Thủ Tục Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

1.3 Các thủ tục kiểm soát với quy trình bán hàng-thu tiền
1.3.1 Những thủ tục kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất là tách bạch trách nhiệm giữa các chức năng. Chu trình bán
hàng-thu tiền thường bao gồm các chức năng/bộ phận sau:
Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hang và lập lệnh bán hàng
Bộ phận xét duyệt bán chịu: chịu trách nhiệm xét duyệt tát cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính
sách của đơn vị. Nếu bán hang trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của các cao hơn.
Bộ phận giao hang: chịu trách nhiệm kiểm tra độc lập hàng hóa
Bộ phận lập hóa đơn: chịu trách nhiệm lập hóa đơn bán hang
Bộ phận kho: chịu trách nhiệm bảo quản hang và xuất kho theo lệnh bán hang đã được duyệt
Bộ phận theo dõi nợ phải thu: ghi nhận nợ phải thu, liên lạc với khách hang, đốc thúc việc trả tiền, phân tích
tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi
Nhằm đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lí đối với chu trình bán hang-thu tiền, đơn vị cần tách biệt
chức năng/bộ phận sau đây:
Bộ phận xét duyệt bán tách biệt với bộ phận bán hang
Bộ phận bán hang không được kiêm nhiệm thu tiền
Người cho phép xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu
Kế toán nợ phải thu khách hang không được kiêm nhiệm việc thu tiền
1.1.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu
1.3.2 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu Mục tiêu
Thủ tục kiểm soát
Chỉ bán hàng cho + Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách
các khách hàng có hàng để đảm bảo ĐĐH thật sự xuất phát từ họ, nhất là những thật.
đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Đảm bảo giá bán + Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với
đúng với bảng giá bảng giá chính thức của đơn vị đơn vị đưa ra
Có đủ hàng để giao + Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng
theo yêu cầu của liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có khách hàng.
được thông tin về số lượng tồn kho.
Bán hàng cho các + Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm
khách hàng có khả tra về tín dụng của khách hàng. năng thanh toán.
+ Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ
phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng.
+ Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ
phận xét duyệt bán chịu.
+ Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng.
+ Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao dịch lần đầu.
Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng
và xét duyệt bán chịu, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận xét duyệt
hạn mức bán chịu. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệ thống kiểm tra tín dụng của khách hàng.
Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn Mục tiêu
Thủ tục kiểm soát Giao hàng đúng
Trên chứng từ vận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ số
chủng loại, số lượng, lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông quy cách và thời
tin cần thiết khác về khách hàng. gian.
Lập hóa đơn đầy đủ Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:
cho các trường hợp + Chứng từ giao hàng đã được khách hàng ký nhận.
đã giao hàng, tránh + Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển. lập hóa đơn khống,
+ Hợp đồng giao hàng (nếu có) trùng lắp hóa đơn. Thông tin trên hóa
+ Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá đơn là chính xác. bán trên hóa đơn.
+ Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra ngẫu
nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn
như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng,... hoặc kiểm
tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.
1.4.2.2 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹ lớn, dó đó
thủ quỹ hoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ
sách. Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng như sau:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tin dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ
quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tiền.
- Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng
hạch toán thu tiền trên sổ cái.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm
phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ.
b. Đối với phương thức bán chịu
Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ.
Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy
đủ; không để các khoản phải thu bị chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợ các khoản phải thu
thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp
dụng các thủ tục kiểm soát sau:
- Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng.
- Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa
số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các
bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.
- Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ
phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt.
- Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả
độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán). .
1.1.1 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên quan đến
những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham
ô, chiếm dụng. Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là khoản mục có thể chiếm
tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi trường cạnh tranh gây gắt như ngày
nay, nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và chính điều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình
Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ biến với
những mức độ khác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này.
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. Giai đoạn
Sai phạm có thể xảy ra Xử lý ĐĐH của
+ Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt. khách hàng
+ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn
giá,... hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này
với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các
bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn
tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị. Xét duyệt bán chịu
+ Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo
chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu
để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải
gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức. Giao hàng
+ Giao hàng khi chưa dược xét duyệt.
+ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng.
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà
không xác định được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng. Lập hóa đơn
+ Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
+ Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
Ghi chép doanh thu + Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về
và ghi nhận nợ doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay
phải thu khách ghi sót hóa đơn. hàng
+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm
trễ hay không đòi được nợ....
+ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
+ Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
+ Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
+ Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng.
+ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.
+ Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.
1.2 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế, đặc biệt đối với các đơn vị không có
chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng. Loại gian lận
chủ yếu ở khâu này là nhân viên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết,
cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng
không có khả năng thanh toán để thu về lợi ích cá nhân.
Để ngăn ngừa các gian lận trên, đơn vị có thể sử dụng các thủ tục kiểm soát sau:
- Xây dựng chính sách bán hàng một cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này.
- Tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa
những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này.
1.2.2 Biển thu tiền bán hàng thu được
Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách
hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi
nhận số tiền trên liên lưu của hóa đơn thấp hơn số tiền khách thực trả.
Thủ tục kiểm soát cho loại gian lận này đó là:
- Lắp đặt camera tại nơi thu tiền.
- Tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán.
1.2.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Loại gian lận này xảy ra khá phổ biến, đối tượng thực hiện hành vi gian lận phải
tìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc
làm giả chứng từ nhắc nợ, xóa sổ nợ phải thu không đúng.
-Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu
của một khách hàng bằng số tiền số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng
gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau
bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó.
-Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền
vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ
phải thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả. Cách khác, họ cố tình ghi
Nợ sai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách hàng khác.
-Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền
khách hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ
lần hai, người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có
thể làm giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng.
-Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm
đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được
nợ. Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như
chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt.
Các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng để ngăn ngừa gian lận xảy ra là:
- Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu.
- Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để
phát hiện ra hàn vi sử dụng thủ tục tạo cân bằng giả.
- Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu.
- Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng
hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh
liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng.
- Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nghiệm việc thu tiền