Thuyết trình Kỹ năng sử dụng email trong kinh doanh môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG SỬ DỤNG EMAIL TRONG KINH DOANH Lời mở đầu
Hiện nay, email vẫn là một công cụ quan trọng trong kinh doanh, được sử dụng rộng rãi
để giao tiếp và quản lý thông tin. Nó không chỉ giúp các doanh nghiệp duy trì liên lạc với
khách hàng mà còn hỗ trợ trong việc liên lạc nội bộ giữa các nhân viên và bộ phận. Tuy
nhiên, với sự phát triển của nhiều công cụ giao tiếp khác như ứng dụng trò chuyện trực
tuyến và phần mềm quản lý dự án, vai trò của email đã có một số thay đổi. Mặc dù vậy,
email vẫn giữ vị trí quan trọng trong các hoạt động chính thức và lưu trữ tài liệu. I. Giới thiệu chung 1. Khái niệm •
Email: là tên viết tắt của Electronic Mail, đây là một dạng thư điện tử được sử
dụng để trao đổi thư tín trực tuyến bằng internet. •
Sử dụng email trong kinh doanh: là việc sử dụng email như một công cụ giao
tiếp và quản lý quan hệ khách hàng trong môi trường doanh nghiệp 2. Vai trò •
Email là kênh giao tiếp chính thức và chuyên nghiệp.
+ Email là phương tiện liên lạc chính thức giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và nhân viên.
+ Có thể tạo tên miền riêng với từng doanh nghiệp => Tránh lừa đảo, phân biệt
với các doanh nghiệp khác. •
Tiết kiệm thời gian và chi phí.
+ Có thể gửi email tự động và hàng loạt.
+ Độ chính xác gần như tuyệt đối. •
Hỗ trợ hoạt động tiếp thị và bán hàng.
+ Gửi thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi đến khách hàng mục tiêu.
+ Tự động gửi email chăm sóc khách hàng
Quản lý và lưu trữ thông tin giao dịch.
+ Lưu trữ lịch sử trao đổi, giúp dễ dàng tra cứu lại thông tin khi cần.
+ Quản lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn,....
+ Không lo bị mất mát, thất lạc như tài liệu giấy. •
Nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý nội bộ.
+ Giúp giao tiếp nội bộ một cách dễ dàng và bảo mật.
+ Có thể gửi các tệp đính kèm khi trao đổi.
+ Có thể cài đặt một số ứng dụng tiện ích giúp hỗ trợ việc quản lý. •
Tăng cường bảo mật và kiểm soát thông tin.
+ Doanh nghiệp có thể kiểm soát, phân quyền truy cập email của nhân viên.
+ Mã hóa email giúp bảo vệ thông tin khỏi rủi ro bảo mật.
II. Các trường hợp sử dụng email trong kinh doanh
1. Giao tiếp nội bộ
Trao đổi công việc giữa các nhân viên, phòng ban.
Gửi thông báo nội bộ về chính sách, cuộc họp, sự kiện.
Cập nhật tiến độ dự án hoặc báo cáo công việc.
2. Giao tiếp với khách hàng
Hỗ trợ khách hàng, giải đáp thắc mắc.
Xử lý khiếu nại và phản hồi từ khách hàng.
Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ.
3. Tiếp thị và quảng bá sản phẩm
Email marketing: gửi newsletter, chương trình khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm mới.
Chăm sóc khách hàng sau mua hàng.
Tạo chuỗi email tự động để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.
4. Đàm phán và giao dịch với đối tác
Gửi báo giá, hợp đồng, thỏa thuận hợp tác.
Trao đổi về điều khoản hợp đồng, phương thức thanh toán.
Gửi tài liệu, hồ sơ kinh doanh.
5. Tuyển dụng và nhân sự
Nhận và phản hồi hồ sơ ứng tuyển.
Mời phỏng vấn, thông báo kết quả tuyển dụng.
Gửi tài liệu onboarding cho nhân viên mới.
6. Quản lý và nhắc nhở công việc
Gửi lịch họp, lịch làm việc.
Nhắc nhở về các deadline, nhiệm vụ quan trọng.
Cập nhật tiến độ công việc cho quản lý và đồng nghiệp.
7. Xây dựng thương hiệu & Quan hệ công chúng
Gửi thông cáo báo chí: Thông báo tin tức quan trọng về công ty đến truyền thông.
