lOMoAR cPSD| 47708777 Tóm tắt 2.2 đến hết
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận xuất khẩu bằng đường biển của Công
ty TNHH Holcom Việt Nam
2.2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình
Sơ đồ 2.2: Mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình xuất khẩu hàng hóa của
Công ty Holcom Việt Nam
Bảng 2.5: Danh sách một số Công ty khách hàng của Holcom
Tên đối tác Địa chỉ
Luxor Hotel 3900 Las Vegas Blvd South, Dải Las Vegas, Las Vegas Edison Times Square Hotel
228 West 7th Street, New York, NY 10036
Clinic Cleveland 9500 Đại lộ Euclid, Ohio, (Hoa Kỳ) - Bain & Company 1 lOMoAR cPSD| 47708777
Restaurant Angler 132 The Embarcadero, South Beach,
San Francisco, California, 94105, Hoa Kỳ China Live
644 Broadway, San Francisco, CA 94133 , Hoa Kỳ HubSpot Cambridge, Massachusetts
2.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Holcom Việt Nam
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty TNHH Holcom
2.2.3 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
của Công ty TNHH Holcom Việt Nam Bước 1: Booking
- Công ty TNHH Holcom Việt Nam gửi thông tin lô hàng cho công ty FBN
Construction qua fax, email đề nghị ký hợp đồng dịch vụ và FBN
Construction sẽ thay mặt công ty TNHH Holcom tiến hành
- Trong đó Holcom giao hàng theo hình thức FOB incoterm, Holcom sẽ
chịu trách nhiệm với hàng hóa cho tới khi container được xếp lên boong
tàu. Công ty FBN Construction lấy booking confirmation từ hãng tàu
APL với những thông tin sau:
Bảng 2.6: Thông tin chuyến tàu đặt hàng của Công ty FBN Construction 2 lOMoAR cPSD| 47708777 Số Booking (Booking No) HAN00668143
Ngày dự kiến tàu đi (ETA) 06/01/2023
Ngày dự kiến tàu đến (ETD): 29/01/2023
Tên tàu/ Số hiệu (Vessel/Voyage): STARSHIP URSA/ 3226N POL HAIPHONG POD OAKLAND
Bước 2: Lập bộ chứng từ
Bộ chứng từ Holcom có thể tiến hành làm ở bước này gồm: •
Hợp đồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính) •
Phiếu đóng gói – Packing List (01 sao y bản chính) •
Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01 sao y bản chính) •
Giấy giới thiệu từ công ty Holcom: 03 bản có dấu mộc •
Một số giấy tờ liên quan khác
Với từng loại giấy tờ có từng nội dung cần chú ý như sau:
Hợp đồng mua bán – Sale Contract.
Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét: - Thông tin hợp đồng - Bên nhà xuất khẩu - Bên nhà nhập khẩu
- Thông tin hàng hóa, lô hàng - Quy cách đóng gói
- Thanh toán theo phương thức thanh toán trả 100% giá trị hợp đồng trước khi giao hàng.
- Giao hàng: Thời gian giao hàng trong vòng 23-29 ngày sau khi nhận được thanh toán. 3 lOMoAR cPSD| 47708777
Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial
invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng:
- Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn
giá, tổng tiền, các loại phí, khối lượng, kiểu cách đóng gói)
Bước 3: Chuẩn bị và kiểm tra chất lượng hàng hóa
Holcom gửi phiếu đóng gói - Packing list có nội dung gồm:
• Thông tin người mua, người bán.
• Cảng xếp hàng, dỡ hàng.
• Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.
• Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóa.
• Số hiệu hợp đồng.
• Điều kiện giao hàng.
cho FBN Construction tham khảo và đi đến thống nhất theo mẫu sau: 4 lOMoAR cPSD| 47708777
Hình 2.2: Mẫu Packing list của Công ty TNHH Holcom Việt Nam
Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa được thực hiện theo một trong ba hình thức như sau: - Holcom tự kiểm tra
- Đại diện của FBN Construction sang Việt Nam để kiểm tra
- Liên hệ trung gian tới kiểm định chất lượng và phát hành giấy chứng nhận chất lượng 5 lOMoAR cPSD| 47708777
Bước 4: Thuê phương tiện vận tải nội địa
Holcom sẽ tiến hành thuê bên trung gian là một công ty Forwarder để vận
chuyển hàng hóa từ kho sản xuất của Holcom tới cảng Hải Phòng rồi đóng hàng lên tàu.
