Tiểu Luận Nhóm 1: Quy Trình Bán Hàng Tại SANCOPACK môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
PHẦN I: GIỚI THIỆU CÔNG TY......................................................................................................... 1.
Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển........................................................................................................ 2.
Tầm Nhìn................................................................................................................................................... 3.
Sứ Mệnh.................................................................................................................................................... 4.
Giá Trị Cốt Lõi......................................................................................................................................... 5.
SANCOPACK Vinh Dự Đạt Chứng Nhận TCVN ISO 9001:2015 / ISO 9001:2015............................ 6.
Quy Mô Và Lĩnh Vực Hoạt Động............................................................................................................
PHẦN II: QUY TRÌNH BÁN HÀNG.................................................................................................... 1.
Môi Trường Kiểm Soát............................................................................................................................ 2.
Đánh Giá Rủi Ro..................................................................................................................................... 3.
Hoạt Động Kiểm Soát............................................................................................................................. 4.
Thông Tin Và Truyền Thông................................................................................................................. 5.
Giám Sát..................................................................................................................................................
PHẦN III: NHẬN XÉT......................................................................................................................... 1.
Điểm Mạnh:............................................................................................................................................ 2.
Điểm Yếu:................................................................................................................................................
PHẦN IV: KIẾN NGHỊ......................................................................................................................... 1.
Cải Tiến Và Linh Hoạt Hóa Quy Trình Kiểm Soát.............................................................................. 2.
Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Tra Và Đánh Giá Định Kỳ........................................................................ 3.
Nâng Cao Đào Tạo Và Nhận Thức Cho Nhân Viên............................................................................. 4.
Áp Dụng Thanh Toán Điện Tử Và Tự Động Hóa................................................................................ 2
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Xây dựng SANCOPACK trở thành một trong những doanh nghiệp có môi trường làm việc thân
thiện và hiện đại để mọi nhân viên có thể phát huy tốt tối đa năng lực và kinh nghiệm của mình
nhằm mang đến cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm tốt nhất với chi phí hợp lý nhất, từ đó
làm thỏa mãn các đối tác bên ngoài và đảm bảo lợi ích của các nhà đầu tư.
SANCOPACK hoạt động dựa trên mối liên hệ kết chặt chẽ giữa Nhân Viên – Khách Hàng – Đối
Tác – Nhà Đầu Tư. Sự hợp tác và cam kết từ tất cả các bên liên quan tạo nên nền tảng vững chắc
cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài của công ty.
Sự hài lòng của khách hàng chính là một trong những mục tiêu hàng đầu SANCOPACK. Chúng
tôi học hỏi và nâng cấp những dịch vụ và sản phẩm mà Chúng tôi cung cấp để mang đến cho khách
hàng sự yên tâm và thoải mái khi giao phó trách nhiệm, trọng trách đóng gói bảo vệ hàng hóa quan trong cho chúng tôi.
Tầm nhìn phát triển của SANCOPACK trong những năm: 2028 – 2030 – 2040.
Năm 2028: SANCOPACK sẽ là một trong những doanh nghiệp nằm trong Top 3 trong lĩnh vực
cung cấp giải pháp bao bì bảo quản hàng hóa tại Việt Nam.
Năm 2030: SANCOPACK sẽ là doanh nghiệp thuộc Top 5 trong khu vực Đông Nam Á trong lĩnh
vực cung cấp giải pháp bao bì bảo quản hàng hóa.
Năm 2040: SANCOPACK sẽ là doanh nghiệp thuộc Top 5 Châu Á trong lĩnh vực cung cấp giải
pháp bao bì bảo quản hàng hóa. 3. Sứ Mệnh
Không ngừng tìm tòi và nâng cấp những dịch vụ và sản phẩm mà chúng tôi cung cấp để đem đến
cho khách hàng sự yên tâm và thoải mái khi giao phó trách nhiệm đóng gói bảo vệ những kiện hàng quan trọng.
Với đội ngũ nhân viên có trình độ và k- thuật cao, SANCOPACK tự tin cam kết sẽ luôn mang đến
cho quý khách hàng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao và thân thiện với môi trường.
Quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của SANCOPACK luôn được các cán bộ nhân viên
chuyên biệt một cách rõ ràng đáp ứng được nhu cầu của từng khách hàng
4. Giá Trị Cốt Lõi
SANCOPACK luôn luôn tìm hiểu để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Chúng tôi luôn
luôn học hỏi và nâng cao kiến thức đối với lĩnh vực Công ty đang có hoạt động kinh doanh. Trên
tinh thần đó, SANCOPACK đã xây dựng 11 giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, viết tắt là 3N – 5S – 3D.
3N: Năng lực – Nhiệt thành – Nhân ái. Năng lực: 4
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Đúng chất lượng: Duy trì sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng bên ngoài cũng như bên
trong luôn đúng với chất lượng đã cam kết.
Đúng số lượng: Cung cấp đủ số lượng đúng thời điểm đã cam kết.
