THAM KHẢO TIỂU LUẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA DU LỊCH VÀ ẨM THỰC
TIỂU LUẬN CUỐI KỲ HỌC PHẦN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
LỄ KỶ NIỆM 5 NĂM THÀNH LẬP
NHÀ HÀNG PHƯƠNG ĐÔNG
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Huỳnh Thị Bích Ngọc
Nhóm thực hiện: Nhóm 5 - Lớp 12DHQTDVLH02
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 04 NĂM 2024
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA DU LỊCH VÀ ẨM THỰC
TIỂU LUẬN CUỐI KỲ HỌC PHẦN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
LỄ KỶ NIỆM 5 NĂM THÀNH LẬP
NHÀ HÀNG PHƯƠNG ĐÔNG
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Huỳnh Thị Bích Ngọc
Nhóm thực hiện: Nhóm 5 - Lớp 12DHQTDVLH02
Họ tên thành viên nhóm: 1. Nguyễn Văn A – MSSV 2. 3. 4. 5.
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 04 NĂM 2024 LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành sự kiện “Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập nhà hàng Phương Đông” chúng
em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ThS. Huỳnh Thị Bích Ngọc - Giảng viên học phần
Tổ chức sự kiện, đã tận tình hướng dẫn, góp ý giúp nhóm 5 chúng em chỉnh sửa các lỗi
và dần hoàn thiện đề tài mà nhóm chúng em đã chọn.
Thông qua quá trình tìm hiểu từ lý thuyết đến việc được thực hành, được trải nghiệm
thực tế tổ chức một sự kiện gồm những quy trình nào. Nhờ đó chúng em đã hoàn thiện
bài báo cáo môn Tổ chức sự kiện, giúp từng cá nhân trong nhóm hiểu rõ và hoàn thiện
hơn về quy trình Tổ chức sự kiện, từ đó mà có thể tự tin tham gia hoặc đứng ra tổ chức
một sự kiện hoàn chỉnh.
Trong quá trình học tập và thực hành tổ chức sự kiện, do kiến thức chưa đủ và ít được
trải nghiệm thực tế nên nhóm chúng em sẽ không tránh khỏi những sai sót. Nhóm chúng
em rất mong nhận được sự góp ý đến từ cô Huỳnh Thị Bích Ngọc giảng viên bộ môn
Tổ chức sự kiện để chúng em hoàn thiện hơn và có thể không ngừng nâng cao kiến thức chuyên ngành.
Chúng em xin chân thành cảm ơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, Ngày 22 tháng 04 năm 2024 i
DANH SÁCH SINH VIÊN VÀ BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ
HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 05 NỘI DUNG MỨC ĐỘ KÝ XÁC STT HỌ VÀ TÊN MÃ SỐ SV PHỤ HOÀN NHẬN TRÁCH THÀNH Chương 3: Đỗ Ngọc Phương 1 2030210135 Mục 3.1, 100% Duyên 3.2, 3.3, 3.8. Nguyễn Thị Hồng Chương: 2 2024210151 100% Thi Mục 3.9. Chương 1: Huỳnh Thị Bảo Mục 1.1, 1.2 3 2024210071 100% Ngọc Chương 3: Mục 3.7 Chương 3: 4
Huỳnh Ngọc Thúy 2024210033 100% Mục 3.4, 3.5 Chương 2 5 Trần Thanh Dũng 2038210166 Chương 3: 100% Mục 3.10 ii
BẢNG ĐÁNH GIÁ CỤ THỂ CÁ NHÂN TRONG LÀM VIỆC NHÓM 05 (THEO RUBRIC I5-07) Chất Thời gian lượ Thái độ Thời gian ng Ý kiến Tổng tham gia giao nộp sản Họ và tên tham gia đóng góp điểm họp nhóm sản phẩm phẩm (15%) (20%) (%) (15%) (20%) nộp (30%) Đỗ Ngọc Phương 15% 15% 20% 20% 30% 100% Duyên Nguyễn Thị 15% 15% 20% 20% 30% 100% Hồng Thi Huỳnh Thị Bảo 15% 15% 20% 20% 30% 100% Ngọc Huỳnh Ngọc 15% 15% 20% 20% 30% 100% Thúy Trần Thanh Dũng 15% 15% 20% 20% 30% 100% iii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
TPHCM, Ngày 22 tháng 04 năm 2024
(Ký và ghi rõ họ tên) iv DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Bản kế hoạch thời gian trước sự kiện ......................................................................... 7
Bảng 3.2. Bản kế hoạch trong sự kiện ........................................................................................ 8
Bảng 3.3. Bản kế hoạch công việc sau sự kiện ......................................................................... 10
Bảng 3.4. Bảng quản trị rủi ro sự kiện ...................................................................................... 11
Bảng 3.5. Kịch bản chương trình MC ...................................................................................... 12
Bảng 3.6. Bảng dự toán ngân sách sự kiện ............................................................................... 17
Bảng 3.7. Tổng chi phí sự kiện ................................................................................................. 18
Bảng 3.8. Bảng tổng kết đánh giá ............................................................................................. 31 DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy nhân sự ............................................................................................. 11
