Thủ Tục Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

1.3 Các thủ tục kiểm soát với quy trình bán hàng-thu tiền
1.3.1 Những thủ tục kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất là tách bạch trách nhiệm giữa các chức năng. Chu trình bán
hàng-thu tiền thường bao gồm các chức năng/bộ phận sau:
Bộ phận bán hàng: chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hang và lập lệnh bán hàng
Bộ phận xét duyệt bán chịu: chịu trách nhiệm xét duyệt tát cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính
sách của đơn vị. Nếu bán hang trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của các cao hơn.
Bộ phận giao hang: chịu trách nhiệm kiểm tra độc lập hàng hóa
Bộ phận lập hóa đơn: chịu trách nhiệm lập hóa đơn bán hang
Bộ phận kho: chịu trách nhiệm bảo quản hang và xuất kho theo lệnh bán hang đã được duyệt
Bộ phận theo dõi nợ phải thu: ghi nhận nợ phải thu, liên lạc với khách hang, đốc thúc việc trả tiền, phân tích
tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi
Nhằm đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lí đối với chu trình bán hang-thu tiền, đơn vị cần tách biệt
chức năng/bộ phận sau đây:
Bộ phận xét duyệt bán tách biệt với bộ phận bán hang
Bộ phận bán hang không được kiêm nhiệm thu tiền
Người cho phép xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu
Kế toán nợ phải thu khách hang không được kiêm nhiệm việc thu tiền
1.1.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu
1.3.2 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu Mục tiêu
Thủ tục kiểm soát
Chỉ bán hàng cho + Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách
các khách hàng có hàng để đảm bảo ĐĐH thật sự xuất phát từ họ, nhất là những thật.
đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Đảm bảo giá bán + Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với
đúng với bảng giá bảng giá chính thức của đơn vị đơn vị đưa ra
Có đủ hàng để giao + Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng
theo yêu cầu của liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có khách hàng.
được thông tin về số lượng tồn kho.
Bán hàng cho các + Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm
khách hàng có khả tra về tín dụng của khách hàng. năng thanh toán.
+ Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ
phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng.
+ Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ
phận xét duyệt bán chịu.
+ Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ phận bán hàng.
+ Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao dịch lần đầu.
Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng
và xét duyệt bán chịu, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận xét duyệt
hạn mức bán chịu. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệ thống kiểm tra tín dụng của khách hàng.
Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn Mục tiêu
Thủ tục kiểm soát Giao hàng đúng
Trên chứng từ vận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ số
chủng loại, số lượng, lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông quy cách và thời
tin cần thiết khác về khách hàng. gian.
Lập hóa đơn đầy đủ Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:
cho các trường hợp + Chứng từ giao hàng đã được khách hàng ký nhận.
đã giao hàng, tránh + Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển. lập hóa đơn khống,
+ Hợp đồng giao hàng (nếu có) trùng lắp hóa đơn. Thông tin trên hóa
+ Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá đơn là chính xác. bán trên hóa đơn.
+ Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra ngẫu
nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn
như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng,... hoặc kiểm
tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.
1.4.2.2 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹ lớn, dó đó
thủ quỹ hoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ
sách. Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng như sau:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tin dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ
quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tiền.
- Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng
hạch toán thu tiền trên sổ cái.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm
phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ.
b. Đối với phương thức bán chịu
Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ.
Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy
đủ; không để các khoản phải thu bị chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợ các khoản phải thu
thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp
dụng các thủ tục kiểm soát sau:
- Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng.
- Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa
số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các
bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.
- Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ
phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt.
- Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả
độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người mua, vừa là người bán). .
1.1.1 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên quan đến
những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham
ô, chiếm dụng. Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là khoản mục có thể chiếm
tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi trường cạnh tranh gây gắt như ngày
nay, nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và chính điều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình
Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ biến với
những mức độ khác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này.
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền. Giai đoạn
Sai phạm có thể xảy ra