Thư mời sự kiện: Mời đối tác, khách hàng tham gia sự kiện công ty.
Gửi tài liệu PR, báo chí: Cung cấp thông tin chính thức về công ty.
8. Quản lý tài chính & Kế toán
Gửi hóa đơn & chứng từ thanh toán: Giúp theo dõi giao dịch tài chính.
Nhắc nhở thanh toán quá hạn: Đảm bảo khách hàng/đối tác thanh toán đúng hạn.
Gửi báo cáo tài chính: Chia sẻ số liệu doanh thu, lợi nhuận, chi phí.
III. Các bước viết email được dùng trong kinh doanh
1. Cấu trúc của một email được dùng trong kinh doanh
Để có thể viết được một email hiêu quả , chúng ta nên áp dụng các nước sau đây
Bước 1 : Đặt tiêu đề/subject
Cần phải chọn tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện đúng nội dung mà mà email
muốn nhắc đến. Tránh để trống hoặc dùng tiêu đề chung chung
Bước 2 : Thêm file đính kèm /attach file (nếu có)
Nếu email cần gửi tài liệu, cần đính kèm file trước khi viết nội dung để tránh
quên. Lưu ý: khi đặt tên file cần đặt tên file rõ ràng và chuyên nghiệp
Bước 3 : Viết nội dung email
Trước khi đi vào nội dung chính, cần bắt đầu bằng một lời chào hay lời cảm ơn,
tùy thuộc vào hoàn cảnh viết email mà sử dụng một cách phù hợp. Khi viết
email cần trình bày rõ ràng, súc tích, tránh lan man, dài dòng gây sự khó hiểu cho người nhận
Bước 4 : Kiểm tra lại nội dung và file đính kèm
Sau khi hoàn thành các bước trên, cần phải kiểm tra lại nội dung một lần nữa.
Kiểm tra các lỗi chính tả, ngữ pháp. Kiểm tra kỹ file đính kèm, tránh trường hợp
phát hiện lỗi sau khi nhấn gửi Bước 5 : Nhập địa chỉ người nhận
Nhập đúng địa chỉ email người nhận để tránh trường hợp gửi sai người hoặc sai
email khiến cho người nhận không nhận được email Bước 6 : Gửi email
Sau khi hoàn thành các bước trên, trước khi nhấn gửi cần phải đảm bảo rằng
không còn bất cứ một sai sót nào có thể xảy ra trong email đó.
2. Những yêu cầu bắt buộc của một email được dùng trong kinh doanh
Nội dung email là nội dung truyền đạt thông tin mà người gửi muốn chuyển tới
người nhận . Vì thế , là một hình thức giao tiếp bằng thư tín nên người viết email
cũng cần tuân thủ những nguyên tắc viết thư tín như tính rõ ràng ,chính xác , cụ
thể, hoàn chỉnh , nhất quán và tính lịch sự. Ngoài ra khi soạn nội dung email ,
người viết cũng cần chú ý đến điểm sau : -
Bắt đầu cùng với lời chào : Tùy theo mức độ quen biết với người nhận để
sử dụng các câu chào phù hợp . Ví dụ : “ Kính chào ông A” ; “ Chào A” hoặc ta có
thể sử dụng những câu chào chung như là “ Xin chào ông /bà” . Không nên sử
dụng các câu chào tiếng anh như “ Hello” ;”Hi”....hoặc các lời chào mang tính chất
thân mật như “Này” ; “Ê”....trong các email mang tính chất công việc ; mối quan
hệ không thân thiết. Điều này sẽ tạo ấn tượng tích cực ban đầu cho người nhận, thể
hiện sự chuyên nghiệp, định hướng mối quan hệ trong giao tiếp và dẫn dắt nội dung mượt mà hơn
-Giới thiệu bản thân ngay đoạn đầu tiên: Nếu bạn đang viết thư cho một người
chưa từng gặp trước đó , hay những khách hàng mới , nhà tuyển dụng hay quan
chức chính phủ , bạn hãy giới thiệu bản thân mình là ai và tại sao lại viết email đó
ngay câu đầu tiên hoặc thứ hai khi viết email . Ví dụ :”Xin chào ông A , tôi là thư
kí công ty B , tôi liên hệ với ông để sắp xếp cuộc gặp mặt gần nhất”. Điều này sẽ