5. SANCOPACK Vinh Dự Đạt Chứng Nhận TCVN ISO 9001:2015 / ISO 9001:2015
SANCOPACK vừa được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng – Trung tâm chứng nhận phù
hợp (Quacert) cấp Giấy chứng nhận TCVN ISO 9001:2015 / ISO 9001:2015 về Hệ thống Quản lý Chất lượng
6. Quy Mô Và Lĩnh Vực Hoạt Động
Quy Mô: Với quy mô hoạt động vừa và lớn, SANCOPACK sở hữu hệ thống chi nhánh và
đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Công ty không ngừng mở rộng quy mô
và nâng cao năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Đặc biệt,
SANCOPACK đã phát triển mạng lưới khách hàng rộng rãi, bao gồm cả những doanh
nghiệp lớn trong và ngoài nước. Hiện nay SANCOPACK đang sở hữu 4 chi nhánh trải dài
từ Nam ra các tỉnh, Thành Phố phía Bắc. 6
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Dịch vụ đóng gói bảo vê v hàng hóa: đóng thùng gỗ, pallet gỗ, chằng buô †c, chèn lót, lashing,
và quấn màng co chống rỉ sét…
PHẦN II: QUY TRÌNH BÁN HÀNG Bướ Bộ phận thực hiện Nội dung Diễn giải Ghi chú c
Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn hàng 1 Phòng kinh doanh
Tiếp nhận đơn thông qua kênh bán hàng: website, email, hàng
trực tiếp từ điện thoại của khách hàng, và
các trang thương mại điện tử khác,…
Xác nhận hàng hóa đầy đủ, đúng yều cầu về 2Phòng kinh doanh,
Xác nhận hàng chủng loại,….đáp ứng số lượng theo yêu cầu Thủ kho hóa tồn kho
đơn đặt hàng của khách hàng. Xác nhận chất
Kiểm tra chất lượng sản phẩm đã đúng với 3 Phòng QA,QC lượng sản
quy cách, chủng loại ,… đáp ứng chất lượng phẩm
sản phẩm đạt yêu cầu. Xét duyệt tín
Kiểm tra hạn mức tín dụng, thời hạn thanh dụng và điều
toán công nợ của khách hàng để quyết định 4 Phòng kế toán
kiện thanh toán có tiếp tục bán hàng cho khách hàng này của khách không? hàng 5 Phòng kinh doanh
Tiếp nhận đơn Sau khi kiểm tra điều kiện bước 2,3, phòng 8
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Ban kiểm soát nội bộ gồm: -
Bà Trần Thị Mai: Trưởng ban kiểm soát -
Ông Nguyễn Minh Phúc: Thành viên -
Bà Lê Thu Trang: Thành viên -
Ông Hoàng Đức Tiến: Thành viên
Tỉ lệ nữ trong ban kiểm soát là 50%. Hàng quý ban kiểm soát tổ chức các cuộc họp để đánh giá
quá trình hoàn thành công việc của các phòng ban nhằm hạn chế các sai phạm trong ty, hạn chế được gian lận.
Ngoài ra còn có các cuộc kiểm tra đột xuất đến các phòng ban nhằm kiểm soát chất lượng công việc của các phòng.
Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp
bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần:
-Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, bao gồm
các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty. Đại hội đồng cổ đông sẽ thực hiện một số quyền hạn và nghĩa vụ như:
+ Quyết định thay đổi điều lệ công ty.
+ Thực hiện thông qua định hướng phát triển công ty.
+ Quyết đinh loại cổ phần, số cổ phần công ty.
+ Thực hiện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên.
+ Xem xét và thông qua báo cáo tài chính hằng năm.
+ Xem xét xử lý vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. 10
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Phòng bán hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập
khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối
hàng hóa, tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận và xử lý các đơn hàng.
Bộ phận sản xuất: Là khâu quan trọng trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm, quản lý giám sát hoạt
động sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu cho đến khi ra thành phẩm. Luôn đảm bảo đạt đủ năng suất,
số lượng, chất lượng sản phẩm cung cấp đủ theo đơn đặt hàng và nhu cầu của thị trường.
Phòng PCU: Quản lý toàn bộ hoạt động cung cấp dịch vụ tại công ty.
Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty.
Nguyên tắc 4: Thu hút duy trì các cá nhân có năng lực thông qua tuyển dụng, phát triển và giữ chân
các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu: Tuyển dụng:
+Tìm kiếm và lựa chọn: Sacopack tập trung tìm kiếm những ứng viên có năng lực, k- năng
và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa công ty.
+Đánh giá toàn diện: Quá trình tuyển dụng diễn ra một cách khách quan và công bằng,
thông qua các bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn, nhằm đánh giá toàn diện năng lực chuyên
môn và phẩm chất cá nhân của ứng viên.
+Thu hút nhân tài: Sacopack tạo dựng một hình ảnh công ty hấp dẫn, với môi trường làm
việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển và chế độ đãi ngộ cạnh tranh để thu hút các ứng viên tài năng. - Phát triển:
Đào tạo và nâng cao năng lực: Sacopack đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân sự, cung cấp
các chương trình đào tạo phù hợp với từng vị trí và nhu cầu của từng cá nhân.