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ Floor plan của sự kiện ................................................................................... 21 DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1. Cồng chào ................................................................................................................... 5
Hình 3.1. Thiệp mời sự kiện ..................................................................................................... 19
Hình 3.2. Cổng chào của sự kiện .............................................................................................. 19
Hình 3.3. Standee của sự kiện .................................................................................................. 20
Hình 3.4. Logo của nhóm tổ chức sự kiện ................................................................................ 21
Hình 3.5. Backrop trên sân khấu của sự kiện ........................................................................... 22
Hình 3.6. Thẻ đeo của nhóm tổ chức sự kiện ........................................................................... 22
Hình 3.7. Quà tặng khi chơi game ............................................................................................ 23
Hình 3.8. Quà tặng làm kỷ niệm ............................................................................................... 23
Hình 3.9. Thực đơn của sự kiện................................................................................................ 24
Hình 3.10. Danh thiếp Nhà hàng Phương Đông ....................................................................... 24 v MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................................... 1
PHẦN I. TỔNG QUAN ............................................................................................................ 2
1.1. Tổng quan về chủ sự kiện .................................................................................................... 2
1.2. Tổng quan về sự kiện ........................................................................................................... 2
PHẦN II. Ý TƯỞNG THỰC HIỆN ........................................................................................ 4
2.1. Ý tưởng ................................................................................................................................ 4
2.2. Concept ................................................................................................................................ 5
2.3. Theme .................................................................................................................................. 6
PHẦN III. KẾ HOẠCH ........................................................................................................... 7
3.1. Bản kế hoạch thời gian trước sự kiện .................................................................................. 7
3.2. Bản kế hoạch công việc trong sự kiện ................................................................................. 8
3.3. Bản kế hoạch công việc sau sự kiện .................................................................................. 10
3.4. Sơ đồ nhân sự .................................................................................................................... 11
3.5. Quản trị rủi ro sự kiện ........................................................................................................ 11
3.6. Kịch bản chương trình MC ................................................................................................ 12
3.7. Biểu mẫu kế hoạch truyền thông và thông cáo báo chí ..................................................... 15
3.7.1. Mục tiêu sự kiện ............................................................................................................. 15
3.7.2. Công chúng mục tiêu ...................................................................................................... 15
3.7.3. Chiến lược truyền thông ................................................................................................. 16
3.7.4. Thông điệp truyền thông ................................................................................................ 16
3.7.5. Kênh truyền thông .......................................................................................................... 16
3.7.6. Phương án truyền thông .................................................................................................. 17
3.8. Dự toán ngân sách sự kiện ................................................................................................. 17
