Tiểu luận: Ứng dụng công nghệ thông tin trong logistics và quản lí chuỗi cung ứng | Trường Đại Học Thủ Đô Hà Nội
Tiểu luận: Ứng dụng công nghệ thông tin trong logistics và quản lí chuỗi cung ứng của Trường Đại Học Thủ Đô Hà Nội. Tài liệu được biên soạn dưới dạng file PDF gồm 31 trang giúp bạn tham khảo, ôn tập và hoàn thành tốt bài tập của mình đạt kết quả cao trong kỳ thi sắp tới. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Vận hành dịch vụ Logistics
Trường: Đại học Thủ đô Hà Nội
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI KHOA KINH TẾ VÀ ĐÔ THỊ
BÀI TIỂU LUẬN
HỌC PHẦN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
Đề tài: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco
Giáo viên hướng dẫn: ThS. Đào Thu Hà Nhóm sinh viên thực hiện:
- Nguyễn Thùy Linh - 22000 1326
- Tạ Phương Mai - 22000 1332
- Nguyễn Thị Hồng Ánh - 22000 1287
- Nguyễn Thị Thu Hiền - 22000 1311
- Đặng Thu Huyền - 22000 1317
- Nguyễn Thu Hằng - 220001307
Hà Nội, tháng 11 – 2022
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 4
CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT THÔNG TIN CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO 8
- Hệ thống thông tin của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco 14
- Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco 15
- Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa trên đám mây đối với Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tế Lacco 19
- Ưu và nhược điểm của hệ thống WMS dựa trên đám mây mà Công ty Lacco sử dụng 22
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI
PHỤ LỤC
2
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những thập kỷ qua, thế giới đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ của lĩnh vực logistics với vai trò của công nghệ thông tin như là xương sống của toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics. Có thể nói, sử dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động là một điều bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của các doanh nghiệp logistics. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong logistics là một trong những cách giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của các doanh nghiệp, đồng thời đó cũng là yêu cầu từ những đối tác của họ.
Tại Việt Nam hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin trong các dịch vụ cung cấp tới khách hàng. Một trong số đó ta không thể không nhắc đến Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco. Xuất hiện trên thị trường 13 năm, chứng kiến nhiều thăng trầm của nền kinh tế, công ty đã có cho mình hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, góp phần vào công cuộc phát triển kinh tế đất nước.
Bài tiểu luận là công trình nghiên cứu của nhóm sinh viên về đề tài “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco”. Nhóm triển khai với các nội dung:
Chương 1: Tổng quan về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng.
Chương 2: Khái quát thông tin Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco.
Chương 3: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco.
Chương 4: Đề xuất giải pháp cải thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco.
Do điều kiện thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc làm bài báo cáo nên không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Chúng em mong muốn nhận được sự góp ý của hội đồng để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
Khái niệm về Công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông.
Ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là một trong những khía cạnh chính của chuỗi Logistics tích hợp. Nó cung cấp các quy trình được thiết lập và hiện thực hóa trong chuỗi logistics cho những người truy cập. Công nghệ thông tin có thể được chia thành:
- Kết nối điện tử.
- Mạng nội bộ.
- Cơ sở hạ tầng toàn cầu.
Kết nối điện tử gồm toàn bộ công nghệ đảm bảo sự tương tác giữa máy tính của các thành viên. Ưu điểm chính của kết nối điện tử là sự phối hợp toàn diện giữa thư điện tử, tài liệu và kế toán trong quá trình quản lý logistics. Theo đó, kết nối điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc hội nhập quốc tế lĩnh vực logistics.
Mạng nội bộ hay còn gọi là hệ thống thông tin của công ty, là một giải pháp kết hợp phần mềm - phần cứng, hỗ trợ tương tác và làm việc nhóm. Mạng nội bộ được chia thành các mô hình sau: tập trung, phân tán và mạng lưới.
- Bản chất của mô hình tập trung là tập trung dữ liệu và quản lý khả năng truy cập dữ liệu.
4
- Mô hình phân tán là giải pháp phổ biến nhất trong thực tế. Có thể sử dụng máy tính cá nhân truy cập vào các ứng dụng phù hợp được hỗ trợ bởi các kỹ thuật kết nối. Mô hình đặt ra các chức năng giả định để chạy chương trình xử lý, đồng thời tạo hệ thống kết nối cho phép tương tác và sử dụng tài nguyên chung.
- Mô hình mạng lưới có các tính năng của mô hình tập trung và phân tán. Ưu điểm chính là khả năng xử lý tập trung các dữ liệu giám sát. Tương tự như trong mô hình phân tán, hiệu quả ứng dụng là cắt giảm chi phí cơ sở hạ tầng, chi phí quản lý và duy trì hệ thống thông tin.
Ý nghĩa của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Logistics và quản lý chuỗi cung ứng
Khái niệm phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
Hệ thống phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCM là tập hợp các công cụ quản lý các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.
Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng bao gồm loạt các công cụ được thiết kế để kiểm soát quá trình kinh doanh, thực hiện các giao dịch cung cấp nguyên liệu/hàng hóa theo chuỗi, và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp. Các chức năng của phần mềm SCM là rất đa dạng tùy theo nhu cầu ứng dụng theo đặc thù hoạt động của của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể kể ra các tính năng thông thường bao gồm: thực hiện đơn đặt hàng (order fulfillment), vận chuyển (shipping/TMS), kiểm kê hàng tồn kho (inventory), Hệ thống quản lý kho (WMS), quản lý nguồn cung ứng (supplier sourcing).
Xu thế thị trường phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
Kênh bán hàng trực tuyến. Doanh số bán lẻ trực tuyến đã bùng nổ và các nhà bán lẻ online luôn cần hệ thống quản lý kho bãi hiệu quả, chức năng kiểm soát hàng tồn kho và vận chuyển mạnh mẽ. Còn với các nhà cung cấp có nhiều kho và điểm bán hàng, khi nhận được đơn giao hàng, dựa trên thông tin về địa chỉ người nhận họ sẽ đặt lệnh xuất hàng ở kho gần địa chỉ giao hàng nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển.
5
Phần mềm SCM trên nền web. Trong mô hình triển khai máy trạm - máy chủ, phần mềm được cài đặt tại nội bộ doanh nghiệp ứng dụng. Khác với phương thức triển khai truyền thống, ở phần mềm SCM online, việc duy trì, nâng cấp, lưu trữ và sao lưu dữ liệu sẽ do nhà cung cấp đảm trách. Người dùng sẽ truy cập và sử dụng phần mềm thông qua một trình duyệt web. Xu thế ứng dụng phần mềm SCM trực tuyến diễn ra chậm hơn so với một số ngành nghề khác.
Thân thiện môi trường. Xu hướng này là đáng chú ý nhất trong ngành công nghiệp thực phẩm, nơi cửa hàng tạp hóa và nhà hàng đang bắt đầu xây dựng thương hiệu của sản phẩm dưới các khẩu hiệu và biểu tượng như "made in abc/xuất xứ xyz" ..