Xây dựng lộ trình nghề nghiệp: Công ty xây dựng các lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, giúp nhân
viên định hướng và phát triển sự nghiệp của mình tại Sacopack.
Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Sacopack tạo điều kiện để nhân viên được tự do sáng tạo, đưa
ra ý tưởng mới, góp phần vào sự phát triển của công ty. - Giữ chân:
Chế độ đãi ngộ hấp dẫn: Sacopack cung cấp một gói phúc lợi cạnh tranh, bao gồm lương thưởng,
bảo hiểm, các hoạt động phúc lợi khác nhằm giữ chân nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ làm việc thân thiện: Công ty tạo dựng một môi trường làm việc thân
thiện, cởi mở, khuyến khích sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên.
Nhận biết và khen thưởng: Sacopack thường xuyên ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của
nhân viên, tạo động lực để nhân viên tiếp tục cống hiến.
Mục tiêu cuối cùng của Sacopack là xây dựng một đội ngũ nhân sự ổn định, có năng lực cao, luôn
sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới và cùng công ty đạt được những thành công mới.
Nguyên tắc 5:Đơn vị đảm bảo duy trì trách nhiệm mỗi cá nhân với hoạt động kiểm soát nội bộ để
đạt được mục tiêu thiết lập
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chia sẻ trách nhiệm kiểm soát nội bộ đến từng cá
nhân trong doanh nghiệp. Khi mỗi cá nhân đều ý thức được vai trò của mình trong việc bảo vệ tài
sản và đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp, thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên
mạnh mẽ hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 2. Đánh Giá Rủi Ro
2.1 Đánh giá rủi ro bên ngoài 12
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Tiếp nhận Sau khi kiểm tra điều kiện
đơn hàng, bước 2,3, phòng kinh -Nâng giá bán sản -Kiểm tra giá bán đúng 4Phòng bán lập báo doanh xác nhận đơn hàng phẩm so với quy với chính sách bán hàng hàng giá, soạn
với khách hàng, đồng thời định công ty. công ty. thảo hợp
lập báo giá cùng hợp đồng đồng. trình TGĐ phê duyệt. TGĐ xem xét và phê duyêt
Phê duyệt bộ chứng từ: -Phê duyệt không đơn đặt -Kiểm tra chữ ký có 5Tổng giám
hàng, báo - Nếu phù hợp sẽ phê duyệt đúng thẩm quyền, đúng thẩm quyền hay đốc
- Nếu không sẽ chuyển lại chức năng quản lý giá, hợp không.
hồ sơ cho phòng ban điều các phòng ban. đồng chỉnh, bổ sung -Kiểm tra k- về số lượng hàng hóa, chất
Chuẩn bị hàng hóa theo bộ lượng trước khi giao Xuất chứng từ bán hàng của hàng. -Giao hàng không hàng hóa
phòng kinh doanh được xét - Nếu giao hàng không 6 Thủ kho đủ số lượng so với và phiếu duyệt.
đủ vì lý do chất lượng đơn đặt hàng. xuất kho
Đồng thời xuất phiếu xuất sản phẩm kém, hỏng,
kho gửi cho phòng kế toán. báo lại phòng bán hàng
để đám phần với khách hàng. -Phòng kế toán kiểm tra Xuất hóa
chứng từ (phiếu xuất kho,
- Kiểm tra tất cả chứng -Xuất hóa đơn 7Phòng kế đơn, đề đơn hàng, báo giá, hợp
không đúng theo số từ (đơn đặt hàng, hợp nghị
đồng) xuất hóa đơn theo số đồng, phiếu xuất kho) toán lượng thực tế giao thanh
lượng thực tế xuất kho. sau đó mới xuất hóa hàng. toán.
-Lập đề nghị thanh toán gửi đơn. cho khách hàng. Giao hàng hóa theo quy Giao
định trên hợp đồng về thời -Có biên bản xác nhận
hàng hóa, gian giao hàng, địa điểm -Biển thủ hàng hóa, 8Bộ phận biên bản giao hàng… không giao đủ cho việc giao nhận hàng hóa giao hàng giữa bên bán và bên
giao nhận Xác nhận giao hàng hóa khách hàng mua.
hàng hóa. đầy đủ giữa bên bán và bên mua hàng. 14
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt -
Bên cạnh đó phân quyền xem số lượng hàng tồn kho trên hệ thống quản lý hàng tồn kho để đáp
ứng nhu cầu của phòng bán hàng.