tạo sự rõ ràng ngay từ đầu, giúp người nhận hiểu rõ bạn là ai, đại diện cho tổ chức
nào và lý do bạn viết email là gì. Ngoài ra đây còn là cách giúp người nhận ghi nhớ
và xác định mối quan hệ, tiết kiệm thời gian đôi bên, người nhận sẽ không phải suy
đoán hoặc tìm kiếm thông tin người gửi là ai. Hơn thế nữa, đây còn cách thể hiện
sự chuyên nghiệp và minh bạch, người nhận sẽ cảm thấy được tôn trọng khi bạn
cung cấp đủ thông tin và trình bày rõ ràng. -
Cảm ơn người nhận :Nếu bạn đang trả lời yêu cầu khách hàng , bạn nên bắt
đầu một dòng cảm ơn . Ví dụ , nếu ai đó có câu hỏi về công ty của bạn , bạn có thể
nói :” Cảm ơn anh/chị đã liên hệ với công ty B” . Hoặc nếu ai trả lời email của bạn
hãy nói “Cảm ơn anh/chị đã hồi đáp email nhanh chóng” . Việc cảm ơn người nhận
hay người đọc email sẽ tạo ra không khí thoải mái , thân thiện, đồng thời thể hiện
ra sự tôn trọng của người gửi email
-Nêu rõ mục đích của bạn :Việc làm rõ mục đích ngay khi mở đầu email rồi sau
đó mới đi vào nội dung chính sẽ dễ dàng giúp người nhận nắm bắt nhanh thông tin
nội dung . Điều này thể hiện được sự tôn trọng thời gian cho người nhận email
cũng như bản thân bạn . Nếu nội dung email quá dài , hãy chia nhỏ thành đoạn văn
ngắn . Hãy nhớ rằng mọi người đều muốn đọc email một cách nhanh chóng vì vậy
hãy sử dụng ngôn từ một cách rõ ràng và ngắn gọn . Ví dụ : “Tôi là nguyễn Văn A ,
tôi viết thư để nói về...” hay “ Tôi viết email để có mong có câu trả lời” -Thêm
nhận xét/lời cảm ơn cuối email: Trước khi kết thúc email của mình , hãy lịch sự
cảm ơn người đọc một lần nữa và thêm một số lời nhận xét khiêm tốn . Ví dụ :
“Cảm ơn anh/chị đã xem xét . Nếu có bất kì câu hỏi này hãy cho chúng tôi biết”.
Đây là một cách để tạo ấn tượng cuối tích cực bởi email kết thúc nhẹ nhàng, lịch
sự sẽ để lại cảm giác dễ chịu và chuyên nghiệp cho người nhận. Ngoài ra lời cảm
ơn cuối cùng còn thể hiện thái độ tôn trọng và biết ơn, cho thấy bạn là một người
tôn trong thời gian và quan tâm tới người nhận. Đây còn là một cách thể hiện thái
độ cầu thị và khiêm tốn, không áp đặt sẽ giúp cho người nhận cảm thấy thoải mái
hơn khi đưa ra ý kiến phản hồi
-Kết thức email: Cùng với lời chào đầu email , bạn cũng nên chú ý vào lời chào
kết thúc cùng với họ tên của bạn . Ví dụ : “trân trọng “ ; “thân ái” ; “thân mến”.
Đây sẽ là cách cho người nhận thấy được sự chỉn chu và chuyên nghiệp trong khi
viết một email, không bị cụt hay thiếu nghiêm túc. Ngoài ra, cách nói “trân trọng”,
“thân mến” là cách lịch thiệp để nói lời kết thúc, khiến người nhận cảm thấy được đề cao, tôn trọng
IV. Ưu điểm, nhược điểm 1. Ưu điểm 1.1.
Chuyên nghiệp và chính thống
Email là phương tiện giao tiếp chính thức, giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. 1.2.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
So với thư truyền thống hay gọi điện, email giúp gửi thông tin nhanh chóng và miễn phí. 1.3.
Lưu trữ và theo dõi dễ dàng
Email có thể được lưu trữ để kiểm tra lại khi cần, giúp theo dõi các giao
dịch, thỏa thuận một cách minh bạch. 1.4.
Gửi thông tin đến nhiều người cùng lúc
Doanh nghiệp có thể gửi email hàng loạt cho nhân viên, khách hàng hoặc
đối tác, giúp tối ưu hóa hơn so với những cách truyền thông. 1.5.