Kinh doanh ngày càng phải thông minh hơn. Ngày càng có nhiều công ty muốn biết số tiền họ bỏ ra sẽ đem lại cụ thể những gì, do đó các tính năng tiên tiến như hoạch định nhu cầu (demand planning), chiến lược thu mua nguyên liệu (strategic sourcing)... sẽ phát triển ngày càng tinh vi hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp.
Lợi ích của phần mềm quản lý chuỗi cung ứng
Tối ưu hóa khả năng lao động. Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng SCM có khả năng quản lý nhân công và tối ưu hóa khả năng lao động cho họ. Hệ thống này có thể tạo ra danh sách các nhiệm vụ cho một công nhân và giúp anh ta lần lượt hoàn thành từng công việc chỉ trong một lượt đi.
Tăng hiệu quả. Nhờ quy trình chuỗi cung ứng được tự động hóa hoàn toàn nên thời gian thực hiện được cắt giảm một cách rõ rệt, sự liên kết giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng khăng khít hơn, qua đó giúp doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng nhanh, chính xác hơn và tăng tốc độ lưu chuyển tiền mặt.
Cắt giảm chi phí. Khả năng dự báo chính xác nhu cầu thị trường cộng với hiệu suất tăng cao cho phép doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân công, tối thiểu chi phí tồn kho và tránh lãng phí thất thoát. Ngoài ra, các tính năng thông minh của SCM giúp doanh nghiệp tìm ra các chi phí bất hợp lý để loại bỏ.
6
Phân tích xu hướng và dữ liệu kinh doanh. Các tính năng Business Intelligence, ngoài việc giúp kiểm soát chi phí, tối ưu hạn mức hàng tồn kho mà còn có thể giúp tăng doanh thu bằng cách nhận diện được các sản phẩm có hiệu năng cao, hỗ trợ việc ra quyết kinh doanh theo hướng phân tích các thông tin từ thị trường cũng như trong nội bộ doanh nghiệp.
Tầm nhìn bao quát, kiểm soát hiệu quả. Quản lý hiệu quả toàn bộ cũng như từng công đoạn của chuỗi cung ứng như các nhà cung cấp, các phân xưởng sản xuất, các kho lưu trữ và hệ thống các kênh phân phối, người tiêu dùng…
Chuỗi cung ứng tối ưu - Chi phí thấp, hiệu quả
Chuỗi cung ứng tối ưu là chuỗi cung ứng vận hành nhịp nhàng, có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng ở mức cao nhất với chi phí vận hành thấp nhất. Đồng thời, nó phải có hệ thống thông tin được tổ chức khoa học và cập nhật thường xuyên để giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau nhằm phản ứng nhanh nhạy với những biến động thường xuyên và liên tục của môi trường kinh doanh. Một chuỗi cung ứng tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp thu hút thêm nhiều khách hàng, gia tăng thị phần, tiết kiệm chi phí, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận.
Thực tế cho thấy, thu thập và xử lý hiệu quả thông tin khi ứng dụng các phần mềm giúp giảm 50% thời gian làm việc của nhân viên trong việc tìm kiếm chứng từ; đồng thời giúp cải tiến tổ chức hoạt động công ty, thắt chặt mối quan hệ với đối tác, phản ứng nhanh trước những thay đổi của thị trường.
7
CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT THÔNG TIN CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Lacco Giấy phép ĐKKD số 0105937262, cấp lần đầu ngày 16/05/2008, thay đổi ngày 02/01/2012. Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp và đổi tên từ "Công ty TNHH Lacco" thành "Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco" cho đến nay.
Trụ sở chính đặt tại: Số 19, Nguyễn Trãi, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Trải qua 13 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực dịch vụ logistics không chỉ trên địa bàn thành phố Hà Nội mà còn trên toàn quốc.
Năm 2009 - 2012: Là những năm đầu ra đời và phát triển, công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường. Tháng 9/2009, công ty khai trương văn phòng chi nhánh Lacco và mở kho tại Hải Phòng.
Năm 2012 - 2015: Công ty bắt đầu nhận được nhiều dự án từ các đối tác. Tháng 3/2013, công ty mở văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh. Tháng 4/2015, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco chính thức được Tổng cục Hải quan, Bộ Tài chính cấp chứng nhận là đại lý Hải quan theo quyết định số 956/QĐ-TCHQ ngày 03 tháng 04 năm 2015.
Năm 2015 - đến nay: Hiện nay, công ty đã trở thành một trong top 10 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics uy tín nhất Việt Nam. Tháng 1/2020, công ty khai trương văn phòng chi nhánh Nội Bài – Hà Nội. Tháng 1/2021, công ty khai trương văn phòng chi nhánh Bắc Giang.
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco được thành lập vào năm 2008, là một trong những công ty logistics lớn hàng đầu tại Việt Nam với hệ thống trụ sở chính và văn phòng đại diện đặt tại các tỉnh, thành phố lớn: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Lạng Sơn và Hải Phòng.
8
Được tổ chức bởi đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, đã có nhiều năm công tác trong ngành vận tải logistics, forwarder ở Việt Nam, Lacco đã và đang không ngừng nỗ lực phát triển năng lực nhân sự, tài chính và khoa học công nghệ nhằm mang đến cho khách hàng giải pháp vận chuyển hàng hóa tối ưu nhất trong các lĩnh vực.
Phục vụ với phương châm “luôn đồng hành bên cạnh sự thành công của bạn”, chinh phục khách hàng bằng sự uy tín và thái độ chuyên nghiệp nhất, Lacco đã trở thành đối tác chiến lược của nhiều hãng tàu, tập đoàn hàng không lớn trên toàn thế giới, trong đó có: Hong Kong, Singapore, Bangkok, Dubai,..
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco
Với phương châm hoạt động “Luôn đồng hành bên cạnh sự thành công của bạn” Lacco đã đồng hành cùng trong lĩnh vực logistics với rất nhiều hoạt động và dịch vụ:
- Vận tải biển.
- Vận tải đường biển.
- Vận tải đường bộ.
- Vận tải hàng không.
- Thủ tục hải quan.
- Hội chợ, sự kiện và triển lãm.
- Hàng quá tải.
- Hàng dự án.
- Dịch vụ kho bãi.
- Dịch vụ khác.
Bên cạnh đó, Lacco còn cung cấp dịch vụ tư vấn hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế với sự tham gia của đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics.