7.3. Triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát (nguyên tắc số 12) -
Tiếp nhận đơn hàng của khách hàng: xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung
ứng, nhằm đảm báo không có đơn hàng nào bị sót, được xử lý kịp thời, đầy đủ. Xem xét khả
năng thanh toán của khách hang, đảm bảo không có nợ xấu xảy ra. -
Lập hóa đơn và thu tiền: lập hóa đơn chính xác tên khách hàng, số tiền, hàng hóa, ..tuân thủ
quy định chính sách của pháp luật..Xem các khoản nợ của khách hàng đến hạn thu để thu nợ khách hàng đúng, đủ,… -
Giao hàng: dựa trên thông tin trong đơn đặt hàng đã được chuẩn hóa để chuẩn bị hàng hóa
(bao gồm loại hàng, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm) nhằm giao hàng đúng
chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm theo yêu cầu. Phương thức giao hàng phú hợp,
tránh gây mất mát, hư hỏng. -
Ghi nhận doanh thu: Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng vào sổ sách kế toán, dựa
trên các chứng từ liên quan đến bán hàng sau khi kiểm tra và đối chiếu sự phù hợp giữa chúng
nhằm ghi nhận chính xác doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
8. Thông Tin Và Truyền Thông
Kiểm soát nội bộ đối với hệ thống thông tin và truyền thông là điều vô cùng quan trọng trong các
bộ máy doanh nghiệp, giúp ngăn ngừa tối đa rủi ro sai sót thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả. Bên trong:
-Các bộ phận xử lý linh động quá trình cung cấp thông tin nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ và chính xác.
Ví dụ: Công ty sử dụng email nội bộ cho các vấn đề cần xét duyệt hoặc thông báo, group
zalo trao đổi về tiến độ công việc, xử lý các vấn đề liên quan,… google meeting/skype/zoom
meeting cho các cuộc họp linh động, khẩn cấp,… số điện thoại nội bộ truyền đạt thông tin kịp thời,…
-Toàn bộ nhân viên đều phải ký cam kết không tiết lộ thông tin chính sách bán hàng, danh
sách khách hàng, các thông tin bảo mật,… Bên ngoài: -MKT trực tuyến:
+ Xây dựng website chuyên nghiệp, SEO từ khóa liên quan đến bao bì, đóng gói, bảo quản
hàng hóa. https://sancopack.com
+ Sử dụng các nền tảng mạng xã hội (Facebook, LinkedIn) để chia sẻ thông tin về sản phẩm,
dịch vụ, case study, feedback của khách hàng.
+ Tạo nội dung hữu ích như bài viết, video hướng dẫn về các giải pháp đóng gói cho từng ngành hàng.
+ Chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads để tiếp cận khách hàng mục tiêu. -Tham gia sự kiện:
+ Tham gia các hội chợ, triển lãm ngành thực phẩm, dược phẩm, công nghiệp...
+ Tổ chức các buổi hội thảo, workshop về giải pháp đóng gói.
-Phát triển mối quan hệ
+ Xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối, đại lý.
+ Tham gia các hiệp hội ngành hàng để mở rộng mạng lưới 16
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
chính xác. Sai sót có thể xảy ra trong quá trình đếm tiền hoặc ghi chép thông tin không chính xác.
PHẦN IV: KIẾN NGHỊ
1. Cải Tiến Và Linh Hoạt Hóa Quy Trình Kiểm Soát -
Định kỳ 3 tháng/lần đánh giá lại các quy trình hiện tại để tìm ra những điểm cần cải thiện và
điều chỉnh để quy trình trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. -
Xây dựng các kịch bản ứng phó trong trường hợp hệ thống gặp sự cố khẩn cấp, thay đổi bất
ngờ trong thị trường hoặc xảy ra rủi ro tài chính, nhằm đảm bảo rằng công ty có thể xử lý
tình huống một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Tra Và Đánh Giá Định Kỳ -
Xây dựng đội ngũ kiểm soát nội bộ để kiểm tra, đánh giá quy trình bán hàng và thu tiền mặt
thường xuyên, phát hiện các sai sót hoặc lỗ hổng và đề xuất các biện pháp khắc phục kịp thời. -
Mời các đơn vị kiểm toán độc lập kiểm tra các hoạt động của công ty theo định kỳ để đảm
bảo tính minh bạch và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
3. Nâng Cao Đào Tạo Và Nhận Thức Cho Nhân Viên -
Nâng cao nhận thức của nhân viên về các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến an toàn thông tin trên
phần mềm hoặc công nghệ thông tin (Mã độc, trang web giả mạo…) để họ có thể cảnh giác
và thực hiện đúng quy trình. -
Khuyến khích và xây dựng văn hóa công ty tập trung vào tính trung thực và minh bạch trong
các hoạt động bán hàng và thu tiền -
Tổ chức đinh kỳ 6 tháng/ lần các khóa đào tạo và có bài kiểm tra đánh giá về quy trình kiểm
soát nội bộ, cách xử lý tiền mặt, và các biện pháp phòng ngừa gian lận cho nhân viên.
4. Áp Dụng Thanh Toán Điện Tử Và Tự Động Hóa -
Khuyến khích khách hàng sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như
chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử để giảm thiểu rủi ro liên quan
đến tiền mặt và tăng cường minh bạch. -
Các bộ phận khác nhau (kho, kế toán, bán hàng) đối chiếu thông tin giao dịch thường xuyên
để phát hiện và khắc phục sai lệch. 18
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
PHẦN I: GIỚI THIỆU CÔNG TY......................................................................................................... 1.
Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển........................................................................................................ 2.
Tầm Nhìn................................................................................................................................................... 3.
Sứ Mệnh.................................................................................................................................................... 4.
Giá Trị Cốt Lõi......................................................................................................................................... 5.
SANCOPACK Vinh Dự Đạt Chứng Nhận TCVN ISO 9001:2015 / ISO 9001:2015............................ 6.
Quy Mô Và Lĩnh Vực Hoạt Động............................................................................................................
PHẦN II: QUY TRÌNH BÁN HÀNG.................................................................................................... 1.
Môi Trường Kiểm Soát............................................................................................................................ 2.
Đánh Giá Rủi Ro..................................................................................................................................... 3.
Hoạt Động Kiểm Soát............................................................................................................................. 4.
Thông Tin Và Truyền Thông................................................................................................................. 5.
Giám Sát..................................................................................................................................................
PHẦN III: NHẬN XÉT......................................................................................................................... 1.
Điểm Mạnh:............................................................................................................................................ 2.
Điểm Yếu:................................................................................................................................................
PHẦN IV: KIẾN NGHỊ......................................................................................................................... 1.
Cải Tiến Và Linh Hoạt Hóa Quy Trình Kiểm Soát.............................................................................. 2.
Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Tra Và Đánh Giá Định Kỳ........................................................................ 3.
Nâng Cao Đào Tạo Và Nhận Thức Cho Nhân Viên............................................................................. 4.
Áp Dụng Thanh Toán Điện Tử Và Tự Động Hóa................................................................................ 2
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Xây dựng SANCOPACK trở thành một trong những doanh nghiệp có môi trường làm việc thân
thiện và hiện đại để mọi nhân viên có thể phát huy tốt tối đa năng lực và kinh nghiệm của mình
nhằm mang đến cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm tốt nhất với chi phí hợp lý nhất, từ đó
làm thỏa mãn các đối tác bên ngoài và đảm bảo lợi ích của các nhà đầu tư.
SANCOPACK hoạt động dựa trên mối liên hệ kết chặt chẽ giữa Nhân Viên – Khách Hàng – Đối
Tác – Nhà Đầu Tư. Sự hợp tác và cam kết từ tất cả các bên liên quan tạo nên nền tảng vững chắc
cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài của công ty.
Sự hài lòng của khách hàng chính là một trong những mục tiêu hàng đầu SANCOPACK. Chúng
tôi học hỏi và nâng cấp những dịch vụ và sản phẩm mà Chúng tôi cung cấp để mang đến cho khách
hàng sự yên tâm và thoải mái khi giao phó trách nhiệm, trọng trách đóng gói bảo vệ hàng hóa quan trong cho chúng tôi.
Tầm nhìn phát triển của SANCOPACK trong những năm: 2028 – 2030 – 2040.
Năm 2028: SANCOPACK sẽ là một trong những doanh nghiệp nằm trong Top 3 trong lĩnh vực
cung cấp giải pháp bao bì bảo quản hàng hóa tại Việt Nam.
Năm 2030: SANCOPACK sẽ là doanh nghiệp thuộc Top 5 trong khu vực Đông Nam Á trong lĩnh
vực cung cấp giải pháp bao bì bảo quản hàng hóa.
Năm 2040: SANCOPACK sẽ là doanh nghiệp thuộc Top 5 Châu Á trong lĩnh vực cung cấp giải
pháp bao bì bảo quản hàng hóa. 3. Sứ Mệnh
Không ngừng tìm tòi và nâng cấp những dịch vụ và sản phẩm mà chúng tôi cung cấp để đem đến
cho khách hàng sự yên tâm và thoải mái khi giao phó trách nhiệm đóng gói bảo vệ những kiện hàng quan trọng.
Với đội ngũ nhân viên có trình độ và k- thuật cao, SANCOPACK tự tin cam kết sẽ luôn mang đến
cho quý khách hàng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao và thân thiện với môi trường.
Quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của SANCOPACK luôn được các cán bộ nhân viên
chuyên biệt một cách rõ ràng đáp ứng được nhu cầu của từng khách hàng
4. Giá Trị Cốt Lõi
SANCOPACK luôn luôn tìm hiểu để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Chúng tôi luôn
luôn học hỏi và nâng cao kiến thức đối với lĩnh vực Công ty đang có hoạt động kinh doanh. Trên
tinh thần đó, SANCOPACK đã xây dựng 11 giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, viết tắt là 3N – 5S – 3D.
3N: Năng lực – Nhiệt thành – Nhân ái. Năng lực: 4
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Đúng chất lượng: Duy trì sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng bên ngoài cũng như bên
trong luôn đúng với chất lượng đã cam kết.
Đúng số lượng: Cung cấp đủ số lượng đúng thời điểm đã cam kết.