3.9. Các hạng mục thiết kế ....................................................................................................... 19
3.9.1. Thư mời .......................................................................................................................... 19
3.9.2. Cổng chào ....................................................................................................................... 19
3.9.3. Standee ........................................................................................................................... 20
3.9.4. Floor Plan ....................................................................................................................... 21
3.9.5. Logo nhóm tổ chức sự kiện ............................................................................................ 21
3.9.6. Sân khấu ......................................................................................................................... 22
3.9.7. Thẻ đeo ........................................................................................................................... 22
3.9.8. Quà tặng .......................................................................................................................... 23
3.9.9. Thực đơn teabreak .......................................................................................................... 24
3.9.10. Danh thiếp .................................................................................................................... 24
3.10. Bản Hợp đồng và Bản Thanh lý hợp đồng ...................................................................... 25 vi
3.11. Lập bảng tổng kết đánh giá và rút kinh nghiệm cho sự kiện ........................................... 31
KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 33
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................... 34
PHỤ LỤC .................................................................................................................................... vii MỞ ĐẦU
Bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào khi đã thành lập được một thời gian và chỗ
đứng nhất định trên thị trường thì họ đều sẽ có những mốc thời gian gặp khó khăn, có
biết bao kỷ niệm từ buồn cho đến vui. Qua đó họ càng trân trọng hơn những gì mình đã
làm và gây dựng nên. Và Nhà hàng Phương Đông mà nhóm 5 chúng em chọn cũng
không ngoại lệ, thành lập được 5 năm, đây không phải là một quãng thời gian ngắn, thế
nên nhóm chúng em quyết định chọn đề tài: “ Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Nhà hàng
Phương Đông để thực hiện tổ chức sự kiện.”
Buổi lễ kỷ niệm thành lập nhà hàng này là dịp để nhà hàng tổ chức để kỷ niệm ngày
thành lập của mình, là cơ hội để nhà hàng tri ân khách hàng đã ủng hộ và tin tưởng trong
suốt thời gian hoạt động, tri ân những đối tác đã đồng hành trogn suốt quãng thời gian
qua, cũng như để tạo ra một không khí vui vẻ và ấm cúng cho tất cả các nhân viên đã
gắn bó với nhà hàng. Buổi lễ kỷ niệm thường được tổ chức bằng cách tổ chức các chương
trình giải trí, trình diễn nghệ thuật, cùng với việc phục vụ các món ăn và đồ uống ngon
miệng. Đồng thời, đây cũng là dịp để nhà hàng quảng cáo và quảng bá thương hiệu của
mình đến với khách hàng mới.
Để thực hiện đề tài này, nhóm 5 chúng em thực hiện các hoạt động và phương pháp
nghiên cứu như: nghiên cứu tổng hợp kiến thức lý thuyết về loại hình nhà hàng, các
bước thực hiện tổ chức một sự kiện Lễ kỷ niệm thành lập một doanh nghiệp, lý thuyết
về quản trị sự kiện, thu thập dữ liệu qua các nguồn tài liệu, giáo trình, sách, báo, thông
tin trên internet.., phân tích, tính toán về sự hợp lí trong chi phí tổ chức một sự kiện.
Đề tài được chia thành 3 chương. Phần 1: Tổng quan
Phần 2: Ý tưởng thực hiện Phần 3: Kế hoạch
Nhóm sinh viên rất mong nhận được ý kiến góp ý về đề tài để bài được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn! 1 PHẦN I. TỔNG QUAN
1.1. Tổng quan về chủ sự kiện
CHUỖI HỆ THỐNG NHÀ HÀNG PHƯƠNG ĐÔNG
Tọa lạc: 179B Hai Bà Trưng, , Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Người đại diện: Trần Lê Xuân Bắc Hotline: 091 956 5888
Facebook: www.facebook.com/nhahangphuongdong179Bhaibatrung
Email: phuongdong.rest@gmail.com
Nhà hàng tọa lạc tại số 179B Hai Bà Trưng, P.6, Q.3 TP.HCM - vị trí thị tứ ngay trung
tâm thàng phố, Nhà hàng Phương Đông là lựa chọn lý tưởng cho những buổi hẹn hò,
bữa tiệc gia đình, liên hoan công ty, những buổi gặp mặt, giao lưu, tiếp đãi khách hàng,
đối tác,..cần không gian sang trọng, thoáng rộng, riêng tư cùng thực đơn đa dạng, phong
phú, phù hợp cho mọi đối tượng, mọi lứa tuổi.