Dễ dàng đính kèm tài liệu
Email cho phép gửi kèm hợp đồng, báo cáo, hình ảnh… giúp trao đổi thông tin hiệu quả hơn. 1.6.
Tích hợp với các công cụ khác
Email có thể được liên kết với CRM, lịch làm việc, công cụ tự động hóa để
tối ưu quy trình kinh doanh. 2. Nhược điẻm 1.7.
Nguy cơ bị bỏ sót hoặc trôi email
Số lượng email nhận được hàng ngày có thể rất lớn, làm tăng nguy cơ bỏ
sót hoặc phản hồi chậm. 1.8.
Dễ bị spam hoặc email rác
Hộp thư có thể bị quá tải bởi email quảng cáo hoặc email không liên quan. 1.9.
Không thể truyền tải cảm xúc tốt
Email không thể hiện rõ cảm xúc như cuộc gọi hoặc gặp mặt trực tiếp, có thể gây hiểu lầm. 1.10.
Rủi ro bảo mật và lừa đảo
Email có thể bị tấn công, lừa đảo, rò rỉ thông tin quan trọng nếu không có
biện pháp bảo mật tốt. 1.11.
Phụ thuộc vào kết nối Internet
Nếu mất kết nối hoặc gặp sự cố kỹ thuật, email có thể bị gián đoạn hoặc chậm trễ. 1.12.
Không phải ai cũng đọc email ngay lập tức
Không giống như gọi điện, email có thể bị chậm phản hồi, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. V. Hướng giải quyết
1. Xem xét về sự khác biệt trong văn hóa:
Nên thể hiên sự rõ ràng và chính xác khi sử dụng ngôn ngữ. Cần nhớ rằng các từ ngữ khách
xáo, bóng bẩy, các từ lấy nguồn tù thể thao hay từ lóng sẽ gây bức bối cho người nước ngoài.
2. Chú trọng bảo mật hệ thống
Theo thống kê, mỗi ngày dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email. Và hầu hết các
email đó đều nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều email trong số đó chứa
các thông tin nhạy cảm gây khó chịu đối với khách hàng.
Việc sử dụng email theo hệ thống sẽ giúp việc kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên,
để có được độ bảo mật cao nhất bạn hãy lựa chọn các nhà cung cấp email uy tín trên thị trường hiện nay. 3. Mật khẩu email
Khi khởi tạo các địa chỉ email cần lưu ý kỹ về độ dài và độ bảo mật của mật khẩu. Một mật
khẩu an toàn,đủ mạnh sẽ phải có trên 10 ký tự, trong đó có cả ký tự viết hoa và viết thường,
có số cùng với các ký tự đặc biệt. Ngoài ra, nếu có thể hãy thay đổi mật khẩu định kỳ
khoảng 1 tháng/1 lần để được bảo mật tối ưu. Bạn cũng nên quét virus trên máy tính thường
xuyên hơn để đảm bảo rằng máy tính của mình không bị các phần phềm độc hại xâm nhập
gây ảnh hưởng đến việc sử dụng email.
4. Chọn nhà cung cấp uy tín
Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả
năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín. Họ thường cam kết các tính năng sau: • Hỗ trợ 24/7. •
Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP. •
Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%. •
Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng. •
Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng. •
Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop). •
Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook... •
Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng. email cho doanh nghiệp
5. Phân loại khi gửi email
Có 3 mục đáng chú ý khi gửi mai là To, CC và BCC. Bạn cần hiểu rõ tính chất của 3 tính
năng này để gửi email đúng. •
To: Tính năng gửi trực tiếp cho người nhận, người nhận sẽ là người chịu trách nhiệm
chính về việc giải quyết vấn đề và họ cần phản hồi lại người gửi nếu được yêu cầu. •
CC: Tinh năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng một lúc và người nhận sẽ được biết
những người cùng được nhận mail giống mình. •
BCC: Tính năng gửi mail cho nhiều người nhận cùng lúc những người nhận sẽ không
thể biết được danh sách những người cùng được nhận mail là ai. 6. Chú ý file đính kèm
Đừng quên ghi chú trong email của bạn rằng bạn đã gửi cả tệp đính kèm để người nhận của
bạn không bỏ qua nó. Một câu đơn giản “Tôi đã đính kèm [tài liệu, bảng tính] cho X” là
ổn nhé. Đảm bảo rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi bạn thêm ai đó vào chuỗi email,
nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng.