5. SANCOPACK Vinh Dự Đạt Chứng Nhận TCVN ISO 9001:2015 / ISO 9001:2015
SANCOPACK vừa được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng – Trung tâm chứng nhận phù
hợp (Quacert) cấp Giấy chứng nhận TCVN ISO 9001:2015 / ISO 9001:2015 về Hệ thống Quản lý Chất lượng
6. Quy Mô Và Lĩnh Vực Hoạt Động
Quy Mô: Với quy mô hoạt động vừa và lớn, SANCOPACK sở hữu hệ thống chi nhánh và
đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Công ty không ngừng mở rộng quy mô
và nâng cao năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Đặc biệt,
SANCOPACK đã phát triển mạng lưới khách hàng rộng rãi, bao gồm cả những doanh
nghiệp lớn trong và ngoài nước. Hiện nay SANCOPACK đang sở hữu 4 chi nhánh trải dài
từ Nam ra các tỉnh, Thành Phố phía Bắc. 6
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Dịch vụ đóng gói bảo vê v hàng hóa: đóng thùng gỗ, pallet gỗ, chằng buô †c, chèn lót, lashing,
và quấn màng co chống rỉ sét…
PHẦN II: QUY TRÌNH BÁN HÀNG Bướ Bộ phận thực hiện Nội dung Diễn giải Ghi chú c
Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn hàng 1 Phòng kinh doanh
Tiếp nhận đơn thông qua kênh bán hàng: website, email, hàng
trực tiếp từ điện thoại của khách hàng, và
các trang thương mại điện tử khác,…
Xác nhận hàng hóa đầy đủ, đúng yều cầu về 2Phòng kinh doanh,
Xác nhận hàng chủng loại,….đáp ứng số lượng theo yêu cầu Thủ kho hóa tồn kho
đơn đặt hàng của khách hàng. Xác nhận chất
Kiểm tra chất lượng sản phẩm đã đúng với 3 Phòng QA,QC lượng sản
quy cách, chủng loại ,… đáp ứng chất lượng phẩm
sản phẩm đạt yêu cầu. Xét duyệt tín
Kiểm tra hạn mức tín dụng, thời hạn thanh dụng và điều
toán công nợ của khách hàng để quyết định 4 Phòng kế toán
kiện thanh toán có tiếp tục bán hàng cho khách hàng này của khách không? hàng 5 Phòng kinh doanh
Tiếp nhận đơn Sau khi kiểm tra điều kiện bước 2,3, phòng 8
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Ban kiểm soát nội bộ gồm: -
Bà Trần Thị Mai: Trưởng ban kiểm soát -
Ông Nguyễn Minh Phúc: Thành viên -
Bà Lê Thu Trang: Thành viên -
Ông Hoàng Đức Tiến: Thành viên
Tỉ lệ nữ trong ban kiểm soát là 50%. Hàng quý ban kiểm soát tổ chức các cuộc họp để đánh giá
quá trình hoàn thành công việc của các phòng ban nhằm hạn chế các sai phạm trong ty, hạn chế được gian lận.
Ngoài ra còn có các cuộc kiểm tra đột xuất đến các phòng ban nhằm kiểm soát chất lượng công việc của các phòng.
Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp
bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần:
-Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, bao gồm
các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty. Đại hội đồng cổ đông sẽ thực hiện một số quyền hạn và nghĩa vụ như:
+ Quyết định thay đổi điều lệ công ty.
+ Thực hiện thông qua định hướng phát triển công ty.
+ Quyết đinh loại cổ phần, số cổ phần công ty.
+ Thực hiện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên.
+ Xem xét và thông qua báo cáo tài chính hằng năm.
+ Xem xét xử lý vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. 10
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Phòng bán hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập
khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối
hàng hóa, tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận và xử lý các đơn hàng.
Bộ phận sản xuất: Là khâu quan trọng trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm, quản lý giám sát hoạt
động sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu cho đến khi ra thành phẩm. Luôn đảm bảo đạt đủ năng suất,
số lượng, chất lượng sản phẩm cung cấp đủ theo đơn đặt hàng và nhu cầu của thị trường.
Phòng PCU: Quản lý toàn bộ hoạt động cung cấp dịch vụ tại công ty.
Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty.
Nguyên tắc 4: Thu hút duy trì các cá nhân có năng lực thông qua tuyển dụng, phát triển và giữ chân
các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu: Tuyển dụng:
+Tìm kiếm và lựa chọn: Sacopack tập trung tìm kiếm những ứng viên có năng lực, k- năng
và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa công ty.
+Đánh giá toàn diện: Quá trình tuyển dụng diễn ra một cách khách quan và công bằng,
thông qua các bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn, nhằm đánh giá toàn diện năng lực chuyên
môn và phẩm chất cá nhân của ứng viên.
+Thu hút nhân tài: Sacopack tạo dựng một hình ảnh công ty hấp dẫn, với môi trường làm
việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển và chế độ đãi ngộ cạnh tranh để thu hút các ứng viên tài năng. - Phát triển:
Đào tạo và nâng cao năng lực: Sacopack đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân sự, cung cấp
các chương trình đào tạo phù hợp với từng vị trí và nhu cầu của từng cá nhân.