9
Với mục tiêu hỗ trợ sự phát triển hoạt động logistics trong nước, Lacco đã cùng các cơ quan, tổ chức thuộc chính phủ,… triển khai rất nhiều chương trình hội thảo, diễn đàn hỗ trợ phát triển hoạt động logistics trong nước. Từ đó đem đến các cá nhân, doanh nghiệp những “Cơ hội vàng” tiếp cận thị trường thế giới, đặc biệt là khi các hiệp định FTA lần lượt được triển khai mạnh mẽ.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO
Tổng quan về dữ liệu lớn (Big data)
Theo Wikipedia: Dữ liệu lớn (Big data) là một thuật ngữ chỉ bộ dữ liệu lớn hoặc phức tạp mà các phương pháp truyền thống không đủ các ứng dụng để xử lý dữ liệu này.
Theo Gartner: Dữ liệu lớn là những nguồn thông tin có đặc điểm chung khối lượng lớn, tốc độ nhanh và dữ liệu định dạng dưới nhiều hình thức khác nhau, do đó muốn khai thác được đòi hỏi phải có hình thức xử lý mới để đưa ra quyết định, khám phá và tối ưu hóa quy trình.
Nguồn hình thành và phương pháp khai thác, quản lý dữ liệu lớn
Qua thống kê và tổng hợp, dữ liệu lớn được hình thành chủ yếu từ 6 nguồn:
- Dữ liệu hành chính: hồ sơ y tế điện tử ở bệnh viện, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ ngân hàng...
- Dữ liệu từ hoạt động thương mại: các giao dịch thẻ tín dụng, giao dịch trên mạng, bao gồm cả các giao dịch từ các thiết bị di động.
- Dữ liệu từ các thiết bị cảm biến như thiết bị chụp hình ảnh vệ tinh, cảm biến đường, cảm biến khí hậu.
- Dữ liệu từ các thiết bị theo dõi: theo dõi dữ liệu từ điện thoại di động, GPS.
- Dữ liệu từ các hành vi: tìm kiếm trực tuyến (tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ hay thông tin khác), đọc các trang mạng trực tuyến...
- Dữ liệu từ các thông tin về ý kiến, quan điểm của các cá nhân, tổ chức, trên các phương tiện thông tin xã hội.
10
Đặc trưng 5V của dữ liệu lớn
- Khối lượng dữ liệu (Volume)
Đây là đặc điểm tiêu biểu nhất của dữ liệu lớn: khối lượng dữ liệu rất lớn. Dữ liệu truyền thống có thể lưu trữ trên các thiết bị đĩa mềm, đĩa cứng. Nhưng với dữ liệu lớn chúng ta sẽ sử dụng công nghệ “đám mây” mới đáp ứng khả năng lưu trữ được dữ liệu lớn.
- Tốc độ (Velocity)
Tốc độ có thể hiểu theo 2 khía cạnh:
- Khối lượng dữ liệu gia tăng rất nhanh.
- Xử lý dữ liệu nhanh ở mức thời gian thực.
- Đa dạng (Variety)
Đối với dữ liệu truyền thống chúng ta hay nói đến dữ liệu có cấu trúc, thì ngày nay hơn 80% dữ liệu được sinh ra là phi cấu trúc (tài liệu, blog, hình ảnh, video, bài hát, dữ liệu từ thiết bị cảm biến vật lý, thiết bị chăm sóc sức khỏe...). Dữ liệu lớn cho phép liên kết và phân tích nhiều dạng dữ liệu khác nhau.
- Độ tin cậy/chính xác (Veracity)
Một trong những tính chất phức tạp nhất của dữ liệu lớn là độ tin cậy/chính xác của dữ liệu. Với xu hướng phương tiện truyền thông xã hội và mạng xã hội ngày nay và sự gia tăng mạnh mẽ tính tương tác và chia sẻ của người dùng khiến độ tin cậy và chính xác của dữ liệu xác định ngày một khó khăn hơn.
- Giá trị (Value)
Đây là đặc điểm quan trọng nhất của dữ liệu lớn, vì khi bắt đầu triển khai xây dựng dữ liệu lớn thì việc đầu tiên chúng ta cần phải làm đó là xác định được giá trị của thông tin mang lại như thế nào, khi đó chúng ta mới có quyết định có nên triển khai dữ liệu lớn hay không. Nếu chúng ta có dữ liệu lớn mà chỉ nhận được 1% lợi ích từ nó, thì không nên đầu tư phát triển dữ liệu lớn. Kết quả dự báo chính xác thể hiện rõ nét nhất về giá trị của dữ liệu lớn mang lại.
Sự khác biệt giữa dữ liệu lớn với dữ liệu truyền thống
Dữ liệu lớn khác với dữ liệu truyền thống ở 4 điểm cơ bản: Dữ liệu đa dạng hơn, lưu trữ dữ liệu lớn hơn, truy vấn dữ liệu nhanh hơn, độ chính xác cao hơn.
- Dữ liệu đa dạng hơn
11
Khi khai thác dữ liệu truyền thống, chúng ta thường phải trả lời các câu hỏi: Dữ liệu lấy ra kiểu gì? Định dạng dữ liệu như thế nào?. Khi khai thác, phân tích dữ liệu lớn chúng ta không cần quan tâm đến kiểu dữ liệu và định dạng của chúng; điều quan tâm là giá trị mà dữ liệu mang lại có đáp ứng được cho công việc hiện tại và tương lai hay không.
- Lưu trữ dữ liệu lớn hơn
Lưu trữ dữ liệu truyền thống vô cùng phức tạp và luôn đặt ra câu hỏi: Lưu như thế nào? Dung lượng kho lưu trữ bao nhiêu là đủ?. Gắn kèm với câu hỏi đó là chi phí đầu tư tương ứng. Công nghệ lưu trữ dữ liệu lớn hiện nay đã phần nào có thể giải quyết được vấn đề trên nhờ những công nghệ lưu trữ đám mây, phân phối lưu trữ dữ liệu phân tán và có thể kết hợp các dữ liệu phân tán lại với nhau một cách chính xác và xử lý nhanh trong thời gian thực.
- Truy vấn dữ liệu nhanh hơn
Dữ liệu lớn được cập nhật liên tục, trong khi đó kho dữ liệu truyền thống thì lâu lâu mới được cập nhật và trong tình trạng không theo dõi thường xuyên gây ra tình trạng lỗi cấu trúc truy vấn dẫn đến không tìm kiếm được thông tin đáp ứng theo yêu cầu.
- Độ chính xác cao hơn
Dữ liệu lớn khi đưa vào sử dụng thường được kiểm định lại với những điều kiện chặt chẽ. Số lượng thông tin được kiểm tra thông thường rất lớn và đảm bảo về nguồn lấy dữ liệu không có sự tác động của con người vào thay đổi số liệu thu thập.
Tổng quan về E-Logistics
Khái niệm
Theo định nghĩa của Tổ chức Thương mại thế giới, “Thương mại điện tử (E-Commerce) bao gồm việc sản xuất, quảng cáo, bán hàng và phân phối sản phẩm được mua bán và thanh toán trên mạng Internet, nhưng được giao nhận một cách hữu hình, cả các sản phẩm giao nhận cũng như những thông tin số hoá thông qua mạng Internet”.