Một quy tắc văn hoá email quan trọng khác liên quan đến tệp đính kèm là bạn không nên
đính kèm các tệp lớn như video vào email của mình. Cách tốt nhất để gửi chúng là tải tệp
lên các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox và cung cấp cho người nhận liên kết
cho phép họ truy cập tệp.
7. Trả lời email như thế nào?
Tất cả chúng ta đều có những hộp thư đến quá tải và lịch trình bận rộn, vì vậy không phải
lúc nào chúng ta cũng có thể trả lời email ngay lập tức. Cách phản hồi email thích hợp sẽ
tùy thuộc vào từng người:
Với đồng nghiệp cùng team: Ngay lập tức – Trả lời trong vòng 12 giờ. Khi làm việc nhóm,
các cá nhân sẽ phải dựa vào kết quả của nhau để làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy
hãy trả lời email của teammate nhanh nhất có thể.
Đồng nghiệp trong công ty: Đối với những người khác mà bạn làm việc cùng, hãy trả lời
trong vòng 24 giờ. Không thể giải quyết yêu cầu của họ trong thời gian đó? Trả lời bằng
cách cho họ biết bạn đã đọc email của họ và sẽ theo dõi sau X lần.
Các liên hệ bên ngoài: Trừ khi được đánh dấu là email khẩn cấp hoặc email cần phản hồi
càng sớm càng tốt, việc trả lời các liên hệ bên ngoài vào ngay cuối tuần đó là hoàn toàn
phù hợp — vì vậy nếu bạn nhận được email vào thứ Ba, hãy trả lời trước thứ Sáu của tuần
đó. Đối với các liên hệ quan trọng, hãy xem xét để phản hồi trong khung thời gian 24 giờ.
8. Sử dụng ngôn từ, ngữ pháp chuẩn mực
Luôn luôn sử dụng ngôn từ và ngữ pháp chuẩn mực trong một email. Điều đó thể hiện sự
chuyên nghiệp cũng như thái độ tôn trọng bạn dành cho người nhận. Đôi lúc bạn sẽ khó
tránh khỏi việc dùng sai từ hoặc ngữ pháp. Tuy nhiên trong một email chuyên nghiệp, hãy
hạn chế đến mức tối thiểu các lỗi sai kiểu này nhé. Văn hoá email tiêu chuẩn bạn không nên bỏ qua.
9. Không sử dụng ký hiệu đặc biệt
Trong một số ngành nghề, việc sử dụng biểu tượng cảm xúc khiến bạn có vẻ thân thiện
hơn, hài hước hơn hoặc ngầu hơn.Tuy nhiên, trừ khi người nhận của bạn đã sử dụng nó
hoặc khi bạn chắc chắn rằng nó phù hợp với hình ảnh thương hiệu của bạn, còn không thì
hãy hạn chế sử dụng ký hiệu đặc biệt trong email.
10. Chú ý giọng điệu
Giọng điệu trong email của bạn có thể giúp người nhận hiểu được thái độ của bạn cho một
vấn đề. Vì vậy, hãy chú ý sử dụng giọng điệu đúng mực. •
Tránh các cụm từ tiêu cực. Chúng có thể khiến bạn có vẻ lo lắng, cáu kỉnh hoặc lo lắng hơn thực tế. •
Đừng đùa cợt. Rất có thể người nhận sẽ không hiểu trò đùa của bạn và nghĩ rằng bạn thiếu chuyên nghiệp. •
Cắt bỏ tính từ. Chúng có thể khiến bạn nghe có vẻ quá xúc động — bạn nên thể hiện
sự điềm tĩnh và chuyên nghiệp. •
Sao chép từ người nhận của bạn. Làm theo sự dẫn dắt của họ để đảm bảo bạn sẽ không
vô tình xúc phạm họ. Nếu họ viết những tin nhắn ngắn gọn, đơn giản, hãy làm cho tin
nhắn của bạn thật súc tích.
11. Sở hữu một địa chỉ email lâu dài và chính thức
Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức khiến cho bạn bè và đối tác của
bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ
email là do công việc thay đổi hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc.
Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư. Tốt
nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận tin và một để liên lạc chính thức.
Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.
12. Đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn mỗi một chủ đề riêng là một thư riêng Những
tiêu đề thư có nội dung không rõ ràng, rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt với những người phải nhận
quá nhiều thư. Nếu bạn không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng,
ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung bạn muốn trao đổi.Đề cập quá nhiều chủ đề trong một
thư sẽ khiến người nhận rất khó trả lời. Vì vậy, để tiện cho người hỏi, mỗi thư chỉ nên tập
trung vào một chủ đề. Ngoài ra, việc làm này cũng giúp bạn dễ dàng tìm lại thư nếu sau này cần đến.
13. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó
để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập
(freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email.
Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh khó nhận biết và gây phản cảm.
14. Cắt bớt những thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng được gắn kèm phía dưới.
Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước. Tuy nhiên, điều này sẽ
khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi qua
lại cùng chủ đề kéo dài trong nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, bạn nên
dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới.
15. Tận dụng mục chữ ký email
Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần
chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản
như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác... để giúp người đọc dễ dàng “định vị”
bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu
sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm... khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.
VI. Thực trang, liên hệ thực tiễn 1. Thực trạng
Email vẫn là một công cụ giao tiếp quan trọng trong kinh doanh, được sử dụng rộng rãi
để trao đổi thông tin, quản lý công việc, tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, với
sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng email trong kinh doanh cũng gặp nhiều thách
thức và thay đổi đáng kể, đặc biệt là email trong doanh nghiệp. •
Trong kinh doanh email ngày càng trở nên phổ biến hơn trong các doanh nghiệp: •
Email vẫn là cách phổ biến nhất để trao đổi công việc giữa nhân viên, đối tác và khách hàng. •
Email được sử dụng để giao tiếp nội bộ, gửi báo giá, xác nhận đơn hàng, hỗ trợ
khách hàng, marketing, tuyển dụng, v.v. •
Nhiều doanh nghiệp tích hợp email với các công cụ làm việc như Slack, Microsoft
Teams, Trello, Asana, CRM (Salesforce, HubSpot) để tối ưu hiệu suất. •
Tuy nhiên, email vẫn còn gặp nhiều vấn đề và thách thức hiện nay: •
Tình trạng email bị quá tải dẫn đến tình trạng bỏ sót thông tin quan trọng hoặc
giảm hiệu suất làm việc. •
Đối với mảng marketing, email càng trở nên kém hiệu quả do tỷ lệ sử dụng email
của khách hàng ít hơn, nhiều email quảng cáo bị đưa vào thư rác. •
Email là mục tiêu chính của các cuộc tấn công mạng như lừa đảo, giả mạo để đánh cắp dữ liệu. •
Email vẫn là phương tiện giao tiếp cần thiết tuy nhiên đã không còn là lựa chọn
hàng đầu trước những phương tiện khác hiện nay.
2. Liên hệ thực tế: •
Sử dụng email trong giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp
VD: Trưởng nhóm marketing gửi email nhắc nhở các thành viên trong nhóm về thời hạn
hoàn thành kế hoạch quảng cáo cho quý tới, đồng thời đính kèm file kế hoạch chi tiết. •
Sử dụng email trong dịch vụ chăm sóc khách hàng
VD: Cửa hàng bán nệm trực tuyến Casper sử dụng email xác nhận mua hàng, sử dụng các
thông điệp và hình ảnh vui nhộn, họ đưa ra quyết định mua hàng và chắc chắn sẽ để lại ấn
tượng lâu dài cho người nhận xây dựng lòng trung thành và thúc đẩy doanh số bán hàng nhiều hơn. •
Sử dụng email trong việc quảng bá sản phẩm dịch vụ
VD: Khách hàng có thể nhận được email chào mừng của mình ngay sau khi bổ sung tên
mình vào danh sách email của bất kỳ thương hiệu nào, chẳng hạn như Email của Wine
Enthusiast giới thiệu với khách hàng về mặt hàng rượu, muốn cho khách hàng cảm thấy
được ưu tiên và được trân trọng đối với người đăng ký mới. •
Sử dụng email trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự
VD: Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng gửi email thông báo kết quả phỏng vấn, hướng
dẫn quy trình nhận việc và tài liệu cần chuẩn bị cho ngày đầu tiên làm việc. •
Thực hiện giao dịch với đối tác
VD: Một công ty bất động sản gửi email hợp đồng thuê văn phòng cho khách hàng doanh
nghiệp, yêu cầu xác nhận các điều khoản trước khi ký kết chính thức. Lời kết thúc