Tầm nhìn của Nhà hàng Phương Đông là trở thành điểm đến ưa thích của khách hàng,
nơi họ có thể thưởng thức những món ăn ngon, được phục vụ chu đáo và tận hưởng
không gian thoải mái và ấm cúng.
Sứ mệnh của Nhà hàng Phương Đông là cung cấp những dịch vụ ẩm thực tốt nhất, mang
lại trải nghiệm độc đáo và thú vị cho khách hàng. Nhà hàng cam kết luôn chăm sóc
khách hàng tận tình, đáp ứng mọi nhu cầu và mong muốn của họ, giữ vững uy tín và
danh tiếng trong ngành dịch vụ ẩm thực.
1.2. Tổng quan về sự kiện
Tên sự kiện: Lễ kỷ niệm 5 năm thành lập Nhà hàng Phương Đông.
Mục đích và mục tiêu sự kiện: Mục đích:
Sắp tới đây Nhà hàng Phương Đông sẽ tổ chức một sự kiện đánh mốc 05 tuổi kể từ ngày thành lập đến nay.
Lễ kỷ niệm thành lập Nhà hàng là một sự kiện trọng đại, đánh dấu bước tiến mới trên
hành trình phát triển của nhà hàng. Đây là thời điểm để nhà hàng nhìn lại chặng đường
đã qua, đồng thời bày tỏ sự tri ân sâu sắc và tôn vinh những người đã đồng hành, gắn
bó, đó chính là cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác. Những định hướng phát triển
trong giai đoạn mới cũng cần được vạch ra và nêu bật thông qua sự kiện. 2
Như vậy, nội dung kế hoạch Lễ kỷ niệm thành lập Nhà hàng Phương Đông cần thể hiện ba mục đích:
Tái hiện chặng đường hoạt động.
Tri ân cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác.
Thể hiện định hướng phát triển và thông điệp của doanh nghiệp trong giai đoạn mới. Mục tiêu:
Để Lễ kỷ niệm thành lập nhà hàng diễn ra thành công và tốt đẹp. Vì vậy, cần lập kế
hoạch một cách kỹ lưỡng, để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch, nên khi lập cần có
những yêu cầu cơ bản để hoàn thành nó:
Buổi lễ cần phải trang trọng sâu sắc và tạo ấn tượng tốt cho mọi người.
Cần phù hợp với đối tượng tham dự.
Cần có chủ đề, concept riêng.
Cần có thời lượng hợp lý.
Phải phù hợp với địa điểm tổ chức.
Phải xây dựng dựa trên ngân sách của nhà hàng.
Thời gian và địa điểm:
Thời gian: Buổi sáng, từ 07:30 – 08:30 (15/04/2024).
Địa điểm: P.G507 - Số 93 Tân Kỳ Tân Quý, phường Tân Sơn Nhì, quận Tân Phú, TP.HCM.
Khách mời: số lượng 40 khách (Nhân viên nhà hàng, ban lãnh đạo, đối tác). 3
PHẦN II. Ý TƯỞNG THỰC HIỆN 2.1. Ý tưởng
Bất kì một chặng đường nào cũng luôn cần phải có điểm khởi đầu, đối với nhà hàng
Phương Đông, điểm khởi đầu chính là một cột mốc có ý nghĩa cực kì quan trọng trong
quá trình hình thành và phát triển của nhà hàng. Vì thế, nhà hàng đã đầu tư nhiều công
sức, tâm huyết để tạo nên một buổi lễ kỉ niệm thành lập nhà hàng công phu, long trọng.
Để kỷ niệm 5 năm thành lập nhà hàng, Nhà hàng Phương Đông đã lên kế hoạch chuẩn
bị cho buổi tiệc để mọi cùng nhìn nhận lại tất cả những gì đã qua và thành quả mà nhà
hàng đạt được như ngày hôm nay.
Buổi lễ kỉ niệm thành lập Nhà hàng Phương Đông mang đến nhiều ý nghĩa khác nhau:
Lễ kỉ niệm 5 năm thành lập Nhà Hàng Phương Đông là chương trình được tạo ra để kỉ
niệm về những điểm nhấn, mốc son đáng nhớ trong quá trình hoạt động của nhà hàng.