12
Ta có thể thấy, E-logistics được định nghĩa dựa trên hoạt động ứng dụng Logistics vào thương mại điện tử (TMĐT), gọi là dịch vụ hậu cần điện tử. Nó bao gồm các hoạt động logistics truyền thống kết hợp với công nghệ kỹ thuật tạo thành một hệ thống tổng thể thực hiện các dịch vụ hậu cần cần thiết cho TMĐT với mục đích giảm thiểu chi phí và nguồn lực, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động thương mại.
Vai trò của E-logistics
Đối với chuỗi cung ứng tổng thể
- Dòng sản phẩm: Đảm bảo đúng, đủ về số lượng và chất lượng của hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách hàng.
- Dòng thông tin: Thông tin về các đơn đặt hàng được cập nhật thường xuyên và nhanh chóng, cho phép người mua theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa và hóa đơn chứng từ giữa người bán và người mua.
- Dòng thanh toán: Các phương thức thanh toán được chấp nhận hiện nay bao gồm: thanh toán qua thẻ, thanh toán qua các loại ví điện tử, thanh toán trực tiếp… rất nhiều sự lựa chọn thanh toán của người mua, từ đó rút ra hiệu quả kinh doanh.
Đối với chuỗi giá trị của doanh nghiệp:
- Giá trị sản phẩm: Đặc điểm, công dụng và chức năng.
- Giá trị dịch vụ: Vận chuyển, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, sửa chữa.
- Giá trị giao tiếp: Sự hài lòng trong tiếp xúc với nhân viên.
- Giá trị thương hiệu: Nhãn hiệu và uy tín của doanh nghiệp.
Các ứng dụng của E-logistics
Ứng dụng quét mã vạch trực tuyến trong quản lý kho: Từng kiện hàng có mã vạch, ứng dụng có thể dễ dàng quét mã để quản lý hàng hóa một cách dễ dàng nhất.
Tối ưu hóa hàng tồn kho dựa trên điện toán đám mây: Giúp các nhà quản lý dự báo, lập kế hoạch thống kê ngân sách và nguồn lực sẵn có.
Ứng dụng kiểm soát lao động hàng ngày trong logistics: Các nhà quản lý có thể giám sát các hoạt động kinh doanh đảm bảo được sự hiệu quả trong hoạt động của các lực lượng lao động.
Tích hợp hợp đồng dịch vụ, quản lý đơn hàng, quan hệ khách hàng trong logistics trực tuyến: Các phản hồi của khách hàng được gửi trực tiếp đến công ty thông qua ứng dụng.
13
Định vị và định hướng trực tuyến trong logistics: Ứng dụng cho phép khách hàng và công ty theo dõi vị trí kiện hàng, tình trạng hàng, các phương tiện vận tải, vị trí lưu kho.
Hệ thống Quản lý Giao thông dựa trên Web với ứng dụng di động đi kèm Cerasis Rater: Cho phép xử lý các lô hàng theo phương thức vận tải đường bộ như sau: nhà chuyên chở cho nhiều khách hàng, bưu kiện nhỏ, liên phương thức, nhà chuyên chở cho một khách hàng duy nhất loại bỏ quá trình đặt hàng thủ công, cung cấp nhiều lợi ích về tự động hóa và hiệu quả.
- Hệ thống thông tin của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kho. Giải pháp này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng hóa xuất, nhập kho, hàng tồn, vận chuyển để hỗ trợ hoạt động bán hàng và đặt hàng nhà cung cấp. Tại Lacco, với quy mô và ảnh hưởng của mình trước nền kinh tế, công ty đã ứng dụng hệ thống
kho hàng WMS dựa trên đám mây.
Phần mềm quản lý kho WMS dựa trên đám mây giúp tối ưu hóa tất cả các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống quản lý kho WMS dựa trên đám mây có được cái nhìn tổng quát về hoạt động của kho hàng. Ngoài ra, WMS dựa trên đám mây còn giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa việc sử dụng lao động, đầu tư nhà kho, trang thiết bị.
Hệ thống quản lý kho WMS dựa trên đám mây đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. Khi có đơn đặt hàng, hệ thống ngay lập tức thông báo số lượng tồn kho từng sản phẩm. Theo cách cũ, một người phải tự mang đơn đặt hàng và đi kiểm tra tồn kho của từng sản phẩm ở kho. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa trên đám mây
Việc sử dụng WMS dựa trên đám mây giúp ích cho việc khai thác kho:
- Trong thiết kế nhà kho, WMS dựa trên đám mây cho phép tùy chỉnh quy trình làm việc và logic lấy hàng để đảm bảo rằng nhà kho được thiết kế để phân bổ hàng tồn kho được tối ưu hóa. WMS dựa trên đám mây thiết lập rãnh thùng để tối đa hóa không gian lưu trữ.
14
- Theo dõi hàng tồn kho, WMS dựa trên đám mây cho phép sử dụng hệ thống theo dõi nâng cao và nhận dạng tự động và thu thập dữ liệu, bao gồm nhận dạng qua tần số vô tuyến RFID (Radio Frequency Identification) và máy quét mã vạch để đảm bảo rằng hàng hóa có thể được tìm thấy dễ dàng khi chúng cần di chuyển.
- Tiếp nhận và lưu kho, WMS dựa trên đám mây giúp quản lý kho có thể nắm bắt được tình hình lượng hàng hóa trong kho hàng, khi nhân viên muốn tìm kiếm một đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị vị trí chính xác của đơn hàng qua mã code, giúp nhân viên kho có thể xác định vị trí chính xác của đơn hàng, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm.
- Quản lý lao động, giúp quản lý kho giám sát hiệu suất của công nhân bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho biết công nhân thực hiện trên hoặc dưới tiêu chuẩn.
- Báo cáo, giúp người quản lý phân tích hiệu quả hoạt động của kho hàng và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco
Lĩnh vực Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco ứng dụng công nghệ thông tin
Với hệ thống kho bãi rộng rãi, Lacco có thể để đáp ứng yêu cầu của bạn về kho bãi của các loại hàng hoá khác nhau, từ các lô hàng nhỏ đến những lô hàng lớn, từ hàng rời máy móc thiết bị nặng.
Kho bãi của Lacco:
- Tọa lạc tại vị trí thuận tiện với cảng Hải Phòng, Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và thuận tiện vào trung tâm thành phố.
- Hệ thống kho bãi và hàng hoá được bảo vệ kiểm soát qua hệ thống camera theo dõi từ xa và được bảo hiểm chống cháy, nổ và rủi ro khác
- Được trang bị bởi ánh sáng tốt / hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại, hệ thống kho bãi của Lacco là vị trí tốt nhất mà khách hàng có thể tin tưởng để lưu trữ hàng hóa.