Holcom chịu trách nhiệm những bước sau: - Đóng gói hàng tại kho
- Sau khi đóng gói hàng tại kho, Holcom lấy vỏ Cont rỗng từ Vin lines
(FWD) cùng với phiếu cấp Container để kiểm tra: •
Kiểm tra bên ngoài Container •
Kiểm tra bên trong Container • Kiểm tra cửa Container •
Kiểm tra tình trạng vệ sinh Container
Bước 5: Thủ tục hải quan xuất khẩu
Trong quá trình làm thủ tục hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS , Công ty
TNHH Holcom Việt Nam chuẩn bị bô chứng từ, cơ bản gồm các giấy tờ sau:̣
Hợp đồng thương mại (Sale Contract). •
Vân đơn lô hàng (Bill of Landing).̣ •
Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List). •
Giấy chứng nhân xuất xứ lô hàng (C/O).̣ •
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ , Công ty TNHH Holcom Việt Nam tiếp tục
điền tờ đơn khai báo hải quan điện tử : 6 lOMoAR cPSD| 47708777
Hình 2.1: Tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS - Mở tờ khai hải quan - Đăng ký tờ khai - Đóng phí - Lấy tờ khai: - Thanh lý tờ khai - Vào sổ tàu
Holcom tiếp theo tiến hành làm các thủ tục thông quan tại các chi cục hải quan. 7 lOMoAR cPSD| 47708777
Sơ đồ 2.4: Quy trình thông quan tại Chi cục hải quan -
Thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan chia làm các luồng sau : Tờ khai luồng vàng :
Công ty TNHH Holcom Việt Nam chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong
Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39) và mang đến chi cục hải quan để xem xét.
Hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 gồm:
- Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu. - Hóa đơn thương mại.
- 1 bản chính của giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy thông
báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.
- 1 bản chụp chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định.
- 1 bản chụp hợp đồng ủy thác.
Bước 6: Lấy vận đơn gốc B/L
- Khi cấp vận đơn, người chuyên chở (chủ tàu) hoặc đại diện của họ phải ký
phát hành vận đơn và ghi rõ tư cách pháp lý. 8 lOMoAR cPSD| 47708777
- Vận đơn đường biển được phát hành theo các bản gốc (Original) và bản sao (Copy).
(1) Holcom giao hàng cho người vận tải (người chuyên chở)
(2) Người vận tải phát hành vận đơn cho Holcom
(3) Holcom chuyển bộ chứng từ (bao gồm vận đơn) cho người nhận hàng
(4) Người nhận hàng xuất trình vận đơn cho đại lý của người vận tải ở cảng đến
để nhận hàng (phải xuất trình vận đơn gốc trừ trường hợp đặc biệt) (5) Đại
lý của người vận tải ở cảng đến giao hàng cho người nhận hàng Bước 7: Gửi bộ chứng từ gốc
- Nhân viên giao nhận của công ty Holcom sẽ gửi bộ chứng từ đầy đủ và
các giấy tờ liên quan cho công ty khách hàng để tiến hành làm thủ tục
nhận hàng theo hợp đồng.
- Bộ chứng từ mà bên công ty Holcom gửi đi gồm:
• Hợp đồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính)
• Phiếu đóng gói – Packing List (01 sao y bản chính)
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01 sao y bản chính)
• Thư báo nhận hàng do Vin Lines Co.,Ltd cung cấp (01 sao y bản chính).