Xây dựng lộ trình nghề nghiệp: Công ty xây dựng các lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, giúp nhân
viên định hướng và phát triển sự nghiệp của mình tại Sacopack.
Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Sacopack tạo điều kiện để nhân viên được tự do sáng tạo, đưa
ra ý tưởng mới, góp phần vào sự phát triển của công ty. - Giữ chân:
Chế độ đãi ngộ hấp dẫn: Sacopack cung cấp một gói phúc lợi cạnh tranh, bao gồm lương thưởng,
bảo hiểm, các hoạt động phúc lợi khác nhằm giữ chân nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ làm việc thân thiện: Công ty tạo dựng một môi trường làm việc thân
thiện, cởi mở, khuyến khích sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên.
Nhận biết và khen thưởng: Sacopack thường xuyên ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của
nhân viên, tạo động lực để nhân viên tiếp tục cống hiến.
Mục tiêu cuối cùng của Sacopack là xây dựng một đội ngũ nhân sự ổn định, có năng lực cao, luôn
sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới và cùng công ty đạt được những thành công mới.
Nguyên tắc 5:Đơn vị đảm bảo duy trì trách nhiệm mỗi cá nhân với hoạt động kiểm soát nội bộ để
đạt được mục tiêu thiết lập
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chia sẻ trách nhiệm kiểm soát nội bộ đến từng cá
nhân trong doanh nghiệp. Khi mỗi cá nhân đều ý thức được vai trò của mình trong việc bảo vệ tài
sản và đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp, thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên
mạnh mẽ hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 2. Đánh Giá Rủi Ro
2.1 Đánh giá rủi ro bên ngoài 12
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
Tiếp nhận Sau khi kiểm tra điều kiện
đơn hàng, bước 2,3, phòng kinh -Nâng giá bán sản -Kiểm tra giá bán đúng 4Phòng bán lập báo doanh xác nhận đơn hàng phẩm so với quy với chính sách bán hàng hàng giá, soạn
với khách hàng, đồng thời định công ty. công ty. thảo hợp
lập báo giá cùng hợp đồng đồng. trình TGĐ phê duyệt. TGĐ xem xét và phê duyêt
Phê duyệt bộ chứng từ: -Phê duyệt không đơn đặt -Kiểm tra chữ ký có 5Tổng giám
hàng, báo - Nếu phù hợp sẽ phê duyệt đúng thẩm quyền, đúng thẩm quyền hay đốc
- Nếu không sẽ chuyển lại chức năng quản lý giá, hợp không.
hồ sơ cho phòng ban điều các phòng ban. đồng chỉnh, bổ sung -Kiểm tra k- về số lượng hàng hóa, chất
Chuẩn bị hàng hóa theo bộ lượng trước khi giao Xuất chứng từ bán hàng của hàng. -Giao hàng không hàng hóa
phòng kinh doanh được xét - Nếu giao hàng không 6 Thủ kho đủ số lượng so với và phiếu duyệt.
đủ vì lý do chất lượng đơn đặt hàng. xuất kho
Đồng thời xuất phiếu xuất sản phẩm kém, hỏng,
kho gửi cho phòng kế toán. báo lại phòng bán hàng
để đám phần với khách hàng. -Phòng kế toán kiểm tra Xuất hóa
chứng từ (phiếu xuất kho,
- Kiểm tra tất cả chứng -Xuất hóa đơn 7Phòng kế đơn, đề đơn hàng, báo giá, hợp
không đúng theo số từ (đơn đặt hàng, hợp nghị
đồng) xuất hóa đơn theo số đồng, phiếu xuất kho) toán lượng thực tế giao thanh
lượng thực tế xuất kho. sau đó mới xuất hóa hàng. toán.
-Lập đề nghị thanh toán gửi đơn. cho khách hàng. Giao hàng hóa theo quy Giao
định trên hợp đồng về thời -Có biên bản xác nhận
hàng hóa, gian giao hàng, địa điểm -Biển thủ hàng hóa, 8Bộ phận biên bản giao hàng… không giao đủ cho việc giao nhận hàng hóa giao hàng giữa bên bán và bên
giao nhận Xác nhận giao hàng hóa khách hàng mua.
hàng hóa. đầy đủ giữa bên bán và bên mua hàng. 14
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt -
Bên cạnh đó phân quyền xem số lượng hàng tồn kho trên hệ thống quản lý hàng tồn kho để đáp
ứng nhu cầu của phòng bán hàng.