- Lacco chấp nhận cho thuê kho bãi lưu giữ hàng hóa với các phương thức khác nhau như:
15
+ Theo tấn/tháng
+ Theo Mét vuông/tháng
+ Container/ngày: dỡ hàng từ container và lưu trữ
+ Cho thuê kho hàng hóa và cung cấp vận chuyển hàng theo chỉ định của người gửi dưới sự kiểm soát người thuê.
Cũng bởi những điều này, Công ty Lacco đã ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa trên đám mây vào trong quy trình hoạt động kho bãi.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Quốc tế Lacco
- Ứng dụng WMS dựa trên đám mây khi sắp xếp hàng hóa trong kho
Căn cứ vào kế hoạch xuất nhập hàng, nhân viên xử lý dữ liệu nhận dữ liệu qua mail hoặc trên hệ thống WMS dựa trên đám mây sẽ in ra khối lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho bộ phận quản lý, giám sát, thủ kho để bố trí vị trí xuất nhập hàng. Trên phần mềm WMS dựa trên đám mây quản lý kho sẽ biết các địa chỉ còn trống sẽ bổ sung hàng vào và tiến hành nhập mã, địa chỉ lô hàng lên phần mềm dữ liệu để quản lý hàng tồn.
Lưu kho theo địa chỉ là mỗi vị trí hàng hóa có 1 mã số - gọi là địa chỉ vị trí nhằm sử dụng không gian kho kinh tế hơn.
Kho hàng sử dụng phương pháp sắp xếp linh hoạt. Căn cứ lượng hàng của khách hàng nhận được, bộ phận Sales sẽ lên kế hoạch bố trí vị trí để theo yêu cầu của khách hàng hoặc bố trí theo thời gian hàng gửi tại kho.
Hệ thống thông tin sẽ theo dõi hiện trạng và số lượng các ngăn trống và cho hàng vào ô trống gần khu xuất hàng nhất. Hàng cùng loại bố trí trên kệ thì để cả hai phía của cùng một lối đi. Khi lấy hàng sẽ lấy ở phía dưới trước và đưa hàng ô phía trên xuống các ô đã trống. Các hàng quay vòng nhanh được bố trí theo hàng dọc nhằm mở rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng. Trên các tầng cao thì bố trí hàng xuất khối lượng lớn (trên 1 pallet) với lượng lưu kho lớn.
Ví dụ: Hàng linh kiện điện tử sẽ được xếp trên kệ cùng một khu vực.
Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Ví dụ hàng cố định và lâu dài khi ở kho thì sẽ để ở các khu vực phía trong tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên nên
16
đặt ở tầng thấp gần cửa ra vào. Tổ chức kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện để tiếp cận hàng hóa một cách dễ dàng.
Trong giai đoạn 2016 – nửa đầu 2017, công ty mới đi vào khai thác dịch vụ kho hàng nên việc chuẩn hóa quy trình còn chưa được rõ ràng, kèm theo đó là các trang thiết bị chưa đủ để khai thác kho hàng một cách tối ưu nhất, vì vậy trong thời gian này lợi nhuận của dịch vụ kho bãi mang lại lợi nhuận cho công ty chưa được nhiều. Vì dịch vụ kho hàng mới được khai thác nên việc tìm kiếm khách hàng, lấy được sự tin tưởng là việc vô cùng khó khăn, công suất khai thác kho lúc này chỉ được 2/3, hàng hóa trong kho chủ yếu là hàng hóa thành phẩm và nguyên vật liệu từ các công ty không có kinh phí đầu tư kho bãi. Mặt hàng được khai thác vẫn còn hạn chế, đối tượng khách hàng chưa được phủ rộng.
Trong giai đoạn từ 2018 đến nay, công ty đã hoàn thiện trang thiết bị trong kho đáp ứng được yêu cầu của nhiều loại mặt hàng như: linh kiện điện tử, các mặt hàng đồ khô, gạo,... Khách hàng ở giai đoạn này cũng đa dạng hơn, bên cạnh đó công ty đào tạo đội ngũ sales chuyên nghiệp hơn, lấy được niềm tin của khách hàng. Khách hàng tin dùng nhiều hơn dần khẳng định vị trí của công ty trong lĩnh vực cạnh tranh logistics ngày một phát triển như hiện nay.
Ứng dụng WMS dựa trên đám mây trong hoạt động kiểm kê hàng hóa trong kho
Kiểm kê theo quy định của công ty 1 tháng/lần, tổng kiểm kê toàn bộ hàng trong kho. Quy trình kiểm kê theo lưu đồ (phụ lục 1: Lưu đồ quy trình kiểm kê) như sau: bộ phận kế toán gửi email thông báo kế hoạch kiểm kê cho các bộ phận liên quan được biết. Bộ phận kho và vận tải lên kế hoạch xuất hàng hợp lý với lịch kiểm kê của kế toán. Bộ phận kho cập nhật tất cả các chứng từ của những hàng còn pending trên hệ thống WMS dựa trên đám mây. Nhân viên thủ kho photo các chứng từ phát sinh cuối cùng mà hàng chưa xuất được khỏi kho nhưng đã clear trên hệ thống WMS.
17
Kiểm đếm lần 1: Nhân viên thủ kho/phụ kho sắp xếp loại hàng, batch, số nhận dạng ngân hàng (Bank Identification Number) BIN ở trong kho và dán phiếu kiểm kê lên mỗi đầu BIN. Sau khi chuẩn bị xong bộ phận kho gửi số liệu hàng kiểm kê cho kế toán. Kế toán báo bộ phận IT khóa hệ thống SoftPro Inventory để bắt đầu kiểm kê. Giám sát kho bố trí nhân lực cho kiểm kê: Giám sát/Quản lý kho kiểm tra lại WMS dựa trên đám mây đã được khóa chưa để tránh những hoạt động phát sinh trên WMS dựa trên đám mây trong quá trình kiểm kê.
Kiểm kê lần 2: kế toán cùng bộ phận kho thực hiện kiểm đếm lần 2 theo biên bản kiểm kê lần 1. Hoàn thành kiểm đếm lần 2 thì bộ phận kho và kế toán cùng ký vào biên bản kiểm đếm. Kết thúc kiểm đếm bộ phận kế toán thông báo cho IT mở khóa hệ thống WMS dựa trên đám mây.
Đối chiếu số liệu với hệ thống WMS dựa trên đám mây. Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu số liệu kiểm đếm với hệ thống WMS dựa trên đám mây. Bộ phận kho báo cáo các nghiệp vụ nhập - xuất còn pending trên WMS dựa trên đám mây cho kế toán. Lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình: bộ phận kho lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình và gửi kế toán kiểm tra lại so với số liệu đã kiểm đếm cùng kế toán, lập biên bản giải trình các chênh lệch số lượng, batch.