• Vận đơn gốc – Bill of Lading (Bản chính)
• Giấy kiểm định hàng hóa – Certificate of Origin - Quantity - Quality - weight
• Giấy giới thiệu từ công ty Holcom: 03 bản có dấu mộc
• Một số giấy tờ liên quan khác
Bước 8: Thanh khoản hợp đồng gia công
- Sau khi Holcom đã hoàn thành nghĩa vụ của mình và đến lúc FBN
Construction nhận hàng và thanh toán cho Holcom theo như đã quy định trong
hợp đồng. - Mọi công tác hành chính đều cần thực hiện từng bước và có sự phối hợp giữa 9 lOMoAR cPSD| 47708777
các bên liên quan. của mình trên thị trường
hàng nước ngoài. - Công việc quốc tế. làm thủ tục hàng 2.3 Đánh giá - Tiết kiệm chi phí
Ma trận SWOT - Tiết kiệm thời gian - Hạn của Công ty
chế rủi ro khi xuất khẩu
hàng hóa - Hiểu rõ và bảo TNHH Holcom
vệ tốt hàng hóa của mình Việt Nam
Điểm mạnh (S) - trong quá trình vận Công ty Holcom chuyển. sẽ chủ động hơn Điểm yếu (W) - trong quá trình
Doanh nghiệp phải có nhiều kinh doanh của nguồn vốn. - Thị phần mình. Thay vì
những mặt hàng hoặc nhóm
thông qua đơn vị hàng xuất khẩu có khối thứ ba, doanh
lượng và giá trị lớn còn yếu nghiệp sẽ trực
, chưa đáp ứng đủ những tiếp thâm nhập
đòi hỏi của thị trường và
vào thị trường để của khách hàng về chất
gợi mở và tìm cơ lượng và số lượng. - Mất hội cho mình. thời gian qua nhiều khâu
Nếu Holcom kinh làm và sửa chữa, chi phí hải doanh tốt sẽ
quan, chi phí cố định, chi mang đến hiệu
phí vận chuyển, chi phí mua
quả kinh doanh nguyên vật liệu,… - Công cao và khẳng tác quảng cáo, marketing
định được uy tín chưa tốt. - Còn yếu kém trong khâu tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách 10 lOMoAR cPSD| 47708777
Cơ hội (O) - đối với doanh nghiệp. - Do
Nam trên toàn thế giới để
Nhu cầu sử dụng có uy tín trên thương trường phát triển, tăng quy mô
nội thất càng phát Holcom sẽ tìm kiếm được
công ty , tăng khả năng hợp
triển, chung - những khách hàng mới. -
tác xuất khẩu với các công
Kinh tế của Việt Nhu cầu sử dụng ngày càng ty trong và ngoài nước
Nam ổn định và tăng Holcom có thể đẩy
- Thời đại kỹ thuật số phát
phát triển lại sau mạnh được danh tiếng, mở
triển, công ty Holcom Việt
đại dịch - Chính rộng quy mô kinh doanh và
Nam có thể thực hiện công
sách nhà nước mở thêm các chi nhánh để
việc và tiếp cận khách hàng
hoàn thiện, tạo đáp ứng nhu cầu khách
một cách dễ dàng và rộng
điều kiện cho hàng, qua đó việc ký kết
rãi cả trong nước lẫn ngoài
doanh nghiệp - hợp đồng với các đối tác sẽ
nước - Chính sách nhà nước
Tiềm lực tài chính thuận lợi và dễ dàng hơn. - phát triển, Holcom hoàn
ổn định. - Nhân sự Với nguồn vốn dồi dào và
toàn có thể áp dụng, tạo
lành nghề, nhanh việc kinh tế tại Việt Nam
những lợi ích trực tiếp
nhẹn, thích nghi đang dần ổn định và phát
trong việc xuất khẩu , vận tốt.
triển lại sẽ giúp Holcom có chuyển hàng hóa bằng
hóa tại kho bãi và cảng còn - Holcom đã có
đường biển - Tập trung vào chậm. chỗ đứng và
các thị Thách thức (T) - danh tiếng nhất - Hiệu quả kinh doanh và
Mức độ cạnh tranh gay gắt định trong doanh thu còn thấp.
hơn. - Pháp luật sửa đổi, bổ ngành xuất nhập
sung theo chu kỳ. - Các hợp khẩu Việt
đồng có thể bị lộ ra ngoài -
Sự thay đổi về hành vi Nam khách hàng S/O - W/O
- Xu thế thị trường biến đổi Sự ủng hộ tích
- Tận dụng cơ hội của sự không ngừng. - Khoa học cực của nhà nước
hội nhập kinh tế của Việt 11 Downloaded by Anh Tr?n (trananh1307@gmail.com) lOMoAR cPSD| 47708777 công nghệ cải giúp doanh nghiệp chiếm
trường khách hàng, công ty tiến nhanh hơn
được lòng tin của khách
Holcom Việt Nam, nhất định sự thích nghi
hàng trong thời buổi cạnh
khiến dịch vụ chất lượng, tối của doanh
tranh ngày càng gay gắt. - ưu hơn. nghiệp - Người
Với đội ngũ cán bộ năng W/T dân các nước
động, nhanh nhẹn có thể áp -Các công ty cùng mảng đa tăng cường tiết
dụng tiến bộ khoa học công phần sẽ dễ tiếp cận khách kiệm
nghệ vào công việc một
hàng hơn khi họ mở rộng thị những bước tiến cách nhanh chóng. - Tiềm
trường. - Cần thay đổi một mới nhằm nâng
lực tài chính ổn định có thể số quy định về xuất nhập cao chất lượng
giúp Holcom đáp ứng được khẩu đường biển để phù hợp của công ty.