Để đi đến thành công như ngày hôm nay, nhà hàng đã trải qua nhiều khó khăn, thử thách
lẫn sự thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự,... nhưng đến thời điểm hiện tại đội ngũ nhân
viên và ban lãnh đạo có thể tự hào về thành quả, thành tựu đạt được nhờ có sự phấn đấu,
nỗ lực hết mình của cả nhà hàng.
Việc tổ chức lễ kỉ niệm năm thành lập nhà hàng có ý nghĩa lớn đối với cả chủ nhà hàng
và khách hàng. Đây không chỉ là dịp để kỷ niệm và ghi nhận công lao của những người
đã cống hiến để xây dựng và phát triển nhà hàng trong suốt một năm, mà còn tri ân các
vị khách hàng, đối tác, nhà đầu tư – là những đồng nghiệp đã tin tưởng và lựa chọn đồng
hành cùng nhà hàng trong suốt quãng thời gian 5 năm vừa qua. Đây còn là dịp để tạo sự
gắn kết và đoàn kết giữa các thành viên trong nhà hàng, tạo mối quan hệ tốt đẹp hơn với
khách hàng, đối tác và nhà đầu tư - những người đã góp phần không nhỏ trên con đường
tạo dựng thương hiệu của doanh nghiệp.
Khen thưởng đối với các nhân viên xuất sắc: qua nhiều năm xây dựng và phát triển, đội
ngũ nhân viên trong nhà hàn chính là những phàn quan trọng không thể thiếu, góp phần
không nhỏ để có được nhà hàng như ngày hôm nay. Mục đích của buổi lễ cũng một phần
tôn vinh sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên, những cá nhân có đóng góp to lớn, chung tay
xây dựng nhà hàng phát triển vững mạnh, thể hiện sự khen ngợi những thành tích, đóng
góp thông qua những vật phẩm cụ thể như bằng khen, phần thưởng. Thông qua buổi lễ, 4
nhân viên sẽ cảm thấy được đề cao, tôn trọng, công sức bỏ ra được ghi nhận, đền đáp
xứng đáng và muốn gắn bó lâu dài với nhà hàng.Bên cạnh đó, lễ kỉ niệm thành lập còn
là dịp để các nhân viên ở các bộ phận được giao lưu, học hỏi lẫn nhau cùng hòa mình
trong không khí vui tươi, ấm áp của buổi lễ.
Việc tổ chức lễ kỉ niệm năm thành lập nhà hàng giúp tạo ra cơ hội để quảng bá và quảng
cáo cho nhà hàng, thu hút thêm khách hàng mới và cũng như tạo điều kiện cho khách
hàng hiện tại có cơ hội trải nghiệm và thưởng thức các dịch vụ mới mà nhà hàng đưa ra.
Đây cũng góp phần tạo ra không khí vui vẻ, hứng khởi và ấm áp cho cả những người
làm việc trong nhà hàng lẫn khách hàng, các vị đối tác, từ đó tạo ra ấn tượng tốt và duy
trì mối quan hệ lâu dài giữa nhà hàng và khách hàng, đối tác.
Đưa ra mục tiêu, định hướng cho công ty trong tương lai: với sự kiện mang ý nghĩa hết
sức lớn lao này, nhà hàng còn có cơ hội đặt ra cho mình những mục tiêu, động lực tiến
bộ trong tương lai như: cải thiện tác phong làm việc, duy trì nền văn hóa tốt đẹp của nhà
hàng, nâng cao tinh thần trách nhiệm, tiếp tục thực hiện sứ mệnh của nhà hàng, nâng
cao chất lượng, dịch vụ và hình ảnh thương hiệu của nhà hàng, đặt ra mục tiêu kinh
doanh mới hướng đến giá trị cốt lõi là đem lại sự hài lòng, tin cậy. 2.2. Concept
Hình 2.1. Cồng chào sự kiện Nguồn: Internet 5
Concept sự kiện: Dùng 2 tông màu chủ đạo là đỏ và vàng.