Đối chiếu số liệu với hệ thống WMS dựa trên đám mây và báo cáo các nghiệp vụ còn pending. Giám sát/Quản lý kho đối chiếu số liệu kiểm kê với hệ thống WMS và báo cáo các nghiệp vụ nhập - xuất còn pending. Lập biên bản kiểm kê, biên bản giải trình. Sau khi đối chiếu số liệu với hệ thống WMS dựa trên đám mây thì bộ phận kho lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình các pending trên hệ thống WMS dựa trên đám mây.
Theo biên bản kiểm kê và biên bản giải trình tiến hành điều chỉnh WMS dựa trên đám mây theo các bước: Tạo số inventory, Điều chỉnh tăng & giảm theo số inventory, Quản lý kho kiểm tra là release.
Kế toán kiểm tra: Sau khi quản lý kho release xong thí kế toán sẽ kiểm tra lại những loại hàng, batch, số lượng trong số inventory điều chỉnh so với biên bản xin điều chỉnh kiểm kê trước khi post điều chỉnh. Nếu số liệu trên inventory không khớp với biên bản xin điều chỉnh thì báo bộ phận kho kiểm tra và thực hiện lại, nếu số liệu khớp với biên bản xin điều chỉnh thì kế toán tiến hành post điều chỉnh kiểm kê trên WMS dựa trên đám mây.
18
Bộ phận kho hoàn thiện biên bản kiểm kê và biên bản giải trình: Sau khi kế toán POST điều chỉnh kiểm kê thì bộ phận kho lấy số liệu giá trị tiền đã điều chỉnh để hoàn thành biên bản xin điều chỉnh sau kiểm kê. Các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Sau khi kế toán ký xác nhận biên bản kiểm kê, biên bản giải trình kiểm kê, biên bản xin điều chỉnh kiểm kê thì gửi các cấp có thẩm quyền tiếp theo phê duyệt.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa trên đám mây đối với Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tế Lacco
Hệ thống quản lý kho WMS dựa trên đám mây giúp công ty Lacco thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS dựa trên đám mây như:
Giảm chi phí vận hành
Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian và nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi áp dụng phần mềm WMS dựa trên đám mây, Lacco đã tiết kiệm được chi phí vận hành. Trong đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Nhờ hệ thống, công ty không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước.
Hệ thống WMS dựa trên đám mây giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho.
Tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho
Hệ thống cập nhật và tổng hợp các báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi được dữ liệu để chủ động bán hàng. Phần mềm WMS dựa trên đám mây cung cấp dữ liệu thời gian thực trên kho thông qua mã vạch, số seri và gắn thẻ RFID. Cho phép công ty ghi lại từng mục khi hàng hóa vào kho, tất cả các chuyển động của hàng hóa trên sàn kho cũng như trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang vị trí khác. Dữ liệu luôn được cập nhật đã ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức, gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung. Nhờ đó, công ty có thể theo dõi và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu.
19
Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn sâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể. Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sản phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường. Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồn kho là một trong nhiều lợi thế hữu ích trong trường hợp thu hồi.
Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu
Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ trong kho ở mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa tại Lacco luôn được duy trì ổn định trong kho.
Công cụ đầu tiên cần thiết để duy trì một hệ thống đúng lúc là dự báo nhu cầu chính xác. WMS dựa trên đám mây cung cấp các dự báo được sử dụng để tạo ra mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu mà không đánh giá thấp hoặc vượt quá nó. Điều này làm giảm đáng kể cổ phiếu an toàn và chi phí mang theo liên quan. Nếu vật liệu được sử dụng trong sản xuất, việc lưu kho kịp thời cũng có thể giảm chất thải và phế liệu liên quan đến các mặt hàng dễ hỏng.
Tăng năng suất lao động
Hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa trên đám mây giúp phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Điều đó đã giúp công ty chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc. Một trong số đó có thể kể đến như việc: thay vì ghi chép thông tin sản phẩm thì nhân viên có thể quét mã sản phẩm. Hệ thống lúc này sẽ tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp công ty hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.
Cải thiện bảo mật
Hệ thống WMS dựa trên đám mây là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin tại Lacco. Mỗi nhân viên chỉ có một vai trò nhất định trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo hay phân tích quan trọng. Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hội đào tạo mới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên. Điều này đảm bảo dữ liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của công ty.
20
Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound)
Người dùng có thể tối ưu hóa vị trí của hàng tồn kho và thiết bị, cũng có thể tối ưu hóa cách thức di chuyển xung quanh kho. Ngay khi công ty có kế hoạch nhận hàng tồn kho, các lợi ích của hệ thống quản lý kho cung cấp các công cụ lập kế hoạch trong nước như lên lịch và quản lý put away. Những công cụ này cho phép công ty và nhà cung cấp xác định ngày và thời gian tốt nhất để nhận một lô hàng dựa trên lao động và thiết bị có sẵn.
Quản lý lao động hiệu quả
Hệ thống quản lý kho hàng WMS dựa trên đám mây cho phép công ty tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói và bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho và tạo tuyến đường, các giải pháp WMS có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc. Xem xét các yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, WMS dựa trên đám mây giúp người dùng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm.
Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm WMS dựa trên đám mây có thể được sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn. Sử dụng dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cần nhiều hay ít nhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến. Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình, việc hiểu đầy đủ những tài nguyên đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng.
Quản lý thanh toán
Hầu hết các giải pháp WMS dựa trên đám mây hàng đầu đều có các công cụ quản lý thanh toán được tích hợp trong hệ thống hoặc tích hợp chặt chẽ với ứng dụng của bên thứ ba để cung cấp khả năng này. Chức năng này cho phép công ty sử dụng thanh toán dựa trên hoạt động, theo dõi tất cả các hoạt động trong kho liên quan đến một nhà cung cấp nhất định và tạo ra các khoản phí phù hợp.
Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp
21
Với khả năng hiển thị hàng tồn kho cao và khả năng lên lịch nhận hàng, cả chuỗi cung và cầu đều được tối ưu hóa với việc sử dụng WMS dựa trên đám mây. Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng và ít sự thiếu chính xác của đơn hàng. Thương hiệu của công ty giữa các khách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện.
Ưu và nhược điểm của hệ thống WMS dựa trên đám mây mà Công ty Lacco sử dụng
Ưu điểm
Dễ cài đặt hơn và quản lý ít tốn kém hơn
Hệ thống WMS dựa trên đám mây mang lại nhiều lợi ích hơn khi phần mềm được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp WMS hoặc nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Điều này sẽ loại bỏ gánh nặng cài đặt, quản lý và nâng cấp hệ thống khỏi bộ phận công nghệ thông tin của công ty.