các yêu cầu đa dạng trong
hơn với nhiều doanh nghiệp
tương lai của khách hàng. - nhỏ và vừa trên thị trường từ
Vì Holcom trực tiếp thâm S/T -
đó mở rộng tệp khách hàng. -
nhập vào thị trường mà Uy tín của
Nhiều công ty đối thủ đã đẩy không cần thông qua bên Holcom qua nhiều
mạnh công tác marketing để
thứ ba nên giảm được các năm đã được tiếp cận khách hàng.
loại chi phí đầu vào sẽ ảnh
khẳng định có thể hưởng tích cực đến hành vi
tiêu dùng trong khi người
dân các nước đang “thắt lưng buộc bụng” 2.4 Giải pháp
Công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cần phải thực hiện trong thời gian tới cụ thể như sau: 12
Downloaded by Anh Tr?n (trananh1307@gmail.com) lOMoAR cPSD| 47708777
2.4.1 Tăng thị phần mặt hàng hoặc nhóm hàng
Tăng thị phần những mặt hàng hoặc nhóm hàng còn yếu để đáp ứng đủ những
đòi hỏi của thị trường và của khách hàng về chất lượng và số lượng.
* Bộ phận bán hàng - tìm nguồn hàng (Sales- Marketing)
- Tổ chức việc thu thập thông tin một cách khoa học để khai thác hiệu quả phù
hợp với khả năng của mình.
- Thiết lập các bước nên theo để nâng cao chất lượng, loại bỏ sai sót ví như : - Thu thập thông tin - Xử lý thông tin - Duy trì quan hệ
* Bộ phận dịch vụ khách hàng (Customer Service)
- Thực hiện công việc nhanh nhẹn, chính xác
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác.
2.4.2 Thúc đẩy công việc làm thủ tục hàng hóa tại kho bãi và cảng
Các vấn đề liên quan đến thủ tục, giấy tờ tại kho bãi và cảng cần nhanh và chuyên nghiệp hơn.
* Bộ phận hiện trường (Operation) -
Cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhân viên các bộ phận khác đặc biệt là
bộ phận Marketing để thực hiện chính xác yêu cầu của khách. 13 Downloaded by Anh Tr?n (trananh1307@gmail.com) lOMoAR cPSD| 47708777 -
Cần có mối quan hệ tốt đối với các cơ quan có trách nhiệm để thực hiện
công việc tốt hơn. Nhanh nhẹn cẩn thận khi làm hàng.
2.4.3 Nâng cao hiệu quả kinh doanh và doanh thu -
Tăng cường hoạt động Marketing tìm kiếm nguồn hàng, đặc biệt là từ
các nhà sản xuất trực tiếp để nâng cao hiệu quả kinh doanh. -
Mở rộng hoạt động dịch vụ mới, đặc biệt là chuyển phát nhanh. Đây là
hoạt động mới song có lợi nhuận tiềm năng cao nhằm đưa doanh thu tăng lên. 3.2 Kiến nghị
3.2.1 Kiến nghị với Nhà nước
- Thống nhất hóa các quy định pháp luật của Việt Nam và quốc tế về việc
xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
- Cần có các quy định để tạo điều kiện cho cạnh tranh lành mạnh và phát
triển trong lĩnh vực xuất khẩu, vận chuyển đường biển .
- Đưa ra nhiều chính sách hỗ trợ về thuế đối với hoạt động vận chuyển
hàng hóa , xuất khẩu bằng đường biển.
- Tạo đà cho hoạt động xuất khẩu phát triển bằng hình thức tuyên truyền
trên các phương tiện thông tin đại chúng.
3.2.2 Kiến nghị với ban lãnh đạo Công ty
- Cần quan tâm và thúc đẩy mạnh mẽ hơn công tác nghiên cứu thị trường.
- Liên tục có những cải tiến về chất lượng dịch vụ xuất khẩu, vận chuyển.
- Xây dựng quy trình làm việc, nâng cao khả năng làm việc phù hợp và hiệu quả hơn.
- Cần quảng cáo nhiều hơn để thu hút vốn đầu tư của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. 14
Downloaded by Anh Tr?n (trananh1307@gmail.com) lOMoAR cPSD| 47708777 15 Downloaded by Anh Tr?n (trananh1307@gmail.com)