Màu đỏ thể hiện sự tâm huyết, là màu của may mắn, đem đến cho con người ta sự tự tin
trong công việc và cuộc sống.
Màu vàng là màu của niềm tin và hy vọng, mang đến một tương lai tươi sáng, tràn đầy hạnh phúc. 2.3. Theme
“HÀNH TRÌNH TUYỆT VỜI 05 VƯƠN LÊN TỪ ĐAM MÊ ẨM THỰC”
“Hành trình tuyệt vời” cho ta thấy được một hành trình đầy thú vị và đáng nhớ của nhà
hàng Phương Đông từ những ngày đầu khởi nghiệp đầy rẫy những khó khăn, thử thách
và thậm chí là thất bại. Tuy nhiên, chính những thử thách này giúp đội ngũ nhân viên
nhà hàng ngày càng trưởng thành và mạnh mẽ hơn. Hành trình trong 05 năm đã sáng
tạo chế biến ra những món ăn ngon, độc đáo mang đến khách hàng, được gặp gỡ với
những con người và trải nghiệm những điều mới mẻ. Nhờ vậy mà nhà hàng Phương
Đông mở rộng hơn về tầm nhìn, sứ mệnh trong tương lai.
Ẩm thực không chỉ đơn thuần là việc nấu nướng, mà còn là đam mê, là nghệ thuật và là
tiếng nói văn hóa. "Vươn lên từ đam mê ẩm thực" thể hiện tinh thần kiên trì, ý chí mãnh
liệt và lòng nhiệt huyết cháy bỏng của những người theo đuổi con đường này. Họ sẵn
sàng vượt qua mọi rào cản, thử thách để biến ước mơ ẩm thực của mình thành hiện thực.
Thành công không đến một cách dễ dàng, đặc biệt là trong lĩnh vực cạnh tranh gay gắt
như ẩm thực. "Vươn lên từ đam mê ẩm thực" cho thấy tầm quan trọng của nỗ lực, cố
gắng không ngừng nghỉ. Những đầu bếp thành công đều trải qua quá trình học hỏi gian
khổ, rèn luyện tay nghề miệt mài và không ngừng sáng tạo để tạo ra những món ăn độc
đáo, chinh phục khẩu vị thực khách. Ẩm thực là sự kết hợp hài hòa giữa truyền thống
và sáng tạo, không chỉ giới hạn ở việc nấu nướng các món ăn truyền thống, mà còn là
hành trình sáng tạo những món ăn mới, mang đậm dấu ấn cá nhân của mỗi đầu bếp. Họ
không ngừng học hỏi, thử nghiệm và đổi mới để mang đến cho thực khách những trải
nghiệm ẩm thực độc đáo và đáng nhớ.
“HÀNH TRÌNH TUYỆT VỜI 05 VƯƠN LÊN TỪ ĐAM MÊ ẨM THỰC” là quá trình
phát triển không ngừng nghỉ, cho ta thấy được sự nhiệt huyết với đam mê, nỗ lực và
sáng tạo không gì là không thể. 6
PHẦN III. KẾ HOẠCH
3.1. Bản kế hoạch thời gian trước sự kiện
Bảng 3.1. Bản kế hoạch thời gian trước sự kiện Thời gian Nội dung công Thời gian Người STT Mô tả hoàn việc chuẩn bị thực hiện thành Lên danh sách - Chuẩn bị danh sách khách mời., ban lãnh đạo. 1 danh sách ban - Danh sách khen 03/04/2024 06/04/2024 Duyên lãnh đạo, nhân thưởng nhân viên. viên xuất sắc
- Thiết kế chương trình: 01/04/2024 12/04/2024 Thi, Ngọc cổng chào, thư mời, sân khấu.
Chuẩn bị dụng - Âm thanh, ánh sáng. 02/04/2024 08/04/2024 Dũng cụ, thiết kế
- Thiết bị trình chiếu: 2 hình ảnh, máy chiếu, loa, màn backdrop, in ấn hình chiếu. - In ấn backdrop. - Chuẩn bị video trình 08/04/2024 10/04/2024 Duyên chiếu về công ty. Địa điểm tổ - Khảo sát địa điểm. 01/04/2024 12/04/2024 Thúy, chức sự kiện - Ghi nhận hệ thống âm Ngọc thanh ánh sáng đầy 3 đủ, hệ thống thoát hiểm kĩ càng,..