Thực hiện nhanh hơn
Việc triển khai WMS dựa trên đám mây có thể được hoàn thành trong vài tuần, tùy thuộc vào mức độ phức tạp. Điều này có nghĩa là Lacco có một con đường nhanh hơn để đạt được ROI tích cực và có thể tận dụng các khả năng của WMS đám mây sớm hơn, đây là một lợi ích to lớn trong nền kinh tế hiện đại có nhịp độ nhanh.
Nâng cấp ít phức tạp hơn
Mô hình triển khai SaaS (phương thức phân phối phần mềm) cho WMS dựa trên đám mây bao gồm các bản nâng cấp thường xuyên được lên lịch trong đó tất cả các bản cập nhật và cấu hình được xử lý bởi nhà cung cấp. Khi đó, Lacco sẽ luôn sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm và dành thời gian và tài nguyên tối thiểu để quản lý mỗi lần nâng cấp.
Giá rẻ
22
Các WMS dựa trên đám mây không yêu cầu cài đặt phần cứng, phần mềm và quản trị viên công nghệ thông tin để quản lý chúng. Do đó, chúng có chi phí trả trước thấp hơn và đôi khi là chi phí liên tục so với hệ thống tại chỗ. Chúng cũng không yêu cầu các tùy chỉnh hoặc sửa đổi, điều này có thể gây tốn kém cho các hệ thống tại chỗ. Nâng cấp hệ thống tại chỗ cũng có thể tốn kém, vì chúng có thể liên quan đến việc cài đặt lại và cấu hình lại phần mềm và trong một số trường hợp, nâng cấp phần cứng.
Khả năng mở rộng
Có thể được mở rộng quy mô nhanh chóng khi công ty Lacco phát triển và chuỗi cung ứng trở nên phức tạp hơn. Chúng cũng linh hoạt hơn và có thể được cấu hình lại khi yêu cầu kinh doanh hoặc điều kiện thị trường thay đổi.
Nhược điểm
Chi phí dài hạn
Mặc dù các WMS dựa trên đám mây thường có chi phí trả trước thấp hơn so với các hệ thống tại chỗ, nhưng việc thanh toán cho giấy phép hàng tháng hoặc hàng năm có thể đắt hơn về lâu dài. Lacco cũng có thể phải chịu thêm chi phí để triển khai các mô-đun mới hoặc các gói hỗ trợ cao cấp.
Các bản cập nhật
Các WMS dựa trên đám mây thường được cập nhật thường xuyên cho tất cả khách hàng, trong đó có Lacco. Mặc dù điều này đảm bảo rằng hệ thống luôn được cập nhật, nhưng có thể khiến công ty thay đổi quy trình thường xuyên để cập nhật phần mềm mới. Khi đó, công ty cần đào tạo lại mỗi khi phần mềm được cập nhật nếu những thay đổi là quan trọng.
23
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LACCO
Đề xuất về các giải pháp bên trong công ty
Hiện nay, Lacco đang là một trong những đơn vị Forwarders uy tín nhất, cung cấp rất nhiều loại dịch vụ hỗ trợ vận chuyển trong và ngoài nước. Các dịch vụ vận chuyển đối với từng loại sản phẩm đã dần trở nên hoàn chỉnh và hợp lý hơn. Tuy nhiên Lacco cũng nên có những sự đổi mới và rút ngắn hơn thời gian xử lý hoàn thiện thủ tục để phát triển công ty:
- Hoạt động marketing tại công ty cần được đầu tư để tiếp cận đến nhiều khách hàng hơn. Đầu tiên, công ty nên đầu tư thiết kế website để cung cấp đầy đủ hệ thống thông tin cho khách hàng. Công ty Lacco nên cập nhật cách tra cứu lô hàng bao gồm thông tin vị trí container, theo dõi vị trí tàu chở hàng, tra cứu vận đơn, sản phẩm hỗ trợ, thống kê số lượng lô hàng theo ngày, tuần, tháng... để trở thành công cụ liên lạc hai chiều giữa khách hàng và nhà cung cấp.
- Chú trọng việc quảng bá hình ảnh trên các phương tiện xã hội như youtube, facebook, google. Từ đó, dịch vụ của công ty được nhiều người biết đến và tin tưởng lựa chọn dịch vụ.
- Sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS (Transportation Management Systems): Phần mềm này có thể giúp công ty vượt qua bài toán về việc giao hàng đa kênh, đa điểm. Nhờ việc áp dụng TMS, công ty có thể theo dõi và đối chiếu hoá đơn với chủ hàng, chủ xe và các bên liên quan. Việc tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí sẽ giảm thiểu sai sót và tính không hiệu quả của các thủ tục thủ công. Các chi phí trong quá trình vận chuyển hàng hoá dễ dàng được cập nhật qua mobile app của tài xế hoặc hoá đơn điện tử được tạo tự động trên phần mềm quản lý vận tải TMS. Đồng thời, TMS cũng cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt cho từng khách hàng. Điều đó giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt các trạng thái hàng hoá như: đang chờ lấy hàng, đang giao, đã giao hàng,… gia tăng sự hài lòng của khách hàng với các cập nhật theo thời gian thực.
- Tích hợp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) trong việc áp dụng công nghệ thông tin. Điều này giúp tạo ra
24
các đơn hàng nhanh chóng: Với sự tích hợp đơn hàng giữa TMS và ERP, các đơn hàng sẽ tự động chuyển từ ERP sang TMS để dễ dàng lập kế hoạch. Nhờ việc áp dụng tích hợp này, thông tin đơn hàng được tự động điền, loại bỏ nhu cầu nhập lại bất cứ thứ gì. Bên cạnh đó, tích hợp ERP còn cung cấp cho chủ hàng khả năng hiển thị đơn hàng hoàn chỉnh: một khi đơn hàng đã được đặt cho lô hàng, chủ hàng không bị mất khả năng hiển thị đối với đơn hàng đó. Tất cả các chi tiết lô hàng được phản hồi trở lại hệ thống ERP mục tiêu để lưu giữ hồ sơ chính xác và khả năng hiển thị cho tất cả các bên liên quan. Đặc biệt, tích hợp ERP sẽ giúp chủ hàng nắm được chi phí hàng hóa. Vì tất cả thông tin đặt hàng được theo dõi và chia sẻ giữa các hệ thống nên chủ hàng có thể tận dụng các báo cáo và phân tích để xem chi phí hàng hóa.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, các ứng dụng, phần mềm ngày càng hiện đại đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có trình độ nghiệp vụ cao. Vì vậy, Lacco nên mở các khóa đào tạo cho nhân viên: bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị các kiến thức ứng dụng công nghệ mới để giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận, học hỏi và áp dụng thực tế vào tình hình phát triển của công ty, từ đó giúp công ty bắt kịp xu thế logistics trong khu vực và thế giới để vận dụng tốt, tăng doanh thu.
