hải quan kéo dài hoặc khi doanh nghiệp không áp ứng
ược các yêu cầu kiểm dịch của quốc gia nhập khẩu.
Khó khăn trong phối hợp với ơn vị logistics
Lựa chọn ơn vị logistics: Lựa chọn ơn vị logistics phù hợp là một yếu tố quan trọng nhưng cũng ầy thách thức. Doanh
nghiệp cần hợp tác với các ơn vị vận chuyển có kinh nghiệm ể ảm bảo hàng hóa ược giao nhận úng thời hạn và an toàn. Tuy
nhiên, việc lựa chọn sai ối tác logistics có thể dẫn ến sự chậm trễ, tăng chi phí, và làm giảm chất lượng dịch vụ. Ví dụ, một
công ty xuất khẩu ồ gỗ nội thất từ Việt Nam sang Mỹ gặp phải ơn vị vận chuyển không có ủ kinh nghiệm xử lý hàng hóa có
kích thước lớn, dẫn ến việc bốc dỡ gặp trục trặc và làm chậm tiến ộ giao hàng.
Biện pháp khắc phục
Chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ hải quan: Để ảm bảo thông quan nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị ầy ủ và chính
xác các loại giấy tờ hải quan, bao gồm hóa ơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, và giấy tờ kiểm dịch. Sử dụng dịch vụ tư vấn
hoặc ại lý hải quan có kinh nghiệm ể hỗ trợ trong việc hoàn thành thủ tục cũng là một cách ể giảm thiểu rủi ro.
Hợp tác với ơn vị logistics chuyên nghiệp: Doanh nghiệp nên hợp tác với các công ty logistics quốc tế có uy tín, có
kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc sử dụng dịch vụ bảo hiểm vận chuyển cũng giúp giảm
thiểu thiệt hại khi xảy ra sự cố.
Sử dụng công nghệ quản lý chuỗi cung ứng: Sử dụng các công nghệ hiện ại trong quản lý chuỗi cung ứng giúp doanh
nghiệp theo dõi hàng hóa, kiểm soát nhiệt ộ bảo quản và quản lý chi phí vận chuyển một cách hiệu quả. Ví dụ, sử dụng hệ
thống GPS ể theo dõi vị trí hàng hóa, hoặc sử dụng cảm biến ể giám sát nhiệt ộ của container chứa thực phẩm tươi sống.
Kế hoạch dự phòng: Lập kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ như hàng hóa bị chậm trễ hoặc gặp sự cố
trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp có thể dự phòng bằng cách ký hợp ồng với nhiều ơn vị vận chuyển khác nhau hoặc
chuẩn bị một lượng hàng dự trữ ể ảm bảo không gián oạn chuỗi cung ứng.
Conclusion: Khi giao dịch àm phán với ối tác nước ngoài, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về ngôn ngữ, hệ
thống thanh toán, văn hóa và các quy ịnh pháp lý. Việc thấu hiểu và áp dụng các biện pháp khắc phục nêu trên sẽ giúp doanh
nghiệp Việt Nam mở rộng hoạt ộng kinh doanh quốc tế, tối ưu hóa hiệu quả và xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững với ối tác.