- Kiểm tra lại tổng thể. - Thiết kế setup bàn 08/04/2024 12/04/2024 Thúy,
tiệc, tone màu chủ đạo Ngọc là màu đỏ, vàng.
- Chuẩn bị kiểm tra số
lượng bàn, dụng cụ ăn uống
Chuẩn bị, kiểm - Kiểm tra điều chỉnh 13/04/2024 13/04/2024 Dũng tra trang thiết âm thanh, ánh sáng 4 bị, tổ chức sự
phù hợp với từng tiết kiện. mục - Trang trí cổng chào, 02/04/2024 05/04/2024 Duyên, khu vực tiệc và sân Thi, Ngọc, khấu Dũng, Thúy
- Sắp xếp tiết mục quá Duyên, trình diễn ra sự kiện Thi
- MC: Dương Trinh 07/04/2024 10/04/2024 Dũng Chuẩn bị nhân 5 - Hậu cần sự tiệc - Lễ tân 7 Thời gian Nội dung công Thời gian Người STT Mô tả hoàn việc chuẩn bị thực hiện thành - Âm thanh, ánh sáng - Bộ phận tiệc - Nhân viên chụp hình, quay phim. - Ca sĩ: Dương Trinh (Con đường tôi), Kiều Trinh (Tình yêu của tôi ơi). Ngọc Nam (Cánh hồng phai) - Tài liệu: 10/04/2024 11/04/2024 Duyên,
+ Bài phát biểu của lãnh Thi đạo + Kịch bản của MC + Quy cách tham gia trò Chuẩn bị tài chơi liệu, hoa, quà - Chuẩn bị ca dao,
10/04/2024 11/04/2024 Thi, Thúy 6 tặng, giấy khen phiếu thăm mini thưởng. game. - Quà tặng minigame. 08/04/2024 11/04/2024 Thúy,
- Hoa tặng đối tác, nhân Ngọc viên xuất sắc. - Khen thưởng nhân viên xuất sắc.
Nguồn: Nhóm sinh viên
3.2. Bản kế hoạch công việc trong sự kiện
Bảng 3.2. Bản kế hoạch trong sự kiện THỜI THỜI THỰC GIÁM STT PHẦN NỘI DUNG GIAN LƯỢNG HIỆN SÁT - Đón tiếp khách mời - Lễ tân đứng ở khu vực đón khách, kiểm Đón khách tra thông tin thư mời, 1 7h30 10 phút Ngọc Thúy Hồng Thi hướng dẫn chụp hình với backdrop, khu tiệc tea break, sảnh có bàn ghế. - Khách đến khu vực tea break theo hướng Tiệc tea 2 7h40 15 phút dẫn của lễ tân, lựa Ngọc Thúy Hồng Thi break chọn món ăn, nước uống. 8 THỜI THỜI THỰC GIÁM STT PHẦN NỘI DUNG GIAN LƯỢNG HIỆN SÁT - MC mời khách di chuyển đến khu vực Ổn đị đã bố nh trí bàn ghế lựa MC: Dương 3 7h55 5 phút Hồng Thi khách mời
chọn chỗ ngồi thưởng Trinh thức tiệc và đợi chương trình bắt đầu.