7.3. Triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát (nguyên tắc số 12) -
Tiếp nhận đơn hàng của khách hàng: xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung
ứng, nhằm đảm báo không có đơn hàng nào bị sót, được xử lý kịp thời, đầy đủ. Xem xét khả
năng thanh toán của khách hang, đảm bảo không có nợ xấu xảy ra. -
Lập hóa đơn và thu tiền: lập hóa đơn chính xác tên khách hàng, số tiền, hàng hóa, ..tuân thủ
quy định chính sách của pháp luật..Xem các khoản nợ của khách hàng đến hạn thu để thu nợ khách hàng đúng, đủ,… -
Giao hàng: dựa trên thông tin trong đơn đặt hàng đã được chuẩn hóa để chuẩn bị hàng hóa
(bao gồm loại hàng, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm) nhằm giao hàng đúng
chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm theo yêu cầu. Phương thức giao hàng phú hợp,
tránh gây mất mát, hư hỏng. -
Ghi nhận doanh thu: Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng vào sổ sách kế toán, dựa
trên các chứng từ liên quan đến bán hàng sau khi kiểm tra và đối chiếu sự phù hợp giữa chúng
nhằm ghi nhận chính xác doanh thu và nợ phải thu từ khách hàng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
8. Thông Tin Và Truyền Thông
Kiểm soát nội bộ đối với hệ thống thông tin và truyền thông là điều vô cùng quan trọng trong các
bộ máy doanh nghiệp, giúp ngăn ngừa tối đa rủi ro sai sót thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả. Bên trong:
-Các bộ phận xử lý linh động quá trình cung cấp thông tin nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ và chính xác.
Ví dụ: Công ty sử dụng email nội bộ cho các vấn đề cần xét duyệt hoặc thông báo, group
zalo trao đổi về tiến độ công việc, xử lý các vấn đề liên quan,… google meeting/skype/zoom
meeting cho các cuộc họp linh động, khẩn cấp,… số điện thoại nội bộ truyền đạt thông tin kịp thời,…
-Toàn bộ nhân viên đều phải ký cam kết không tiết lộ thông tin chính sách bán hàng, danh
sách khách hàng, các thông tin bảo mật,… Bên ngoài: -MKT trực tuyến:
+ Xây dựng website chuyên nghiệp, SEO từ khóa liên quan đến bao bì, đóng gói, bảo quản
hàng hóa. https://sancopack.com
+ Sử dụng các nền tảng mạng xã hội (Facebook, LinkedIn) để chia sẻ thông tin về sản phẩm,
dịch vụ, case study, feedback của khách hàng.
+ Tạo nội dung hữu ích như bài viết, video hướng dẫn về các giải pháp đóng gói cho từng ngành hàng.
+ Chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads để tiếp cận khách hàng mục tiêu. -Tham gia sự kiện:
+ Tham gia các hội chợ, triển lãm ngành thực phẩm, dược phẩm, công nghiệp...
+ Tổ chức các buổi hội thảo, workshop về giải pháp đóng gói.
-Phát triển mối quan hệ
+ Xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối, đại lý.
+ Tham gia các hiệp hội ngành hàng để mở rộng mạng lưới 16
Kiếm soát nội bộ - Đoàn Văn Hoạt
chính xác. Sai sót có thể xảy ra trong quá trình đếm tiền hoặc ghi chép thông tin không chính xác.
PHẦN IV: KIẾN NGHỊ
1. Cải Tiến Và Linh Hoạt Hóa Quy Trình Kiểm Soát -
Định kỳ 3 tháng/lần đánh giá lại các quy trình hiện tại để tìm ra những điểm cần cải thiện và
điều chỉnh để quy trình trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. -
Xây dựng các kịch bản ứng phó trong trường hợp hệ thống gặp sự cố khẩn cấp, thay đổi bất
ngờ trong thị trường hoặc xảy ra rủi ro tài chính, nhằm đảm bảo rằng công ty có thể xử lý
tình huống một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Tra Và Đánh Giá Định Kỳ -
Xây dựng đội ngũ kiểm soát nội bộ để kiểm tra, đánh giá quy trình bán hàng và thu tiền mặt
thường xuyên, phát hiện các sai sót hoặc lỗ hổng và đề xuất các biện pháp khắc phục kịp thời. -
Mời các đơn vị kiểm toán độc lập kiểm tra các hoạt động của công ty theo định kỳ để đảm
bảo tính minh bạch và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
3. Nâng Cao Đào Tạo Và Nhận Thức Cho Nhân Viên -
Nâng cao nhận thức của nhân viên về các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến an toàn thông tin trên
phần mềm hoặc công nghệ thông tin (Mã độc, trang web giả mạo…) để họ có thể cảnh giác
và thực hiện đúng quy trình. -
Khuyến khích và xây dựng văn hóa công ty tập trung vào tính trung thực và minh bạch trong
các hoạt động bán hàng và thu tiền -
Tổ chức đinh kỳ 6 tháng/ lần các khóa đào tạo và có bài kiểm tra đánh giá về quy trình kiểm
soát nội bộ, cách xử lý tiền mặt, và các biện pháp phòng ngừa gian lận cho nhân viên.
4. Áp Dụng Thanh Toán Điện Tử Và Tự Động Hóa -
Khuyến khích khách hàng sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như
chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử để giảm thiểu rủi ro liên quan
đến tiền mặt và tăng cường minh bạch. -
Các bộ phận khác nhau (kho, kế toán, bán hàng) đối chiếu thông tin giao dịch thường xuyên
để phát hiện và khắc phục sai lệch. 18