Đề xuất về các giải pháp bên ngoài công ty
Đầu tư vào các ứng dụng công nghệ thông tin cần thiết
Hạ tầng công nghệ thông tin cần được chú trọng cải thiện và xây dựng mới nhằm từng bước cải thiện công tác chuyển giao dữ liệu và số hóa dữ liệu, tăng tính bảo mật và tốc độ chuyển giao dữ liệu. Nhà nước cần chú trọng đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin và có chính sách khuyến khích cũng như hỗ trợ tài chính để công ty Lacco có thể đầu tư vào các ứng dụng công nghệ thông tin mới. Đặc biệt, Nhà nước nên tạo ra các sự kiện, hội thảo giúp Lacco có môi trường cọ xát, hướng đến sự hợp tác với các công ty phần mềm để đặt hàng những ứng dụng chuyên biệt, qua đó tận dụng tối đa hiệu quả của từng ứng dụng.
Nguồn nhân lực công nghệ thông tin
25
Lacco cần chú trọng công tác tuyển dụng nhân viên có kỹ năng chuyên môn về công nghệ thông tin. Kết hợp với các trung tâm đào tạo nguồn nhân lực hoặc các trường đại học để tìm kiếm đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên sâu về logistics.
Đầu tư nghiên cứu và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin
Nhà nước cần ban hành chính sách hỗ trợ và khuyến khích các công ty phần mềm đầu tư nghiên cứu và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin theo chuẩn quốc tế, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho công ty Lacco tiếp cận được với các ứng dụng phù hợp với khả năng tài chính.
KẾT LUẬN
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics là một yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp logistics Việt Nam. Tùy thuộc vào điều kiện về vốn và kỹ năng về công nghệ thông tin mà mỗi doanh nghiệp có một cách ứng dụng công nghệ thông tin của riêng mình. Tuy nhiên, dù là ứng dụng công nghệ thông tin ở mức cơ bản nhất như tin học văn phòng và email, hay ở trình độ công nghệ cao như hệ thống quản lý toàn diện thì điều các doanh nghiệp cần lưu ý chính là thời gian đáp ứng đơn hàng và tính bảo mật về thông tin trong nội bộ và của khách hàng. Hệ thống quản lý kho hàng WMS đã tạo ra những thay đổi tích cực trong công ty vì nó cải thiện việc quản lý, kiểm soát và giám sát hàng hóa trong kho. Hiệu quả kinh doanh được tăng lên và giảm thiểu sai sót. Do đó, việc ứng dụng các hệ thống này trong các công ty là một yếu tố rất quan trọng để thành công và giữ được khách hàng trung thành với công ty.
26
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM KÊ
Bước | Lưu đồ | Tóm tắt nội dung | Hồ sơ |
1 | Kế toán thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan | Kế toán gửi email kế hoạch cho các bộ phận liên quan | |
2 |
| Bộ phận kho lên kế hoạch xuất hàng hợp lý với kế hoạch kiểm kê, gửi kế hoạch xuất hàng cho các bộ phận liên quan trong những ngày kiểm kê. | |
3 | Photo và xác nhận các chứng từ phát sinh cuối cùng mà hàng chưa xuất khỏi kho, nhưng đã PICK và POST trên SAP | Data Photo và xác nhận các chứng từ kèm theo phát sinh cuối cùng mà hàng chưa xuất nhưng đã clear trên WMS | Pick |
4 | Kiểm đếm lần 1 | Thủ kho sắp xếp các loại hàng & batch ở trong kho, đi kiểm đến lần 1 số lượng thực tế và dán phiếu kiểm kê | Phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê (BBKK) |
5 | Kế toán báo IT khóa SAP và đổ số liệu tồn kho từ hệ thống SAP | Bộ phận kế toán gửi email thông tin cho bộ phận IT khóa WMS | |
6 | Gửi số liệu cần kiểm kê cho kế toán | Giám sát gửi số liệu cần kiểm kê cho kế toán để bố trí nhân lực và thời gian | BBKK lần 1 |
7 | Giám sát/Quản lý kho có kế | Giám sát/Quản lý kho bố trí |
27
hoạch bố trí nhân sự kiểm kê cùng kế toán, kiểm tra lại đã khóa SAP chưa nhằm không có nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kiểm kê | nhân sự kiểm kê cùng kế toán. Kiểm tra lại xem WMS đã khóa chưa nhằm tránh các nghiệp vụ phát sinh | ||
8 | Số liệu khớp nhau | Kho và kế toán cùng nhau thực hiện kiểm đến lần 2 | BBKK |
9 | Bộ phận kho và kế toán cùng ký vào BBKK | Các nhân viên kho đi kiểm đếm cùng kế toán ký vào BBKK 2 | BBKK, phiếu kiểm kê |
10 | Báo bộ phận IT mở khóa SAP | Bộ phận kế toán gửi email thông tin cho bộ phận IT mở khóa hệ thống WMS | |
11 | Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP, báo cáo các nghiệp vụ nhập - xuất hàng con pending | Sau khi chốt số liệu kiểm kê, giám sát đối chiếu số liệu với hệ thống WMS. Báo cáo lại các pending trong nhập - xuất hàng | |
12 | Lập BBKK, biên bản giải trình | Lập BBKK, biên bản giải trình | BBKK, biên bản giải trình |
13 | Theo BBKK và bản giải trình tiến hành điều chỉnh SAP | Theo BBKK, biên bản giải trình để làm biên bản điều chỉnh sau kiểm kê | BBKK, biên bản giải trình, biên bản xin điều chỉnh kiểm |
28
kê | |||
14 | Kế toán kiểm toán:
| Kế toán kiểm tra lại trước khi POST điều chỉnh kiểm kê | |
15 | Kế toán POST điều chỉnh kiểm kê | Kế toán thực hiện POST điều chỉnh kiểm kê trên WMS | |
16 | Bộ phận kho hoàn thiện báo cáo kiểm kê và giải thích | Bộ phận hoàn thành báo cáo kiểm kê và giải trình để trình các cấp phê duyệt | |
17 | Phê duyệt theo thẩm quyền | Các cấp phê duyệt theo thẩm quyền | |
18 | Kết thúc |
29
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Bộ Công thương (2019), Báo cáo Logistics Việt Nam
- Th.S Đào Thu Hà (2022), Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin trong Logistics và quản lý chuỗi cung ứng
- Nguyễn Thông Thái, An Thị Thanh Nhàn (2011), Giáo trình quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê
- Phan Thanh Lâm (2016), Cẩm nang quản trị kho hàng, NXB Phụ nữ
- Phạm Văn Linh (2009), Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị kho hàng hóa của Công ty Cổ phần Xích Líp Đông Anh
- Tạp chí Vietnam logistics review
- Trang web: http://logistics.com
- Trang web: https://lacco.com.vn
- Trang web: https://www.hiephoilogistics.com
- Trang web: https://gosmartlog.com
- Trang web: https://vilas.edu.vn
- Vũ Văn Cường (2020), Nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng của công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc Giang, Học viện Tài chính
30