- Bắt đầu chương trình MC: Dương văn nghệ giới thiệu Trinh Văn nghệ Ca sĩ: Dương 4 8h00 5 phút tiết mục. Hồng Thi mở màn Trinh - Ca sĩ trình diễn. Âm thanh: Thanh Dũng. Khai mạc - Diễn văn khai mạc, MC: Dương 5 8h05 10 phút chương giới thiệu đại biểu. Hồng Thi Trinh trình - Tập trung khách mời MC: Dương Clip tổng hướ Trinh 6 8h15 5 phút ng về sân khấu, Hồng Thi kết chiếu clip Máy chiếu: Thanh Dũng. MC: Dương Trinh - Ban lãnh đạo phát Âm thanh: Phát biểu Thanh Dũng biểu cảm nghĩ. của lãnh Lễ tân: Ngọc 7 8h20 10 phút đạ Hồng Thi o, tri ân - Tặng quà tri ân đối Thúy đối tác tác. Hậu cần: Phương Duyên, Bảo Ngọc. MC: Dương Trinh - Tiến hành trao quà Lễ tân: Ngọc Khen khen thưở Thúy 8 8h30 10 phút ng cho nhân thưở Hồng Thi ng viên xuất sắc. Hậu cần: Phương Duyên, Bảo Ngọc. MC: Dương - Phổ biến luật chơi Trinh Hậu cần: 9 8h40 15 phút Trò chơi mời nhân viên lên Hồng Thi tham gia Phương Duyên, Bảo Ngọc. 9 THỜI THỜI THỰC GIÁM STT PHẦN NỘI DUNG GIAN LƯỢNG HIỆN SÁT MC: Dương Trinh. - Giao lưu văn nghệ Ca sĩ: Kiề Giao lưu u 10 8h55 15 phút giữa nhân viên, ban văn Trinh, Ngọc Hồng Thi nghệ lãnh đạo. Nam Âm Thanh: Thanh Dũng MC: Dương Trinh - Bế mạc chương trình, Lễ tân: Ngọc phát quà lưu niệ Thúy. 11 9h10 5 phút Bế mạc m, Hồng Thi chụp hình, tiễn khách Hậu cần: Phương Duyên, Bảo Ngọc.
Nguồn: Nhóm sinh viên
3.3. Bản kế hoạch công việc sau sự kiện
Bảng 3.3. Bản kế hoạch công việc sau sự kiện STT THỜI GIAN NỘI DUNG NGƯỜI PHỤ TRÁCH GHI CHÚ 9h15 - 9h25 Thu dọn backdrop, bàn Thanh Dũng 1 check – in 2 9h25 - 9h30 Thu dọn cổng, standee Hồng Thi, Thanh Dũng 3 9h30 - 9h40 Dọn quầy tea break Bảo Ngọc 9h40 - 9h50
Trả công cụ, dụng cụ đã Phương Duyên 4 mượn 9h50 - 10h00
Kiểm tra hệ thống âm thanh, Phương Duyên 5 ánh sáng, máy chiếu. 10h00 - 10h10
Vệ sinh khu vực sảnh sự Ngọc Thúy, Bảo Ngọc 6 kiện 7 10h10 - 10h15
Vệ sinh khu vực check – in. Ngọc Thúy 8 10h15 - 10h30
Truyền thông sau sự kiện Hồng Thi
Nguồn: Nhóm sinh viên 10
3.4. Sơ đồ nhân sự
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy nhân sự
Nguồn: Nhóm sinh viên
3.5. Quản trị rủi ro sự kiện
Bảng 3.4. Bảng quản trị rủi ro sự kiện STT CÁC TÌNH HUỐNG PHƯƠNG ÁN DỰ
PHƯƠNG ÁN ĐỐI ỨNG NGUY CƠ PHÒNG
Chuẩn bị hợp sơ cứu cơ
Các biện pháp sơ cứu tại
Phát sinh các tình huống y
bản và hệ thống liên lạc
chỗ -> Di chuyển đến 1 tế
khẩn cấp với các bệnh bệnh viện viện lân cận Đảo bảo nhân lực dư
Sau khi xác nhận nhân lực
thừa, kiểm tra số lượng
nghỉ việc, lập tức nhận 2 Nhân lực nghỉ làm
nhân lực đi làm, đảm bảo nhân lực dư vào
liên lạc được khi khẩn cấp Kiểm tra cẩn thận các
Các biện pháp khẩn cấp
yếu tố về hỏa hoạn và bố như bình cứu hỏa -> Di 3 Hỏa hoạn
trí đầy đủ bình cứu hỏa
tản khách an toàn -> Liên hệ với sở cứu hỏa 11